DECRETO 1515 DE 2013<\/p>\n
(julio 19)<\/p>\n
D.O. 48.856, julio 9 de 2013<\/p>\n
por el cual se reglamenta la Ley 80 de 1989 en lo concerniente a las transferencias secundarias y de documentos de valor hist\u00f3rico al Archivo General de la Naci\u00f3n, a los archivos generales de los entes territoriales, se derogan los Decretos 1382 de 1995 y 998 de 1997 y se dictan otras disposiciones.<\/p>\n
Nota 1: Ver Decreto 1080 de 2015, por medio del cual se expide el Decreto Reglamentario \u00danico del Sector Cultura.<\/p>\n
Nota 2: Corregido por el Decreto 2758 de 2013.<\/p>\n
El Presidente de la Rep\u00fablica de Colombia, en ejercicio de sus atribuciones constitucionales y legales, en especial las que le confiere el numeral 11 del art\u00edculo 189 de la Constituci\u00f3n Pol\u00edtica, el art\u00edculo 3\u00b0 de la Ley 80 de 1989 y el art\u00edculo 5\u00b0 de la Ley 594 de 2000 y,<\/p>\n
CONSIDERANDO:<\/p>\n
Que el art\u00edculo 74 de la Constituci\u00f3n Pol\u00edtica y la Ley 57 de 1985 establecen el derecho de toda persona a acceder y consultar los documentos p\u00fablicos, lo cual exige la adopci\u00f3n de sistemas adecuados que garanticen su conservaci\u00f3n;<\/p>\n
Que el acceso a la informaci\u00f3n conservada en los archivos p\u00fablicos del Estado, en todos los niveles, requiere de una adecuada organizaci\u00f3n y descripci\u00f3n de los documentos de archivo, as\u00ed como de su inventario y protecci\u00f3n;<\/p>\n
Que el art\u00edculo 2\u00b0 de la Ley 80 de 1989 \u201cpor la cual se crea el Archivo General de la Naci\u00f3n y se dictan otras disposiciones\u201d, se\u00f1ala entre las funciones del Archivo General de la Naci\u00f3n, en su literal b) \u201cFijar pol\u00edticas y expedir los reglamentos necesarios para garantizar la conservaci\u00f3n y el uso adecuado del patrimonio documental de la Naci\u00f3n, de conformidad con los planes y programas que sobre la materia adopte la Junta Directiva\u201d (hoy Consejo Directivo);<\/p>\n
Que es funci\u00f3n de los Archivos Generales que conforman el Sistema Nacional de Archivos recibir las transferencias secundarias de documentos de las entidades y las oficinas p\u00fablicas de su correspondiente jurisdicci\u00f3n territorial, para asegurar su protecci\u00f3n, conservaci\u00f3n y acceso a los ciudadanos;<\/p>\n
Que con base en la Ley 80 de 1989, es funci\u00f3n del Archivo General de la Naci\u00f3n Jorge Palacios Preciado promover la organizaci\u00f3n y fortalecimiento de los archivos del orden nacional, en los diferentes niveles de la organizaci\u00f3n del Estado, para garantizar la eficacia de la gesti\u00f3n del Estado y la conservaci\u00f3n del patrimonio documental;<\/p>\n
El art\u00edculo 5\u00b0 modificatorio del art\u00edculo 8\u00b0 de la Ley 397 de 1997, establece en el inciso 2\u00b0 del literal a) que es competencia del Archivo General de la Naci\u00f3n Jorge Palacios Preciado la declaratoria como bienes de inter\u00e9s cultural en lo de su competencia.<\/p>\n
Que el art\u00edculo 3\u00b0 del Decreto 2126 de 2012, establece las funciones de la Junta Directiva (hoy Consejo Directivo) del Archivo General de la Naci\u00f3n Jorge Palacios Preciado, y su numeral 9 dispone: \u201cExpedir las normas y reglamentos generales sobre el desarrollo de la funci\u00f3n archiv\u00edstica del Estado, de conformidad con la Ley 594 de 2000 y en general sobre aquellos aspectos que exija la racionalizaci\u00f3n y normalizaci\u00f3n del trabajo archiv\u00edstico a nivel nacional y territorial\u201d;<\/p>\n
