DECRETO 2609 DE 2012<\/p>\n
(diciembre 14)<\/p>\n
D.O. 48.647, diciembre 17 de 2012<\/p>\n
por el cual se reglamenta el T\u00edtulo V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los art\u00edculos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de Gesti\u00f3n Documental para todas las Entidades del Estado.<\/p>\n
Nota: Ver Circular 9 de 2018, SPT. Ver Decreto 1080 de 2015. Ver Acuerdo 004 de 2013, AGN, D.O. 48.754.<\/p>\n
El Presidente de la Rep\u00fablica de Colombia, en ejercicio de las facultades constitucionales y en particular, las previstas en el art\u00edculo 189, numeral 11 de la Constituci\u00f3n Pol\u00edtica y el art\u00edculo 2\u00b0 y el t\u00edtulo V de la Ley 594 de 2000, y<\/p>\n
CONSIDERANDO:<\/p>\n
Que la Ley 80 de 1989, establece que es funci\u00f3n del Archivo General de La Naci\u00f3n Jorge Palacios Preciado promover la organizaci\u00f3n y fortalecimiento de los archivos p\u00fablicos del pa\u00eds, para garantizar la eficacia de la gesti\u00f3n del Estado y la conservaci\u00f3n del patrimonio documental.<\/p>\n
Que de acuerdo con lo establecido en el art\u00edculo 2\u00b0, literal d) de la Ley 80 de 1989, el Archivo General de la Naci\u00f3n Jorge Palacios Preciado tiene como funci\u00f3n formular, orientar, coordinar y controlar la pol\u00edtica nacional de archivos, acorde con el Plan Nacional de Desarrollo y los aspectos econ\u00f3micos, sociales, culturales, cient\u00edficos y tecnol\u00f3gicos de los archivos que hagan parte del Sistema Nacional de Archivos.<\/p>\n
Que la Ley 527 de 1999, define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, de comercio electr\u00f3nico y de las firmas digitales, y en virtud del principio de equivalencia funcional, le otorga al mensaje de datos la calidad de prueba, dando lugar a que el mensaje de datos se encuentre en igualdad de condiciones en un litigio o discusi\u00f3n jur\u00eddica.<\/p>\n
Que la Ley 1341 del 30 de julio de 2009, define los principios y conceptos sobre la sociedad de la informaci\u00f3n y la organizaci\u00f3n de las tecnolog\u00edas de la informaci\u00f3n y las comunicaciones – TIC, en especial el principio orientador de neutralidad tecnol\u00f3gica.<\/p>\n
Que la Ley 594 de 2000, reconoce que los documentos institucionalizan las decisiones administrativas y los archivos constituyen una herramienta indispensable para la gesti\u00f3n administrativa, econ\u00f3mica, pol\u00edtica y cultural del Estado y la administraci\u00f3n de justicia; son testimonio de los hechos y de las obras; documentan las personas, los derechos y las instituciones.<\/p>\n
Que el art\u00edculo 21 de la Ley 594 de 2000, establece que las entidades p\u00fablicas deber\u00e1n elaborar programas de gesti\u00f3n de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnolog\u00edas y soportes, en cuya aplicaci\u00f3n deber\u00e1n observarse los principios y procesos archiv\u00edsticos.<\/p>\n
Que el art\u00edculo 22 de la Ley 594 de 2000, entiende la gesti\u00f3n de documentos dentro del concepto de archivo total, que comprende procesos tales como la producci\u00f3n o recepci\u00f3n, la distribuci\u00f3n, la consulta, la organizaci\u00f3n, la recuperaci\u00f3n y la disposici\u00f3n final de los documentos.<\/p>\n
Que el art\u00edculo 25 de la Ley 594 de 2000, autoriza al Ministerio de la Cultura, a trav\u00e9s del Archivo General de la Naci\u00f3n Jorge Palacios Preciado, para reglamentar lo atinente a los documentos producidos por las entidades privadas que presten servicios p\u00fablicos.<\/p>\n
Que el art\u00edculo 26 de la Ley 594 de 2000, obliga a las entidades de la Administraci\u00f3n P\u00fablica elaborar inventarios de los documentos que produzcan en ejercicio de sus funciones, de manera que se asegure el control de los documentos en sus diferentes fases.<\/p>\n
Que las tecnolog\u00edas de la informaci\u00f3n y la comunicaci\u00f3n, est\u00e1n modificando las pr\u00e1cticas y formas de gestionar los documentos en las entidades p\u00fablicas, lo cual tiene efectos sobre el patrimonio documental del pa\u00eds.<\/p>\n
Que el Cap\u00edtulo IV de la Ley 1437 de 2011, autorizan la utilizaci\u00f3n de medios electr\u00f3nicos en el proceso administrativo en particular en lo referente al documento p\u00fablico en medios electr\u00f3nicos, el archivo electr\u00f3nico de documentos, el expediente electr\u00f3nico, la recepci\u00f3n de documentos electr\u00f3nicos por parte de las autoridades y la prueba de recepci\u00f3n y env\u00edo de mensajes de datos, as\u00ed como la Ley 527 de 1999 en sus art\u00edculos 6\u00b0 y 9\u00b0, los cuales se enmarcan dentro de las responsabilidades que le competen al Archivo General de la Naci\u00f3n Jorge Palacios Preciado como ente rector de la pol\u00edtica archiv\u00edstica del Estado.<\/p>\n
Que el Decreto ley n\u00famero 019 de 2012, por el cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y tr\u00e1mites innecesarios existentes en la Administraci\u00f3n P\u00fablica, establece en los art\u00edculos 4\u00b0 y 14 el uso de las tecnolog\u00edas de la informaci\u00f3n y las comunicaciones y en particular al uso de medios electr\u00f3nicos como elemento necesario en la optimizaci\u00f3n de los tr\u00e1mites ante la Administraci\u00f3n P\u00fablica.<\/p>\n
Que la Ley 1564 de 2012, por medio de la cual se expide el C\u00f3digo General del Proceso y se dictan otras disposiciones, en lo referente al uso de las tecnolog\u00edas de la informaci\u00f3n y de las comunicaciones en todas las actuaciones de la gesti\u00f3n y tr\u00e1mites de los procesos judiciales, as\u00ed como en la formaci\u00f3n y archivo de los expedientes.<\/p>\n
Que el Decreto n\u00famero 2482 del 3 de diciembre de 2012, \u201cpor el cual se establecen los lineamientos generales para la integraci\u00f3n de la planeaci\u00f3n y la gesti\u00f3n\u201d, tiene como objeto adoptar el Modelo Integrado de Planeaci\u00f3n y Gesti\u00f3n como instrumento de articulaci\u00f3n y reporte de la planeaci\u00f3n, se busca un Estado con capacidad permanente para mejorar su gesti\u00f3n, sus espacios de participaci\u00f3n y su interlocuci\u00f3n con la sociedad, en procura de la prestaci\u00f3n de mejores y m\u00e1s efectivos servicios.<\/p>\n
Que en m\u00e9rito de lo expuesto,<\/p>\n
DECRETA:<\/p>\n
\u00a0CAP\u00cdTULO I<\/p>\n
Gesti\u00f3n de Documentos<\/p>\n
Art\u00edculo 1. \u00c1mbito de aplicaci\u00f3n. El presente decreto comprende a la Administraci\u00f3n P\u00fablica en sus diferentes niveles, nacional, departamental, distrital, municipal; de las entidades territoriales ind\u00edgenas y dem\u00e1s entidades territoriales que se creen por ley; de las divisiones administrativas; las entidades privadas que cumplen funciones p\u00fablicas, a las entidades del Estado en las distintas ramas del poder; y dem\u00e1s organismos regulados por la Ley 594 de 2000 (Ley General de Archivos). (Nota: Ver art\u00edculo 2.8.2.5.1. del Decreto 1080 de 2015, por medio del cual se expide el Decreto Reglamentario \u00danico del Sector Cultura.).<\/p>\n
