RESOLUCIÓN 000678 DE 2014
(abril 10 de 2014)
por la cual se adopta el Sistema Integrado de Gestión de la
Superintendencia Nacional de Salud y se dictan otras disposiciones.
El Superintendente
Nacional de Salud,
en uso de sus facultades legales, en especial las que le confiere el artículo 7º del Decreto 2462 de 2013, y
CONSIDERANDO:
Que el artículo 209 de la Constitución Política dispone que “La función
administrativa está al servicio de los intereses generales y se desarrolla con
fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía,
celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización, la
delegación y la desconcentración de funciones”. Así mismo, señala que “Las
autoridades administrativas deben coordinar sus actuaciones para el adecuado
cumplimiento de los fines del Estado. La administración pública, en todos sus
órdenes, tendrá un control interno que se ejercerá en los términos que señale la
ley”.
Que la Ley 87 de 1993 dicta normas para el ejercicio del Control Interno en las
entidades y organismos del Estado Colombiano, determina en su artículo 6º que
“El establecimiento y desarrollo del Sistema de Control Interno en los
organismos y entidades públicas será responsabilidad del representante legal o
máximo directivo correspondiente”.
Que el artículo 15 de la Ley 489 de 1998 define el Sistema de Desarrollo
Administrativo como “un conjunto de políticas, estrategias, metodologías,
técnicas y mecanismos de carácter administrativo y organizacional para la
gestión y manejo de los recursos humanos, técnicos, materiales, físicos, y
financieros de las entidades de la Administración Pública, orientado a
fortalecer la capacidad administrativa y el desempeño institucional, de
conformidad con la reglamentación que para tal efecto expida el Gobierno
Nacional”.
Que mediante Ley 872 de 2003 se creó el Sistema de Gestión de la Calidad en la
Rama Ejecutiva del Poder Público y su Decreto reglamentario 4110 de 2004,
modificado posteriormente por el Decreto 4485 de 2009, en virtud del cual “se
adopta la actualización de la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública”,
enfatiza en su numeral 5.5.2, sobre la responsabilidad y el deber que tiene la
administración en designar un miembro de la alta dirección encargado, entre
otros de asegurarse que se establezcan, implementen y mantengan los procesos
necesarios para la implementación del Sistema de Gestión de la Calidad al
interior de la entidad.
Que la misma Ley 872 de 2003 establece que la máxima autoridad de cada entidad
pública tendrá la responsabilidad de desarrollar, implementar, mantener, revisar
y perfeccionar el Sistema de Gestión de la Calidad, y en tal sentido faculta a
las entidades para integrar la Norma Técnica de Calidad de la Gestión Pública
con el Sistema de Control Interno por ser complementarios y por tanto armonizar
cada uno de sus elementos.
Que en cumplimiento a lo señalado en el parágrafo del artículo 3° de la Ley 872
de 2003, se considera necesaria la integración de la Norma Técnica de Calidad de
la Gestión Pública con el Sistema de Control Interno, en cada uno de sus
elementos con el fin de armonizarlos.
Que mediante la Ley 962 de 2005, se expidieron “Disposiciones sobre
racionalización de trámites y procedimientos administrativos de los organismos y
entidades del Estado y de los particulares que ejercen funciones públicas o
prestan servicios públicos”.
Que mediante Decreto 1599 de 2005 se adoptó el “Modelo Estándar de Control
Interno para el Estado Colombiano” MECI 1000:2005, el cual determina las
generalidades y la estructura necesaria para establecer, documentar, implementar
y mantener un Sistema de Control Interno en las entidades y agentes obligados
conforme al artículo 5° de la Ley 87 de 1993”.
Que el Decreto 2375 de 2006, reglamentario de la Ley 872 de 2003 dispuso que las
entidades que deseen certificar su sistema de gestión de la calidad bajo la
norma NTCGP:1000, deberán realizarlo ante un organismo de certificación de
sistemas de gestión de calidad acreditado bajo dicha norma, por la
Superintendencia de Industria y Comercio.
Que por medio del Decreto 2623 de 2009 se creó “el Sistema Nacional de Servicio
al Ciudadano”, indicando que el mismo se complementa y articula con los Sistemas
de Control Interno, Desarrollo Administrativo, de Gestión de Calidad y con la
política de racionalización de trámites.
Que a través del Decreto 4485 de 2009, se adoptó “la actualización de la Norma
Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTCGP 1000: 2009 Versión 2009, la cual
establece las generalidades y los requisitos mínimos para establecer,
documentar, implementar y mantener un Sistema de Gestión de la Calidad en los
organismos, entidades y agentes obligados conforme al artículo 2° de la Ley 872
de 2003”.
