T-398-15

           T-398-15             

Sentencia T-398/15    

DERECHO DE PETICION Y HABEAS DATA-Procedencia de  tutela para la protección    

El ejercicio de la acción de tutela es excepcional   cuando el afectado dispone de otros mecanismos judiciales para su protección.   Sin embargo, el amparo procederá excepcionalmente, para la protección de los   derechos fundamentales, siempre que se superen los requisitos de subsidiariedad   y de inmediatez.    

DERECHO FUNDAMENTAL DE PETICION-Contenido y alcance    

El ejercicio del derecho de petición implica tres (3)   requisitos: i) la posibilidad de que cualquier ciudadano pueda presentar   peticiones ante las autoridades (incluidos particulares); ii) obtener una   respuesta pronta y oportuna; y iii) la forma en que se resuelva la solicitud   debe ser de fondo, clara y precisa.    

DERECHO AL HABEAS DATA-Alcance y contenido    

El derecho de habeas data es un derecho fundamental   autónomo, que le otorga al titular de datos personales la posibilidad de exigir   a las administradoras de los mismos, el acceso, la inclusión, exclusión,   corrección, adición, actualización y certificación de la información allí   contenida. La observancia de las prerrogativas que hacen parte de los contenidos   mínimos del mencionado derecho en la administración de la información personal,   permiten el goce efectivo de otros derechos fundamentales, como sería el caso de   la seguridad social y pensiones, puesto que los datos personales, laborales,   médicos, entre otros, son la base de verificación para el reconocimiento de   dichas prestaciones.    

HISTORIA LABORAL-Contenido y finalidad/HISTORIA LABORAL-Relevancia   constitucional    

En materia de historia laboral, debe tenerse en cuenta   que: i) la información que reposa en los archivos del empleador son una   referencia para el goce efectivo de derechos reconocidos por la ley a los   trabajadores, como sería el caso de la liquidación del empleado al momento de   terminar su contrato laboral o el pago de indemnizaciones por despido injusto,   así como el acceso a las prestaciones de naturaleza pensional, entre otras.   Además ii) los errores en los datos administrados, su destrucción o deterioro,   podrían desconocer otros derechos fundamentales reconocidos en la Carta, si las   entidades encargadas de su custodia no adelantan las gestiones necesarias para   su corrección u reconstrucción. En consecuencia, la Sala considera que la   historia laboral de un empleado reviste una innegable relevancia constitucional,   puesto que en ella se encuentra consignada toda la información relacionada con   su trabajo, que le permite el reconocimiento de derechos prestacionales, siempre   y cuando se verifique el cumplimiento de los requisitos legales para tal fin.   Además, existe una relación directa entre la historia laboral y el ejercicio de   los derechos fundamentales de petición y habeas data.    

ADMINISTRACION DE DATOS Y ARCHIVO DE DOCUMENTOS   PUBLICOS-Contenido y   alcance/ADMINISTRACION DE DATOS Y ARCHIVO DE DOCUMENTOS PUBLICOS-Importancia    

Las entidades públicas de cualquier orden son   responsables de mantener la información y, en especial, conservar los documentos   que reposan en sus archivos. Esa función, que implica obligaciones de acceso y   conservación entre otras, tiene trascendencia constitucional porque su ejercicio   materializa los derechos fundamentales de petición y habeas data, además, los   datos que guardan y administran, pueden permitir el goce efectivo de otros   derechos por parte de los titulares de la información.    

DERECHO DE ACCESO A LA INFORMACION PUBLICA-Regulación normativa    

ADMINISTRACION DE DATOS Y ARCHIVO DE DOCUMENTOS   PUBLICOS-Obligaciones   generales y específicas de las entidades públicas que custodian los documentos y   la obligación de reconstrucción del expediente    

i) las entidades que administran los archivos públicos tienen   una obligacion general de seguridad y diligencia en la conservación de la   información personal que custodian; ii) la Corte ha identificado deberes   específicos de corrección, reconstrucción e indemnización, por el mal manejo de   los datos por parte de las entidades que los custodian; iii) en materia de   reconstrucción de archivos y expedientes de la administración, la jurisprudencia   de esta Corporación lo ha ordenado con fundamento en las disposiciones del   Código de Procedimiento Civil y actualmente, las del Código General del Proceso;   y iv) recientemente el Archivo General de la Nación expidió el Acuerdo número 07   del 15 de octubre de 2014, que regula el proceso de reconstrucción de   expedientes por parte de las entidades públicas.    

PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO ANTE LAS ENTIDADES PUBLICAS-Prohibición de exigir documentos   originales o autenticados a los peticionarios cuanto los mismos reposan en sus   archivos    

No son admisibles dentro de los procedimientos administrativos, aquellas   exigencias a los ciudadanos de documentos (originales o copias autenticadas) que   reposan en sus archivos. Estos requerimientos están proscritos y su utilización   constituye un exceso ritual manifiesto en las actuaciones que se surten ante la   administración pública.                                                   

JURISPRUDENCIA DE LA CORTE CONSTITUCIONAL SOBRE EL VALOR PROBATORIO DE LOS   DOCUMENTOS PUBLICOS EN COPIAS SIMPLES QUE REPOSAN EN EL ARCHIVO DE UNA ENTIDAD   PUBLICA    

DERECHO FUNDAMENTAL A LA SEGURIDAD SOCIAL Y DERECHO AL MINIMO VITAL-Relación    

Es innegable la relación que existe entre el derecho a la seguridad social, en   especial los derechos pensionales y el derecho fundamental al mínimo vital, más   aun, cuando se trata de personas que se encuentran en estado de indefensión, y   son destinatarias de una especial protección constitucional, como aquellas de la   tercera edad.    

DEBER DE CONSERVACION DE ARCHIVOS-Obligación de las empresas de guardar la   historia laboral de sus trabajadores    

ACCION DE TUTELA CONTRA PROVIDENCIAS JUDICIALES-Procedencia por defecto procedimental por   exceso ritual manifiesto, al negar valor probatorio a los documentos en copia   simple aportados para reconocimiento de pensión de jubilación, y que deben   reposar en los archivos de la entidad demandada    

Referencia:   Expediente T-4.714.387    

Acción de tutela   instaurada por el ciudadano Rafael Enrique Hernández Rosario contra el Municipio   de Montería.    

Procedencia:   Juzgado Tercero Civil del Circuito de Montería.    

Asunto: violación   de los derechos fundamentales de petición y habeas data cuando la administración   omite la reconstrucción del archivo público que contiene la historia laboral del   actor.    

Exceso ritual   manifiesto, por parte de la administración cuando exige documentos originales   que se encuentran en sus archivos para el reconocimiento de una pensión de   jubilación.    

Valor probatorio de   los documentos en copia simple aportados por el actor y cuyos originales reposan   en archivo público.    

Magistrada   sustanciadora:    

GLORIA STELLA ORTIZ   DELGADO.    

Bogotá, D.C., treinta (30) de junio de dos mil quince (2015)    

La Sala Quinta de   Revisión de la Corte Constitucional, integrada por los Magistrados Jorge Iván   Palacio Palacio, Jorge Ignacio Pretelt Chaljub  y,  la Magistrada Gloria   Stella Ortiz Delgado, quien la preside, en ejercicio de sus competencias   constitucionales y legales, ha proferido la siguiente:    

SENTENCIA    

En la revisión de   las providencias proferidas el 15 de julio de 2014, por el Juzgado Tercero Civil   Municipal de Montería – en primera instancia- y el 20 de agosto del mismo año,   por el Juzgado Tercero Civil del Circuito de la misma ciudad –en segunda   instancia- dentro de la acción de tutela promovida por Rafael Enrique Hernández   Rosario contra el municipio de Montería.    

                                        

El asunto llegó a   la Corte Constitucional por remisión que efectuó la Secretaría del Juzgado   Tercero Civil del Circuito de Montería, según lo ordenado por los artículos 31 y   32 del Decreto 2591 de 1991. El 27 de enero de 2015 la Sala de Selección de   tutelas número uno de esta Corporación la escogió para su revisión.    

I. ANTECEDENTES    

El 1º de julio de 2014, el señor Rafael Enrique   Hernández Rosario, por intermedio de apoderado judicial, promovió acción de   tutela[1]  contra el municipio de Montería, al considerar vulnerados sus derechos   fundamentales al mínimo   vital, a la vida digna y a la seguridad social, presuntamente vulnerados por la   entidad accionada al negarse al reconocimiento de su pensión de vejez, tras   considerar que los documentos aportados por el accionante y los que se   encuentran en el archivo público son copias simples, lo que le impide a esa   entidad territorial acceder a la petición del actor.    

Hechos relevantes               

1.   Manifestó el accionante que laboró al servicio de la Alcaldía de Montería como   capataz de mantenimiento en la sección de alcantarillado de las Empresas   Públicas Municipales de esa misma ciudad, desde el 24 de enero de 1962 hasta el   10 de mayo de 1982, para un total de 20 años, 3 meses y 16 días[2].    

2.   El actor aportó las siguientes constancias en copia simple, expedidas por la   Alcaldía de Montería:    

i)   Constancia del 21 de octubre de 2005, suscrita por la funcionaria Edilia Boneth   Payares en calidad de Coordinadora de la Oficina de Gestión Humana del Municipio   de Montería[3],   en la que certificó que:    

a.   El señor Rafael Enrique Hernández Rosario se desempeñó como capataz de   mantenimiento de la sección de alcantarillado de las Empresas Públicas   Municipales de esa ciudad.    

b.  La prestación de sus servicios comprendió desde el 1º de enero de 1962 (según   acta de posesión No. 038 del 24 de febrero de 1962) hasta el 10 de mayo de 1982   (según fotocopia simple del oficio No. 037 del 10 de mayo de 1982).    

c.  Su asignación básica mensual en el año de 1982 ascendía a la suma de $51.500.oo.    

d.  Su tiempo de servicios fue de veinte (20) años, tres (3) meses, y dieciséis (16)   días.    

ii)  Constancia del 15 de octubre de 2008, suscrita por Clara Pastrana Gracia, en   calidad de Coordinadora del Área Gestión Talento Humano del Municipio de   Montería, en la que certificó[4]:    

a.  El señor Rafael Hernández Rosario trabajó al servicio del Municipio de Montería   en el cargo de “CAPATAZ DE MANTENIMIENTO EN LA SECCIÓN DE ALCANTARILLADO DE   LAS EMPRESAS PUBLICAS MUNICIPALES”.    

b.   Él desempeñó sus labores desde el 24 de enero de 1962 (según acta de posesión   No. 038) hasta el 10 de mayo de 1982 (según Resolución No. 00022 del 10 de mayo   de 1982).    

c.  El tiempo de servicios fue de veinte (20) años, tres (3) meses y dieciséis (16)   días.    

d.  Su asignación mensual básica para el año 1982 era de $51.500, prima de navidad   de $51.500, prima vacacional de $25.500 y vacaciones de $25.500.oo    

3.   El señor Hernández Rosario, radicó ante la Alcaldía de Montería, el 6 de marzo   de 2014[5],   solicitud de reconocimiento y pago de su prestación pensional, en la que además   aportó en copia simple, la certificación del 15 de octubre de 2008, proferida   por la Alcaldía de Montería.    

4.  La entidad pública accionada resolvió la solicitud presentada por el actor,   mediante acto administrativo del 26 de marzo de 2015[6],   en el que indicó que, por medio de la Resolución número 0352 del 21 de mayo de   2009[7],   la Administración Municipal ya había dado respuesta de fondo a la petición   presentada por el señor Hernández Rosario.    

En esa oportunidad manifestó la entidad pública que:    

“(…) revisada la carpeta contentiva de la hoja de vida   del señor RAFAEL ENRIQUE HERNANDEZ ROSARIO, se encontró copias simples de Actas   de Posesión con firmas de sellos más no originales, sobre el cargo de Capataz de   Mantenimiento de la Sección de Alcantarillado Empresas Públicas Municipales”.[8]    

Además, la Alcaldía presentó las siguientes   consideraciones de orden legal sobre la petición de pensión de jubilación,   fundada en la sentencia de la Corte Suprema de Justicia, Sala de Casación Civil,   del 30 de agosto de 1979 M.P. Alberto Ospina Botero:    

“(…) este documento constituye copia simple que no   tiene el valor probatorio que le permita a la administración tenerlo como   documento para reconocerle pensión de jubilación, ratificada esta posición con   lo dispuesto en el artículo 254 inciso 3 del C.P.C. las copias tendrán el mismo   valor probatorio del original cuando sean compulsadas del original o de copia   autentica (sic) en el curso de inspección judicial, salvo que la ley disponga   otra cosa, es decir, que debe existir la posibilidad  de que en cualquier   momento se pueda confrontar la certificación con los originales o copias   auténticas que existan en archivos, lo que no sucede en este caso”.[9]    

La administración, con base en lo expuesto, resolvió   “(…) no acceder a la solicitud de pensión de jubilación presentada por el señor   RAFAEL ENRIQUE HERNANDEZ ROSARIO”.    

