T-592-13
Sentencia T-592/13
(Bogotá, D.C., agosto 30)
ACCION DE TUTELA CONTRA ALCALDIA-Procedencia para obtener certificación laboral para la emisión del bono pensional
DERECHO FUNDAMENTAL AL HABEAS DATA-Vulneración cuando empleador niega la expedición del certificado laboral para expedición del bono pensional
DERECHO AL HABEAS DATA-Alcance y contenido
DERECHO AL HABEAS DATA EN TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES-Principios y garantías constitucionales/DEBER CONSTITUCIONAL DE LA DEBIDA GESTION Y ADMINISTRACION DE ARCHIVOS
Para la Corte los principios del habeas data implica deberes constitucionales para las entidades que custodian y administran la información contenida en archivos y bases de datos. Así, dichas entidades deben observar una obligación general de seguridad y diligencia en la administración y conservación de los datos personales y una obligación específica de corregir e indemnizar los perjuicios causados por el mal manejo de la información. En este orden de ideas, debe resaltarse la importancia de que el acopio y la conservación de información se haga con sujeción a los principios del habeas data con el fin de garantizar su integridad y veracidad y así salvaguardar los demás derechos de los titulares de la información. Con frecuencia esta información es necesaria para acceder al goce efectivo de otros derechos fundamentales, toda vez que los datos personales, laborales, médicos, financieros y de otra índole que están contenidos en archivos y bases de datos, son la fuente de la información que se utiliza para evaluar el cumplimiento de los requisitos para el reconocimiento de derechos y prestaciones.
HABEAS DATA-Posibilidad de ejercerlo cuando se presenta inexactitud en historia laboral para solicitar pensión de vejez
HISTORIA LABORAL-Contenido y finalidad
En el caso particular de la historia laboral, la Corte ha establecido que la información que la compone, por ejemplo, tiempo de servicio, salario devengado, cotizaciones a la seguridad social, vacaciones disfrutadas, consignación de cesantías, ascensos, licencias, entre otros, es indispensable para acceder al goce efectivo de las prestaciones sociales en cabeza del trabajador. Por lo anterior es necesario que la información laboral contenida en los archivos sea veraz, cierta, clara, precisa y completa “a fin de que, de un lado, el trabajador pueda reclamar los derechos que le asisten, y, del otro, se protejan en su integridad los demás derechos fundamentales de los que son titulares.”
TRAMITE PARA LA RECONSTRUCCION DE EXPEDIENTE-Procedimiento y necesidad de reconstruir un expediente cuando ha sido extraviado o destruido
En todo proceso o actuación administrativa debe existir un expediente con base en el cual se pueda determinar lo necesario para proferir una decisión de fondo; sin embargo, es posible que por diferentes circunstancias el expediente o parte del mismo se extravíe. Para dar solución a esta situación, la legislación ha establecido el proceso de reconstrucción de expediente, normado, en términos generales, en el Código General del Proceso, artículo 126.
RECONSTRUCCION DE EXPEDIENTE-Necesidad de reconstruir expediente ante autoridades administrativas
DERECHO FUNDAMENTAL AL HABEAS DATA-Vulneración por negativa de iniciar reconstrucción de expediente laboral y negarse a expedir certificado requerido para la emisión del bono pensional
Vulnera el derecho fundamental al habeas data negar la expedición del certificado laboral requerido para la emisión del bono pensional, cuando se argumenta que los documentos que soportan los datos no reposan en los archivos, sin que se haya adelantado ninguna gestión para reconstruir la información y sin tener en cuenta que esta información reposa en archivos de otras dependencias de la misma entidad y que además el titular de los datos ofrece prueba suficiente de la misma.
DERECHO AL HABEAS DATA-Orden a Alcaldía iniciar la reconstrucción del expediente, de no ser posible, deberá expedir el certificado laboral para reconocimiento de bono pensional a persona de la tercera edad
Fallos de tutela objeto revisión: Sentencia del Juzgado Primero Civil del Circuito, Cartago, Valle, del 15 de marzo de 2013, confirmando la sentencia de primera instancia; y la sentencia del Juzgado Promiscuo Municipal de El Cairo, Valle, con función de Control de Garantías del 30 de enero de 2013, que negó el amparo constitucional.
Accionante: Jaime Antonio Castrillón Giraldo.
Accionado: Alcaldía municipal de El Cairo, Valle.
Magistrados de la Sala Segunda de Revisión: Mauricio González Cuervo, Luis Guillermo Guerrero Pérez y Gabriel Eduardo Mendoza Martelo.