Que con el Decreto 019 del 2012 el Gobierno Nacional dictó “Normas para suprimir
o reformar regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la
Administración Pública”.
Que por intermedio del Decreto 2482 de 2012, “en el cual se establecen los
lineamientos generales para la integración de la planeación y la gestión”, se
adoptó el Modelo Integrado de Planeación y Gestión como instrumento de
articulación y reporte de la planeación y las Políticas de Desarrollo
Administrativo.
Que conforme a lo dispuesto en el Decreto 2693 de 2012 “Por el cual se
establecen los lineamientos generales de la Estrategia de Gobierno en Línea de
la República de Colombia, se reglamentan parcialmente las Leyes 1341 de 2009 y
1450 de 2011, y se dictan otras disposiciones”., se dictaron lineamientos para
la Estrategia de Gobierno en Línea en Colombia para a fin de armonizarla con las
tendencias mundiales de gobierno electrónico y la nueva normatividad existente
en el País dirigida a asegurar e incentivar la utilización de los medios
electrónicos por parte de las entidades del Estado;
Que mediante lo dispuesto en el Decreto 1537 de 2001 “se reglamenta parcialmente
la Ley 87 de 1993 en cuanto a elementos técnicos y administrativos que
fortalezcan y faciliten el desarrollo y evaluación del sistema de control
interno de las entidades y organismos del Estado”.
Que la Superintendencia Nacional de Salud, mediante Resolución 1038 de 2013,
modificada mediante Resolución 000293 de 2014, conformó el Comité Institucional
de Desarrollo Administrativo, como “instancia responsable de liderar, coordinar
y facilitar la implementación del Modelo Integrado de Planeación y Gestión a
nivel institucional”.
Que mediante Circular número 3 de 2005 del Departamento Administrativo de la
Función Pública – DAFP, se dictan “lineamientos generales para la implementación
del Modelo Estándar de Control Interno para el Estado colombiano – MECI
1000:2005”.
Que a través de la Circular 06 de 2005 del Departamento Administrativo de la
Función Pública – DAFP, se implementa el “Sistema de Gestión de la Calidad en
las entidades del estado obligadas por la Ley 872 de 2003, su Decreto 4110 de
2004 y la Norma Técnica de Calidad para la Gestión Pública NTCGP 1000:2004”.
Que en la Norma Técnica Colombiana NTC-ISO/IEC 27001:2006 se determinan los
requisitos de los Sistemas de Gestión de la Seguridad de la Información (SGSI).
Que la Norma Técnica Colombiana NTC-ISO 14001:2004, establece los requisitos del
Sistema de Gestión Ambiental.
Que a través de la norma ISO 26000:2010 se establecen conceptos, términos,
principios y características de la Responsabilidad Social.
Que mediante la Norma Técnica Colombiana GTC – 34 se establece la Guía de
estructura básica del programa de salud ocupacional.
Que la Norma Técnica Colombiana OHSAS 18001:2007, establece los requisitos del
Sistema de Gestión de Salud y Seguridad Laboral.
Que con el fin de mejorar continuamente los niveles de eficacia, eficiencia y
efectividad tanto en la gestión interna como en la respuesta a requerimientos de
vigilados y usuarios, la Superintendencia Nacional de Salud ha considerado
necesario instituir y mejorar continuamente un modelo de operación por procesos
mediante un Sistema Integrado de Gestión, que permita desarrollar procedimientos
ágiles, confiables y optimizar el funcionamiento de la Entidad y la calidad del
servicio al cliente.
Que para lograr el funcionamiento armónico y la integralidad de los Sistemas de
Gestión de Calidad, Desarrollo Administrativo y Control Interno, la
Superintendencia Nacional de Salud considera conveniente unificarlos en un solo
sistema que se denominará Sistema Integrado de Gestión, de tal manera que se
retroalimenten continuamente para su fortalecimiento.
Que en mérito de lo expuesto,
RESUELVE:
Artículo 1°. Adoptar el Sistema Integrado de Gestión
(SIG) de la Superintendencia Nacional de Salud, entendido como el conjunto de
orientaciones, procesos, políticas, metodologías, instancias e instrumentos
orientados a garantizar un desempeño institucional articulado y armónico, que se
encuentra conformado por seis (6) subsistemas que se definen a continuación:
• El Subsistema de Gestión de Calidad (SGC): Se enmarca dentro de los principios
y requisitos de la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTC-GP
1000:2009, la cual determina las generalidades y requisitos mínimos a
establecer, documentar, implementar y mantener en este subsistema, con el
propósito de gestionar de forma eficaz las actuaciones de la Entidad, mejorando
su desempeño, así como la satisfacción de sus usuarios. La base para la
implementación de los lineamientos de esta norma será el uso de un enfoque de
procesos en la operación y gestión de la Superintendencia, en los cuales se
articularán los elementos de los demás subsistemas. Dichos procesos estarán
alineados con la planeación estratégica institucional. Se incluirán las
directrices entorno a la racionalización de trámites y demás elementos de las
Políticas de Desarrollo Administrativo que estén relacionados.