5.   Contra dicha resolución el accionante formuló el 1º de abril de 2014, los   recursos de reposición y apelación[10],   los que fundamentó en el hecho de que:    

“(…) al tenor del artículo 11 de la Ley 1395 de 2010   las copias simples de los documentos se presumen auténticos, el   certificado laboral proferido por la Coordinadora del Área de Talento Humano del   Municipio de Montería y aportado en copia simple a la petición efectuada el día   6 de marzo de 2014 ha de presumirse asimismo autentica (sic), y, como documento   público, ello al tenor de lo contemplado en el canon 262 del C.P.C, hace fe de   su otorgamiento, fecha y declaraciones conforme al precepto 264 ibídem; por lo   que en ese orden de ideas, las disertaciones efectuadas por la Coordinadora del   Área de Talento Humano del Municipio de Montería el día 15 de octubre de 2008   han de tenerse como verdaderas.”[11]    

Además, indicó que según el artículo 54 del Código   Procesal del Trabajo y de la Seguridad Social, modificado por el artículo 24 de   la Ley 712 de 2001, “En todos los procesos, salvo cuando se pretenda hacer   valer como título ejecutivo, los documentos o sus reproducciones simples   presentados por las partes con fines probatorios se reputarán auténticos, sin   necesidad de autenticación ni presentación personal, todo ello sin perjuicio de   lo dispuesto en relación con los documentos emanados de terceros.”[12]    

Concluyó su argumentación con la reiteración de su   petición de reconocimiento pensional, con fundamento en el artículo 17 literal   b) de la Ley 6º de 1945, los artículos 5º de la Ley 4º de 1996, 2º de la Ley 5º   de 1969 y 45 del Decreto 1045 de 1978, puesto que según el accionante reúne los   requisitos para ser beneficiario de esa prestación, esto es, 20 años de servicio   y 50 años de edad, exigencias que cumplió desde el 3 de enero de 1990.    

6.   Mediante las Resoluciones números 1223 del 8 de mayo[13]  y 1828 del 24 de junio[14]  ambas del año 2014, proferidas por la Alcaldía de Montería, fueron resueltos los   recursos de reposición y apelación de manera desfavorable al accionante. La   administración municipal consideró que:    

ii) revisada nuevamente la hoja de vida del recurrente   encontró copias simples de actas de posesión con firmas de sellos más no   originales, sobre el cargo de capataz de mantenimiento de la sección de   Alcantarillado de las Empresas Públicas Municipales.    

iii) los documentos constituyen copias simples y no   tienen el valor probatorio que le permita a la administración municipal tenerlo   como prueba para reconocer la pensión de jubilación, conforme lo dispone el   artículo 254 inciso 3º del CPC. En ese orden, ante la falta de “(…)   soportes originales o copias auténticas que respalden el tiempo de servicio no   es posible atender en forma positiva la solicitud de pensión elevada por el   peticionario, pues estaría incurriendo en una ilegalidad al no existir los   documentos soportes en la indicada ley”.[15]    

7. En   relación con su situación personal, el actor manifestó que nació el 3 de enero   de 1940 y actualmente cuenta con 75 años de edad[16].   Su estado de salud se encuentra deteriorado por la existencia de una falla   cardiaca[17].    

Actuaciones   procesales en sede de tutela y contestación de la entidad accionada    

Mediante auto del   1º de julio de 2014, el Juzgado Tercero Civil Municipal de Montería, admitió la acción   de tutela y ordenó la notificación de la misma a la entidad pública accionada,   para que ejerciera sus derechos de defensa y contradicción[18]. La entidad   contestó la tutela así:    

Municipio de Montería    

La apoderada   judicial del Municipio de Montería, presentó respuesta al juez de tutela en la   que solicitó negar la acción invocada[19].   Indicó que el accionante pretende a través del trámite preferente y sumario de   la acción de tutela, el reconocimiento y pago de la pensión vitalicia de   jubilación, con elusión de los medios ordinarios idóneos para debatir este tipo   de litigios, como sería la jurisdicción contenciosa administrativa.    

Señaló además que:  “(…) el artículo 268 del C.P.C, establece que para que la copia preste mérito   probatorio será necesario que su autenticidad haya sido certificada por notario   o secretario de oficina judicial o haya sido reconocida expresamente por la   parte contraria o demostrada mediante cotejo.”[20]  En este sentido, consideró que: “(…) sin la existencia de soportes originales   o copia autentica (sic) que respalden el tiempo de servicio, no es posible   atender en forma positiva la solicitud de pensión elevada por el actor.”[21] De lo   contrario, estaría incurriendo en una ilegalidad al no existir los documentos de   soporte en la forma que indica la Ley.    

Concluyó su   intervención con la reiteración de la solicitud de despachar desfavorablemente   la acción de tutela de la referencia.    

Decisiones   judiciales de revisión    

Sentencia de   primera instancia[22]    

10. El Juzgado   Tercero Civil Municipal de Montería, mediante sentencia del 15 de julio de 2014,   resolvió no conceder el amparo deprecado por improcedente. Consideró que, para   el caso concreto, no puede la judicatura ordenar el pago de prestaciones de   carácter pensional, puesto que no se presenta un perjuicio irremediable. Aclaró   que la condición de sujeto de la tercera edad no constituye por sí misma  razón suficiente para admitir la procedencia de la acción de tutela del   presente asunto, puesto que es necesario acreditar la ocurrencia de un perjuicio   irremediable derivado de la amenaza, vulneración o afectación de derechos   fundamentales.    

Por último indicó   que existen medios de defensa idóneos para reclamar la solicitud, por lo cual   resulta inexplicable la falta de diligencia del actor al no haber accionado los   mecanismos jurídicos ordinarios, ante la jurisdicción contenciosa administrativa    para reclamar su derecho pensional.    

Impugnación[23]    

El apoderado judicial del accionante formuló impugnación contra el fallo de   primera instancia. Manifestó que el fallador no realizó una valoración completa   de las pruebas, razón por la cual concluyó la inexistencia de un perjuicio   irremediable.    

Al respecto, señaló que el mínimo vital del accionante se encuentra afectado al   carecer de los recursos económicos necesarios para su existencia, además afirmó   que el señor Rafael Hernández padece de afecciones cardiacas que desmejoran sus   condiciones de salud, agravadas por su edad (75 años).    

En ese orden, solicitó se revoque la sentencia proferida por el Juzgado Tercero   Civil Municipal de Montería del 15 de julio de 2014 y en consecuencia, se   amparen sus derechos al debido proceso, seguridad social, mínimo vital y vida   digna.     

Sentencia de segunda instancia[24]    

El Juzgado Tercero Civil del Circuito de Montería, mediante sentencia del 20 de   agosto de 2014, confirmó el fallo recurrido[25],   al considerar que el accionante cuenta con otros mecanismos de defensa judicial   para hacer valer sus derechos, además, no se cumplió con el requisito de   inmediatez y tampoco se configuró la existencia de un perjuicio irremediable.   Encontró el juez de segunda instancia la ausencia de vulneración al debido   proceso y la falta de desconocimiento del principio de legalidad.    

Actuaciones en sede de revisión    

1. Esta Sala de Revisión, por auto del   28 de abril de 2015, ordenó la práctica de las siguientes pruebas: i) oficiar a   la Alcaldía de Montería, para que certificara a esta Corporación si la señora   Clara Pastrana García, identificada con cédula número 34.968.470, quien   suscribió la constancia del 15 de octubre de 2008, trabajó como Coordinadora del   Área Gestión Talento Humano. En caso afirmativo, esa entidad debía aportar los   documentos en donde consta la posesión de la servidora pública, su cargo y el   periodo en el cual desarrollo sus actividades; y ii) solicitar al accionante que   remitiera dos declaraciones juramentadas ante notario de personas que hayan sido   sus compañeros de trabajo, además que allegara todos los documentos que   considerara pertinentes para demostrar la vinculación laboral y el periodo   trabajado.    

2. Según informe de la Secretaría   General de esta Corporación del 17 de mayo de 2015, la Alcaldía de Montería dio   cumplimiento al auto del 28 de abril del 2015, mediante oficio del 7 de mayo de   este mismo año, con el que adjuntó constancia laboral[26] y acta de   posesión[27]  de la señora Clara Pastrana Gracia identificada con cédula de ciudadanía número   34.968.470.    

En los mencionados documentos se acreditó   que la mencionada funcionaria ocupó el cargo de Coordinadora del Área de Talento   Humano de la Alcaldía de Montería, Código 219, nivel 02, Grado 02, desde el 11   de agosto de 2008 (Decreto 0508 del 11 de agosto de 2008) hasta el 21 de enero   de 2010 (Decreto 0074 del 21 del 21 de enero de 2010).    

Durante el término otorgado no se recibió   comunicación alguna por parte del actor o su apoderado judicial.    

3. La Sala mediante auto del 20 de mayo de 2015, ordenó   que por intermedio de la Secretaria General de esta Corte: i) se oficiara a la   Alcaldía de Montería,   para que certificara a esta Corporación si la señora Edilia Boneth Payares,   quien suscribió la constancia de fecha 21 de octubre de 2005[28], trabajó como   Coordinadora del Área Gestión Humana del Municipio de Montería y, en caso de ser   afirmativo, aportara los documentos en donde consta la posesión de la servidora   pública, su cargo y el periodo en el cual desarrolló sus actividades; y además   ii) si el señor Tony Espitia R, quien suscribió el oficio de fecha 10 de enero   de 1962[29],   dirigido al señor Rafael Hernández, prestó sus servicios como Secretario de las   Empresas Públicas Municipales de Montería, y, en caso de ser afirmativo,   allegara los documentos en donde consta la posesión del servidor público, su   cargo y el periodo en el cual desarrolló sus actividades.    

Además de lo anterior, se solicitó a la   Alcaldía de Montería que remitiera con destino al expediente copia íntegra del   archivo administrativo del accionante Rafael Enrique Hernández Rosario,   identificado con cédula de ciudadanía número 6.575.283 de Montería.     

Por último, se suspendieron los términos del   presente proceso hasta por treinta (30) días hábiles, con la finalidad de   garantizar el derecho de defensa y contradicción de las partes y de otorgarle al   juez constitucional un término razonable para valorar las intervenciones y   pruebas que pudieran allegar, conforme al artículo 57 del Acuerdo 05 de 1992   (Reglamento de la Corte Constitucional).    

4. Según constancia secretarial del 10 de junio de 2015,   la Alcaldía de Montería mediante oficio del 1º de junio de 2015[30], dio   cumplimiento al auto del 20 de mayo del presente año. La entidad accionada   aportó: i) constancia laboral del 29 de mayo de 2015[31], que   certifica que la señora Edilia Bonet Payares trabajó como profesional   universitario, código 219, nivel 02, grado 02 (Coordinadora del Área de Gestión   Humana), desde el 1º de octubre de 2005 (Decreto 0379 del 21 de septiembre de   2005) hasta el 5 de agosto de 2008 (Resolución 1115 de 2008), así como su acta   de posesión del 1º de octubre de 2005[32];   ii) constancia del 28 de mayo de 2015 en la que certificó que el señor Tony   Espitia R. no registra historia laboral en esa entidad pública[33]; y iii)   remitió copia autenticada del archivo administrativo-laboral del señor Rafael   Enrique Hernández Rosario[34],   que contiene las reclamaciones realizadas por el actor ante esa entidad pública   junto con los documentos anexos aportados.    

5. Este Despacho consultó la base de datos del FOSYGA el   17 de junio de 2015 y logró constatar que el señor Rafael Enrique Hernández   Rosario, se encuentra afiliado al sistema de seguridad social en el régimen   subsidiado, en condición de cabeza de familia[35].    

La práctica de pruebas en sede de revisión, permitió a la Sala tener   conocimiento de los siguientes hechos relevantes:    

6. Las constancias laborales del 21 de octubre de 2005 y   del 15 de octubre de 2008, que dan cuenta de que el actor trabajo para la   entidad accionada, desde el año de 1962 hasta mayo de 1982, en el cargo de   capataz de alcantarillado de las Empresas Municipales, fueron suscritas por   funcionarias públicas vinculadas a la Alcaldía de Montería y en ejercicio de sus   funciones como Coordinadoras del Área de Gestión de Talento Humano de esa   entidad.    

7. El actor además de su avanzada edad y su condición de   salud, se encuentra vinculado al sistema de seguridad social en el régimen   subsidiado y en condición de cabeza de familia.    

II. CONSIDERACIONES    

1. Corresponde a la Corte Constitucional analizar, en   Sala de Revisión, los fallos proferidos dentro de las acciones de tutela en   referencia, con fundamento en los artículos 86 y 241-9 de la Constitucional y 31   a 36 del Decreto Ley 2591 de 1991.    

Asunto bajo   revisión y problema jurídico    

2. El señor Rafael Enrique Hernández, por intermedio de apoderado   judicial, promovió acción de tutela[36]  contra el municipio de Montería, al considerar vulnerados sus derechos   fundamentales  al mínimo vital, a la   vida digna y a la seguridad social, presuntamente vulnerados por la entidad   accionada al negarse al reconocimiento de su pensión de vejez, tras manifestar   que los documentos aportados por el accionante y los que se encuentran en el   archivo público son copias simples, situación que impide acceder a la petición   del actor.    

Solicita del juez de amparo se ordene a la entidad   pública accionada reconozca y pague la pensión de jubilación de manera   permanente al accionante.    