Art\u00edculo 2. Tipos de informaci\u00f3n. Las normas del presente decreto se aplicar\u00e1n a cualquier tipo de informaci\u00f3n producida y\/o recibida por las entidades p\u00fablicas, sus dependencias y servidores p\u00fablicos, y en general por cualquier persona que desarrolle actividades inherentes a la funci\u00f3n de dicha entidad o que hayan sido delegados por esta, independientemente del soporte y medio de registro (an\u00e1logo o digital) en que se produzcan, y que se conservan en:<\/p>\n
a) Documentos de Archivo (f\u00edsicos y electr\u00f3nicos).<\/p>\n
b) Archivos institucionales (f\u00edsicos y electr\u00f3nicos).<\/p>\n
c) Sistemas de Informaci\u00f3n Corporativos.<\/p>\n
d) Sistemas de Trabajo Colaborativo.<\/p>\n
e) Sistemas de Administraci\u00f3n de Documentos.<\/p>\n
f) Sistemas de Mensajer\u00eda Electr\u00f3nica.<\/p>\n
g) Portales, Intranet y Extranet.<\/p>\n
h) Sistemas de Bases de Datos.<\/p>\n
i) Disco duros, servidores, discos o medios portables, cintas o medios de video y audio (an\u00e1logo o digital), etc.<\/p>\n
j) Cintas y medios de soporte (back up o contingencia).<\/p>\n
k) Uso de tecnolog\u00edas en la nube.<\/p>\n
Nota, art\u00edculo 2\u00ba: Ver art\u00edculo 2.8.2.5.2. del Decreto 1080 de 2015, por medio del cual se expide el Decreto Reglamentario \u00danico del Sector Cultura.<\/p>\n
Art\u00edculo 3. Responsabilidad de la gesti\u00f3n de documentos. La gesti\u00f3n de documentos est\u00e1 asociada a la actividad administrativa del Estado, al cumplimiento de las funciones y al desarrollo de los procesos de todas las entidades del Estado; por lo tanto, es responsabilidad de los servidores y empleados p\u00fablicos as\u00ed como los contratistas que presten servicios a las entidades p\u00fablicas, aplicar las normas que en esta materia establezca el Archivo General de la Naci\u00f3n Jorge Palacios Preciado, y las respectivas entidades p\u00fablicas.<\/p>\n
Par\u00e1grafo. La responsabilidad en cuanto a la pol\u00edtica, planes y programas del sector de las tecnolog\u00edas de la informaci\u00f3n y las comunicaciones es del Ministerio de Tecnolog\u00edas de la Informaci\u00f3n y las Comunicaciones.<\/p>\n
Nota, art\u00edculo 3\u00ba: Ver art\u00edculo 2.8.2.5.3. del Decreto 1080 de 2015, por medio del cual se expide el Decreto Reglamentario \u00danico del Sector Cultura.<\/p>\n
Art\u00edculo 4. Coordinaci\u00f3n de la gesti\u00f3n documental. Teniendo en cuenta que la gesti\u00f3n documental es un proceso transversal a toda la organizaci\u00f3n, los diferentes aspectos y componentes de la gesti\u00f3n de documentos deben ser coordinados por los respectivos Secretarios Generales o quienes hagan sus veces, a trav\u00e9s de las oficinas de Archivo de cada entidad. (Nota: Ver art\u00edculo 2.8.2.5.4. del Decreto 1080 de 2015, por medio del cual se expide el Decreto Reglamentario \u00danico del Sector Cultura.).<\/p>\n
Art\u00edculo 5. Principios del proceso de gesti\u00f3n documental. La gesti\u00f3n de documentos en toda la administraci\u00f3n p\u00fablica se regir\u00e1 por los siguientes principios.<\/p>\n
a) Planeaci\u00f3n. La creaci\u00f3n de los documentos debe estar precedida del an\u00e1lisis legal, funcional y archiv\u00edstico que determine la utilidad de estos como evidencia, con miras a facilitar su gesti\u00f3n. El resultado de dicho an\u00e1lisis determinar\u00e1 si debe crearse o no un documento.<\/p>\n
b) Eficiencia. Las entidades deben producir solamente los documentos necesarios para el cumplimiento de sus objetivos o los de una funci\u00f3n o un proceso.<\/p>\n
c) Econom\u00eda. Las entidades deben evaluar en todo momento los costos derivados de la gesti\u00f3n de sus documentos buscando ahorros en los diferentes procesos de la funci\u00f3n archiv\u00edstica.<\/p>\n
d) Control y seguimiento. Las entidades deben asegurar el control y seguimiento de la totalidad de los documentos que produce o recibe en desarrollo de sus actividades, a lo largo de todo el ciclo de vida.<\/p>\n
e) Oportunidad. Las entidades deber\u00e1n implementar mecanismos que garanticen que los documentos est\u00e1n disponibles cuando se requieran y para las personas autorizadas para consultarlos y utilizarlos.<\/p>\n
f) Transparencia. Los documentos son evidencia de las actuaciones de la administraci\u00f3n y por lo tanto respaldan las actuaciones de los servidores y empleados p\u00fablicos.<\/p>\n
g) Disponibilidad. Los documentos deben estar disponibles cuando se requieran independientemente del medio de creaci\u00f3n.<\/p>\n
h) Agrupaci\u00f3n. Los documentos de archivo deben ser agrupados en clases o categor\u00edas (series, subseries y expedientes), manteniendo las relaciones secuenciales dentro de un mismo tr\u00e1mite.<\/p>\n
i) V\u00ednculo archiv\u00edstico. Los documentos resultantes de un mismo tr\u00e1mite deben mantener el v\u00ednculo entre s\u00ed, mediante la implementaci\u00f3n de sistemas de clasificaci\u00f3n, sistemas descriptivos y metadatos de contexto, estructura y contenido, de forma que se facilite su gesti\u00f3n como conjunto.<\/p>\n
j) Protecci\u00f3n del medio ambiente. Las entidades deben evitar la producci\u00f3n de documentos impresos en papel cuando este medio no sea requerido por razones legales o de preservaci\u00f3n hist\u00f3rica, dada la longevidad del papel como medio de registro de informaci\u00f3n.<\/p>\n
k) Autoevaluaci\u00f3n. Tanto el sistema de gesti\u00f3n documental como el programa correspondiente ser\u00e1 evaluado regularmente por cada una de las dependencias de la entidad.<\/p>\n
l) Coordinaci\u00f3n y acceso. Las \u00e1reas funcionales actuar\u00e1n coordinadamente en torno al acceso y manejo de la informaci\u00f3n que custodian para garantizar la no duplicidad de acciones frente a los documentos de archivo y el cumplimiento de la misi\u00f3n de estos.<\/p>\n
m) Cultura archiv\u00edstica. Los funcionarios que dirigen las \u00e1reas funcionales colaborar\u00e1n en la sensibilizaci\u00f3n del personal a su cargo, respecto a la importancia y valor de los archivos de la instituci\u00f3n.<\/p>\n
n) Modernizaci\u00f3n. La alta gerencia p\u00fablica junto con el Archivo Institucional propiciar\u00e1n el fortalecimiento de la funci\u00f3n archiv\u00edstica de la entidad, a trav\u00e9s de la aplicaci\u00f3n de las m\u00e1s modernas pr\u00e1cticas de gesti\u00f3n documental al interior de la entidad, apoy\u00e1ndose para ello en el uso de tecnolog\u00edas de la informaci\u00f3n y las comunicaciones.<\/p>\n
o) Interoperabilidad. Las entidades p\u00fablicas deben garantizar la habilidad de transferir y utilizar informaci\u00f3n de manera uniforme y eficiente entre varias organizaciones y sistemas de informaci\u00f3n, as\u00ed como la habilidad de los sistemas (computadoras, medios de comunicaci\u00f3n, redes, software y otros componentes de tecnolog\u00eda de la informaci\u00f3n) de interactuar e intercambiar datos de acuerdo con un m\u00e9todo definido, con el fin de obtener los resultados esperados.<\/p>\n