Magistrado ponente: MAURICIO GONZÁLEZ CUERVO.
I. ANTECEDENTES
1. Demanda de tutela[1].
1.1. Elementos y pretensión.
1.1.1. Derechos fundamentales invocados. Seguridad social, mínimo vital, vida y habeas data.
1.1.2. Conducta que causa la vulneración. La negativa de la alcaldía de El Cairo, Valle, de expedir el certificado laboral del accionante para la emisión del bono pensional.
1.1.3. Pretensión. Ordenar a la alcaldía de El Cairo, Valle, que expida el certificado laboral en los formatos requeridos por el ISS constatando que el accionante laboró en el municipio de El Cairo, Valle, como inspector de policía entre el 15 de enero de 1966 hasta el 11 de agosto de 1968 con el fin de solicitar el bono pensional.
1.2. Fundamentos de la pretensión[2].
1.2.1. A través de apoderado, el accionante afirmó que tiene 69 años de edad y ha cotizado las semanas necesarias para acceder a la pensión de vejez. En consecuencia, se encuentra en proceso de recopilar los documentos necesarios para presentar la solicitud de pensión frente al Instituto de Seguros Sociales (ISS).
1.2.2. Manifestó que entre el 15 de enero de 1966 y el 11 de agosto de 1968 laboró como inspector de policía en San José del Cairo, vereda del municipio de El Cairo, Valle.
1.2.3. El 15 de febrero de 2012 elevó derecho de petición frente a la alcaldía del municipio de El Cairo solicitando que se expidiera su certificado laboral en los formatos exigidos por el ISS para la emisión del bono pensional, aportando como soporte de su petición la Certificación No. 700-007-119 de la tesorería municipal de El Cairo fechada 23 de noviembre de 2007[3], que certifica que el señor Castrillón Giraldo laboró en calidad de inspector de policía de San José del Cairo del 15 de enero de 1966 al 11 de agosto de 1968 y los salarios devengados mes a mes.
1.2.4. El 12 de abril de 2012, el Secretario de Gobierno de El Cairo respondió que no podía acceder a la solicitud del accionante, porque no reposaba en los archivos de la alcaldía el acta de posesión del accionante en ese cargo para esa fecha. Sin embargo, agregó que para esa misma fecha se encontraba en el archivo el acta de posesión del señor Francisco Luis Buitrago Quintero, en el mismo cargo del peticionario.
1.2.6. En adición a la certificación de la tesorería, el accionante aportó como pruebas copia simple de su renuncia al cargo de inspector municipal de policía en San José del Cairo fechada 13 de agosto de 1968, copia simple de un certificado de expedido por el Secretario de Gobierno de la alcaldía fechado 14 de agosto de 1967 que menciona su ejercicio como inspector de policía en San José del Cairo, y declaraciones de personas que dan fe de su ejercicio del cargo en los años aludidos, con fecha 31 de enero de 2012[7].
1.2.7. La negativa de la accionada ha impedido que el señor Jaime Antonio Castrillón solicite su pensión de vejez.
1.2.8. Desde el año 1998 el accionante y su esposa, también de la tercera edad, no cuentan con ingresos estables para subsistir ni vivienda propia, porque perdieron su única fuente de ingreso, un camión de carga que fue hurtado a mano armada.
2. Respuesta del ente accionado.
2.1. Municipio de El Cairo, Valle[8].
2.1.1. En su escrito de contestación, la alcaldía afirmó que ha dado respuesta oportuna y de fondo a todos los derechos de petición presentados por el accionante[9], reiterándole al señor Castrillón la imposibilidad de emitir la certificación laboral solicitada, porque para el cargo de inspector de policía de San José del Cairo durante ese periodo, en sus archivos únicamente reposa el acta de posesión de una persona diferente al actor y no hay ningún tipo de documento de nombramiento o posesión a nombre del accionante.
2.1.2. Agregó que al expedir certificaciones sobre documentos inexistentes se incurriría en los delitos de falsedad ideológica y/o falsedad material en documentos públicos.
2.1.3. Por último, solicitó al juez que oficiara al accionante solicitándole que aportara el contrato y/o los actos administrativos que prueben su vinculación en el cargo de inspector de policía.
2.1.4. La alcaldía aportó como prueba copia del Decreto No. 004 de 1966 por el que se crea el cargo de inspector policial de San José del Cairo, copia del acta de posesión de Francisco Luis Buitrago, como inspector de policía para las fechas planteadas, y copia de las respuestas dadas a derechos de petición presentados por el accionante de fechas 7 de diciembre de 2011, 21 de enero de 2012 y 12 de abril de 2012 en las que reitera que no puede expedir el certificado por cuanto no reposa el acta de posesión en sus archivos.