Los Juzgados de instancias negaron la pretensión al   afirmar que la acción de tutela no es el medio idóneo para reclamar lo   solicitado, pues el accionante cuenta con otros medios de defensa judicial (ante   la jurisdicción contenciosa administrativa) para exigir el reconocimiento y pago   de la pensión de jubilación a la que cree tener derecho. Además no encontraron   acreditada la configuración de un perjuicio irremediable.    

3. Conforme a la solicitud de tutela, la respuesta de la   entidad pública y las pruebas recaudadas en sede de revisión, considera la Sala   que el estudio del presente caso debe abarcar tanto la presunta vulneración de   los derechos fundamentales de petición, habeas data, como el tema de los   deberes de la administración pública en materia de archivos públicos y el acceso   a la información por parte de los ciudadanos, que, según jurisprudencia de la   Corte, son elementos importantes de los mencionados derechos. Además deberá   contemplarse el derecho constitucional de la seguridad social y su protección   por vía de tutela. Así las cosas, con fundamento en el principio iura novit   curia[37],   y en uso de las facultades del juez constitucional para fallar ultra y   extra petita[38],   la Sala formula los siguientes problemas jurídicos tendientes a establecer si:    

i) ¿La ausencia de   documentos originales en el archivo público de la Alcaldía de Montería, que   soportan la historia laboral del actor y la omisión del ente municipal de   adelantar las gestiones tendientes a su reconstrucción, desconoce los derechos   fundamentales de petición y habeas data del accionante?    

ii) ¿La exigencia por   parte de la Alcaldía de Montería de aportar documentos originales y que deberían   reposar en sus archivos, para resolver la petición presentada por el actor en   relación con el reconocimiento de una pensión de jubilación configura exceso   ritual manifiesto en su actuación?    

iii) ¿La Alcaldía de   Montería vulneró el derecho constitucional de la seguridad social del   accionante, al negar fuerza probatoria a las copias simples de los documentos   que conforman la historia laboral del actor y la consecuente negación de su   solicitud de pensión de jubilación?    

Para dar respuesta a los problemas jurídicos   planteados, la Sala de Revisión abordará previamente el estudio de tres (3)   asuntos: i) la procedencia excepcional de la acción de tutela y la necesaria   inmediatez en su formulación, para la protección de los derechos fundamentales   de petición y habeas data, así como su procedibilidad para el   reconocimiento de derechos pensionales; ii) el contenido y alcance de los   derechos fundamentales de petición y habeas data, su relación con la historia   laboral, la administración de archivos públicos y las obligaciones de las   administradoras de esos bancos de datos, con especial énfasis en la   reconstrucción de los mismos; y iii) el procedimiento administrativo y la falta   de exigencia de documentos originales a los peticionarios, en especial cuando   los mismos reposan en el archivo de la entidad. Además se abordará el tema del   valor probatorio de las copias simples de documentos que se encuentran en los   ficheros de la entidad. Finalmente se analizará el caso concreto.    

Procedencia de la acción de tutela para la protección   de los derechos fundamentales de petición y habeas data,  así como su   procedibilidad excepcional para el reconocimiento de derechos pensionales    

4. El principio de subsidiariedad, contenido   en el inciso 3º del artículo 86 de la Constitución Política, implica que por   regla general, la acción de tutela no procede cuando el afectado dispone de otro   medio de defensa judicial para la protección de sus derechos fundamentales como   sería el de petición, habeas data, así como el reconocimiento de derechos   pensionales, a menos que se utilice como mecanismo transitorio para evitar un   perjuicio irremediable.    

5. Sin embargo y como regla exceptiva,   la procedencia de la acción de tutela,  cuando existen otros medios de   defensa judicial, se sujeta a las siguientes reglas: i) procede como   mecanismo transitorio, cuando a pesar de la existencia de un medio   ordinario de defensa, este no impide la ocurrencia de un perjuicio irremediable,   conforme a la especial situación del peticionario[39]; ii) procede la tutela como   mecanismo definitivo: cuando el medio ordinario dispuesto para resolver   las controversias, no es idóneo y eficaz, conforme a las especiales   circunstancias del caso que se estudia[40]. Además,   iii) cuando la acción de tutela es promovida por personas que requieren especial   protección constitucional, como los niños y niñas, mujeres cabeza de familia,   personas en condición de discapacidad, personas de la tercera edad,   entre otros, el examen de procedibilidad de la acción de tutela es menos   estricto, a través de criterios de análisis más amplios, pero no menos rigurosos[41].    

6. Adicionalmente, el estudio de   procedibilidad de la acción de tutela deberá comprender el cumplimiento del   requisito de inmediatez, que exige que la formulación de la solicitud de amparo   se haga dentro de un término razonable desde el momento en que han ocurrido las   vulneraciones o amenazas de los derechos fundamentales. Al respecto ha   manifestado esta Corporación:    

“(…) En   reiterada jurisprudencia[42]  la Corte ha insistido que, si bien el artículo 86 de la Constitución Política,   señala que la acción de tutela puede ser interpuesta “en todo momento”, ello no   significa que no deba interponerse en una plazo razonable desde el inicio de la   amenaza o vulneración pues, de acuerdo con el mismo artículo constitucional, es   un mecanismo diseñado para reclamar “la protección inmediata” de los derechos   fundamentales[43].   En este orden de ideas, corresponde al juez constitucional tomar en cuenta como   dato relevante, el tiempo transcurrido entre el hecho generador de la solicitud   y la petición de amparo, pues un lapso irrazonable puede llegar a demostrar que   la solución que se reclama no se requiere con la prontitud que se espera en los   casos para las cuales el mecanismo preferente y sumario de la tutela está   reservado[44].”[45]    

No obstante lo anterior, existen situaciones especiales que impiden la rigurosa   aplicación de este requisito, bien cuando: i) la vulneración es permanente en el   tiempo; y ii) la situación del actor lo ubica en una condición de vulnerabilidad   que hace desproporcionada la exigencia de acudir con prontitud ante el juez.   Así, este Tribunal ha expresado que:     

“(…) No   obstante, esta Corte  en la sentencia T-584 de 2011[46]  indicó que  no es exigible de manera estricta el requisito de la inmediatez   en la interposición de la tutela, es (i) cuando  se demuestre que la   vulneración es permanente en el tiempo y que, pese a que el hecho que la originó   por primera vez es muy antiguo respecto de la presentación de la tutela, la   situación es continua y actual. Y (ii)  cuando la especial situación de   aquella persona a quien se le han vulnerado sus derechos fundamentales, hace   desproporcionado el hecho de adjudicarle la carga de acudir a un juez; por   ejemplo, el estado de indefensión, interdicción, abandono, minoría de edad,   incapacidad física, entre otros[47].”[48]    

7.  En conclusión, el ejercicio de la acción de tutela es excepcional cuando el   afectado dispone de otros mecanismos judiciales para su protección. Sin embargo,   el amparo procederá excepcionalmente, para la protección de los derechos   fundamentales, siempre que se superen los requisitos de subsidiariedad y de   inmediatez.    

Alcance y contenido del derecho fundamental de   petición. Reiteración de jurisprudencia    

8.  El derecho fundamental de petición está consagrado en el artículo 23 de la   Constitución en los siguientes términos: “(…) toda persona tiene derecho a   presentar peticiones respetuosas a las autoridades por motivos de interés   general o particular y a obtener pronta resolución.”    

Para la Corte, las reglas jurisprudenciales que rigen   el derecho de petición, son las siguientes[49]:    

i) Se trata de un derecho que es fundamental   y determinante para el efectivo ejercicio de los mecanismos de la democracia   participativa. A través del mismo se garantizan otros derechos como son el de   información, a la participación política y a la libertad de expresión.    

ii) Su núcleo esencial está definido en la   obligación de una resolución pronta y oportuna de la cuestión.    

iii) La respuesta debe cumplir con los   siguientes requisitos: a. oportunidad; b. debe resolverse de fondo, clara,   precisa y de manera congruente con lo solicitado; y c. ser puesta en   conocimiento del peticionario.    

iv) No obstante lo anterior, la   respuesta no implica aceptación de lo solicitado ni tampoco se concreta siempre   en una respuesta escrita.    

v) Este derecho, por regla general, se aplica   a entidades estatales, esto es, a quienes ejercen autoridad. Pero, la   Constitución lo extendió a las organizaciones privadas cuando la ley así lo   determine.    

Expuesto lo anterior, el ejercicio del derecho de   petición implica tres (3) requisitos: i) la posibilidad de que cualquier   ciudadano pueda presentar peticiones ante las autoridades (incluidos   particulares); ii) obtener una respuesta pronta y oportuna; y iii) la forma en   que se resuelva la solicitud debe ser de fondo, clara y precisa[50].    

Alcance y contenido del derecho fundamental de   habeas data. Reiteración de jurisprudencia    

9.  El artículo 15 de la   Carta define el derecho fundamental de habeas data como la posibilidad de   “(…) conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido   sobre ellas en bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas.”.    

En la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el derecho de   habeas data es considerado como: “(…) el derecho constitucional que tienen   todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se   hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos, y los demás derechos,   libertades y garantías constitucionales a que se refiere el artículo 15 de la Constitución Política”    

10.  Inicialmente esta   Corporación interpretó el derecho de habeas data como una garantía del   derecho a la intimidad. En ese sentido, el contenido del derecho estaba ligado a   la protección de datos que hacen parte de la esfera de la vida privada y   familiar, aquella que es impenetrable y que define el proyecto de vida de cada   persona[51].    

Posteriormente, una segunda línea de interpretación   contempló el derecho de habeas data como una manifestación del libre   desarrollo de la personalidad, al tener como fundamento “(…) el ámbito de autodeterminación y libertad que el   ordenamiento jurídico reconoce al sujeto como condición indispensable para el   libre desarrollo de la personalidad y en homenaje justiciero a su dignidad”[52].    

Finalmente con la sentencia SU-082 de 1995[53],   se interpretó este derecho fundamental de forma autónoma y determinó su núcleo   esencial en la autodeterminación informática y la libertad, incluida la libertad   económica. Las prerrogativas de este derecho fueron descritas por la Corte así:   “a) El derecho a conocer las informaciones que a ella se   refieren; || b) El derecho a actualizar tales   informaciones, es decir, a ponerlas al día, agregándoles los hechos nuevos; || c) El derecho a rectificar las informaciones que no   correspondan a la verdad.”[54], e incluye el derecho a la caducidad del   dato negativo.”[55]    

La sentencia   T-729 de 2002[56]  reiteró que el derecho fundamental de habeas data se diferencia de los derechos   al buen nombre y a la intimidad por tres (3) razones: “(…) (i) por la   posibilidad de obtener su protección judicial por vía de tutela de manera   independiente; (ii) por la delimitación de los contextos materiales que   comprenden sus ámbitos jurídicos de protección; y (iii) por las particularidades   del régimen jurídico aplicable y las diferentes reglas para resolver la eventual   colisión con el derecho a la información.”    

En esa misma   providencia la Corte manifestó que el derecho fundamental de habeas data:    

“(…) es aquel que otorga la facultad[57]  al titular de datos personales, de exigir a las administradoras de datos   personales el acceso, inclusión, exclusión, corrección, adición, actualización,   y certificación de los datos, así como la limitación en las posibilidades de   divulgación, publicación o cesión de los mismos, conforme a los principios[58]  que informan el proceso de administración de bases de datos personales.”[59]    

Recientemente, en   sentencia C-748 de 2011[60],   este Tribunal consolidó los contenidos mínimos del derecho de habeas data de la   siguiente manera:    

“(…)(i)  el derecho de las personas a conocer –acceso- la información que   sobre ellas está recogida en bases de datos, lo que conlleva el acceso a las   bases de datos donde se encuentra dicha información; (ii) el derecho a   incluir  nuevos datos con el fin de (que) se provea una imagen completa del titular;   (iii)  el derecho a actualizar la información, es decir, a poner al día el   contenido de dichas bases de datos; (iv) el derecho a que la información   contenida en bases de datos sea rectificada o corregida, de tal manera   que concuerde con la realidad; (v) el derecho a excluir   información de una base de datos, bien porque se está haciendo un uso indebido   de ella, o por simple voluntad del titular –salvo las excepciones previstas en   la normativa.”    

11. Para la Sala el acopio y la conservación   de información debe hacerse con plena observancia de las prerrogativas que   componen los contenidos mínimos del derecho de habeas data. Tal   importancia deriva de la necesidad de salvaguardar su integridad y veracidad del   dato, con la finalidad de garantizar otros derechos de los titulares de la   información. En efecto, esta Corte ha afirmado que esa información permite el   acceso “(…) al goce efectivo de otros derechos fundamentales, toda vez que   los datos personales, laborales, médicos, financieros y de otra índole que están   contenidos en archivos y bases de datos, son la fuente de la información que se   utiliza para evaluar el cumplimiento de los requisitos para el reconocimiento de   derechos y prestaciones.”[61]    

12.  En conclusión, el derecho   de habeas data es un derecho fundamental autónomo, que le otorga al   titular de datos personales la posibilidad de exigir a las administradoras de   los mismos, el acceso, la inclusión, exclusión, corrección, adición,   actualización y certificación de la información allí contenida. La observancia   de las prerrogativas que hacen parte de los contenidos mínimos del mencionado   derecho en la administración de la información personal, permiten el goce   efectivo de otros derechos fundamentales, como sería el caso de la seguridad   social y pensiones, puesto que los datos personales, laborales, médicos, entre   otros, son la base de verificación para el reconocimiento de dichas   prestaciones.    