p) Orientaci\u00f3n al ciudadano. El ejercicio de colaboraci\u00f3n entre organizaciones para intercambiar informaci\u00f3n y conocimiento en el marco de sus procesos de negocio, con el prop\u00f3sito de facilitar la entrega de servicios en l\u00ednea a ciudadanos, empresas y a otras entidades, debe ser una premisa de las entidades del Estado (Marco de Interoperabilidad para el Gobierno en l\u00ednea).<\/p>\n
q) Neutralidad tecnol\u00f3gica. El Estado garantizar\u00e1 la libre adopci\u00f3n de tecnolog\u00edas, teniendo en cuenta recomendaciones, conceptos y normativas de los organismos internacionales competentes e id\u00f3neos en la materia, que permitan fomentar la eficiente prestaci\u00f3n de servicios, contenidos y aplicaciones que usen Tecnolog\u00edas de la Informaci\u00f3n y las Comunicaciones y garantizar la libre y leal competencia, y que su adopci\u00f3n sea arm\u00f3nica con el desarrollo ambiental sostenible.<\/p>\n
r) Protecci\u00f3n de la informaci\u00f3n y los datos. Las entidades p\u00fablicas deben garantizar la protecci\u00f3n de la informaci\u00f3n y los datos personales en los distintos procesos de la gesti\u00f3n documental.<\/p>\n
Nota, art\u00edculo 5\u00ba: Ver art\u00edculo 2.8.2.5.5. del Decreto 1080 de 2015, por medio del cual se expide el Decreto Reglamentario \u00danico del Sector Cultura.<\/p>\n
Art\u00edculo 6. Componentes de la pol\u00edtica de gesti\u00f3n documental. Las entidades p\u00fablicas deben formular una pol\u00edtica de gesti\u00f3n de documentos, constituida por los siguientes componentes.<\/p>\n
a) Marco conceptual claro para la gesti\u00f3n de la informaci\u00f3n f\u00edsica y electr\u00f3nica de las entidades p\u00fablicas.<\/p>\n
b) Conjunto de est\u00e1ndares para la gesti\u00f3n de la informaci\u00f3n en cualquier soporte.<\/p>\n
c) Metodolog\u00eda general para la creaci\u00f3n, uso, mantenimiento, retenci\u00f3n, acceso y preservaci\u00f3n de la informaci\u00f3n, independiente de su soporte y medio de creaci\u00f3n.<\/p>\n
d) Programa de gesti\u00f3n de informaci\u00f3n y documentos que pueda ser aplicado en cada entidad.<\/p>\n
e) La cooperaci\u00f3n, articulaci\u00f3n y coordinaci\u00f3n permanente entre las \u00e1reas de tecnolog\u00eda, la oficina de Archivo, las oficinas de planeaci\u00f3n y los productores de la informaci\u00f3n.<\/p>\n
Nota, art\u00edculo 6\u00ba: Ver art\u00edculo 2.8.2.5.6. del Decreto 1080 de 2015, por medio del cual se expide el Decreto Reglamentario \u00danico del Sector Cultura.<\/p>\n
Art\u00edculo 7. Etapas de la gesti\u00f3n de los documentos. Para asegurar una adecuada gesti\u00f3n documental en las entidades del Estado, se deben tener en cuenta las siguientes etapas.<\/p>\n
a) Creaci\u00f3n. Los documentos se deben crear mediante procedimientos planificados y documentados en los cuales de determine su identificaci\u00f3n, formato y caracter\u00edsticas.<\/p>\n
b) Mantenimiento. Se refiere al establecimiento de los requisitos que permitan mantener la integridad t\u00e9cnica, estructural y relacional de los documentos en el sistema de gesti\u00f3n documental as\u00ed como sus metadatos.<\/p>\n
c) Difusi\u00f3n. Abarca el establecimiento de los requisitos para el acceso, consulta, recuperaci\u00f3n, clasificaci\u00f3n de acceso y visualizaci\u00f3n de los documentos.<\/p>\n
d) Administraci\u00f3n. Hace referencia a los procedimientos que permitan administrar todas las operaciones relativas a los documentos, tanto funcionalmente como dentro del sistema de gesti\u00f3n documental, o cualquier sistema de informaci\u00f3n.<\/p>\n
Nota, art\u00edculo 7\u00ba: Ver art\u00edculo 2.8.2.5.7. del Decreto 1080 de 2015, por medio del cual se expide el Decreto Reglamentario \u00danico del Sector Cultura.<\/p>\n
Art\u00edculo 8. Instrumentos archiv\u00edsticos para la gesti\u00f3n documental. La gesti\u00f3n documental en las entidades p\u00fablicas se desarrollar\u00e1 a partir de los siguientes instrumentos archiv\u00edsticos.<\/p>\n
a) El Cuadro de Clasificaci\u00f3n Documental (CCD).<\/p>\n
b) La Tabla de Retenci\u00f3n Documental (TRD).<\/p>\n
c) El Programa de Gesti\u00f3n Documental (PGD).<\/p>\n
d) Plan Institucional de Archivos de la Entidad (PINAR).<\/p>\n
e) El Inventario Documental.<\/p>\n
f) Un modelo de requisitos para la gesti\u00f3n de documentos electr\u00f3nicos.<\/p>\n
g) Los bancos terminol\u00f3gicos de tipos, series y sub-series documentales.<\/p>\n
h) Los mapas de procesos, flujos documentales y la descripci\u00f3n de las funciones de las unidades administrativas de la entidad.<\/p>\n
i) Tablas de Control de Acceso para el establecimiento de categor\u00edas adecuadas de derechos y restricciones de acceso y seguridad aplicables a los documentos.<\/p>\n
Nota 1, art\u00edculo 8\u00ba: Ver art\u00edculo 2.8.2.5.8. del Decreto 1080 de 2015, por medio del cual se expide el Decreto Reglamentario \u00danico del Sector Cultura.<\/p>\n
Nota 2, art\u00edculo 8\u00ba: Ver Resoluci\u00f3n 254 de 2016, CNMH. D.O. 50093, pag. 58.<\/p>\n
Art\u00edculo 9. Procesos de la gesti\u00f3n documental. La gesti\u00f3n documental en las diferentes entidades p\u00fablicas en sus diferentes niveles, debe comprender como m\u00ednimo los siguientes procesos.<\/p>\n
a) Planeaci\u00f3n. Conjunto de actividades encaminadas a la planeaci\u00f3n, generaci\u00f3n y valoraci\u00f3n de los documentos de la entidad, en cumplimiento con el contexto administrativo, legal, funcional y t\u00e9cnico. Comprende la creaci\u00f3n y dise\u00f1o de formas, formularios y documentos, an\u00e1lisis de procesos, an\u00e1lisis diplom\u00e1tico y su registro en el sistema de gesti\u00f3n documental.<\/p>\n
b) Producci\u00f3n. Actividades destinadas al estudio de los documentos en la forma de producci\u00f3n o ingreso, formato y estructura, finalidad, \u00e1rea competente para el tr\u00e1mite, proceso en que act\u00faa y los resultados esperados.<\/p>\n
c) Gesti\u00f3n y tr\u00e1mite. Conjunto de actuaciones necesarias para el registro, la vinculaci\u00f3n a un tr\u00e1mite, la distribuci\u00f3n incluidas las actuaciones o delegaciones, la descripci\u00f3n (metadatos), la disponibilidad, recuperaci\u00f3n y acceso para consulta de los documentos, el control y seguimiento a los tr\u00e1mites que surte el documento hasta la resoluci\u00f3n de los asuntos.<\/p>\n
d) Organizaci\u00f3n. Conjunto de operaciones t\u00e9cnicas para declarar el documento en el sistema de gesti\u00f3n documental, clasificarlo, ubicarlo en el nivel adecuado, ordenarlo y describirlo adecuadamente.<\/p>\n
e) Transferencia. Conjunto de operaciones adoptadas por la entidad para transferir los documentos durante las fases de archivo, verificando la estructura, la validaci\u00f3n del formato de generaci\u00f3n, la migraci\u00f3n, refreshing, emulaci\u00f3n o conversi\u00f3n, los metadatos t\u00e9cnicos de formato, los metadatos de preservaci\u00f3n y los metadatos descriptivos.<\/p>\n
f) Disposici\u00f3n de documentos. Selecci\u00f3n de los documentos en cualquier etapa del archivo, con miras a su conservaci\u00f3n temporal, permanente o a su eliminaci\u00f3n, de acuerdo con lo establecido en las tablas de retenci\u00f3n documental o en las tablas de valoraci\u00f3n documental.<\/p>\n