Que el art\u00edculo 6\u00b0 del Decreto 2578 de 2012, determina que entre las funciones que pueden tener los archivos generales territoriales se encuentra la de recibir las transferencias secundarias que efect\u00faen los archivos de los organismos territoriales correspondientes, de acuerdo con las normas del Archivo General de la Naci\u00f3n as\u00ed como las donaciones, dep\u00f3sitos y legados de documentos hist\u00f3ricos;<\/p>\n
Que el Cap\u00edtulo II del Decreto 2578 de 2012, regula lo relacionado con la evaluaci\u00f3n de documentos de archivo la elaboraci\u00f3n de las tablas de retenci\u00f3n documental y dem\u00e1s aspectos referentes a la disposici\u00f3n final de documentos de archivo;<\/p>\n
Que es responsabilidad del Estado proteger el patrimonio documental del pa\u00eds y velar por su acceso a quien lo necesite y para ello deben adoptarse criterios y procedimientos t\u00e9cnicos de valoraci\u00f3n y selecci\u00f3n muy precisos, que permitan determinar, en las distintas etapas de la gesti\u00f3n documental, los documentos que deben ser conservados como parte del patrimonio documental del pa\u00eds;<\/p>\n
Que para ello deben adoptarse criterios y procedimientos t\u00e9cnicos de valoraci\u00f3n y selecci\u00f3n muy precisos, que permitan determinar en las distintas etapas de la gesti\u00f3n documental los documentos que deben ser conservados como parte del patrimonio documental del pa\u00eds, con el prop\u00f3sito de mejorar la calidad y servicios de los archivos dentro de la gesti\u00f3n institucional;<\/p>\n
En m\u00e9rito de lo expuesto,<\/p>\n
DECRETA:<\/p>\n
T\u00cdTULO I<\/p>\n
OBJETO, \u00c1MBITO DE APLICACI\u00d3N Y DEFINICIONES FUNDAMENTALES<\/p>\n
Art\u00edculo 1\u00b0. Objeto. El presente decreto tiene por objeto establecer las reglas y principios generales que regulan las transferencias secundarias de documentos de archivo de las entidades del Estado al Archivo General de la Naci\u00f3n o a los archivos generales territoriales. (Nota: Ver art\u00edculo 2.8.2.9.1. del Decreto 1080 de 2015, por medio del cual se expide el Decreto Reglamentario \u00danico del Sector Cultura.).<\/p>\n
Art\u00edculo 2\u00b0. \u00c1mbito de aplicaci\u00f3n. El presente decreto comprende a todas las entidades p\u00fablicas del orden nacional del sector central de la Rama Ejecutiva, as\u00ed como los organismos del orden nacional adscritos o vinculados a los ministerios, departamentos administrativos, agencias gubernamentales y superintendencias.<\/p>\n
As\u00ed mismo a las entidades p\u00fablicas del orden departamental, distrital y municipal del sector central de la Rama Ejecutiva, as\u00ed como los organismos adscritos o vinculados a los entes territoriales.<\/p>\n
Par\u00e1grafo 1\u00b0. Las entidades de las Ramas Legislativa y Judicial, la Registradur\u00eda y los organismos aut\u00f3nomos y de control, as\u00ed como los c\u00edrculos notariales de conformidad con lo establecido en la Ley General de Archivos, deber\u00e1n contar con archivos generales que garanticen la adecuada custodia y consulta de sus documentos y podr\u00e1n adoptar las normas del presente Decreto para regular sus transferencias documentales a dichos archivos.<\/p>\n
Par\u00e1grafo 2\u00b0. Las disposiciones del presente decreto aplican tanto para las transferencias de documentos de archivo registrados en papel y otros medios an\u00e1logos, como para los documentos electr\u00f3nicos, independientemente del medio tecnol\u00f3gico de almacenamiento utilizado, y cumplir con lo establecido en el Decreto 2609 de 2012.<\/p>\n