Relevancia constitucional de la historia laboral    

13. La historia laboral   de un empleado registra toda la información relacionada con su hoja de vida,   desempeño en el ejercicio de sus funciones, tiempo laborado y cotizaciones al   sistema general de seguridad social, entre otros datos. Por tal razón guarda una   estrecha relación con el ejercicio del derecho fundamental de habeas data.   Para esta Corporación: “(…) la historia laboral   contiene la información referente al tiempo laborado, las cotizaciones a la   seguridad social, los periodos de vacaciones disfrutados o pendientes, el   registro de sus cesantías, nombramientos, ascensos, traslados, retiros,   incapacidades, comisiones de trabajo, entre otros datos indispensables para el   goce de las prestaciones laborales que nuestro ordenamiento concede al   trabajador.”[62]    

En ese orden de ideas, en materia de historia laboral,   debe tenerse en cuenta que: i) la información que reposa en los archivos del   empleador son una referencia para el goce efectivo de derechos reconocidos por   la ley a los trabajadores, como sería el caso de la liquidación del empleado al   momento de terminar su contrato laboral o el pago de indemnizaciones por despido   injusto[64],   así como el acceso a las prestaciones de naturaleza pensional, entre otras.   Además ii) los errores en los datos administrados, su destrucción o deterioro,   podrían desconocer otros derechos fundamentales reconocidos en la Carta[65],   si las entidades encargadas de su custodia no adelantan las gestiones necesarias   para su corrección u reconstrucción[66].    

15.  En consecuencia, la Sala considera que la historia laboral de un empleado   reviste una innegable relevancia constitucional, puesto que en ella se encuentra   consignada toda la información relacionada con su trabajo, que le permite el   reconocimiento de derechos prestacionales, siempre y cuando se verifique el   cumplimiento de los requisitos legales para tal fin. Además, existe una relación   directa entre la historia laboral y el ejercicio de los derechos fundamentales   de petición y habeas data.    

Importancia de la administración de datos y archivos   públicos. Obligaciones de las entidades públicas. Trascendencia constitucional    

                                          

16.  La administración de datos o archivos públicos por parte de entidades de   naturaleza pública o privada, les impone la obligación de actualizar y   rectificar la información de la cual son guardas, además, deben garantizar el   acceso a la misma, por parte de cualquier persona, con las restricciones que la   Constitución y la ley establecen[67].    

17.  La obligación de las entidades públicas de ser responsables de sus archivos no   es reciente. La Ley 4ª del 20 de agosto de 1913[68],   estableció la obligación de las entidades públicas de entregar y recibir los   archivos y documentos con la debida referencia de inventario. Los funcionarios   públicos que incumplan esta función serán destinatarios de multas sucesivas[69].    

Además de lo anterior, esa ley estableció la validez de los certificados   expedidos por los secretarios y demás autoridades públicas en razón a sus   funciones[70], el derecho   de cualquier persona de solicitar información a los jefes o secretarios de las   oficinas públicas[71]  y a que se le expidan copias de los documentos y los archivos de las   dependencias de la entidad[72].    

Por ultimo consagró que: “El gobierno, en los asuntos nacionales, y las   asambleas departamentales, en los que los departamentos y municipios dispondrán   lo conveniente respecto del arreglo de los archivos (…)”[73]    

La Ley 43 del 9 de octubre de 1913[74],   establece determinadas reglas de conservación de los documentos que deben   reposar en los archivos públicos. El artículo 1º de la mencionada ley establece   que:    

“Todo documento oficial, destinado a reposar en los   archivos públicos, se extenderá a mano y con tinta indeleble, o que resista la   acción del tiempo, a fin de asegurar la conservación del texto, lo cual deberá   practicarse mientras no se disponga de tinta indeleble para máquina de   escribir.”    

El artículo 3º establece que:    

“Los jefes de Oficinas Públicas dictarán medidas   reglamentarias, eficaces, para que los oficios y demás documentos emanados de su   Despacho sean copiados de modo que el original y la copia queden legibles y   perduren.”  (negrillas fuera de texto)    

18.  Posteriormente, la Ley 57 del 5 de julio de 1985[75],   reguló en su artículo 12, el derecho de toda persona a consultar todos los   documentos que reposan en los archivos públicos, salvo aquellos que tienen   carácter reservado. Los artículos 15 al 25 de la mencionada ley, regulan el   procedimiento para la consulta y expedición de copias de los documentos   dispuestos en las dependencias administrativas.     

19.  En el año de 1989, mediante Ley 80 del 22 de diciembre de ese mismo año[76],   se creo el Archivo General de la Nación como un establecimiento público, del   orden nacional, adscrito al Ministerio de Gobierno, con personería jurídica,   patrimonio propio, autonomía administrativa y con domicilio en Bogotá[77].    

Entre las funciones que estableció esa ley para esa   entidad pública se encuentran[78]:    

i)  Establecer, organizar y dirigir el Sistema Nacional de Archivos, con el fin de   planear y coordinar la función archivística en toda la Nación, salvaguardar el   patrimonio documental del país y ponerlo al servicio de la comunidad.    

ii)  Fijar políticas y expedir los reglamentos necesarios para garantizar la   conservación y el uso adecuado del patrimonio documental de la Nación.    

iii)  Formular, orientar, coordinar y controlar la política nacional de archivos,   acorde con el Plan Nacional de Desarrollo.    

                    

20.  Por su parte, el artículo 39 de la Ley 80 de 1993[79],   reguló la obligación de las entidades estatales de gestionar las medidas que   demanden la preservación, inmutabilidad y seguridad de los originales de los   documentos que contengan los contratos estatales.    

21. A su turno, el   Decreto 1571 del 5 de agosto de 1998[80],   en su artículo 12, consagró la obligación de la administración de custodiar las   hojas de vida de los empleados públicos, trabajadores oficiales y contratistas   de prestación de servicios, aun después de terminada la relación legal y   reglamentaria y/o el contrato. La mencionada disposición es del siguiente tenor:   “Las hojas de vida de los empleados   públicos, de los trabajadores oficiales y de los contratistas de prestación de   servicios permanecerán en la unidad de personal o de contratos, o en la que haga   sus veces de la correspondiente entidad y organismo, aún después del retiro o de   la terminación del contrato y su custodia será responsabilidad del jefe de la   unidad respectiva.”    

22.  Recientemente, la Ley 594 del 14 de julio de 2000[81]  tuvo por objeto el establecimiento de las reglas y principios generales, que   regulan la función archivística del Estado[82].    

El artículo 2º de la ley contiene su ámbito de aplicación, el cual se extiende a   la administración pública en todos sus niveles, las entidades privadas que   cumplen funciones públicas y los demás organismos regulados.    

De conformidad con el artículo 4º de la ley, los principios que rigen la función   archivística son los siguientes:    

i) fines de los archivos: el objetivo   esencial es el de disponer de la documentación organizada, de tal manera que la   información institucional sea recuperable para uso de la administración en el   servicio al ciudadano y como fuente de la historia;    

ii) importancia de los   archivos:   los documentos que conforman los archivos son imprescindibles para la toma de   decisiones basadas en antecedentes, además, pasada su vigencia, son   potencialmente parte del patrimonio cultural;    

iii) institucionalidad   e instrumentalidad:   los documentos institucionalizan las decisiones administrativas y los archivos   constituyen una herramienta indispensable para la gestión administrativa,   económica, política y cultural del Estado y la administración de justicia;   son testimonio de los hechos y de las obras; documentan las personas, los   derechos y las instituciones. Como centros de información institucional,   contribuyen a la eficacia y secuencia de las entidades y agencias del Estado en   el servicio al ciudadano;    

iv) responsabilidad: los servidores   públicos son responsables de la organización, conservación, uso y manejo de los   documentos;    

v) dirección y coordinación de la   función archivística:  el Archivo General de la Nación es la entidad del Estado encargada de orientar y   coordinar la función archivística para coadyuvar a la eficiencia de la gestión   del Estado;    

vi) administración y   acceso:   es una obligación del Estado la administración de los archivos públicos y un   derecho de los ciudadanos el acceso a los mismos con las excepciones que   establezca la ley;    

vii) racionalidad: los archivos actúan   como elementos fundamentales de la racionalidad de la administración pública y   como agentes dinamizadores de la acción estatal;    

viii) modernización: el Estado buscará   fortalecer la infraestructura y la organización de sus sistemas de información;    

ix) función de los   archivos:   los archivos en un Estado de Derecho cumplen con una función probatoria,   garantizadora y perpetuadora;    

x) manejo y aprovechamiento de los   archivos:  el manejo y aprovechamiento de los recursos informativos de archivo responden a   la naturaleza de la administración pública y a los fines del Estado y de la   sociedad, siendo contraria cualquier práctica sustitutiva;    

xi) interpretación: las disposiciones   contenidas en la Ley 594 de 2000 deberán interpretarse conforme a la   Constitución Política y los tratados o convenios internacionales celebrados por   el Estado colombiano.      

De otra parte, en el artículo 5º de la ley se establece   el Sistema Nacional de Archivos, como un conjunto de instituciones archivísticas   articuladas entre si, que posibilitan la homogenización y normalización de los   procesos archivísticos, promueven el desarrollo de centros de información, la   salvaguarda del patrimonio documental y el acceso de los ciudadanos a la   información. Este Sistema General está integrado por: i) el Archivo General de   la Nación; ii) los archivos de las entidades del Estado en sus diferentes   niveles de la organización administrativa, territorial y por servicios; y iii)   los archivos privados. En todo caso, el Archivo General de la Nación orientará y   coordinará el Sistema Nacional de Archivos.    

La clasificación de los archivos públicos se encuentra   en los artículos 7, 8, y 9 de Ley 594 de 2000, a través de los siguientes   criterios de categorización:    

i)  desde el punto de vista de la jurisdicción y competencia pueden ser: a.   Archivo General de la Nación; b. Archivo General del Departamento; c. Archivo   General del Municipio; y d. Archivo General del Distrito.    

ii)  A partir del territorio pueden ser: a. archivos de entidades del orden   nacional; b. archivos de entidades del orden departamental; c. archivos de   entidades del orden distrital; d. archivos de entidades del orden municipal,   entre otros.    

iii)  Según la organización del Estado son: a. archivos de la rama ejecutiva;   b. archivos de la rama legislativa; c. archivos de la rama judicial, entre   otros.    

La administración de archivos está regulada en el   Titulo IV de la ley en cita, en el que se abarcan temas como: la obligatoria   creación, organización, preservación y control de los archivos[83].   En igual sentido se establecen normas de responsabilidad del Estado y de los   funcionarios públicos encargados de su custodia[84],   así como el manejo de las instalaciones para los archivos[85],   entre otros.    

El Título V de la Ley 594 de 2000[86],   regula la gestión de documentos, en especial los procesos archivísticos que   comprenden la producción o recepción, la distribución, la consulta, la   organización, la recuperación y la disposición final de los mismos[87].    

La regulación de la forma de conservar los documentos   se encuentra en el Título XI de la ley[88].   En esa disposición se establece la obligación de la administración pública de   implementar un sistema integrado de conservación en cada una de las fases del   ciclo vital de los documentos[89].    

23.  Actualmente, la Ley Estatutaria 1712 del 6 de marzo de 2014[90]  reguló el derecho de acceso a la información pública[91],   bajo el principio de máxima publicidad para el titular universal, es decir, que   toda información en posesión, bajo el control o custodia de un sujeto obligado   (entidades estatales) es pública y no podrá ser reservada o limitada sino por   disposición constitucional o legal[92].   Además, estableció la obligación de la administración de asegurarse que existan   procedimientos claros para la creación, gestión, organización y conservación de   sus archivos, con base en los lineamientos que en la materia profiera el Archivo   General de la Nación.    

24.  Lo expuesto permite concluir que las entidades públicas de cualquier orden son   responsables de mantener la información y, en especial, conservar los documentos   que reposan en sus archivos. Esa función, que implica obligaciones de acceso y   conservación entre otras, tiene trascendencia constitucional porque su ejercicio   materializa los derechos fundamentales de petición y habeas data, además,   los datos que guardan y administran, pueden permitir el goce efectivo de otros   derechos por parte de los titulares de la información[93].    

En ese sentido, en sentencia T-214 de 2004[94],   manifestó:    

“Los   archivos, en contextos de complejidad sistémica como los son las sociedades   contemporáneas, suponen no sólo la correcta organización de los documentos que   se producen en el ejercicio estatal, sino que implican la posibilidad de ejercer   derechos tan diversos como el acceso a la información y el goce efectivo de   prestaciones sociales –entre otros-[95].   Constituye además, uno de los pilares sobre los cuales se edifica el Estado de   derecho en la modernidad: la posibilidad de ejercer control social, político y   jurídico de las actuaciones que se desarrollan al interior de Administración   pública. En la sistematización de la información, además, se manejan un saber y   un poder específicos que, como tales, deben estar abiertos al conocimiento y   debate públicos –dadas ciertas excepciones-.”    