2.1.5. A solicitud del juez, la Secretaria de Hacienda municipal manifestó[10] que no era posible certificar la información correspondiente a los archivos de nómina del señor Jaime Castrillón porque las planillas de nómina correspondientes no reposan en el archivo de la tesorería. Agregó además que durante el periodo 2004-2007, ejerció el cargo de tesorera municipal y que al dejar el cargo, los archivos se entregaron en orden. Sin embargo, al iniciar su actual periodo como Secretaria de Hacienda con la administración municipal, constató que los archivos actualmente se encuentran en desorden en un garaje de la alcaldía.
2.2. Terceros vinculados al proceso.
El juez de primera instancia vinculó al Instituto de los Seguros Sociales y Colpensiones mediante auto del 15 de enero de 2013[11], sin embargo ambas entidades guardaron silencio.
3.1. Sentencia de primera instancia: Juzgado Promiscuo Municipal de El Cairo, Valle, con Función de Control de Garantías, del 30 de enero de 2013[12].
El juez de primera instancia negó el amparo por improcedente. Consideró no se evidenció que “por el momento” se estén vulnerando los derechos fundamentales invocados por el accionante. Del mismo modo, afirmó que si bien existe prueba de la vinculación laboral del accionante en las fechas y el cargo alegado, no hay prueba de que la persona mencionada en el acta de posesión efectivamente haya ejercido el cargo, ni tampoco razones que justifiquen “semejante demora en la solución de un asunto que amerita la mayor atención”[13], mas sin embargo, el actor debe acudir nuevamente al municipio y solicitar copia del acta de posesión, y si no existe, deberá reconstruirse el nombramiento y posesión del accionante para avalar lo certificado por la tesorería municipal.
3.2. Impugnación.
3.2.1 El accionante alegó que si se están vulnerando sus derechos fundamentales porque la negativa de expedir el certificado no le permite acceder al procedimiento para solicitar su pensión de vejez. Agregó que la tutela es el medio idóneo para solicitar la protección del derecho porque es una persona de 69 años en situación de indefensión, sin vivienda propia ni ingresos estables que le permitan a él y su esposa subsistir dignamente.
3.2.2. Afirmó que no se entiende que deba acudir nuevamente frente a la alcaldía para solicitar los documentos o reconstruir los archivos, porque es precisamente por no existir tales documentos y la repetida negativa de la alcaldía de expedir el certificado que acudió a la acción de tutela.
3.2.3. Por último, dijo que el error de un funcionario en aquella época no puede llevar a que se desconozcan sus derechos fundamentales, especialmente porque existen pruebas que él ejerció el cargo aunque no repose en los archivos de la alcaldía la correspondiente acta de posesión.
3.3. Sentencia de segunda instancia: Juzgado Primero Civil del Circuito de Cartago, Valle, del 15 de marzo de 2013[14].
Confirmó la sentencia del a-quo considerando que el accionante pretende la declaración de la existencia de una relación laboral entre él y el municipio, con el fin de ordenar que se expida el certificado laboral y en esta medida la tutela no es el mecanismo judicial idóneo para dar curso a esta pretensión, sino la jurisdicción laboral. Consideró además, que no se probó la existencia de un perjuicio irremediable por lo que tampoco procede la tutela.
II. CONSIDERACIONES.
1. Competencia.
La Corte Constitucional es competente para revisar las decisiones judiciales mencionadas, con base en la Constitución Política -artículos 86 y 241.9- y lo desarrollado en el Decreto 2591 de 1991 -artículos 31 a 36-[15].
2. Procedencia de la demanda de tutela[16].
2.1. Alegación de afectación de derecho fundamental. El accionante alega que la alcaldía municipal de El Cairo, Valle, está vulnerando su derecho fundamental a la seguridad social en conexidad con el derecho al mínimo vital y la vida.
2.2. Legitimación activa. La demanda fue presentada por el señor Jaime Antonio Castrillón Giraldo mediante apoderado conforme a poder otorgado el 14 de abril de 2012[17].
2.3. Legitimación pasiva. La alcaldía del municipio de El Cairo es una entidad pública y, en consecuencia, puede ser demandada a través de acción de tutela[18].
2.4. Inmediatez. La acción de tutela debe ser ejercida en un plazo razonable contado a partir del momento en que ocurre la vulneración del derecho fundamental con el fin de asegurar que no haya desaparecido la necesidad de proteger el derecho fundamental y, en consecuencia, evitar que se desnaturalice la acción de tutela[19].