Nota, art\u00edculo 2\u00ba: Ver art\u00edculo 2.8.2.9.2. del Decreto 1080 de 2015, por medio del cual se expide el Decreto Reglamentario \u00danico del Sector Cultura.<\/p>\n
Art\u00edculo 3\u00b0. Definiciones. Para los efectos de este decreto se definen los siguientes t\u00e9rminos as\u00ed:<\/p>\n
Archivo Hist\u00f3rico: Archivo conformado por los documentos que por decisi\u00f3n del correspondiente Comit\u00e9 Interno de Archivo, deben conservarse permanentemente, dado su valor como fuente para la investigaci\u00f3n, la ciencia y la cultura. Los archivos generales territoriales son a su vez archivos hist\u00f3ricos.<\/p>\n
Ciclo vital de los documentos: Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producci\u00f3n o recepci\u00f3n, hasta su disposici\u00f3n final.<\/p>\n
Conservaci\u00f3n permanente: Decisi\u00f3n que se aplica a aquellos documentos que tienen valor hist\u00f3rico, cient\u00edfico o cultural, que conforman el patrimonio documental de una persona o entidad, una comunidad, una regi\u00f3n o de un pa\u00eds y por lo tanto no son sujeto de eliminaci\u00f3n.<\/p>\n
Documento de Archivo: Registro de informaci\u00f3n producida o recibida por una entidad p\u00fablica o privada en raz\u00f3n de sus actividades o funciones.<\/p>\n
Documento hist\u00f3rico: Documento \u00fanico que por su significado jur\u00eddico o autogr\u00e1fico o por sus rasgos externos y su valor permanente para la direcci\u00f3n del Estado, la soberan\u00eda nacional, las relaciones internacionales o las actividades cient\u00edficas, tecnol\u00f3gicas y culturales, se convierte en parte del patrimonio hist\u00f3rico.<\/p>\n
Disposici\u00f3n final de documentos: Decisi\u00f3n resultante de la valoraci\u00f3n hecha en cualquier etapa del ciclo vital de los documentos, registrada en la tabla de retenci\u00f3n documental, con miras a su conservaci\u00f3n permanente, selecci\u00f3n o eliminaci\u00f3n.<\/p>\n
Patrimonio documental: Conjunto de documentos conservados por su valor hist\u00f3rico o cultural y que hacen parte del patrimonio cultural de una persona o entidad, una comunidad, una regi\u00f3n o de un pa\u00eds. Tambi\u00e9n se refiere a los bienes documentales de naturaleza archiv\u00edstica declarados como Bienes de Inter\u00e9s Cultural (BIC).<\/p>\n
Retenci\u00f3n documental: Plazo durante el cual deben permanecer los documentos en el archivo de gesti\u00f3n o en el archivo central, de acuerdo con lo establecido en la tabla de retenci\u00f3n documental.<\/p>\n
Selecci\u00f3n documental: Proceso mediante el cual se decide la disposici\u00f3n final de los documentos de acuerdo con lo establecido en la tabla de retenci\u00f3n documental y se determina con base en una muestra estad\u00edstica aquellos documentos de car\u00e1cter representativo para su conservaci\u00f3n permanente.<\/p>\n
Transferencia documental: Proceso t\u00e9cnico, administrativo y legal mediante el cual se entrega a los archivos centrales (transferencia primaria) o a los archivos hist\u00f3ricos (transferencia secundaria), los documentos que de conformidad con las tablas de retenci\u00f3n documental han cumplido su tiempo de retenci\u00f3n en la etapa de archivo de gesti\u00f3n o de archivo central respectivamente; implica un cambio en el responsable de la tenencia y administraci\u00f3n de los documentos de archivo que supone obligaciones del receptor de la transferencia, quien asume la responsabilidad integral sobre los documentos transferidos.<\/p>\n