• El Subsistema de Control Interno (SCI): Comprende el conjunto de los planes,
métodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificación y
evaluación adoptados por una entidad, con el fin de procurar que todas las
actividades, operaciones y actuaciones, así como la administración de la
información y los recursos, se realicen de acuerdo con las normas
constitucionales y legales vigentes dentro de las políticas trazadas por la
dirección y en atención a las metas u objetivos previstos. Los elementos de este
subsistema serán establecidos de conformidad con lo dispuesto en el MECI
1000:2005.
• El Subsistema de Seguridad en la Información (SSI): Se enmarca dentro de los
principios y requisitos de la Norma Técnica Colombiana NTC-ISO/IEC 27001, la
cual determina los requisitos de los Sistemas de Gestión de la Seguridad de la
Información (SGSI), y estos son aplicados a todos los procesos, servicios, áreas
y dependencias, en todos los niveles jerárquicos de la Entidad, que empleen las
tecnologías de la información y las comunicaciones conforme a la normatividad
nacional aplicable. En este subsistema se incluyen los planes, programas,
proyectos, metodologías e instrumentos establecidos para dar cumplimiento a los
lineamientos de la Estrategia de Gobierno en Línea.
• El Subsistema de Seguridad y Salud Ocupacional (S&SO): Se enmarca dentro de
los principios y requisitos de la Norma Técnica Colombiana GTC-34 y OHSAS
18001:2007 de Sistemas de Gestión de Salud y Seguridad Laboral, aplica a todos
los funcionarios públicos y servidores públicos de la Entidad vinculados
directamente o por medio de contratos de aprendizaje, contratos de servicios
temporales de trabajo y otras formas de contratación laboral que establezca la
Ley, en los diferentes puestos, centros de trabajo e instalaciones de trabajo y
en todos los niveles jerárquicos de esta Superintendencia.
El subsistema comprende el diagnóstico, la planeación, la organización, la
ejecución y la evaluación de las actividades enfocadas en la preservación,
mantenimiento y mejora de la salud individual y colectiva de los funcionarios y
servidores públicos en sus sitios de trabajo conforme a la normatividad
aplicable.
• El Subsistema de Gestión Ambiental (SGA): se enmarca dentro de los principios
y requisitos de las normas NTC GP 1000:2009 y NTC ISO14001:2004, aplica a todos
los procesos gerenciales, misionales, de soporte y de evaluación y mejora
involucrados en la prestación de los servicios que brinda la Superintendencia a
sus usuarios. El subsistema abarca desde la identificación de los aspectos e
impactos ambientales, la definición de las políticas y directrices de Gestión
Ambiental, la elaboración del Plan Institucional de Gestión Ambiental, la
implementación de los planes y programas de Gestión Ambiental, la evaluación y
análisis de los indicadores del proceso, hasta la identificación e
implementación de acciones correctivas, preventivas y de mejora, conforme a la
normatividad aplicable y al plan para la implementación del Subsistema.
• El Subsistema de Responsabilidad Social (SRS): comprende un modelo de gestión
institucional que integra el conjunto de acciones que deberá tomar la Entidad
para asumir las responsabilidades derivadas del impacto de sus actividades sobre
la sociedad y el medio ambiente, basadas en un comportamiento ético, en el
cumplimiento de la legislación aplicable, y en ser consistentes con los
intereses de la sociedad y el desarrollo sostenible, cuyos principios y
elementos contextuales se encuentran contenidos en la norma ISO 26000:2010.
Artículo 2°. Comité Institucional de Desarrollo
Administrativo. De conformidad con lo dispuesto en la Resolución 000293 de
2014, o la norma que lo modifique, adicione o derogue en lo pertinente la máxima
instancia coordinadora y facilitadora de la implementación del Sistema Integrado
de Gestión, es el Comité Institucional de Desarrollo Administrativo.
Artículo 3° Funciones del Superintendente Nacional de Salud.