En este caso la respuesta presuntamente vulneradora de los derechos fundamentales del accionante fue expedida el 12 de abril de 2012 y la tutela fue interpuesta aproximadamente mes y medio después, el 30 de mayo de 2012, lo cual se considera un plazo razonable para intentar la acción.
2.5. Subsidiariedad. Acorde con el artículo 86[20] de la Constitución, la tutela es una acción de naturaleza excepcional y subsidiaria. Es decir, solo procede cuando el afectado no disponga de otro medio de defensa judicial, o cuando existiendo otro medio de defensa judicial éste no resulte eficaz ni idóneo para la protección de los derechos fundamentales constitucionales y sea necesario adoptar una medida transitoria para evitar un perjuicio irremediable.
Para determinar la procedibilidad de la acción de tutela, en primer lugar, se anotará que en este caso se está frente a una posible vulneración del derecho al habeas data del accionante, porque el demandado alega que en sus archivos no reposa la información de la historia laboral del accionante, es decir, hay cuestionamientos sobre el acceso, la conservación, la corrección, la integridad y la certificación de los datos de su historia laboral.
Ahora bien, de acuerdo con el artículo 264 del Código Sustantivo del Trabajo, en los eventos en que ha desaparecido la información sobre el tiempo de servicio o el salario, el interesado debe acudir a la jurisdicción laboral ordinaria. Sin embargo, la jurisprudencia constitucional ha aceptado la procedibilidad de la tutela si existen indicios de la existencia de una relación laboral o su periodo de duración, tratándose de casos relacionados con el acceso a la pensión de vejez[21]. Así, en este caso, el accionante ha aportado como prueba una certificación laboral del tiempo servido y los salarios devengados expedida por la tesorería de El Cairo, con la cual solicita la expedición de certificados laboral en los formatos requeridos por ISS para iniciar los trámites de la pensión de jubilación.
Adicionalmente, se observa que el accionante es una persona de la tercera edad que se encuentra en una precaria situación económica, ya que pertenece al nivel 2 del Sisbén[22] y, como afirma en su escrito de tutela, carece de ingresos estables que aseguren su subsistencia y la de su cónyuge, también adulto mayor. Imponerle la carga de acudir a la jurisdicción ordinaria retardaría aún más la aclaración de los datos laborales que necesita para para obtener la certificación requerida para iniciar los trámites de la pensión de vejez y eventualmente acceder a las pretensiones de seguridad social que urgentemente necesita para asegurar la subsistencia y vida digna suya y de su núcleo familiar.
¿Se vulnera el derecho fundamental al habeas data cuando un empleador niega la expedición del certificado laboral requerido para la emisión del bono pensional aduciendo que no reposan en sus archivos los documentos que soportan los datos requeridos para el certificado, cuando no ha adelantado gestión alguna para reconstruir la información, esa información reposa en archivos de otras dependencias dentro de la misma entidad y además el titular de los datos ofrece pruebas de la misma?
4. Derecho fundamental del habeas data.
4.1. Contenido y principios. Deber constitucional de conservar y administrar diligente y adecuadamente los archivos. Posibilidad de ejercer el habeas data cuando se presenta inexactitud en historia laboral para solicitar pensión de vejez. Reiteración de jurisprudencia.
4.1.1. Con fundamento en el artículo 15[23] de la Constitución Política, el habeas data ha sido reconocido por esta Corporación como el derecho fundamental autónomo[24] que:
[…] otorga la facultad al titular de datos personales, de exigir a las administradoras de datos personales el acceso, inclusión, exclusión, corrección, adición, actualización, y certificación de los datos, así como la limitación en las posibilidades de divulgación, publicación o cesión de los mismos, conforme a los principios que informan el proceso de administración de bases de datos personales.[25]
4.1.2. Asimismo, esta Corporación ha establecido unos principios que buscan garantizar los derechos de los titulares de la información:
(i) principio de libertad, de acuerdo con el cual los datos personales sólo pueden ser registrados y divulgados con el consentimiento libre, previo y expreso del titular; (ii) principio de necesidad por el cual los datos personales que se registran deben ser los estrictamente necesarios para el cumplimiento de las finalidades que ostente la base de datos respectiva; (iii) principio de veracidad, que indica que los datos personales deben a obedecer a circunstancias reales, no habiendo lugar a la administración de datos falsos o erróneos; (iv) principio de integridad que prohíbe que la divulgación o registro de la información, a partir del suministro de datos personales, sea incompleta, parcial o fraccionada; (v) principio de finalidad, por el que el acopio, procesamiento y divulgación de datos personales debe obedecer a una finalidad constitucionalmente legítima definida de manera clara y previa; (vi) principio de utilidad, que prescribe la necesidad de que el acopio, procesamiento y divulgación de datos cumpla una función determinada, como expresión del ejercicio legítimo del derecho a la administración de los mismos; (vii) principio de incorporación, por el cual deben incluirse los datos de los que deriven condiciones ventajosas para el titular cuando éste reúne los requisitos jurídicos para el efecto, y (viii) principio de caducidad que prohíbe la conservación indefinida de datos después de que han desaparecido las causas que justificaban su administración.[26]
4.1.3. Para la Corte los principios del habeas data implica deberes constitucionales para las entidades que custodian y administran la información contenida en archivos y bases de datos. Así, dichas entidades deben observar una obligación general de seguridad y diligencia en la administración y conservación de los datos personales y una obligación específica de corregir e indemnizar los perjuicios causados por el mal manejo de la información[27].