Valoraci\u00f3n documental: Proceso permanente y continuo, que inicia desde la planificaci\u00f3n de los documentos y por medio del cual se determinan los valores primarios (para la administraci\u00f3n) y secundarios (para la sociedad) de los documentos, con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases de archivo y determinar su disposici\u00f3n final (conservaci\u00f3n temporal o permanente).<\/p>\n
Nota, art\u00edculo 3\u00ba: Ver art\u00edculo 2.8.2.9.3. del Decreto 1080 de 2015, por medio del cual se expide el Decreto Reglamentario \u00danico del Sector Cultura.<\/p>\n
T\u00cdTULO II<\/p>\n
DISPOSICIONES GENERALES<\/p>\n
Art\u00edculo 4\u00b0. Periodicidad para realizar transferencias secundarias al Archivo General de la Naci\u00f3n. Las Entidades de que trata el art\u00edculo 2\u00b0 del presente decreto, deben transferir, cada diez (10) a\u00f1os, al Archivo General de la Naci\u00f3n, los documentos de valor hist\u00f3rico (de conservaci\u00f3n permanente o declarados como Bienes de Inter\u00e9s Cultural (BIC)), existentes en dichas entidades o en sus archivos institucionales.<\/p>\n
Par\u00e1grafo 1\u00b0. Corregido por el Decreto 2758 de 2013, art\u00edculo 1\u00ba. La Presidencia de la Rep\u00fablica, el Ministerio de Defensa y sus diferentes entidades, la Direcci\u00f3n Nacional de Inteligencia, el Departamento Administrativo Nacional de Estad\u00edstica y el Departamento Administrativo de la Funci\u00f3n P\u00fablica, por la naturaleza de la informaci\u00f3n que manejan y por estar regidos por normas especiales, solo est\u00e1n obligados a transferir la documentaci\u00f3n de los fondos existentes en sus archivos hist\u00f3ricos que tengan m\u00e1s de cincuenta (50) a\u00f1os de antig\u00fcedad, siempre que no tengan reserva constitucional y legal. Se podr\u00e1 realizar la transferencia de documentos con menor antig\u00fcedad previo acuerdo con el Archivo General de la Naci\u00f3n.<\/p>\n
Texto inicial del par\u00e1grafo 1\u00b0: \u201cLa Presidencia de la Rep\u00fablica, el Ministerio de Defensa y sus diferentes entidades, la Agencia Nacional de Seguridad, el Departamento Administrativo Nacional de Estad\u00edstica y el Departamento Administrativo de la Funci\u00f3n P\u00fablica, por la naturaleza de la informaci\u00f3n que manejan y por estar regidos por normas especiales, s\u00f3lo est\u00e1n obligados a transferir la documentaci\u00f3n de los fondos existentes en sus archivos hist\u00f3ricos que tengan m\u00e1s de cincuenta (50) a\u00f1os de antig\u00fcedad, siempre que no tengan reserva constitucional y legal. Se podr\u00e1 realizar la transferencia de documentos con menor antig\u00fcedad previo acuerdo con el Archivo General de la Naci\u00f3n.\u201d.<\/p>\n
Par\u00e1grafo 2\u00b0. Los Secretarios Generales de los organismos nacionales, departamentales, distritales y municipales, deber\u00e1n disponer lo pertinente para la transferencia de la documentaci\u00f3n hist\u00f3rica se\u00f1alada en el presente decreto, al Archivo General de la Naci\u00f3n y a los Archivos Generales Municipales, Distritales y Departamentales, de conformidad con los plazos y criterios establecidos en este Decreto, las Tablas de Retenci\u00f3n Documental y dem\u00e1s normas vigentes.<\/p>\n
Nota, art\u00edculo 4\u00ba: Ver art\u00edculo 2.8.2.9.4. del Decreto 1080 de 2015, por medio del cual se expide el Decreto Reglamentario \u00danico del Sector Cultura.<\/p>\n