El Superintendente Nacional de Salud tendrá las siguientes funciones dentro del
Sistema Integrado de Gestión, sin perjuicio de otras contempladas en normas
específicas:
• Establecer la política del Sistema Integrado de Gestión.
• Procurar la disponibilidad de recursos para implementar y mantener el Sistema
Integrado de Gestión.
• Vigilar que los requisitos del cliente se determinen y se cumplan.
• Garantizar el establecimiento de procesos de comunicación apropiados al
interior de la entidad.
• Revisar el Sistema Integrado de Gestión a intervalos planificados, para
asegurarse de la conveniencia, adecuación, eficacia, eficiencia, efectividad y
mejora continua. Esta actividad se realizará por lo menos una vez al año e
incluirán las oportunidades de mejora y la necesidad de efectuar cambios al
Sistema.
• Aprobar los documentos del Sistema Integrado de Gestión.
Artículo 4°. Funciones de los Superintendentes Delegados,
el Secretario General, Jefes de Oficinas Asesoras y Jefes de Oficina. Los
Superintendentes Delegados, el Secretario General, Jefes de Oficinas Asesoras y
Jefes de Oficina tendrán las siguientes funciones dentro del Sistema Integrado
de Gestión, sin perjuicio de otras contempladas en normas específicas:
• Aprobar y mantener actualizados los documentos del Sistema Integrado de
Gestión como son: la caracterización de procesos, procedimientos, instructivos,
formatos, guías, entre otros, con el acompañamiento y asesoría de la Oficina
Asesora de Planeación.
• Realizar medición y seguimiento de indicadores y tomar acciones cuando se
requiera.
• Administrar los riesgos de los procesos y establecer los controles sobre los
mismos.
• Realizar seguimiento y medición a la prestación del servicio interno y dar
solución a las no conformidades presentadas.
• Participar la implementación de los planes de mejoramiento y realizar evaluación de la eficiencia y eficacia de los mismos.
• Aplicar y dar cumplimiento a los requisitos establecidos en el Sistema
Integrado de Gestión.
• Atender las auditorías internas y externas que se programen para la
evaluación, seguimiento y sostenibilidad del Sistema.
Artículo 5°. Funciones de los Funcionarios y Servidores
Públicos de la Superintendencia Nacional de Salud. Los funcionarios y servidores
Públicos de la entidad tendrán las siguientes funciones dentro del Sistema
Integrado de Gestión, sin perjuicio de las asignadas o contempladas en normas
específicas:
• Implementar las acciones necesarias para alcanzar los resultados planificados
y la mejora continua de los procesos.
• Realizar recomendaciones de actualización de documentos del Sistema Integrado
de Gestión.
• Prevenir y controlar el uso no intencionado de documentos obsoletos dentro del
Sistema Integrado de Gestión, incentivando el uso exclusivo de los formatos y
documentos en general aprobados por el Sistema Integrado de Gestión.
• Aplicar y dar cumplimiento a los requisitos establecidos en el Sistema
Integrado de Gestión.
• Participar en las actividades orientadas al fortalecimiento y socialización
del Sistema Integrado de Gestión.
Artículo 6°. Representante de la Dirección. El Jefe de la
Oficina Asesora de Planeación, actuará como representante de la alta dirección
de la Superintendencia Nacional de Salud para la implementación, desarrollo y
sostenibilidad del Sistema Integrado de Gestión de la Entidad.
Artículo 7°. Funciones del Representante de la Dirección.
El Jefe de la Oficina Asesora de Planeación, como representante de la Dirección
para el Sistema Integrado de Gestión, tendrá las siguientes funciones.
• Apoyar las acciones de articulación para el diseño de estrategias, planes,
programas y proyectos enmarcados en el proceso de conformación del Sistema
Integrado de Gestión de la Superintendencia Nacional de Salud.
• Orientar la formulación de las acciones a ser realizadas por los líderes
operativos de cada Subsistema.
• Poner en marcha los mecanismos de comunicación, en coordinación con la Oficina
Asesora de Comunicaciones Estratégicas e Imagen Institucional, para facilitar la
participación de los funcionarios y servidores en las diferentes etapas del
proceso.
• Coordinar la elaboración y expedición de directrices, metodologías e
instrumentos que orienten la conformación del Sistema Integrado de Gestión, de
forma articulada con los coordinadores de cada Subsistema.
• Concertar un cronograma de actividades con los líderes operativos de cada
subsistema y hacer seguimiento a su cumplimiento.
• Coordinar el acompañamiento, asesoría y asistencia técnica a las dependencias
de la Superintendencia Nacional de Salud en la estructuración e implementación
de los respectivos elementos del Sistema Integrado de Gestión, de conformidad
con las competencias de cada área.