4.1.4. En este orden de ideas, debe resaltarse la importancia de que el acopio y la conservación de información se haga con sujeción a los principios del habeas data con el fin de garantizar su integridad y veracidad y así salvaguardar los demás derechos de los titulares de la información. Con frecuencia esta información es necesaria para acceder al goce efectivo de otros derechos fundamentales, toda vez que los datos personales, laborales, médicos, financieros y de otra índole que están contenidos en archivos y bases de datos, son la fuente de la información que se utiliza para evaluar el cumplimiento de los requisitos para el reconocimiento de derechos y prestaciones.
4.1.5. En el caso particular de la historia laboral, la Corte ha establecido que la información que la compone, por ejemplo, tiempo de servicio, salario devengado, cotizaciones a la seguridad social, vacaciones disfrutadas, consignación de cesantías, ascensos, licencias, entre otros, es indispensable para acceder al goce efectivo de las prestaciones sociales en cabeza del trabajador. Por lo anterior es necesario que la información laboral contenida en los archivos sea veraz, cierta, clara, precisa y completa “a fin de que, de un lado, el trabajador pueda reclamar los derechos que le asisten, y, del otro, se protejan en su integridad los demás derechos fundamentales de los que son titulares.”[28]
4.1.6. Esta Corporación también ha considerado que frente a la pérdida de los soportes necesarios para la certificación de datos laborales, y de acuerdo con lo prescrito el artículo 264 del Código Sustantivo del Trabajo, el peticionario puede acudir a los medios de prueba reconocidos por la ley para probar el tiempo de servicio y el salario con el fin de adelantar los trámites para el reconocimiento de la pensión de jubilación[29]. De ahí que hayan sido tutelados los derechos fundamentales de accionantes cuando las pruebas allegadas al expediente permiten dilucidar razonablemente los datos requeridos para la expedición del certificado.
5. La necesidad de reconstruir un expediente cuando ha sido extraviado o destruido.
En todo proceso o actuación administrativa debe existir un expediente con base en el cual se pueda determinar lo necesario para proferir una decisión de fondo; sin embargo, es posible que por diferentes circunstancias el expediente o parte del mismo se extravíe. Para dar solución a esta situación, la legislación ha establecido el proceso de reconstrucción de expediente, normado, en términos generales, en el Código General del Proceso, artículo 126.
Artículo 126. Trámite para la reconstrucción. En caso de pérdida total o parcial de un expediente se procederá así:
2. El juez fijará fecha para audiencia con el objeto de comprobar la actuación surtida y el estado en que se hallaba el proceso, para lo cual ordenará a las partes que aporten las grabaciones y documentos que posean. En la misma audiencia resolverá sobre la reconstrucción.
3. Si solo concurriere a la audiencia una de las partes o su apoderado, se declarará reconstruido el expediente con base en la exposición jurada y las demás pruebas que se aduzcan en ella.
4. Cuando se trate de pérdida total del expediente y las partes no concurran a la audiencia o la reconstrucción no fuere posible, o de pérdida parcial que impida la continuación del proceso, el juez declarará terminado el proceso, quedando a salvo el derecho que tenga el demandante a promoverlo de nuevo.
5. Reconstruido totalmente el expediente, o de manera parcial que no impida la continuación del proceso, este se adelantará, incluso, con prescindencia de lo perdido o destruido.
Si bien este artículo se refiere a la reconstrucción de expedientes dentro de un proceso judicial, la Corte Constitucional lo ha tenido en cuenta en eventos en donde ha sido necesaria la reconstrucción de expedientes ante autoridades administrativas.