Art\u00edculo 5\u00b0. Periodicidad para realizar las transferencias secundarias a los archivos generales territoriales. Las entidades p\u00fablicas del orden departamental, distrital y municipal, as\u00ed como los organismos adscritos o vinculados a los entes territoriales, deber\u00e1n transferir cada 10 a\u00f1os, al Archivo General de su correspondiente jurisdicci\u00f3n, la documentaci\u00f3n de valor hist\u00f3rico (de conservaci\u00f3n permanente), de acuerdo con lo establecido en las Tablas de Retenci\u00f3n Documental. (Nota: Ver art\u00edculo 2.8.2.9.5. del Decreto 1080 de 2015, por medio del cual se expide el Decreto Reglamentario \u00danico del Sector Cultura.).<\/p>\n
Art\u00edculo 6\u00b0. Custodia de archivos y documentos con valor hist\u00f3rico. Las entidades del orden nacional, departamental, distrital o municipal del sector central de la Rama Ejecutiva que a la fecha de entrada en vigencia el presente decreto tengan conformados archivos hist\u00f3ricos que no est\u00e9n vinculados administrativa o t\u00e9cnicamente al Archivo General Territorial, podr\u00e1n mantener la custodia de los documentos hist\u00f3ricos conservados en dichos archivos, siempre que cumplan con las normas de este decreto y las dem\u00e1s que expida el Archivo General de la Naci\u00f3n.<\/p>\n
Par\u00e1grafo 1\u00b0. Los archivos y documentos hist\u00f3ricos administrados por entidades de reconocido prestigio acad\u00e9mico, como las bibliotecas, universidades, institutos de inves tigaci\u00f3n, fundaciones, corporaciones mixtas y academias de historia, forman parte del patrimonio documental del pa\u00eds y por lo tanto dichas entidades est\u00e1n obligadas a protegerlos, organizarlos, preservarlos y ponerlos al servicio de la ciudadan\u00eda.<\/p>\n
Par\u00e1grafo 2\u00b0. El Archivo General de la Naci\u00f3n verificar\u00e1 que los archivos hist\u00f3ricos de car\u00e1cter p\u00fablico cuenten con la infraestructura, personal y recursos adecuados para administrar y proteger el patrimonio documental a su cargo y prestar servicios archiv\u00edsticos a la comunidad; en caso contrario, podr\u00e1 ordenar su inmediata transferencia a los Archivos Generales del respectivo municipio, distrito o departamento; o al Archivo General de la Naci\u00f3n.<\/p>\n
Nota, art\u00edculo 6\u00ba: Ver art\u00edculo 2.8.2.9.6. del Decreto 1080 de 2015, por medio del cual se expide el Decreto Reglamentario \u00danico del Sector Cultura.<\/p>\n
Art\u00edculo 7\u00b0. Integraci\u00f3n al patrimonio documental del pa\u00eds. Los documentos de archivo de conservaci\u00f3n permanente seg\u00fan lo establecido en las tablas de retenci\u00f3n documental, o declarados como Bienes de Inter\u00e9s Cultural (BIC), dado su valor hist\u00f3rico, cient\u00edfico, t\u00e9cnico o cultural, hacen parte del patrimonio documental del pa\u00eds y deben ser protegidos adecuadamente en el respectivo archivo institucional hasta cuando se realice su transferencia al Archivo General de la Naci\u00f3n o a los Archivos Generales departamentales, distritales o municipales, seg\u00fan el caso. (Nota: Ver art\u00edculo 2.8.2.9.7. del Decreto 1080 de 2015, por medio del cual se expide el Decreto Reglamentario \u00danico del Sector Cultura.).<\/p>\n