g) Preservaci\u00f3n a largo plazo. Conjunto de acciones y est\u00e1ndares aplicados a los documentos durante su gesti\u00f3n para garantizar su preservaci\u00f3n en el tiempo, independientemente de su medio y forma de registro o almacenamiento.<\/p>\n
h) Valoraci\u00f3n. Proceso permanente y continuo, que inicia desde la planificaci\u00f3n de los documentos y por medio del cual se determinan sus valores primarios y secundarios, con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases del archivo y determinar su destino final (eliminaci\u00f3n o conservaci\u00f3n temporal o definitiva).<\/p>\n
Nota, art\u00edculo 9\u00ba: Ver art\u00edculo 2.8.2.5.9. del Decreto 1080 de 2015, por medio del cual se expide el Decreto Reglamentario \u00danico del Sector Cultura.<\/p>\n
\u00a0CAP\u00cdTULO II<\/p>\n
El Programa de Gesti\u00f3n Documental<\/p>\n
Art\u00edculo 10. Obligatoriedad del programa de gesti\u00f3n documental. Todas las entidades del Estado deben formular un Programa de Gesti\u00f3n Documental (PGD), a corto, mediano y largo plazo, como parte del Plan Estrat\u00e9gico Institucional y del Plan de Acci\u00f3n Anual. (Nota: Ver art\u00edculo 2.8.2.5.10. del Decreto 1080 de 2015, por medio del cual se expide el Decreto Reglamentario \u00danico del Sector Cultura.).<\/p>\n
Art\u00edculo 11. Aprobaci\u00f3n del programa de gesti\u00f3n documental. El Programa de Gesti\u00f3n Documental (PGD) debe ser aprobado por el Comit\u00e9 de Desarrollo Administrativo conformado en cada una de las entidades del orden nacional o el Comit\u00e9 Interno de Archivo en las entidades del orden territorial. La implementaci\u00f3n y seguimiento del PGD es responsabilidad del \u00e1rea de archivo de la Entidad en coordinaci\u00f3n con la Oficina de Control Interno o quien haga sus veces.<\/p>\n
Los Consejos Territoriales de Archivos podr\u00e1n realizar observaciones y solicitar ajustes al Programa de Gesti\u00f3n Documental (PGD), cuando las entidades de su jurisdicci\u00f3n no cumplan con las normas del presente decreto y la normatividad que sobre esta materia establezca el Archivo General de la Naci\u00f3n Jorge Palacios Preciado.<\/p>\n
Nota, art\u00edculo 11: Ver art\u00edculo 2.8.2.5.11. del Decreto 1080 de 2015, por medio del cual se expide el Decreto Reglamentario \u00danico del Sector Cultura.<\/p>\n
Art\u00edculo 12. Publicaci\u00f3n del programa de gesti\u00f3n documental. El Programa de Gesti\u00f3n Documental (PGD) debe ser publicado en la p\u00e1gina web de la respectiva entidad, dentro de los siguientes treinta (30) d\u00edas posteriores a su aprobaci\u00f3n por parte del Comit\u00e9 de Desarrollo Administrativo de la Entidad en las entidades del orden nacional o el Comit\u00e9 Interno de Archivos en las entidades del orden territorial, siguiendo los lineamientos del Manual de Gobierno en L\u00ednea.<\/p>\n
Par\u00e1grafo. As\u00ed mismo las entidades en sus programas de gesti\u00f3n documental deber\u00e1n tener en cuenta la protecci\u00f3n de la informaci\u00f3n y los datos personales de conformidad con la Ley 1273 de 2009 y la Ley 1581 de 2012.<\/p>\n
Par\u00e1grafo. El Archivo General de la Naci\u00f3n en conjunto con el Ministerio de Tecnolog\u00edas de la Informaci\u00f3n y las Comunicaciones, y la delegada de la protecci\u00f3n de datos de la Superintendencia de Industria y Comercio deber\u00e1n dar las directrices y las pol\u00edticas para proteger la informaci\u00f3n y los datos personales que reposan en bases de datos y documentos electr\u00f3nicos en los programas de gesti\u00f3n documental.<\/p>\n
Nota, art\u00edculo 12: Ver art\u00edculo 2.8.2.5.12. del Decreto 1080 de 2015, por medio del cual se expide el Decreto Reglamentario \u00danico del Sector Cultura.<\/p>\n
Art\u00edculo 13. Elementos del programa de gesti\u00f3n documental. El Programa de Gesti\u00f3n Documental (PGD) debe obedecer a una estructura normalizada y como m\u00ednimo los elementos que se presentan en el Anexo denominado \u201cPrograma de Gesti\u00f3n Documental\u201d que har\u00e1 parte integral de este decreto.<\/p>\n
Par\u00e1grafo. El Archivo General de la Naci\u00f3n Jorge Palacios Preciado y cada entidad podr\u00e1n incluir los elementos adicionales que considere necesarios para facilitar el desarrollo del programa de gesti\u00f3n documental.<\/p>\n
Nota, art\u00edculo 13: Ver art\u00edculo 2.8.2.5.13. del Decreto 1080 de 2015, por medio del cual se expide el Decreto Reglamentario \u00danico del Sector Cultura.<\/p>\n
Art\u00edculo 14. Plan de Capacitaci\u00f3n. Las entidades p\u00fablicas y las privadas que cumplan funciones p\u00fablicas, deber\u00e1n incluir en sus planes anuales de capacitaci\u00f3n los recursos necesarios para capacitar en el alcance y desarrollo del PGD, a los funcionarios de los diferentes niveles de la entidad. (Nota: Ver art\u00edculo 2.8.2.5.14. del Decreto 1080 de 2015, por medio del cual se expide el Decreto Reglamentario \u00danico del Sector Cultura.).<\/p>\n
Art\u00edculo 15. Armonizaci\u00f3n con otros sistemas administrativos y de gesti\u00f3n. El Programa de Gesti\u00f3n Documental (PGD) debe armonizarse con los otros sistemas administrativos y de gesti\u00f3n establecidos por el gobierno nacional o los que se establezcan en el futuro. (Nota: Ver art\u00edculo 2.8.2.5.15. del Decreto 1080 de 2015, por medio del cual se expide el Decreto Reglamentario \u00danico del Sector Cultura.).<\/p>\n
CAP\u00cdTULO III<\/p>\n
El Sistema de Gesti\u00f3n Documental<\/p>\n
Art\u00edculo 16. Generalidades del sistema de gesti\u00f3n documental. Las entidades p\u00fablicas deben contar con un sistema de gesti\u00f3n documental que permita.<\/p>\n
a) Organizar los documentos f\u00edsicos y electr\u00f3nicos, incluyendo sus metadatos a trav\u00e9s de cuadros de clasificaci\u00f3n documental.<\/p>\n
b) Establecer plazos de conservaci\u00f3n y eliminaci\u00f3n para la informaci\u00f3n y los documentos electr\u00f3nicos de archivo en tablas de retenci\u00f3n documental (TRD) y tablas de valoraci\u00f3n documental (TVD).<\/p>\n
c) Ejecutar procesos de eliminaci\u00f3n parcial o completa de acuerdo con los tiempos establecidos en las TRD o TVD.<\/p>\n
d) Garantizar la autenticidad de los documentos de archivo y la informaci\u00f3n conexa (metadatos) a lo largo del ciclo de vida del documento.<\/p>\n
e) Mantener la integridad de los documentos, mediante agrupaciones documentales, en series y subseries.<\/p>\n
f) Permitir y facilitar el acceso y disponibilidad de los documentos de archivo por parte de la ciudadan\u00eda y de la propia entidad, cuando sean requeridos.<\/p>\n
g) Preservar los documentos y sus agrupaciones documentales, en series y subseries, a largo plazo, independientemente de los procedimientos tecnol\u00f3gicos utilizados para su creaci\u00f3n.<\/p>\n
Nota, art\u00edculo 16: Ver art\u00edculo 2.8.2.6.1. del Decreto 1080 de 2015, por medio del cual se expide el Decreto Reglamentario \u00danico del Sector Cultura.<\/p>\n