Como ejemplos tenemos: (i) en la sentencia T-600 de 1995, la Corte conoció de una acción de tutela interpuesta contra una resolución de la alcaldía accionada que revocaba el amparo policivo de la posesión de un bien inmueble del accionante. En esta tutela se presentaba un problema práctico que era la pérdida del expediente que contenía el amparo policivo. Lo cual impedía definiciones precisas tanto en el amparo posesorio como en el asunto que motivaba la solicitud de tutela. En consecuencia, se consideró necesario que en el menor tiempo posible se llevara a cabo la reconstrucción del expediente; (ii) en la sentencia T-256 de 2007, la Corte conoció un caso en que los archivos que contenían la información laboral del actor no se encontraban porque al parecer fueron destruidos como resultado de tomas guerrilleras; la decisión fue ordenar a la Alcaldía Municipal reconstruir los expedientes que resultaron afectados por esta situación, pues de no hacerlo, se constituiría una grave violación a los derechos de las personas que trabajaron al servicio de la administración municipal, pues se impediría el acceso a una futura pensión de vejez.
6. Caso concreto.
6.1. El señor Jaime Antonio Castrillón Giraldo presentó acción de tutela en contra de la alcaldía municipal de El Cairo, porque considera que vulneró sus derechos fundamentales, al negarse a expedir el certificado laboral que necesita para iniciar el trámite de solicitud de la pensión de jubilación frente a Colpensiones, con el argumento de que en sus archivos no reposan los documentos que acreditan su nombramiento ni la posesión en el cargo.
6.2. Tanto el juez de primera primera instancia como el juez de segunda segunda instancia negaron el amparo considerando que acción no era procedente. El juez de primera instancia concluyó que se había probado la vinculación laboral del actor en el periodo alegado, pero que no se evidenciaba la vulneración de derechos fundamentales. El juez de segunda instancia consideró que le correspondía a la jurisdicción laboral ordinaria dirimir la existencia de la relación laboral y además no se evidenciaba la ocurrencia de un perjuicio irremediable.
6.3. Sin embargo, esta Sala de revisión llega a conclusiones diferentes. Con fundamento en la jurisprudencia constitucional expuesta y las pruebas que obran en el expediente, es evidente que al señor Castrillón Giraldo ha sufrido la vulneración de su derecho fundamental al habeas data, con la consecuencia de que no ha podido reunir los documentos necesarios para iniciar el trámite de su pensión de jubilación.
Para la Sala, que la alcaldía no haya manifestado haber adelantado gestión alguna para reconstruir la información laboral del señor Castrillón Giraldo aparte de revisar sus propios archivos, es prueba del incumplimiento de su deber constitucional de custodiar, conservar, administrar y certificar la información cuando así lo solicite el titular; la alcaldía tiene la obligación de hacer todo lo que esté a su alcance para reconstruir los datos perdidos o destruidos, especialmente cuando es razonable que la información requerida reposa en los archivos de otras oficinas del municipio, y además el solicitante pone en conocimiento de la entidad la existencia de esos datos en otros archivos del ente territorial.
Por lo tanto, se ordenará a la alcaldía accionada iniciar la reconstrucción del expediente, la cual deberá hacerse dentro de los 30 días hábiles a partir de la notificación de esta sentencia.
6.4. Ante tal escenario, es preciso recalcar lo dispuesto en las consideraciones precedentes de esta sentencia, y precisar que la reconstrucción de un expediente debe hacerse de manera ágil, pues de no ser así puede haber una posible afectación del derecho a la seguridad social y el mínimo vital, toda vez que de esa información depende el reconocimiento y pago de la pensión de vejez.
6.5. Adicional a la reconstrucción del expediente, y con el fin de hacer una protección real y efectiva del derecho al habeas data del accionante, de no reconstruirse el expediente en el término establecido, la entidad accionada deberá expedir el certificado solicitado tiendo en cuenta que:
6.5.1. El accionante tiene en su poder una certificación de la tesorería municipal de El Cairo que reza:
Que revisados los archivos de Nóminas que reposan en la Tesorería Municipal se constató que el señor JAIME ANTONIO CASTRILLON GIRALDO […] laboró como INSPECTOR DE POLICIA DE SAN JOSE DE EL CAIRO desde ENERO 15 DE 1966 a AGOSTO 11 DE 1968, con los salarios que se detallan en el cuadro anexo.[30]
6.5.2. Ahora bien, como se expone en la parte considerativa de la sentencia, de acuerdo con la jurisprudencia constitucional y las normas legales vigentes, para efectos de la expedición de los certificados laborales necesarios para adelantar los trámites de solicitud de pensión de jubilación, es posible probar el tiempo de servicio y el salario con cualquiera de los medios de prueba permitidos bajo la ley.