• Elaborar y presentar informes al Superintendente Nacional de Salud de los
avances del Sistema Integrado de Gestión de la Entidad.
Artículo 8°. Líder operativo de Subsistema. Cada uno de
los subsistemas definidos en el marco del Sistema Integrado de Gestión tendrá un
líder operativo, quien de acuerdo con las funciones establecidas en el Decreto
2462 del 2013 de Estructura Orgánica de la entidad, definirán las directrices y
pautas, propias de sus funciones, dentro del Sistema Integrado de Gestión, de
acuerdo con los lineamientos establecidos por la Oficina Asesora de Planeación:
• La Oficina Asesora de Planeación será el líder operativo del Subsistema de
Gestión de la Calidad (SGC).
• La Oficina Asesora de Planeación será el líder operativo del Modelo Estándar
de Control Interno (MECI 1000:2005), en el marco del Sistema de Control Interno.
• La Oficina de Tecnología de la Información será el líder operativo del
Subsistema de Seguridad en la Información (SSI).
• La Secretaría General será el líder operativo del Subsistema de Seguridad y
Salud Ocupacional (S&SO).
• La Oficina Asesora de Planeación será el líder operativo del Subsistema de
Gestión Ambiental (SGA).
• La Oficina Asesora de Planeación será el líder operativo del Subsistema de
Responsabilidad Social (SRS).
Artículo 9°. Funciones del Líder Operativo de Subsistema.
Los líderes operativos de cada uno de los Subsistemas que componen el Sistema
Integrado de Gestión citados en el artículo primero de la presente Resolución,
tendrán las siguientes funciones, sin perjuicio de otras contempladas en normas
específicas:
• Definir los elementos básicos del Subsistema de su competencia, que deben ser
involucrados en el Sistema Integrado de Gestión.
• Brindar acompañamiento a las dependencias de la Superintendencia Nacional de
Salud en la estructuración del Sistema Integrado de Gestión, en lo referente al
subsistema de su competencia, de manera armónica con lo establecido por la
Oficina Asesora de Planeación.
• Participar en la construcción de instrumentos, metodologías, planes, programas
y proyectos que deban ser involucrados en el subsistema de su competencia.
• Participar en la consolidación de instrumentos, metodologías, planes,
programas y proyectos del Sistema Integrado de Gestión de la Entidad.
Artículo 10. Integralidad. Los planes, instrumentos,
documentación y estrategias de cada uno de los subsistemas del Sistema Integrado
de Gestión deben ser desarrollados de forma armónica con los requisitos y
elementos de los distintos subsistemas.
Artículo 11. Términos y definiciones: Los términos y
definiciones aplicables al Sistema Integrado de Gestión (SIG) de la
Superintendencia Nacional de Salud, se establecerán de acuerdo con los
referentes normativos de cada uno de los subsistemas, así como los generados en
el diseño e implementación del SIG. Los términos y definiciones establecidos
deberán ser formalizados y socializados al interior de la Entidad.
Artículo 12. Documentación del Sistema Integrado de Gestión.
La documentación del Sistema Integrado de Gestión será definida mediante una
metodología diseñada por la Oficina Asesora de Planeación, la cual será
debidamente socializada por los medios dispuestos para tal fin.
Parágrafo 1°. La documentación del Sistema Integrado de Gestión será
administrada y controlada por la Oficina Asesora de Planeación atendiendo a los
procedimientos y políticas adoptadas por la Entidad. La Superintendencia
Nacional de Salud declara como única documentación válida para el Sistema
Integrado de Gestión la ubicada en sistema de información dispuesto para tal
fin, el cual es administrado por la Oficina Asesora de Planeación. Toda copia de
esta documentación se entenderá como copia no controlada.
Parágrafo 2°. La actualización de los documentos y registros del Sistema
Integrado de Gestión se realizará de conformidad con los procedimientos y
políticas adoptados por la Entidad y atendiendo las disposiciones del
Superintendente Nacional de Salud o a las solicitudes expresas de los
Superintendentes Delegados, Secretario General, Jefes de Oficinas Asesoras o
Jefes de Oficinas, con el acompañamiento y asesoría técnica de la Oficina
Asesora de Planeación.
Artículo 13. Vigencia y derogatorias. La presente
resolución rige a partir de la fecha de su expedición y deroga las demás que le
sean contrarias.
Dada en Bogotá, D. C., a los 10 días del mes de abril de 2014.
Publíquese y cúmplase.
El Superintendente Nacional de Salud,
Gustavo Enrique Morales Cobo