Art\u00edculo 17. Caracter\u00edsticas de los sistemas de gesti\u00f3n documental. La gesti\u00f3n adecuada de los documentos debe basarse en el desarrollo de las funciones de las Entidades P\u00fablicas, sus dependencias y funcionarios, as\u00ed como en la normalizaci\u00f3n de sus procesos, procedimientos y manuales administrativos, de acuerdo con reglas espec\u00edficas. Para lograr lo anterior es necesario que los sistemas de gesti\u00f3n de documentos respondan m\u00ednimo a las siguientes caracter\u00edsticas.<\/p>\n
a) Conformidad. Los sistemas de informaci\u00f3n, incluyendo los sistemas de gesti\u00f3n de documentos electr\u00f3nicos (SGDE), deben respaldar la gesti\u00f3n de la informaci\u00f3n a partir de los procesos administrativos de las entidades.<\/p>\n
b) Interoperabilidad. Los sistemas de gesti\u00f3n documental deben permitir la interoperabilidad con los otros sistemas de informaci\u00f3n, a lo largo del tiempo, basado en el principio de neutralidad tecnol\u00f3gica, el uso de formatos abiertos y est\u00e1ndares nacionales o internacionales adoptados por las autoridades o instancias competentes.<\/p>\n
c) Seguridad. Los sistemas de gesti\u00f3n documental deben mantener la informaci\u00f3n administrativa en un entorno seguro.<\/p>\n
d) Metadescripci\u00f3n. Se debe procurar la generaci\u00f3n de metadatos normalizados, sean manuales o automatizados, desde los mismos sistemas y aplicativos.<\/p>\n
e) Adici\u00f3n de contenidos. El sistema de gesti\u00f3n documental debe permitir que sean agregados nuevos contenidos a los documentos, en forma de metadatos, sin que se altere la autenticidad, valor evidencial e integridad de los documentos.<\/p>\n
f) Dise\u00f1o y funcionamiento. La creaci\u00f3n y captura de documentos en el sistema debe ser de f\u00e1cil manejo para los usuarios, haci\u00e9ndola tan simple como sea posible.<\/p>\n
g) Gesti\u00f3n Distribuida. Los sistemas de gesti\u00f3n documental deben ofrecer capacidades para importar y exportar masivamente los documentos (series, subseries y expedientes y metadatos asociados desde y hacia otros sistemas de gesti\u00f3n documental).<\/p>\n
h) Disponibilidad y acceso. Un sistema de gesti\u00f3n de documentos electr\u00f3nicos (SGDE) debe asegurar la autenticidad, integridad, inalterabilidad, accesibilidad, interpretaci\u00f3n y comprensi\u00f3n de los documentos electr\u00f3nicos en su contexto original, as\u00ed como su capacidad de ser procesados y reutilizados en cualquier momento.<\/p>\n
i) Neutralidad tecnol\u00f3gica. El Estado garantizar\u00e1 la libre adopci\u00f3n de tecnolog\u00edas, teniendo en cuenta recomendaciones, conceptos y normativas de los organismos internacionales competentes e id\u00f3neos en la materia, que permitan fomentar la eficiente prestaci\u00f3n de servicios, contenidos y aplicaciones que usen Tecnolog\u00edas de la Informaci\u00f3n y las Comunicaciones y garantizar la libre y leal competencia, y que su adopci\u00f3n sea arm\u00f3nica con el desarrollo ambiental sostenible.<\/p>\n
Nota, art\u00edculo 17: Ver art\u00edculo 2.8.2.6.2. del Decreto 1080 de 2015, por medio del cual se expide el Decreto Reglamentario \u00danico del Sector Cultura.<\/p>\n
Art\u00edculo 18. Preservaci\u00f3n de documentos en ambientes electr\u00f3nicos. En los sistemas de archivo electr\u00f3nico implementados en las entidades p\u00fablicas, se debe garantizar la autenticidad, integridad, confidencialidad y la conservaci\u00f3n a largo plazo de los documentos electr\u00f3nicos de archivo que de acuerdo con las Tablas de Retenci\u00f3n Documental o las Tablas de Valoraci\u00f3n Documental lo ameriten, as\u00ed como su disponibilidad, legibilidad (visualizaci\u00f3n) e interpretaci\u00f3n, independientemente de las tecnolog\u00edas utilizadas en la creaci\u00f3n y almacenamiento de los documentos.<\/p>\n
Las medidas m\u00ednimas de conservaci\u00f3n preventiva y a largo plazo podr\u00e1n estar basadas en procesos como la migraci\u00f3n, la emulaci\u00f3n o el refreshing, o cualquier otro proceso de reconocida capacidad t\u00e9cnica que se genere en el futuro.<\/p>\n
Nota, art\u00edculo 18: Ver art\u00edculo 2.8.2.6.3. del Decreto 1080 de 2015, por medio del cual se expide el Decreto Reglamentario \u00danico del Sector Cultura.<\/p>\n
Art\u00edculo 19. Criterios para la Selecci\u00f3n de Sistemas de Gesti\u00f3n de Documentos. La selecci\u00f3n y adquisici\u00f3n de sistemas de gesti\u00f3n de documentos debe tener en cuenta adem\u00e1s de la normatividad que expida el Archivo General de la Naci\u00f3n Jorge Palacios Preciado, las necesidades de la Entidad, la estructura organizacional, el modelo de gesti\u00f3n documental y la capacidad financiera y tecnol\u00f3gica para su implementaci\u00f3n y mantenimiento.<\/p>\n
El Archivo General de la Naci\u00f3n Jorge Palacios Preciado reglamentar\u00e1, en coordinaci\u00f3n con el Ministerio de Tecnolog\u00edas de la Informaci\u00f3n y las Comunicaciones, los requisitos funcionales y no funcionales m\u00ednimos que deben tenerse en cuenta para desarrollar, seleccionar y adquirir sistemas de gesti\u00f3n de documentos.<\/p>\n
Nota, art\u00edculo 19: Ver art\u00edculo 2.8.2.6.4. del Decreto 1080 de 2015, por medio del cual se expide el Decreto Reglamentario \u00danico del Sector Cultura.<\/p>\n
Art\u00edculo 20. Integridad de la informaci\u00f3n en los sistemas de gesti\u00f3n de documentos. Los sistemas de gesti\u00f3n documental deben mantener el contenido, la estructura, el contexto y el v\u00ednculo archiv\u00edstico entre los documentos, de forma que se garantice su accesibilidad, agrupaci\u00f3n y valor como evidencia de las actuaciones de la Entidad. (Nota: Ver art\u00edculo 2.8.2.6.5. del Decreto 1080 de 2015, por medio del cual se expide el Decreto Reglamentario \u00danico del Sector Cultura.).<\/p>\n
Art\u00edculo 21. Interoperabilidad de los sistemas de gesti\u00f3n documental. El Archivo General de la Naci\u00f3n Jorge Palacios Preciado y el Ministerio de Tecnolog\u00edas de la Informaci\u00f3n y las Comunicaciones definir\u00e1n los est\u00e1ndares y protocolos que deber\u00e1n cumplir las entidades p\u00fablicas para la interconexi\u00f3n y la interoperabilidad de los sistemas de informaci\u00f3n, de forma que se garantice el flujo interno y externo de documentos. (Nota: Ver art\u00edculo 2.8.2.6.6. del Decreto 1080 de 2015, por medio del cual se expide el Decreto Reglamentario \u00danico del Sector Cultura.).<\/p>\n
\u00a0CAP\u00cdTULO IV<\/p>\n
La Gesti\u00f3n de Documentos Electr\u00f3nicos de Archivo<\/p>\n
Art\u00edculo 22. Aspectos que se deben considerar para la adecuada gesti\u00f3n de los documentos electr\u00f3nicos. Es responsabilidad de las Entidades P\u00fablicas cumplir con los elementos esenciales tales como: autenticidad, integridad, inalterabilidad, fiabilidad, disponibilidad y conservaci\u00f3n, que garanticen que los documentos electr\u00f3nicos mantienen su valor de evidencia a lo largo del ciclo de vida, incluyendo los expedientes mixtos (h\u00edbridos), digitales y electr\u00f3nicos.<\/p>\n
Par\u00e1grafo 1. Corresponder\u00e1 al Archivo General de la Naci\u00f3n Jorge Palacios Preciado y al Ministerio de Tecnolog\u00edas de la Informaci\u00f3n y las Comunicaciones, reglamentar los elementos esenciales de los documentos electr\u00f3nicos.<\/p>\n