6.5.3. De la certificación de la tesorería, se desprende que: (i) el accionante trabajó para el municipio, (ii) las fechas en que prestó sus servicios, y (iii) el salario y las prestaciones que fueron pagadas al accionante en ese tiempo.
6.5.4. No se ha tachado de falso el documento expedido por la tesorería. Es más, en su respuesta al derecho de petición elevado por el accionante el 18 de marzo de 2012[31], la alcaldía reconoció la veracidad de la certificación de la tesorería municipal y afirmó que “en la base de datos de la Secretaría de Hacienda aparecen los pagos hechos al Señor Jaime Antonio Castrillón”,[32] aunque volvió a negar la expedición del certificado laboral porque en sus archivos no reposa “ningún acto administrativo […] que demuestre su vinculación legal, contractual o reglamentaria.”[33]
6.6. En cuanto a la preocupación expresada por la alcaldía sobre la comisión del delito de falsedad en documento público, esta Sala señala que, por las razones anteriores, la alcaldía tiene a su disposición un soporte, tomado de sus archivos, para certificar el tiempo de servicio y salario devengado de manera veraz, transparente y cierta.
6.7. Todo lo anterior lleva a la Sala a concluir que la alcaldía municipal de El Cairo vulneró el derecho al habeas data del señor Jaime Antonio Castrillón Giraldo al no iniciar la reconstrucción del expediente laboral y negarse a expedir el certificado requerido para la emisión del bono pensional porque incumplió su deber constitucional de ser diligente en la conservación de sus archivos y la reconstrucción de la información perdida, y trasladó al accionante las consecuencias negativas de sus fallas al imponerle la carga de reconstruir la información que ella estaba obligada a custodiar, conservar y reconstruir.
5.13. En consecuencia, se ordenará a la alcaldía municipal de El Cairo Valle inicie la reconstrucción del expediente laboral del señor Castrillón el cual deberá culminar dentro de los 30 días siguientes a la notificación de este fallo; de no ser cumplida la orden en el término previsto, deberá expedir el certificado laboral solicitado por el accionante.
6. Razón de la decisión.
6.1. Síntesis del caso.
El accionante es un hombre de la tercera edad de escasos recursos que solicitó a la alcaldía del municipio de El Cairo que le expidiera el certificado laboral requerido por Colpensiones para tramitar su bono pensional. El municipio negó la expedición del certificado diciendo que en sus archivos no reposaba el acta de posesión del accionante y, en consecuencia, no tenía el soporte ni la información necesaria para diligenciar el certificado.
Sin embargo, se demostró que el accionante aportó a la alcaldía pruebas de la información requerida para el certificado, que las mismas se originaron en los archivos del municipio y no fueron controvertidas ni tachadas de falsas, y que además la alcaldía no adelantó ninguna gestión para reconstruir la información bajo su custodia.
6.2. Regla de la decisión.
Vulnera el derecho fundamental al habeas data negar la expedición del certificado laboral requerido para la emisión del bono pensional, cuando se argumenta que los documentos que soportan los datos no reposan en los archivos, sin que se haya adelantado ninguna gestión para reconstruir la información y sin tener en cuenta que esta información reposa en archivos de otras dependencias de la misma entidad y que además el titular de los datos ofrece prueba suficiente de la misma.
III. DECISIÓN
En mérito de los expuesto, la Corte Constitucional de la República de Colombia, administrando justicia en nombre del pueblo y por mandato de la Constitución Política,
RESUELVE:
PRIMERO.- REVOCAR la sentencia proferida por el Juzgado Primero Civil del Circuito de Cartago, Valle, el 15 de marzo de 2013, que confirmó la sentencia proferida por Juzgado Promiscuo Municipal de El Cairo, Valle, con función de Control de Garantías el 30 de enero de 2013 que negó la tutela solicitada por el señor Jaime Antonio Castrillón Giraldo, y en su lugar CONCEDER la tutela del derecho al habeas data del señor Jaime Antonio Castrillón Giraldo.
SEGUNDO.- ORDENAR a la alcaldía municipal de El Cairo, Valle, que en el término de cuarenta y ocho (48) horas posteriores a la notificación de la presente sentencia inicie la reconstrucción del expediente donde reposaba la información del señor Jaime Antonio Castrillón Giraldo, adoptando una decisión definitiva dentro de los treinta (30) días siguientes a la notificación de este fallo. Si la administración accionada no cumple con lo previsto en el término señalado, deberá expedir el certificado laboral solicitado, en los formatos requeridos por Colpensiones para la emisión del bono pensional del señor.