Obligaciones generales y específicas de las entidades   públicas en la administración de los datos personales que custodian. La   obligación de reconstrucción del expediente    

25.  Como se ha advertido   anteriormente, las entidades públicas que administran información, deben   observar una serie de obligaciones que les imponen los derechos de petición y de   habeas data. Esta Corporación ha precisado que existe una obligación general   de seguridad[96]  y diligencia en la administración[97]  y conservación de datos personales que reposan en los archivos que custodian.    

En efecto, en sentencia C-1011 de 2008[98],   este Tribunal advirtió que:    

“(…) la fijación de estos principios (se   refiere a aquellos que orientan la administración de datos) no es incompatible   con la posibilidad que se prediquen, a partir de normas constitucionales y   legales, otros deberes a los titulares, fuentes, administradores y usuarios de   la información personal, como es el caso de una obligación de diligencia y   seguridad en el manejo de los datos personales (…)”    

En efecto, esta Corporación ha resaltado el deber de   las entidades públicas de reconstrucción del archivo por pérdida o destrucción,   puesto que:    

“Cuando los archivos de una entidad hayan desaparecido   por causas ajenas a la misma administración, y la información allí depositada   sea necesaria para tomar una decisión de fondo respecto de un proceso judicial o   administrativo, esta Corte ha establecido la obligación de que dicha información   sea reconstruida.”[102]    

En sentencia T-600 de 1995[103],   la Corte ante la pérdida de un expediente que contenía un trámite de amparo   policivo, ordenó, con fundamento en el artículo 133 del Código de Procedimiento   Civil de la época, la reconstrucción del expediente en el menor tiempo posible.    

En posterior pronunciamiento, este Tribunal consideró que: “Es posible que por circunstancias múltiples el expediente o   parte del mismo llegue a extraviarse. Frente a tal inconveniente, la legislación   ha establecido el proceso de reconstrucción de expediente, normado, en términos   generales, en el Código de Procedimiento Civil, artículo 133.”[104]    

La obligación de reconstrucción de los archivos públicos fue reiterada por esta   Corporación en sentencia T-048 de 2007[105], en la que   afirmó: “Es parte esencial de todo proceso o   actuación administrativa la existencia de un expediente con base en el    cual se pueda determinar lo necesario para proferir una decisión de fondo. Es   posible que por circunstancias múltiples el expediente o parte del mismo llegue   a extraviarse. Frente a tal inconveniente, la legislación ha establecido el   proceso de reconstrucción de expediente, normado, en términos generales, en el   Código de Procedimiento Civil, artículo 133.”    

En materia de   reconstruccion de documentos que contienen la historia laboral del trabajador,   la Corte ha considerado que esta es una obligación de la administración pública   y que tal situación no puede trasladarse al ciudadano, puesto que esa   información es necesaria para el reconocimiento de derechos pensionales de quien   fuera empleado. En ese sentido consideró esta Corporación que:    

“En el caso que ocupa la atención de la Sala, los archivos que   contenían la información laboral del actor no se encuentran porque al parecer   fueron destruidos como resultado de las tomas guerrilleras, y aunque resulte   lamentable esta situación, la Alcaldía Municipal debió reconstruir los   expedientes que resultaron afectados por esta situación. No hacerlo, constituye   una grave violación a los derechos de las personas que trabajaron al servicio de   la administración municipal, pues casos como el presente se esta impidiendo el   acceso a una futura pensión de vejez.”[106]    

En sentencia T-753 de   2012[107] este Tribunal reiteró la   necesidad de que la administración reconstruya su archivo público ante el   extravío de los documentos que lo componen, con la finalidad de proteger   derechos que pueden derivarse de los mismos cuyos titulares son los ciudadanos.   Nuevamente en esta oportunidad, la orden de reconstruccion tuvo como fundamento   el artículo 133 del Código de Procedimiento Civil de la época. Al respecto,   manifestó que:    

“Para que un juez pueda proferir una decisión de fondo es   indispensable que cuente con documentos y soportes que le den claridad al   momento de resolver, cumpliendo siempre las garantías del debido proceso. Sin   embargo, por diferentes circunstancias puede ocurrir que el expediente o parte   del mismo lleguen a extraviarse, dificultando la tarea del juez.    

(…) Del mismo modo sucede con la Administración, que en su diario   desenvolvimiento puede verse en dificultad de actuar en debida forma respecto a   terceros, por circunstancias adversas en las que a causa del extravío de   documentos que están en su poder se causa detrimento a los intereses de los   administrados.     

(…) Ante tal eventualidad, el ordenamiento diseñó la reconstrucción   de expedientes y documentos, consagrado en el Código de Procedimiento Civil,   artículo 133, como herramienta eficaz en la protección de los derechos   fundamentales al debido proceso, defensa, contradicción, acceso a la justicia,   etc.”    

Posteriormente, en   sentencia  T-592 de 2013[108], la Corte reiteró  la   importancia constitucional de la reconstruccion del archivo público,   procedimiento que en esta oportunidad, debía realizarse con fundamento en el   artículo 126 del Código General del Proceso.    

Recientemente en sentencia   T-926 de 2013[109]  esta Corporación, ante la   necesidad de reconstruir la historia laboral de un empleado, manifestó que:    

“(…) cuando la empresa tenga dificultades para suministrar la   información solicitada por el empleado, ya sea porque se extravió, se   desapareció o simplemente no se tuvo la precaución de guardar esta información,   esta deberá realizar un esfuerzo por suministrar lo solicitado de acuerdo con   los archivos que tiene bajo su custodia, y si fuere el caso deberá intentar   reconstruir el expediente laboral del solicitante, si definitivamente le resulta   imposible suministrarle dicha información deberá indicarle al peticionario la   entidad, dependencia o el procedimiento a seguir para lograr obtener lo   requerido y de esta manera satisfacer el derecho a la información.”    

27.  Ahora bien, en materia de procedimiento para la reconstrucción de documentos y   expedientes por parte de entidades públicas, el Archivo General de la Nación   profirió el Acuerdo número 07 del 15 de octubre de 2014[110]  , el cual se aplica a todas las instituciones del Estado en sus diferentes   niveles: nacional, departamental, distrital, municipal, de las entidades   territoriales indígenas, y demás entidades territoriales que se creen por ley,   así como las entidades privadas que cumplen funciones públicas, y demás   organismos regualdos por la Ley 594 de 2000[111].    

El objeto de la norma en   mención es el de establecer el procedimiento técnico archivístico que debe   seguirse para la reconstrucción de los expedientes[112],   entendido como el proceso técnico que debe adelantarse con aquellos expedientes   que se han deteriorado, extraviado o se encuentran incompletos, para lograr su   integridad, autenticidad, originalidad y disponibilidad[113].    

Los artículos 7 al 12 del   Acuerdo regulan el procedimiento para la reconstrucción que contempla: i)   denuncia a la Fiscalía General de la Nación[114]; ii) requerimiento a terceros[115];   iii) práctica de pruebas[116]; iv) el valor probatorio del   expediente reconstuido[117], entre otros.    

28. Con base en lo expuesto se puede concluir que: i) las   entidades que administran los archivos públicos tienen una obligacion general de   seguridad y diligencia en la conservación de la información personal que   custodian; ii) la Corte ha identificado deberes específicos de corrección,   reconstrucción e indemnización, por el mal manejo de los datos por parte de las   entidades que los custodian; iii) en materia de reconstrucción de archivos y   expedientes de la administración, la jurisprudencia de esta Corporación lo ha   ordenado con fundamento en las disposiciones del Código de Procedimiento Civil y   actualmente, las del Código General del Proceso; y iv) recientemente el Archivo   General de la Nación expidió el Acuerdo número 07 del 15 de octubre de 2014, que   regula el proceso de reconstrucción de expedientes por parte de las entidades   públicas.    

Ahora bien, estima la Sala   necesario analizar el procedimiento administrativo de acceso a la información de   los archivos de las entidades públicas y la especial prohibición de exigir   documentos originales o autenticados, cuando los mismos reposan en sus   dependencias.    

Procedimiento administrativo ante las entidades   públicas. Prohibición de exigir documentos originales o autenticados a los   peticionarios cuando los mismos reposan en su archivo    

29.  La administración pública ha realizado esfuerzos reglamentarios y legales   tendientes a facilitar el acceso de las personas a la informacion que reposa en   sus archivos, a través de la supresión de procedimientos, requisitos y trámites   innecesarios, como lo era la exigencia a los ciudadanos de documentos originales   o copias autenticadas cuando aquellos reposan en el archivo de la entidad   estatal.    

30. Asi las cosas, el   Decreto 2150 del 5 de diciembre de 1995[118]  , estableció en su artículo 13 que: “En todas las actuaciones públicas, queda   prohibida la exigencia de copias o fotocopias de documentos que la entidad tenga   en su poder, o a los que la entidad pública tenga facultad legal de acceder.”    

31. Con posterioridad,   el Decreto 19 del 10 de enero de 2012[119],   eliminó la obligación de los ciudadanos que adelanten procedimientos ante la   administración de presentar documentos que reposen en los archivos de la entidad   pública. El artículo 9º de esa norma es del siguiente tenor literal:    

“Cuando se esté adelantando un trámite ante la   administración, se prohíbe exigir actos administrativos, constancias,   certificaciones o documentos que ya reposen en la entidad ante la cual se está   tramitando la respectiva actuación.”    

32. La Ley estatutaria   1712 del 6 de marzo de 2014, consagró como principios de acceso a la información   la razonabilidad, proporcionalidad y la facilitación entre otros[120]. Este   último en especial, hace referencia a la obligación de la administración pública   de garantizar y facilitar el acceso a la información, con exclusión de   exigencias o requisitos que puedan obstruirlo o impedirlo.    

33. En conclusión, no   son admisibles dentro de los procedimientos administrativos, aquellas exigencias   a los ciudadanos de documentos (originales o copias autenticadas) que reposan en   sus archivos. Estos requerimientos estan proscritos y su utilización constituye   un exceso ritual manifiesto en las actuaciones que se surten ante la   administración pública.    

Valor probatorio de documentos en copia simple que   reposan en el archivo de una entidad pública    

34. Procede esta Sala   de Revisión a estudiar el valor probatorio de los documentos en copia simple que   reposan en el archivo de una entidad pública.    

El artículo 252 del Código de Procedimiento   Civil establecía que: “Es auténtico un documento cuando existe certeza sobre   la persona que lo ha elaborado, manuscrito o firmado. El documento público se   presume auténtico, mientras no se compruebe lo contrario mediante tacha de   falsedad.”    

En ese momento, la norma solo se refirió a   la autenticidad de los documentos privados siempre que se cumplieran las   condiciones establecidas por la norma, esto es, haber sido reconocido ante juez   o notario, aportado a un proceso judicial y la parte a quien se opone no lo   hubiere tachado de falso, entre otras.    

En   relación con el valor probatorio de las copias, el artículo 254 del Código de   Procedimiento Civil, disponía que solo tendrían el mismo valor probatorio de los   originales en los siguientes casos:    

“1. Cuando hayan sido autorizadas   por notario, director de oficina administrativa o de policía, o secretario de   oficina judicial, previa orden del juez, donde se encuentre el original o una   copia autenticada.    

2. Cuando sean autenticadas por   notario, previo cotejo con el original o la copia autenticada que se le   presente.    

3. Cuando sean compulsadas del   original o de copia autenticada en el curso de inspección judicial, salvo que la   ley disponga otra cosa.”    

Posteriormente, la Ley 1395 del 12 de julio   de 2010, avanzó hacia la superacion de la distinción del valor probatorio de   documentos originales y aquellos aportados en copias. A tal efecto el artículo   11 de la mencionada ley, que adicionó el artículo 252 del Código de   Procedimiento Civil, consagró que: “En todos los procesos, los documentos   privados manuscritos, firmados o elaborados por las partes, presentados en   original o en copia para ser incorporados a un expediente judicial con fines   probatorios, se presumirán auténticos, sin necesidad de presentación personal ni   autenticación.”    

35. Por su parte, el   artículo 215 de la Ley 1437 de 2011[121],   consagraba que “Se presumirá, salvo prueba en contrario, que las copias   tendrán el mismo valor del original cuando hayan sido tachadas de falsas, para   cuyo efecto se seguira el trámite dispuesto en el Código de Procedimiento   Civil.”    

36.  Actualmente, el Código General del Proceso, en su artículo 244, regula el valor   probatorio de las copias de los documentos publicos de la siguiente manera: “Los   documentos públicos y los privados emanados de las partes o de terceros, en   original o en copia, elaborados, firmados o manuscritos, y los que contengan la   reproducción de la voz o de la imagen, se presumen auténticos, mientras no hayan   sido tachados de falso o desconocidos, según el caso.”    