Par\u00e1grafo 2. Cuando el procedimiento administrativo y judicial se adelante utilizando medios electr\u00f3nicos, los documentos deber\u00e1n ser archivados en este mismo medio.<\/p>\n
Nota, art\u00edculo 22: Ver art\u00edculo 2.8.2.7.1. del Decreto 1080 de 2015, por medio del cual se expide el Decreto Reglamentario \u00danico del Sector Cultura.<\/p>\n
Art\u00edculo 23. Caracter\u00edsticas del documento electr\u00f3nico de archivo. Los documentos electr\u00f3nicos dependen de su estructura l\u00f3gica m\u00e1s que de la f\u00edsica. Los documentos generados y gestionados a trav\u00e9s de sistemas electr\u00f3nicos deben tener como m\u00ednimo las siguientes caracter\u00edsticas.<\/p>\n
a) Contenido estable. El contenido del documento no cambia en el tiempo; los cambios deben estar autorizados conforme a reglas establecidas, limitadas y controladas por la entidad, o el administrador del sistema, de forma que al ser consultado cualquier documento, una misma pregunta, solicitud o interacci\u00f3n genere siempre el mismo resultado.<\/p>\n
b) Forma documental fija. Se define como la cualidad del documento de archivo que asegura que su contenido permanece completo y sin alteraciones, a lo largo del tiempo, manteniendo la forma original que tuvo durante su creaci\u00f3n.<\/p>\n
c) V\u00ednculo archiv\u00edstico. Los documentos de archivo est\u00e1n vinculados entre s\u00ed, por razones de la procedencia, proceso, tr\u00e1mite o funci\u00f3n y por lo tanto este v\u00ednculo debe mantenerse a lo largo del tiempo, a trav\u00e9s de metadatos que reflejen el contenido, el contexto y la estructura tanto del documento como de la agrupaci\u00f3n documental a la que pertenece (serie, subserie o expediente).<\/p>\n
d) Equivalente Funcional. Cuando se requiera que la informaci\u00f3n conste por escrito, ese requisito quedar\u00e1 satisfecho con un mensaje de datos, si la informaci\u00f3n que este contiene es accesible para su posterior consulta.<\/p>\n
Par\u00e1grafo. El Archivo General de la Naci\u00f3n Jorge Palacios Preciado y el Ministerio de las Tecnolog\u00edas de la Informaci\u00f3n y las Comunicaciones definir\u00e1n las excepciones aplicables a este art\u00edculo cuando por razones de obsolescencia tecnol\u00f3gica no sea posible garantizarlas, sin afectar la autenticidad, integridad, inalterabilidad, fiabilidad y disponibilidad de los documentos.<\/p>\n
Nota, art\u00edculo 23: Ver art\u00edculo 2.8.2.7.2. del Decreto 1080 de 2015, por medio del cual se expide el Decreto Reglamentario \u00danico del Sector Cultura.<\/p>\n
Art\u00edculo 24. Requisitos para la presunci\u00f3n de autenticidad de los documentos electr\u00f3nicos de archivo. Sin perjuicio de lo establecido en las normas procesales se deben tener en cuenta adem\u00e1s los siguientes requisitos en la gesti\u00f3n de documentos electr\u00f3nicos de archivo, para asegurar en el tiempo su presunci\u00f3n de autenticidad.<\/p>\n
a) Se debe expresar desde el momento de su creaci\u00f3n los atributos del documento de archivo, tales como el tr\u00e1mite o asunto al que corresponde, las nombres de quienes intervinieron en las diferentes acciones que se llevaron a cabo con el documento, la fecha de creaci\u00f3n, la fecha de transmisi\u00f3n, nivel de acceso, los privilegios de acceso, mantenimiento, modificaci\u00f3n, transferencia y disposici\u00f3n.<\/p>\n
b) Definici\u00f3n de los procedimientos de protecci\u00f3n para evitar la p\u00e9rdida o corrupci\u00f3n de los documentos de archivo, los medios de almacenamiento y la tecnolog\u00eda.<\/p>\n
c) Desde el contexto jur\u00eddico de acuerdo con lo se\u00f1alado en el art\u00edculo 10 de la Ley 527 de 1999, seg\u00fan el cual en toda actuaci\u00f3n administrativa o judicial no se negar\u00e1 eficacia probatoria, validez o fuerza obligatoria y probatoria a todo tipo de informaci\u00f3n en forma de un mensaje de datos.<\/p>\n
d) Desde el contexto administrativo y documental seg\u00fan las reglas a partir de las cuales el documento de archivo es creado.<\/p>\n
e) Formas documentales, autenticaci\u00f3n del documento de archivo y su identificaci\u00f3n de autoridad.<\/p>\n
f) Otra informaci\u00f3n de ayuda a la verificaci\u00f3n de autenticidad a trav\u00e9s de metadatos.<\/p>\n
g) Establecer procedimientos id\u00f3neos para asegurar la cadena de preservaci\u00f3n de los documentos electr\u00f3nicos de archivo a lo largo del ciclo de vida, y en el transcurso del tiempo.<\/p>\n
Nota, art\u00edculo 24: Ver art\u00edculo 2.8.2.7.3. del Decreto 1080 de 2015, por medio del cual se expide el Decreto Reglamentario \u00danico del Sector Cultura.<\/p>\n
Art\u00edculo 25. Requisitos para la Integridad de los Documentos Electr\u00f3nicos de Archivo. Los documentos deben permanecer completos y protegidos de manipulaciones o cualquier posibilidad de cambio (de versi\u00f3n o cambio de un formato); as\u00ed mismo se debe evitar su alteraci\u00f3n o eliminaci\u00f3n por personas no autorizadas. En caso de requerirse un cambio a la estructura del documento electr\u00f3nico, por razones plenamente justificadas y por personal debidamente autorizado, se debe dejar evidencia de dichos cambios en el sistema de gesti\u00f3n documental y en el documento, a trav\u00e9s de metadatos.<\/p>\n
Par\u00e1grafo. En el caso que se requiera para garantizar la autenticidad, integridad y confidencialidad de la informaci\u00f3n, se podr\u00e1 utilizar firmas electr\u00f3nicas o digitales de acuerdo con lo se\u00f1alado en las normas vigentes.<\/p>\n
Nota, art\u00edculo 25: Ver art\u00edculo 2.8.2.7.4. del Decreto 1080 de 2015, por medio del cual se expide el Decreto Reglamentario \u00danico del Sector Cultura.<\/p>\n
Art\u00edculo 26. Requisitos para la inalterabilidad de los Documentos Electr\u00f3nicos de Archivo. Se debe garantizar que un documento electr\u00f3nico generado por primera vez en su forma definitiva no sea modificado a lo largo de todo su ciclo de vida, desde su producci\u00f3n hasta su conservaci\u00f3n temporal o definitiva, condici\u00f3n que puede satisfacerse mediante la aplicaci\u00f3n de sistemas de protecci\u00f3n de la informaci\u00f3n, salvo las modificaciones realizadas a la estructura del documento con fines de preservaci\u00f3n a largo plazo.<\/p>\n
Par\u00e1grafo. La modificaci\u00f3n con fines de preservaci\u00f3n a largo plazo no se considerar\u00e1 una alteraci\u00f3n del documento electr\u00f3nico de archivo, siempre que se haga de acuerdo con las normas establecidas por el Archivo General de la Naci\u00f3n Jorge Palacios Preciado y las normas procesales.<\/p>\n
Nota, art\u00edculo 26: Ver art\u00edculo 2.8.2.7.5. del Decreto 1080 de 2015, por medio del cual se expide el Decreto Reglamentario \u00danico del Sector Cultura.<\/p>\n