TERCERO.- ADVERTIR a la alcaldía municipal de El Cairo, Valle, que tiene el deber constitucional de implementar mecanismos diligentes y eficaces para la custodia, administración y conservación de los archivos a su cargo de todas las dependencias de la administración municipal.
CUARTO.- LÍBRESE por Secretaría General la comunicación prevista en el artículo 36 del Decreto 2591 de 1991.
Cópiese, notifíquese, comuníquese, insértese en la Gaceta de la Corte Constitucional y cúmplase.
MAURICIO GONZÁLEZ CUERVO
Magistrado
LUIS GUILLERMO GUERRERO PÉREZ
Magistrado
GABRIEL EDUARDO MENDOZA MARTELO
Magistrado
Secretaria General
[1] Escrito de tutela presentado el 30 de mayo de 2012. Cuaderno 1, folios 1 a 37.
[2] Cuaderno 1, folios 1 a 5.
[3] Cuaderno 1, folio 17.
[4] Cuaderno 1, folio 26.
[5] Ibid.
[6] Ibid.
[7] Cuaderno 1, folios 33 a 36.
[8] Cuaderno 1, folios 43 a 57.
[9] La alcaldía aportó respuestas dadas a los derechos de petición solicitando el certificado en noviembre de 2011, enero de 2012 y marzo de 2012. Cuaderno 1, folios 52 a 57.
[10] Cuaderno 1, folio 58.
[11] Cuaderno 1, folio 82.
[12] Cuaderno 1, folios 94 a 105. La tutela fue interpuesta el 30 de mayo de 2012. Inicialmente el juez Promiscuo Municipal de El Cairo, con Función de Control de Garantías profirió sentencia el 13 de junio de 2012, y tras vencerse el término de ejecutoria remitió el expediente a la Corte Constitucional para su eventual revisión. El accionante repuso el auto que remitió el expediente a la Corte Constitucional arguyendo que impugnó dentro de término, sin embargo el recurso fue negado. El accionante interpuso tutela y el 3 de agosto de ese mismo año, el Juzgado Primero Civil del Circuito profirió sentencia ordenando dar trámite a la segunda instancia. La Corte Constitucional devolvió el expediente a la primera instancia para que se surtiera la impugnación, y el 21 de noviembre el juez promiscuo municipal remitió el expediente a los juzgados del circuito de Cartago, Valle. Mediante auto interlocutorio del 10 de diciembre, el juez de segunda instancia anuló la sentencia de primera instancia porque Colpensiones y el ISS no habían sido vinculadas y ordenó la integración del contradictorio. El expediente fue devuelto al juez promiscuo municipal, se vinculó a dichas entidades y nuevamente se profirió sentencia el 30 de enero de 2013. El accionante impugnó de nuevo la sentencia de primera instancia. Se dio trámite a la impugnación y se profirió sentencia de segunda instancia el 15 de marzo de 2013.
[13] Sentencia de primera instancia. Cuaderno 1, folio 103.
[14] Cuaderno 2, folios 27 a 36.
[15]En Auto del 15 de abril de 2013 de la Sala de Selección Número Cuatro de la Corte Constitucional, se dispuso la revisión de la providencia en cuestión y se procedió a su reparto.
[16]Constitución Política, artículo 86.
[17] Cuaderno 1, folio1.
[18] Artículo 86 de la Constitución Política, Artículo 1º del Decreto 2591 de 1991.
[19] Sentencia SU-961 de 1999.
[20] “Artículo 86. […]Esta acción sólo procederá cuando el afectado no disponga de otro medio de defensa judicial, salvo que aquélla se utilice como mecanismo transitorio para evitar un perjuicio irremediable.”
[21] Ver sentencia T-1172 de 2008 y T-144 de 2013.
[22] Folio 8, Cuaderno de revisión.
[23] “Artículo 15. Todas las personas tienen derecho a […] conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas.”
[24] Sentencia C-748 de 2011, entre otras.
[25] Sentencia 729 de 2002.
[26] Sentencia T-160 de 2005. También pueden consultarse, entre otras las sentencias T-718 de 2005, T-1067 de 2007, T-144 de 2013 y C-1011 de 2008.
[27] Sentencias T-718 de 2005 y C-1011 de 2008.
[28] T-718 de 2005.
[29] Sentencias T-116 de 1997, T-875 de 2010 y T 1172 de 2008, entre otras.
[30] Cuaderno 1, folio 16.
[31] Cuaderno 1, folio 26.
[32] Ibid.
[33] Ibid.