37. La jurisprudencia   del Consejo de Estado ha empezado a morigerar su posición interpretativa en   relación con el valor probatorio de las copias simples de documentos públicos.   En efecto, en sentencia del 19 de junio de 2013, manifestó que:    

“(…)    cuando la parte contra la cual se aducen las copias conserva el original de los   documentos y, por lo tanto, está en capacidad de efectuar un cotejo y de   tacharlas de falsedad si ello fuera procedente. (…) debe señalarse que las   pruebas traídas en copia simple por la parte actora que corresponden a los   documentos expedidos por la demandada pueden ser apreciadas por la Sala debido a   que se entiende que los originales deben necesariamente reposar en sus archivos,   y que las copias no fueron tachadas de falsedad por la entidad pudiendo haber   sido cotejadas”[122]    

Posteriormente, ese alto Tribunal afirmó que:    

“Desconoce de manera   flagrante los principios de confianza y buena fe el hecho de que las partes   luego del trámite del proceso invoquen como justificación para la negativa de   las pretensiones de la demanda o para impedir que prospere una excepción, el   hecho de que el fundamento fáctico que las soporta se encuentra en copia simple.   Este escenario, de ser avalado por el juez, sería recompensar una actitud   desleal que privilegia la incertidumbre sobre la búsqueda de la certeza   procesal. De modo que, a partir del artículo 228 de la Constitución Política el   contenido y alcance de las normas formales y procesales -necesarias en cualquier   ordenamiento jurídico para la operatividad y eficacia de las disposiciones de   índole sustantivo es preciso efectuarse de consuno con los principios   constitucionales en los que, sin hesitación, se privilegia la materialización   del derecho sustancial sobre el procesal, es decir, un derecho justo que se   acopla y entra en permanente interacción con la realidad a través de vasos   comunicantes”.[123]    

38.  De otra parte, recientemente en sentencia SU-774 de 2014[124],   cambió su jurisprudencia contenida en la sentencia SU-226 de 2013[125]  y la Corte consideró que la intensión del Legislador al expedir el Código   General del Proceso, fue la de reducir los requisito formales que impidan la   valoración probatoria de los documentos públicos aportados en copia simple. Así   las cosas, consideró que:    

“La jurisprudencia   debe estar a tono con los cambios normativos y decisiones legislativas que se   han planteado. No resulta acorde mantener una tesis jurisprudencial en la cual   se pueda interpretar una ponderación mayor hacia las formas procesales en   relación con el valor probatorio de las pruebas documentales. Así mismo es   indispensable tener en cuenta la reciente jurisprudencia del máximo tribunal   judicial de lo contencioso administrativo en tanto es el órgano encargado de   establecer las reglas jurisprudenciales que se deben seguir en dicha   jurisdicción.”    

39.  A modo de conclusión, tanto las normas procesales, como la jurisprudencia del   Consejo de Estado y de la Corte Constitucional, han avanzado hacia otorgar pleno   valor probatorio a los documentos públicos aportados en copias simples y que   además reposan en los archivos de las entidades del Estado, en las   circunstancias descritas y no hayan sido tachados de falsos.    

Derecho constitucional a la seguridad social y su   relación con el derecho fundamental al mínimo vital    

40. Esta Corporación ha   definido la naturaleza constitucional del derecho a la seguridad social, con   fundamento en el artículo 48 Superior, al establecer que debe garantizarse a   todos los habitantes el derecho irrenunciable a la seguridad social[126]  y en especial a los derechos pensionales. El amparo de los derechos sociales fue   admitido por esta Corporación desde el año 1992[127], bajo la   tesis de la “conexidad”, cuando se demuestra un nexo inescindible entre el   derecho social y un derecho fundamental[128]. Sin embargo, actualmente   la Corte abandonó el análisis del carácter ius fundamental por conexidad   de los derechos sociales a partir de argumentaciones ajenas a la naturaleza   propia del derecho como lo proponía la tesis previa[129], para   permitir su protección por vía de tutela, una vez se han definido, por el   Legislador o por la administración en los distintos niveles territoriales, las   prestaciones debidas de forma clara y precisa, de manera que constituyan   derechos subjetivos de aplicación directa.[130]    

En materia del derecho a la seguridad   social, ha establecido esta Corporación que:    

“…  una vez ha sido provista la estructura básica sobre la cual ha   de descansar el sistema de seguridad social, lo cual, además de los elementos ya   anotados –prestaciones y autoridades responsables-; a su vez supone el   establecimiento de una ecuación constante de asignación de recursos en la cual   están llamados a participar los beneficiarios del sistema y el Estado como   último responsable de su efectiva prestación; la seguridad social adquiere el   carácter de derecho fundamental, lo cual hace procedente su exigibilidad por vía   de tutela…”[131]    

41.  En el sistema universal de protección de derechos humanos, el artículo 9º del   Pacto Internacional de Derechos Económicos Sociales y Culturales (PIDESC),   dispone la garantía del derecho a la seguridad social, entendido de vital importancia para:    

“… garantizar a todas las   personas su dignidad humana cuando hacen frente a circunstancias que les privan   de su capacidad para ejercer plenamente los derechos reconocidos en el Pacto”[132]. [Además], “… el derecho   a la seguridad social incluye el derecho a obtener y mantener prestaciones   sociales, ya sea en efectivo o en especie, sin discriminación, con el fin de   obtener protección, en particular contra:  a) la falta de ingresos   procedentes del trabajo debido a enfermedad, invalidez, maternidad, accidente   laboral, vejez  o muerte de un familiar;  b) gastos excesivos de atención de salud;    c) apoyo familiar insuficiente, en particular para los hijos y los familiares a   cargo.”[133] (Negrillas fuera de texto)    

42. La Declaración Americana de los Derechos y Deberes del   Hombre[134], en el artículo XVI   establece el derecho a la seguridad social como la protección “… contra las   consecuencias de la desocupación, de la vejez y de la incapacidad que,   proveniente de cualquier otra causa ajena a su voluntad, la imposibilite física   o mentalmente para obtener los medios de subsistencia.”    

43. En el numeral 1º del artículo 9º del Protocolo Adicional a la Convención   Interamericana de Derechos Humanos, se estableció que el derecho a la seguridad   social tiene como finalidad proteger a las personas contra las consecuencias de   la vejez, que obstaculiza la obtención de medios para llevar una vida digna y   decorosa.    

44. En conclusión, es   innegable la relación que existe entre el derecho a la seguridad social, en   especial los derechos pensionales y el derecho fundamental al mínimo vital, más   aun, cuando se trata de personas que se encuentran en estado de indefensión, y   son destinatarias de una especial protección constitucional, como aquellas de la   tercera edad.    

Caso concreto    

45.  El caso que es objeto de estudio por parte de esta Sala de Revisión, versa sobre   la acción de tutela interpuesta por el señor Rafael Enrique Hernández, contra el   municipio de Montería, al considerar vulnerados sus derechos fundamentales   al mínimo vital, a la vida digna y a la seguridad social, presuntamente   vulnerados por la entidad accionada al negarse a reconocer su pensión de vejez,   tras considerar que los documentos aportados por el accionante y los que se   encuentran en el archivo público son copias simples, situación que impide   acceder a la petición del actor. Solicita del juez de amparo se ordene a la   entidad pública accionada reconozca y pague la pensión de jubilación.    

Los Juzgados de instancia negaron la pretensión al   considerar que la acción de tutela no es el medio idóneo para reclamar lo   solicitado, pues el accionante cuenta con otros medios de defensa judicial (la   jurisdicción contenciosa administrativa) para exigir el reconocimiento y pago de   la pensión de jubilación a la que cree tener derecho. Además no encontraron   acreditada la configuración de un perjuicio irremediable.    

46. Como se advirtió   anteriormente,   conforme a la demanda, la respuesta de la entidad pública y las pruebas   recaudadas en sede de revisión, el estudio del expediente de la referencia debe   abarcar tanto la presunta vulneración de los derechos fundamentales de petición,   habeas data, así como el derecho constitucional de la seguridad social y su   protección por vía de amparo.    

En ese orden de ideas, primero   deberá establecerse la procedibilidad de la presente solicitud de amparo para la   protección de los derechos mencionados anteriormente. Encuentra esta Sala que la   presente acción de tutela procede como mecanismo definitivo para salvaguardar   los derechos fundamentales de petición, habeas data y del derecho   constitucional a la seguridad social, con base en los siguientes fundamentos:    

i) Si   bien existen mecanismos ordinarios (ante la jurisdicción contenciosa   administrativa) para que el actor pueda hacer valer sus pretensiones de   reconocimiento y pago de su derecho pensional, estos no son idóneos ni eficaces   y su obligación de agotamiento, se imponen como una carga desproporcionada al   actor debido a su avanzada edad (75 años), su deteriorado estado de salud y su   precaria situación económica, condiciones que lo ubican en un grupo de especial   protección constitucional.    

ii) Se supera el   requisito de la inmediatez, puesto que, el actor presuntamente cumplió los   requisitos para acceder a la pensión de jubilación en el año de 1990 (esto es   más 25 años atrás), momento en el que tenía 50 años de edad, pese a lo cual la   vulneración de sus derechos fundamentales se ha perpetuado en el tiempo, es   decir, las mismas tienen vocación de actualidad al afectar el mínimo vital del   accionante y tratarse de derechos imprescriptibles por el paso del tiempo. Sin   duda, el hecho de haberse solicitado el reconocimiento de la pensión previamente   no implica que la actual situación económica del actor no exija la intervención   urgente del juez constitucional.    

47. Superado el análisis formal de   procedibilidad de la acción de tutela, la Sala pasa a verificar si en el   presente asunto se han producido las vulneraciones acusadas a los derechos   fundamentales de petición, habeas data y al derecho constitucional de seguridad   social.    

48. En relación con la pretensión de   tutelar el derecho a la seguridad social del accionante, encuentra la Corte que   no tiene vocación de prosperidad, porque no existe certeza sobre las especiales   y concretas condiciones laborales en las que trabajó el accionante en las   Empresas Municipales de Montería, como pasa a demostrarse a continuación:    

Existen en el expediente dos certificaciones. La   primera es la constancia del   21 de octubre de 2005, suscrita por la funcionaria Edilia Boneth Payares en   calidad de Coordinadora de la Oficina de Gestión Humana del Municipio de   Montería[135],   en la que dijo que: i) el señor Rafael Enrique Hernández Rosario se desempeñó   como capataz de mantenimiento de la sección de alcantarillado de las Empresas   Públicas Municipales de esa ciudad; ii) la prestación de sus servicios   comprendió desde el 1º de enero de 1962 (según acta de posesión No. 038 del 24   de febrero de 1962) hasta el 10 de mayo de 1982 (según fotocopia simple del   oficio No. 037 del 10 de mayo de 1982); iii) su asignación básica mensual en el   año de 1982 ascendía a la suma de $51.500.oo; iv) su tiempo de servicios fue de   veinte (20) años, tres (3) meses, y dieciséis (16) días.    

La segunda, es la constancia del 15 de octubre de 2008,   suscrita por Clara Pastrana Gracia, en calidad de Coordinadora del Área Gestión   Talento Humano del Municipio de Montería, en la que certificó que[136]:   i) el señor Rafael Hernández Rosario trabajó al servicio del Municipio de   Montería en el cargo de “CAPATAZ DE MANTENIMIENTO EN LA SECCIÓN DE   ALCANTARILLADO DE LAS EMPRESAS PUBLICAS MUNICIPALES”; ii) él desempeñó sus   labores entre el 24 de enero de 1962 (según acta de posesión No. 038) y el 10 de   mayo de 1982 (según Resolución No. 00022 del 10 de mayo de 1982); iii) su tiempo   de servicios fue de veinte (20) años, tres (3) meses y dieciséis (16) días; iv)   su asignación mensual básica para el año 1982 era de $51.500, prima de navidad   de $51.500, prima vacacional de $25.500 y vacaciones de $25.500.oo    

Como puede verse, estas constancias presentan inconsistencias en relación con:   i) el momento de inicio de las labores, puesto que una de ellas indica que fue   el 1º de enero de 1962 y la otra que dicho trabajador prestó sus servicios desde   el 24 de enero de ese mismo año; ii) ambas certificaciones refieren que la   posesión del actor se realizó mediante acta número 038 del 24 de febrero de   1962, fecha que no coincide con el inicio de las labores por parte del   accionante; y iii) no existe claridad en la forma de terminación del vínculo   laboral, ya que una de las constancias refiere que el mismo se terminó mediante   oficio No. 037 del 10 de mayo de 1982 y la otra refiere su forma de terminación   mediante resolución No. 037 del 10 de mayo de ese mismo año.    

Además, en sede de revisión se solicitó a la accionada certificar la vinculación   laboral del señor Tony Espitia, quien presuntamente, en calidad de Secretario de   las Empresas Municipales de Montería, le comunicó al actor, el 10 de enero de   1962, la Resolución No. 011 de ese mismo mes y año, para que se vinculara a esa   entidad a partir del 1º de enero de ese año. La Alcaldía de Montería mediante   certificación del 28 de mayo del 2015, negó que el mencionado señor hubiese   prestado sus servicios al Municipio. Situación que genera serias dudas sobre las   circunstancias que rodearon la  vinculación del actor a la entidad territorial.    