Art\u00edculo 27. Requisitos para la fiabilidad de los Documentos Electr\u00f3nicos de Archivo. Garantizan que el contenido de los documentos electr\u00f3nicos de archivo es una representaci\u00f3n completa, fiel y precisa de las operaciones, las actividades o los hechos que testimonia y por lo tanto, su car\u00e1cter evidencial asegura que se puede recurrir a estos en el curso de posteriores operaciones o actividades. (Nota: Ver art\u00edculo 2.8.2.7.6. del Decreto 1080 de 2015, por medio del cual se expide el Decreto Reglamentario \u00danico del Sector Cultura.).<\/p>\n
Art\u00edculo 28. Requisitos para la disponibilidad de los documentos electr\u00f3nicos de archivo. Los documentos electr\u00f3nicos y la informaci\u00f3n en ellos contenida, debe estar disponible en cualquier momento, mientras la entidad est\u00e1 obligada a conservarla, de acuerdo con lo establecido en las Tablas de Retenci\u00f3n Documental (TRD).<\/p>\n
Par\u00e1grafo. Se deben establecer mecanismos t\u00e9cnicos que aseguren que la informaci\u00f3n se pueda consultar y estar disponible en el futuro, independientemente del sistema que la produjo, su estructura o medio de registro original.<\/p>\n
Nota, art\u00edculo 28: Ver art\u00edculo 2.8.2.7.7. del Decreto 1080 de 2015, por medio del cual se expide el Decreto Reglamentario \u00danico del Sector Cultura.<\/p>\n
Art\u00edculo 29. Requisitos para la preservaci\u00f3n y conservaci\u00f3n de los documentos electr\u00f3nicos de archivo. Sin perjuicio de lo establecido en las normas procesales se deben tener en cuenta adem\u00e1s los siguientes requisitos en la gesti\u00f3n de documentos electr\u00f3nicos de archivo, para asegurar en el tiempo la preservaci\u00f3n y la conservaci\u00f3n.<\/p>\n
a) El documento electr\u00f3nico de archivo debe estar relacionado con las actividades que desarrolla la organizaci\u00f3n.<\/p>\n
b) Se pueden conservar los documentos de archivo simult\u00e1neamente en formato an\u00e1logo y digital de acuerdo a criterios jur\u00eddicos, las necesidades de la organizaci\u00f3n y el valor que las normas procesales, le otorguen a cada formato.<\/p>\n
c) El proceso de conservar documentos electr\u00f3nicos de archivo se extiende a lo largo de todo el ciclo de vida de los documentos.<\/p>\n
d) Resguardar y mantener la accesibilidad de copias aut\u00e9nticas de documentos de archivo digitales.<\/p>\n
e) Asegurar que los componentes de los documentos de archivo existir\u00e1n durante todo el tiempo necesario para que las estrategias de preservaci\u00f3n entren en aplicaci\u00f3n.<\/p>\n
f) La conservaci\u00f3n de los documentos electr\u00f3nicos de archivo deben considerar y atender los principios de preservaci\u00f3n en el tiempo, longevidad de los medios de almacenamiento, valoraci\u00f3n, vulnerabilidad y disponibilidad, sea que se encuentre en propiedad de los creadores o de las dependencias responsables del archivo de la misma.<\/p>\n
g) Teniendo en cuenta que el documento electr\u00f3nico no es el mismo que era ni antes de ser almacenado ni despu\u00e9s de su recuperaci\u00f3n, se debe asegurar que cualquier acci\u00f3n que afecte al modo en que se presentan los documentos proteja su integridad, a trav\u00e9s del respeto por la cadena de conservaci\u00f3n.<\/p>\n
h) Proteger la informaci\u00f3n y los datos personales de conformidad con lo se\u00f1alado en la Ley 1273 de 2009 y Ley 1581 de 2012.<\/p>\n
Nota, art\u00edculo 29: Ver art\u00edculo 2.8.2.7.8. del Decreto 1080 de 2015, por medio del cual se expide el Decreto Reglamentario \u00danico del Sector Cultura.<\/p>\n
Art\u00edculo 30. Metadatos m\u00ednimos de los documentos electr\u00f3nicos de archivo. Los documentos electr\u00f3nicos de archivo deben contener como m\u00ednimo los siguientes metadatos.<\/p>\n
I. De contenido:<\/p>\n
a) Tipo de recurso de informaci\u00f3n.<\/p>\n
b) Tipo documental.<\/p>\n
c) T\u00edtulo del documento.<\/p>\n
d) Autor o emisor responsable de su contenido, destinatario, responsable que proyect\u00f3 el contenido, nombre de la entidad que respalda el contenido, nombre de la persona o sistema desde donde el documento es creado.<\/p>\n
e) Clasificaci\u00f3n de acceso (nivel de acceso).<\/p>\n
f) Fecha de creaci\u00f3n, transmisi\u00f3n y recepci\u00f3n.<\/p>\n
g) Folio (f\u00edsico o electr\u00f3nico).<\/p>\n
h) Tema o asunto administrativo al que se vincula (tr\u00e1mite).<\/p>\n
i) Palabras clave.<\/p>\n
II. De estructura:<\/p>\n
a) Descripci\u00f3n.<\/p>\n
b) Formato.<\/p>\n
c) Estado.<\/p>\n
d) Proceso administrativo.<\/p>\n
e) Unidad Administrativa responsable.<\/p>\n
f) Perfil autorizado.<\/p>\n
g) Ubicaci\u00f3n (en el sistema f\u00edsico y\/o l\u00f3gico).<\/p>\n
h) Serie\/subserie documental.<\/p>\n
III. De contexto:<\/p>\n
a) Jur\u00eddico-administrativo.<\/p>\n
b) Documental.<\/p>\n
c) De procedencia.<\/p>\n
d) Procedimental.<\/p>\n
e) Tecnol\u00f3gico.<\/p>\n
Par\u00e1grafo. Las entidades p\u00fablicas podr\u00e1n, seg\u00fan sus necesidades, agregar otros tipos de metadatos, siempre que se garantice la preservaci\u00f3n de los documentos y esto facilite su acceso, disponibilidad en el tiempo y recuperaci\u00f3n.<\/p>\n
Nota, art\u00edculo 30: Ver art\u00edculo 2.8.2.7.9. del Decreto 1080 de 2015, por medio del cual se expide el Decreto Reglamentario \u00danico del Sector Cultura.<\/p>\n
Art\u00edculo 31. Uso de mecanismos de protecci\u00f3n y autenticidad de los Documentos Electr\u00f3nicos de Archivo. Los sistemas de gesti\u00f3n de documentos electr\u00f3nicos deben permitir que los documentos sean gestionados aun cuando hayan sido creados con medidas de protecci\u00f3n como firmas digitales, mecanismos de encriptamiento, marcas digitales electr\u00f3nicas y cualquier otro procedimiento inform\u00e1tico que se creen en el futuro.<\/p>\n
Par\u00e1grafo. Si los documentos electr\u00f3nicos han sido encriptados durante su transmisi\u00f3n, no deben ser almacenados con dicha protecci\u00f3n, la cual debe ser retirada (desencriptados) al momento de transferirlos para su conservaci\u00f3n definitiva, en repositorios de archivos electr\u00f3nicos. Se debe atestiguar mediante metadatos, los procesos de encriptaci\u00f3n y descifrado utilizado, con miras a garantizar la autenticidad del documento.<\/p>\n
Nota, art\u00edculo 31: Ver art\u00edculo 2.8.2.7.10. del Decreto 1080 de 2015, por medio del cual se expide el Decreto Reglamentario \u00danico del Sector Cultura.<\/p>\n
Art\u00edculo 32. Neutralidad tecnol\u00f3gica. En la gesti\u00f3n de documentos electr\u00f3nicos as\u00ed como en los sistemas de gesti\u00f3n documental se deben utilizar est\u00e1ndares abiertos que no dependan de una tecnolog\u00eda en particular.<\/p>\n
Par\u00e1grafo. Las entidades p\u00fablicas deben adoptar medidas en contra de la obsolescencia de hardware y software, que eviten afectar la preservaci\u00f3n, acceso, consulta y disponibilidad de los documentos electr\u00f3nicos de archivo a lo largo del tiempo.<\/p>\n
Nota, art\u00edculo 32: Ver art\u00edculo 2.8.2.3.2. del Decreto 1080 de 2015, por medio del cual se expide el Decreto Reglamentario \u00danico del Sector Cultura.<\/p>\n