Aunado a lo anterior, desconoce la Sala los periodos de cotización al sistema de   seguridad social, el régimen contractual del señor Hernández Rosario y la   naturaleza de su cargo, información trascendental para el reconocimiento de sus   derechos pensionales. Por esas razones la Sala solicitó en su momento al actor   aclarar algunos aspectos sobre su particular situación laboral, pese a lo cual   él ni su apoderado judicial contestaron el requerimiento.    

Por lo expuesto, la Sala negará el amparo al derecho constitucional de seguridad   social solicitado por el accionante.    

49. Sin embargo, en relación con los   derechos fundamentales de petición y habeas data, encuentra esta Sala que   fueron desconocidos por la Alcaldía de Montería durante el procedimiento   administrativo, que se inició con las reclamaciones pensionales del accionante.    

En efecto, la administración negó sus   peticiones, al establecer que: “(…) revisada la carpeta contentiva de la   hoja de vida del señor RAFAEL ENRIQUE HERNANDEZ ROSARIO, se encontró copias   simples de Actas de Posesión con firmas de sellos más no originales, sobre   el cargo de Capataz de Mantenimiento de la Sección de Alcantarillado Empresas   Públicas Municipales”.[137] (negrillas   fuera de texto). Es decir, fue negada su solicitud por la ausencia de documentos   originales o copias autenticadas en los archivos de la entidad. Esos actos   administrativos vulneraron sus derechos fundamentales de petición y habeas   data y además, implicaron un incumplimiento de los deberes generales y   específicos en materia de administración de archivos públicos.    

La ausencia de tales documentos, que   constituyen la historia laboral del actor, afecta gravemente la posibilidad de   que pueda acceder al goce efectivo de su derecho a la seguridad social en   especial a la pensión y generó para la administración la obligación de   reconstruir inmediatamente su archivo público. Observa la Corte una clara   conducta negligente y de desidia de la entidad accionada, materializada en el   mal manejo de la información personal del señor Rafael Enrique Hernández, fallas   que no pueden ser trasladadas al ciudadano. En ese sentido esta Corporación ha   manifestado que:    

“(…) la jurisprudencia de   la Corte ha fijado una y otra vez el criterio consistente en que la   administración no puede trasladar al peticionario las fallas o deficiencias en   el manejo de la información que está obligada a guardar en sus archivos. Ha   señalado, además, que el ejercicio de un derecho fundamental como el de   petición, no puede verse truncado por el descuido administrativo con el que se   maneja su archivo documental, ya que de todas formas “la responsabilidad de acreditar sobre   la ocurrencia de un determinado acto, situación o circunstancia ocurridos   durante el cumplimento de las funciones públicas se mantiene en cabeza de la   misma [la administración], aun cuando la colaboración del peticionario en la   complementación de la documentación resulte viable y pertinente, a fin de   resolver a cabalidad sobre la solicitud formulada.”[138]”[139]    

En otro pronunciamiento, expresó este   Tribunal que:    

“En relación con las fallas de información sobre la historia laboral   del actor, la Sala reitera que las consecuencias de dichas anomalías no pueden   ser trasladadas al accionante. La protección de los derechos fundamentales que   se puedan ver afectados por esa información y el principio de buena fe, exigen   que la administración maneje de manera diligente esa información y mantenga   actualizados los datos de quienes han prestado sus servicios al municipio e   impiden que se traslade a los individuos la carga de demostrar situaciones cuya   prueba e información está en manos de la propia administración. Tal como lo ha   reiterado esta Corporación, el derecho al habeas data tiene una dimensión   positiva que comprende, a lo menos, (i) el derecho a figurar en los archivos de   información o en las bases de datos de las cuales depende el acceso a un derecho   o servicio básico; (ii) el derecho a que la información sea correcta, completa y   actualizada; y (iii) el derecho a que circule por los conductos regulares de   manera efectiva y oportuna hasta la autoridad administrativa competente para   decidir sobre el acceso al derecho o al servicio.    

En consecuencia, como quiera que las fallas en el almacenamiento,   actualización y circulación interna de información completa, oportuna y   actualizada sobre la historia laboral del accionante, así como sobre los   posibles aportes de seguridad social pueden afectar el goce efectivo de los   derechos fundamentales de habeas data y seguridad social y, además, vulnerar el   principio de buena fe, encuentra la Corte que es necesario que la administración   municipal de San Benito Abad adopte en el corto plazo las medidas y correctivos   necesarios para superar este tipo de irregularidades que puedan poner en peligro   el goce efectivo de los derechos fundamentales del accionante (…)”[140]    

Al negarle la entidad pública accionada   valor probatorio a los documentos en copia simple aportados por el actor y que   deben reposar en sus archivos, para abstenerse de conceder la petición de   pensión presentada por aquel, constituye un exceso ritual manifiesto por exigir   documentos originales o copias autenticadas y además, se aparta de la   jurisprudencia del Consejo de Estado y de esta Corporación, en materia de valor   probatorio de documentos públicos aportados en copia por los ciudadanos y que   además deben reposar en sus archivos en tales condiciones.    

En efecto, este Tribunal ha expuesto que el exceso ritual manifiesto se   estructura cuando:    

“(…) un   funcionario utiliza o concibe los procedimientos como un obstáculo para la   eficacia del derecho sustancial y por esta vía, sus actuaciones devienen en una   denegación de justicia.”[141] Es decir que el   funcionario judicial incurre en un defecto procedimental por exceso ritual   manifiesto cuando no tiene presente que el derecho procesal es un medio para la   realización efectiva de los derechos de los ciudadanos,[142] y   renuncia conscientemente a la verdad jurídica objetiva que se desprende del   material probatorio, y prefiere una aplicación en exceso rigurosa del derecho   procesal, lo cual conduce al desconocimiento de derechos fundamentales.[143]”[144]    

50. Así las cosas, esta Sala de   Revisión tutelará los derechos fundamentales de petición y de habeas data   del actor y ordenará que en un término de veinticuatro (24) horas, contadas a partir   de la notificación de la presente sentencia, si no lo ha hecho aún, inicie la   reconstrucción del archivo público que contiene la historia laboral del señor   Rafael Enrique Hernández Rosario. La administración deberá adoptar una decisión   definitiva sobre la historia laboral del actor dentro de los veinte (20) días   siguientes a la notificación de este fallo, con base en el Acuerdo número 007   del 15 de octubre de 2014 proferido por el Archivo General de la Nación. En todo   caso deberá observar las siguientes reglas:    

i) No podrá exigir al actor documentos   adicionales a los que ya aportó en distintas ocasiones a esa entidad pública.    

ii) Por ningún motivo se le exigirá al   actor la presentación de documentos originales o copias autenticadas   relacionadas con su historia laboral.    

iii) Los documentos en copia simple que   reposan en su archivo público tienen plena eficacia probatoria para reconstruir   la historia laboral del accionante.    

iv) En caso de encontrar   inconsistencias en la información que ha aportado el señor Rafael Enrique   Hernández Rosario o aquella que reposa en sus archivos, la administración deberá   poner en conocimiento de las autoridades judiciales competentes tal situación.   Sin embargo, tales irregularidades no serán obstáculo para que el expediente sea   reconstruido en los términos establecidos por la ley, el reglamento y la   jurisprudencia constitucional.    

51. Además, se ordenará a la Alcaldía de Montería que una   vez reconstruido el archivo público, dentro de los plazos establecidos en el   numeral anterior, proceda dentro de los cuarenta y ocho (48) horas siguientes a   resolver la petición de reconocimiento y pago de la pensión de jubilación del   señor Rafael Enrique Hernández Rosario. Se advierte al ente municipal que en   ningún caso podrá extenderse del término otorgado por la Corte ni hacer   exigencias documentarias adicionales al accionante.    

DECISIÓN    

Conforme a lo   expuesto, la Sala Quinta de Revisión de la Corte Constitucional, administrando   justicia en nombre del pueblo, y por mandato de la Constitución Política,    

RESUELVE:    

Primero.- REVOCAR las sentencias   proferidas el 15 de julio de 2014, por el Juzgado Tercero Civil Municipal de   Montería y el 20 de agosto del mismo año, por el Juzgado Tercero Civil del   Circuito de la misma ciudad, dentro de la acción de tutela promovida por Rafael   Enrique Hernández contra el municipio de Montería. En su lugar CONCEDER   el amparo al señor Rafael Enrique Hernández Rosario de sus derechos   fundamentales de petición y habeas data.    

Segundo.- ORDENAR a la Alcaldía   Municipal de Montería adoptar las medidas necesarias para que, en el término de   veinticuatro (24) horas, contadas a partir de la notificación de la presente   sentencia, si no lo ha hecho aún, inicie la reconstrucción del archivo público   que contiene la historia laboral del señor Rafael Enrique Hernández Rosario. La   administración deberá adoptar una decisión definitiva sobre la historia laboral   del actor dentro de los veinte (20) días siguientes a la notificación de este   fallo, de conformidad con las normas vigentes en la materia y lo dispuesto en la   parte motiva de esta providencia (numeral 50). En todo caso, por ningún motivo   la administración municipal podrá exceder el término otorgado por la Corte.    

Tercero.- ORDENAR a   la Alcaldía Municipal de Montería, que una vez reconstruido el archivo público,   dentro de los plazos establecidos en el numeral anterior, proceda dentro de las   cuarenta y ocho (48) horas siguientes a resolver la petición de reconocimiento y   pago de la pensión de jubilación del señor Rafael Enrique Hernández Rosario. Se   advierte al ente municipal que en ningún caso podrá extenderse del término   otorgado por la Corte ni hacer exigencias documentarias adicionales al   accionante.    

Cuarto.- Por Secretaría líbrese la   comunicación prevista en el artículo 36 del Decreto 2591 de 1991.    

Notifíquese,   comuníquese, publíquese en la Gaceta de la Corte Constitucional y cúmplase.    

GLORIA STELLA ORTIZ DELGADO    

Magistrada    

JORGE IVÁN PALACIO PALACIO    

Magistrado    

JORGE IGNACIO PRETELT CHALJUB    

Magistrado    

MARTHA VICTORIA SÁCHICA MÉNDEZ    

Secretaria General    

[1] Folio 1 cuaderno principal    

[2] El apoderado judicial en el escrito de tutela, indicó que el actor   tiene derecho al reconocimiento y pago de la pensión de jubilación por reunir   los requisitos establecidos en el literal b) de la Ley 6 de 1945 y con la   entrada en vigencia de la Ley 33 de 1985, se debe dar el reconocimiento conforme   a esa normatividad.    

[3] Folio 52 cuaderno principal.    

[4] Folio 48 cuaderno principal.    

[5] Folio 25 cuaderno principal.    

[6] Cfr. folio 27 cd. inicial.    

[7] Cfr. folio 28 cd inicial.    

[8] Folio 28 cuaderno principal.    

[9] Folio 29 del cuaderno principal.    

[10] Folios 31-33 cuaderno principal.    

[11] Folio 32 cuaderno principal.    

[12] Folio 32 cuaderno principal.    

[13] Folios 34 y 35 del cuaderno principal.    

[14] Folios 36 y 37 del cuaderno principal.    

[15] Folios 34 y 36 del cuaderno principal.     

[16] Folio 38 cuaderno principal.    

[17] Folios 58 y 59 cuaderno principal.    

[18] Folio 60 cuaderno principal    

[19] Folios 61-64 cuaderno principal.    

[20] Folio 64 cuaderno principal.    

[21] Ibídem.    

[22] Folios 71-77 cuaderno principal.    

[23] Folios 78-81 cuaderno principal.    

[24] Folios 3-9 cauderno de impugnación.    

[25] Folio 3 cuaderno 2.    

[26] Folio 20 cuaderno de revisión.    

[27] Folio 19 cuaderno de revisión.    

[28] Folio 52 cuaderno principal.    

[29] Folio 56 del cuaderno principal.    

[30] Folio 39-40 cuaderno principal.    

[32] Folio 42 cuaderno de revisión.    

[33] Folio 50 cuaderno de revisión.    

[34] Folios 51-78 cuaderno de revisión.    

[35] Folio 82 cuaderno de revisión.    

[36] Folio 1 cuaderno principal    

[37] Sentencia T–851 de 2010. M.P. Humberto Antonio Sierra Porto.    

[38] Sentencia T–686 de 2012 M.P. Jorge Ignacio   Pretelt Chaljub    

[39] Sentencias T–800 de 2012 M.P. Jorge Iván   Palacio Palacio, T–859 de 2004 M.P. Clara Inés Vargas.    

[40] Sentencias T–800 de 2012 M.P. Jorge Iván   Palacio Palacio., T–436 de 2005 M.P. Clara Inés Vargas, y T–108 de 2007 M.P.   Rodrigo Escobar Gil, entre otras.    

[41] Sentencias T–328 de 2011 M.P. Jorge   Ignacio Pretelt Chaljub; T-456 de 2004 M.P. Jaime Araujo Rentería, y T-789 del   11 de septiembre de 2003 M.P. Manuel José Cepeda Espinosa, entre otras.    

[42] En la sentencia   T-900 de 2004, esta Corporación sobre el requisito de inmediatez, señaló:   “(…) la jurisprudencia constitucional tiene establecido que el presupuesto de   la inmediatez constituye un requisito de procedibilidad de la tutela, de tal   suerte que la acción debe ser interpuesta dentro de un plazo razonable, oportuno   y justo. Con tal exigencia se pretende evitar que este mecanismo de defensa   judicial se emplee como herramienta que premia la desidia, negligencia o   indiferencia de los actores, o se convierta en un factor de inseguridad   jurídica.      