Art\u00edculo 33. Del expediente electr\u00f3nico. El Archivo General de la Naci\u00f3n Jorge Palacios Preciado y el Ministerio de Tecnolog\u00edas de la Informaci\u00f3n y las Comunicaciones, establecer\u00e1 los lineamientos generales que deben regular el expediente electr\u00f3nico como unidad m\u00ednima del archivo electr\u00f3nico documental en las diferentes entidades del Estado, de conformidad con lo establecido en C\u00f3digo de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo y en el C\u00f3digo \u00danico General del Proceso.<\/p>\n
Par\u00e1grafo 1. El expediente debe reflejar la secuencia de las diligencias realizadas dentro de una misma actuaci\u00f3n o tr\u00e1mite.<\/p>\n
Par\u00e1grafo 2. Se deber\u00e1n adoptar mecanismos tecnol\u00f3gicos adecuados para cumplir con el proceso de foliado del expediente electr\u00f3nico de conformidad con lo establecido en el C\u00f3digo de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, la Ley General de Archivos y dem\u00e1s normas reglamentarias.<\/p>\n
Nota, art\u00edculo 33: Ver art\u00edculo 2.8.2.7.12. del Decreto 1080 de 2015, por medio del cual se expide el Decreto Reglamentario \u00danico del Sector Cultura.<\/p>\n
Art\u00edculo 34. Sobre la administraci\u00f3n y transferencia de Archivos Electr\u00f3nicos. El Archivo General de la Naci\u00f3n Jorge Palacios Preciado y el Ministerio de Tecnolog\u00edas de la Informaci\u00f3n y las Comunicaciones, establecer\u00e1n las directrices para entregar las transferencias de archivos electr\u00f3nicos de valor hist\u00f3rico de las entidades de orden nacional, departamental, municipal y distrital al Archivo General de la Naci\u00f3n Jorge Palacios Preciado y a los Archivos Generales Territoriales.<\/p>\n
Par\u00e1grafo. El Archivo General de la Naci\u00f3n Jorge Palacios Preciado establecer\u00e1 los requisitos de archivo y conservaci\u00f3n en medios electr\u00f3nicos de los documentos y expedientes de archivo, que se hayan gestionado utilizando dichos medios, as\u00ed como los requisitos para la transferencia primaria y secundaria.<\/p>\n
Nota, art\u00edculo 34: Ver art\u00edculo 2.8.2.7.13. del Decreto 1080 de 2015, por medio del cual se expide el Decreto Reglamentario \u00danico del Sector Cultura.<\/p>\n
\u00a0CAP\u00cdTULO V<\/p>\n
Articulaci\u00f3n con otros Organismos y Entidades del Estado<\/p>\n
Art\u00edculo 35. Responsabilidad de otras entidades p\u00fablicas en el desarrollo de las normas sobre la gesti\u00f3n de documentos. Es responsabilidad de las Superintendencias y los Ministerios en sus respectivos sectores, establecer normas para la formulaci\u00f3n, implementaci\u00f3n y evaluaci\u00f3n del Programa de Gesti\u00f3n Documental de las entidades privadas bajo su inspecci\u00f3n y vigilancia, de conformidad con lo establecido en el presente decreto, la Ley General de Archivos y dem\u00e1s normas reglamentarias.<\/p>\n
Nota 1, art\u00edculo 35: Ver art\u00edculo 2.8.2.8.1. del Decreto 1080 de 2015, por medio del cual se expide el Decreto Reglamentario \u00danico del Sector Cultura.<\/p>\n
Nota 2, art\u00edculo 35: Ver Resoluci\u00f3n 2015 400002925 de 2015, S.E.S. Ver Resoluci\u00f3n 8934 de 2014, S.I.C.<\/p>\n
Art\u00edculo 36. Coordinaci\u00f3n con otras entidades del orden nacional. El Archivo General de la Naci\u00f3n Jorge Palacios Preciado coordinar\u00e1 con los Ministerios y las Superintendencias el desarrollo de la normatividad que en materia de gesti\u00f3n documental deba expedirse para las entidades privadas bajo el control y vigilancia de dichas autoridades nacionales.<\/p>\n
Nota 1, art\u00edculo 36: Ver art\u00edculo 2.8.2.8.2. del Decreto 1080 de 2015, por medio del cual se expide el Decreto Reglamentario \u00danico del Sector Cultura.<\/p>\n
Nota 2, art\u00edculo 36: Ver Resoluci\u00f3n 2015 400002925 de 2015, S.E.S. Ver Resoluci\u00f3n 8934 de 2014, S.I.C.<\/p>\n
Art\u00edculo 37. Inspecci\u00f3n y vigilancia. El Archivo General de la Naci\u00f3n Jorge Palacios Preciado, cuando as\u00ed lo considere, realizar\u00e1 inspecci\u00f3n sobre la implementaci\u00f3n y funcionamiento de los programas de gesti\u00f3n documental de las diferentes entidades p\u00fablicas, privadas que cumplen funciones p\u00fablicas y en los archivos que tengan documentos declarados Bienes de Inter\u00e9s Cultural (BIC), o sean de inter\u00e9s p\u00fablico. (Nota: Ver art\u00edculo 2.8.2.8.3. del Decreto 1080 de 2015, por medio del cual se expide el Decreto Reglamentario \u00danico del Sector Cultura.).<\/p>\n
Art\u00edculo 38. Vigencia. El presente Decreto rige a partir de su publicaci\u00f3n y el Archivo General de la Naci\u00f3n Jorge Palacios Preciado podr\u00e1 complementarlo con acuerdos, gu\u00edas e instrumentos que faciliten su aplicaci\u00f3n.<\/p>\n
Publ\u00edquese y c\u00famplase.<\/p>\n
Dado en Bogot\u00e1, D.C., a 14 de diciembre de 2012.<\/p>\n
JUAN MANUEL SANTOS CALDER\u00d3N<\/p>\n
La Ministra de Cultura,<\/p>\n
Mariana Garc\u00e9s C\u00f3rdoba.<\/p>\n
La Viceministra (e) de las Funciones del Despacho del Ministro de Tecnolog\u00edas de la Informaci\u00f3n y las Comunicaciones,<\/p>\n
\u00a0Mar\u00eda Carolina Hoyos Turbay.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"
DECRETO 2609 DE 2012 (diciembre 14) D.O. 48.647, diciembre 17 de 2012 por el cual se reglamenta el T\u00edtulo V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los art\u00edculos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de Gesti\u00f3n Documental para todas las Entidades del Estado. Nota: […]<\/p>\n","protected":false},"author":1,"featured_media":0,"comment_status":"open","ping_status":"open","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"footnotes":""},"categories":[70],"tags":[],"class_list":["post-45181","post","type-post","status-publish","format-standard","hentry","category-decretos-2012"],"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/www.dmsjuridica.com\/buscador_20179478954\/legislacion\/decretos\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/45181","targetHints":{"allow":["GET"]}}],"collection":[{"href":"https:\/\/www.dmsjuridica.com\/buscador_20179478954\/legislacion\/decretos\/wp-json\/wp\/v2\/posts"}],"about":[{"href":"https:\/\/www.dmsjuridica.com\/buscador_20179478954\/legislacion\/decretos\/wp-json\/wp\/v2\/types\/post"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.dmsjuridica.com\/buscador_20179478954\/legislacion\/decretos\/wp-json\/wp\/v2\/users\/1"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.dmsjuridica.com\/buscador_20179478954\/legislacion\/decretos\/wp-json\/wp\/v2\/comments?post=45181"}],"version-history":[{"count":0,"href":"https:\/\/www.dmsjuridica.com\/buscador_20179478954\/legislacion\/decretos\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/45181\/revisions"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/www.dmsjuridica.com\/buscador_20179478954\/legislacion\/decretos\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=45181"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.dmsjuridica.com\/buscador_20179478954\/legislacion\/decretos\/wp-json\/wp\/v2\/categories?post=45181"},{"taxonomy":"post_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.dmsjuridica.com\/buscador_20179478954\/legislacion\/decretos\/wp-json\/wp\/v2\/tags?post=45181"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}