“Esta condición está contemplada en el artículo 86 de la Carta Política como una   de las características de la tutela, cuyo objeto es precisamente la protección   inmediata de los derechos constitucionales fundamentales de toda persona, cuando   quiera que éstos resulten vulnerados o amenazados por la acción o la omisión de   cualquier autoridad pública o de los particulares en los casos que establezca la   ley. Así, pues, es inherente a la acción de tutela la protección actual,   inmediata y efectiva de aquellos derechos.”    

[43] Corte   Constitucional Sentencia SU-446 de 1999, en la cual se hizo un recuento y   unificación de la jurisprudencia hasta entonces existente en torno a este tema.    

[44]  Corte   Constitucional Sentencia SU-446 de 1999.    

[45] Sentencia T-447 de 2012 M.P. Mauricio   González Cuervo.    

[46]  M.P. Jorge   Ignacio Pretelt Chaljub.    

[47]  Ver   Sentencia T-1013 DE 2006,  M. P. Álvaro Tafur Galvis.    

[48] Sentencia T-447 de 2012 M.P. Mauricio   González Cuervo.    

[49] Pueden consultarse las sentencias T-12 de 1992, T-419 de 1992,   T-172 de 1993, T-306 de 1993, T-335 de 1993, T-571 de 1993, T-279 de 1994, T-414   de 1995, T-529 de 1995, T-604 de 1995, T-614 de 1995, SU-166 de 1999, T-307 de   1999, reiteradas en sentencias T-377 de 2000, T-1089 de 2001, T-447 de 2012   entre otras.    

[50] Ver entre otras las Sentencias de la Corte Constitucional, T-481   de 1992. M.P. Jaime Sanín Greiffenstein. La Corte tuteló los derechos del actor   quien instauró acción de tutela contra el Instituto de Seguros Sociales, pues a   pesar de haber cumplido con los pasos para el reconocimiento de una pensión por   invalidez, la administración no le había respondido luego de más de tres años. T-076 de 1995. M.P. Jorge Arango Mejía. El   actor presentó el 1o. de marzo de 1994 la documentación necesaria para que la   Caja de Previsión Social de Bogotá le reconociera la pensión de invalidez, como   consecuencia de una afección cardíaca que le disminuyó su capacidad laboral en   un 76% a 80%, según dictamen médico. A la fecha de presentación de la acción de   tutela, agosto 31 de 1994, la entidad acusada no había dado ninguna respuesta al   actor. T-491 de 2001. M.P. Manuel José Cepeda Espinosa.  En este fallo la Corte Constitucional encontró que la   negativa del I.S.S. de reconocer al  actor la pensión de jubilación por la   no emisión del bono pensional por parte de la entidad competente, vulneraba los   derechos del accionante, en especial el derecho de petición y eventualmente el   derecho a la pensión de jubilación en su calidad de componente del derecho al   trabajo. Ver también sentencia T-718 de 2005 M.P. Marco Gerardo Monroy Cabra.    

[51] Ver las   sentencias T-414 de 1992, M.P. Ciro Angarita Barón; T-161 de 1993, M.P. Antonio   Barrera Carbonell; y C-913 de 2010, M.P. Nilson Pinilla Pinilla.    

[52] Sentencia   T-340 de 1993, M.P. Carlos Gaviria Díaz.    

[53] M.P. Jorge Arango Mejía.    

[54] Sentencia SU-082 de 1995 M.P. Jorge Arango   Mejía.    

[55] Sentencia C-748 de 2011 M.P. Jorge Ignacio   Pretelt Chaljub.    

[56] M.P. Eduardo Montealegre Lynett.    

[57] En este sentido, en sentencia T-414 de   1992, la Corte afirmó: “la libertad informática, consiste ella en la facultad de   disponer de la información, de preservar la propia identidad informática, es   decir, de permitir, controlar o rectificar los datos concernientes a la   personalidad del titular de los mismos y que, como tales, lo identifican e   individualizan ante los demás.” Así mismo, en sentencia SU-082 de 1995, afirmó:   “La autodeterminación informática es la facultad de la persona a la cual se   refieren los datos, para autorizar su conservación, uso y circulación, de   conformidad con las regulaciones legales.” Y en la sentencia T-552 de 1997   afirmó: “…el derecho a la autodeterminación informativa implica, como lo   reconoce el artículo 15 de la Carta Fundamental, la facultad que tienen todas   las personas de “conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se   hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de entidades   públicas y privadas.”    

[58] El fundamento de validez de los llamados principios de la   administración de datos personales, se encuentra en el segundo inciso del   artículo 15 de la Constitución, el cual constituye en términos de la Corte,    “el contexto normativo y axiológico dentro del cual debe moverse, integralmente   el proceso informático” y del cual derivan “unas reglas generales que deben ser   respetadas para poder afirmar que el proceso de acopio, uso y difusión de datos   personales sea constitucionalmente legítimo”, y que a su vez son el resultado   “de la aplicación directa de las normas constitucionales al proceso   informático.” Así en sentencia T-307 de 1999 (consideración 20)    

[59] Sentencia T-729 de 2002 M.P. Eduardo Montealegre Lynett.    

[60] M.P. Jorge Ignacio Pretelt Chaljub.    

[61] Sentencia T-926 de 2013 M.P. Mauricio   González Cuervo.    

[62] Sentencia T-718 de 2005 M.P. Marco Gerardo   Monroy Cabra    

[63] Ibídem.    

[64] Ibídem.    

[65] Ibídem.    

[66] En la sentencia   T-718 de 2005 M.P. Marco Gerardo Monroy Cabra se manifestó: “En Sentencia T-527   de 2000. M.P. Fabio Morón Díaz. La Corte al estudiar sobre la caducidad de los   datos financieros negativos consideró que se desconoce el derecho fundamental al   buen nombre cuando la información suministrada por la entidad pertinente,   registre un hecho o un comportamiento carente de veracidad.”    

[67] ver sentencias T-443 de 1994 y C-567 de 1997 M.P. Eduardo   Cifuentes Muñoz, citadas en sentencia T-718 de 2005 M.P. Marco Gerardo Monroy   Cabra.    

[68] Código de Régimen Político y Municipal.    

[69] Artículo 289.    

[70] Artículo 315    

[71] Artículo 316.    

[72] Artículo 320.    

[73] Artículo 337.    

[74] Que provee a la conservación de ciertos   documentos oficiales.    

[75] Por la cual se ordena la publicidad de los   actos y documentos oficiales.    

[76] Por la cual se crea el Archivo General de   la Nación y se dictan otras disposiciones.    

[77] Artículo 1º.    

[78] Artículo 2º.    

[79] Por la cual se expide el Estatuto General   de la Contratación de la Administración Pública.    

[80] Por el cual se reglamenta el Título IX y los numerales   2, 4, 8, y 10 del artículo 56 de la Ley 443 de 1998.    

[81] Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se   dictan otras disposiciones.    

[82] Artículo 1.    

[84] Artículo 12, 15, 16 y 17.    

[85] Artículo 13.    

[86] Artículo 21 al 36.    

[87] Artículo 22.    

[88] Artículo 46 al 49.    

[89] Artículo 46.    

[90] Por medio de la cual se crea la Ley de   Transparencia y del Derecho de Acceso a la información pública Nacional y se   dictan otras disposiciones.    

[91] Artículo 1.    

[92] Artículo 2.    

[93] Sentencia T-718 de 2005 M.P. Marco Gerardo   Monroy Cabra.    

[94] M.P. Eduardo Montealegre Lynett    

[95] Al respecto, es importante traer a colación la intervención del   director general del archivo general de la nación, en el trámite del estudio de   constitucionalidad del artículo 22 de la ley 795 de 2003, llevado a cabo en la   Sentencia C-1042 de 2003:  “La disciplina de la archivística ha   redundado en grandes beneficios para la humanidad a lo largo de varias   centurias, y en el caso de Occidente, particularmente a partir de la Revolución   Francesa, donde se consagró el derecho de los pueblos a que la documentación   generada por su aparato administrativo pudiese ser consultada sin restricciones.    Con el subsiguiente interés de los historiógrafos por el estudio de las fuentes   primarias.  En este sentido la archivística ha venido refinando sus   métodos, atendiendo en mucho a la circunstancia de que no podría   conservarlo todo, (…)Adicionalmente se debe tener en cuenta el valor   documental que poseen los testimonios de archivo, los cuales corresponden a   valores primarios y a valores secundarios.  Los primeros apuntan a los   valores administrativos, esto es, de tipo contable, fiscal, jurídico o legal;   debiendo conservarse en las dos primeras fases de archivo (de gestión y   central).  Posteriormente esos documentos pueden adquirir valores   secundarios o históricos, válidos para la investigación retrospectiva, los   cuales deben pasar a un archivo histórico, (…)El propósito de los archivos es   el de dar al servicio la información que conservan, de lo contrario se podría   hablar de depósitos de papel pero no de archivos.   ”    

[96] Sentencia T-926 de 2013 M.P. Mauricio   González Cuervo.    

[97] Sentencia T-718 de 2005 M.P. Marco Gerardo   Monroy Cabra.    

[98] M.P. Jaime Córdoba Triviño.    

[99] Sentenica T-926 de 2013 M.P. Mauricio   González Cuervo    

[100] Sentencia C-1011 de 2008 M.P. Jaime Córdoba Triviño.    

[101] Sentencia T-605 de 2014 M.P. María   Victoria Calle Correa.    

[102] Ibídem.    

[103] M.P. Alejandro Martínez Caballero.    

[104] Sentencia T-948 de 2003 M.P. Marco Gerardo Monroy Cabra.    

[105] M.P. Clara Inés Vargas Hernández    

[106] Sentencia T-256 de 2007 M.P. Clara Inés Vargas Hernández.    

[107] M.P. Jorge Iván Palacio Palacio.    

[108] M.P. Mauricio González Cuervo.    

[109] Ibídem.    

[110] Por medio del cual se establecen los lineamientos para la   reconstrucción de expedientes y se dictan otras disposiciones.    

[111] Artículo 1º.    

[113] artículo 3º literal b.    

[114] Artículo 7º numeral 2.    

[115] Artículo 8º.    

[116] Artículo 9º.    

[117] Artículo 10º.    

[118] Por el   cual se suprimen y reforman regulaciones,  procedimientos o trámites   innecesarios existentes en la Administración Pública.    

[119] Por el cual se dictan normas para suprimir o   reformar regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la   Administración Pública.    

[120] Artículo3º.    

[121] Derogado por el artículo 626 del Código General del Proceso.    

[122] Consejo de Estado, Sección Tercera. Subsección B, Sentencia del 19   de junio de 2013, Rad. No. 25000-23-26-000-2001-02152-01 (27129), citada en   sentencia de esta Corporación SU-774 de 2014 M.P. Mauricio Gonzáles Cuervo.    

[123] Consejo de Estado, Sección Tercera, Sala Plena, sentencia del 28   de agosto de 2013, rad. 05001-23-31-000-1996-00659-01 (25022), citada en la   sentencia SU-774 de 2014 M.P. Mauricio González Cuervo.    

[124] M.P. Mauricio González Cuervo.    

[125] M.P. Alexei Egor Julio Estrada.    

[126] Sentencia T–021 de 2010 M.P. Humberto   Antonio Sierra Porto.    

[127] Sentencia T–406 de 1992 M.P. Ciro Angarita   Barón.    

[128] Sentencia T–021 de 2010 M.P. Humberto   Antonio Sierra Porto.    

[129] Sentencia T-859 de 2003 M.P. Eduardo   Montealegre Lynett.    

[130] Sentencia T–1318 de 2005M.P. Humberto Antonio Sierra Porto. reiterado en sentencia T–468 de 2007 con ponencia del mismo   Magistrado. Ver también sentencia T–760 de 2008 M.P. Manuel José Cepeda   Espinosa.    

[131] Ibídem.    

[132] Naciones Unidas, Consejo Económico y Social, Comité de derechos   Económicos, Sociales y Culturales. Observación General No. 19 El derecho a la   seguridad social (Artículo 9), 39ª período de sesiones 5 – 23 de noviembre de   2007. Ginebra. Párrafo 1.    

[133] Ibídem párrafo 2.    

[134] Aprobada en la Novena Conferencia   Internacional Americana, Bogotá, 1948.    

[135] Folio 52 cuaderno principal.    

[136] Folio 48 cuaderno principal.    

[137] Folio 28 cuaderno principal.    

[138] Sentencia T-116 de 1997 M.P. Hernando Herrera Vergara.    

[139] Sentencia T-718 de 2005 M.P. Marco Gerardo Monroy Cabra.    

[140] Sentencia T-317 de 2004 M.P. Manuel José Cepeda Espinosa.    

[141] Ibídem    

[142]Sentencia C-029 del 2 de febrero de 1995. M.P. Jorge Arango Mejía.    

[143] Sentencia T-1091 del 6 de noviembre de 2008. M.P. Manuel José Cepeda   Espinosa