Art\u00edculo 8\u00b0. Corregido por el Decreto 2758 de 2013, art\u00edculo 2\u00ba. Inspecci\u00f3n, control y vigilancia. De conformidad con lo dispuesto en el art\u00edculo 32 de la Ley 594 de 2000, el Archivo General de la Naci\u00f3n adelantar\u00e1 en cualquier momento visitas de inspecci\u00f3n a los archivos hist\u00f3ricos, con el fin de verificar el cumplimiento de lo dispuesto en la Ley 397 de 1997, la Ley 1185 de 2008, la Ley 594 de 2000, el Decreto n\u00famero 763 de 2009, el presente decreto y dem\u00e1s normas reglamentarias.<\/p>\n
Texto inicial del art\u00edculo 8\u00b0: \u201cInspecci\u00f3n, control y vigilancia. De conformidad con la dispuesto en el art\u00edculo 32 de la Ley 592 de 2000, el Archivo General de la Naci\u00f3n o los Consejos territoriales de archivo de su respectiva jurisdicci\u00f3n adelantar\u00e1n en cualquier momento visitas de inspecci\u00f3n a los archivos hist\u00f3ricos, con el fin de verificar el cumplimiento de lo dispuesto en la Ley 397 de 1997, la Ley 1185 de 2000, la Ley 594 de 2000, el Decreto 763 de 2009, el presente decreto y dem\u00e1s normas reglamentarias.\u201d.<\/p>\n
Nota, art\u00edculo 8\u00ba: Ver art\u00edculo 2.8.2.9.8. del Decreto 1080 de 2015 por medio del cual se expide el Decreto Reglamentario \u00danico del Sector Cultura.<\/p>\n
Art\u00edculo 9\u00b0. Archivos y documentos hist\u00f3ricos de entidades liquidadas, suprimidas, escindidas o fusionadas. Los organismos del orden nacional, departamental, distrital o municipal que por cualquier raz\u00f3n se supriman, liquiden, dividan o fusionen deber\u00e1n entregar sus archivos y documentos hist\u00f3ricos al Archivo General de la Naci\u00f3n o a los archivos generales territoriales de su jurisdicci\u00f3n.<\/p>\n
Nota 1, art\u00edculo 9\u00ba: Ver art\u00edculo 2.8.2.9.9. del Decreto 1080 de 2015 por medio del cual se expide el Decreto Reglamentario \u00danico del Sector Cultura.<\/p>\n
Nota 2, art\u00edculo 9\u00ba: Ver Decreto 29 de 2015, art\u00edculo 11, par\u00e1grafo 3\u00ba.<\/p>\n
T\u00cdTULO III<\/p>\n
TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS DE LAS DEM\u00c1S RAMAS DEL PODER P\u00daBLICO Y DE LOS \u00d3RGANOS AUT\u00d3NOMOS Y DE CONTROL<\/p>\n
Art\u00edculo 10. Obligatoriedad para transferir los archivos hist\u00f3ricos de otras ramas y sectores del Estado. Los organismos del orden nacional, departamental, distrital y municipal de las Ramas Legislativa, Judicial y los \u00f3rganos aut\u00f3nomos y de control, podr\u00e1n transferir la documentaci\u00f3n de valor hist\u00f3rico al respectivo Archivo General creado en cada una de las ramas o entidades, o en su defecto podr\u00e1n concertar su transferencia al Archivo General de la Naci\u00f3n o a los archivos generales territoriales, seg\u00fan el caso.<\/p>\n
Par\u00e1grafo. Cuando se acuerden transferencias documentales de dichos organismos al Archivo General de la Naci\u00f3n, la entidad que transfiere deber\u00e1 disponer de los recursos econ\u00f3micos necesarios para sufragar los costos derivados de la administraci\u00f3n de dichos archivos, durante el tiempo que dure la custodia.<\/p>\n
Nota, art\u00edculo 10: Ver art\u00edculo 2.8.2.10.1. del Decreto 1080 de 2015 por medio del cual se expide el Decreto Reglamentario \u00danico del Sector Cultura.<\/p>\n
Art\u00edculo 11. De los archivos notariales. Las notar\u00edas podr\u00e1n transferir sus archivos de valor hist\u00f3rico al Archivo General Notarial que se cree para el efecto.<\/p>\n
Par\u00e1grafo. El Archivo General de la Naci\u00f3n en coordinaci\u00f3n con la Superintendencia de Notariado y Registro, acordar\u00e1n las medidas pertinentes para la creaci\u00f3n del Archivo General Notarial.<\/p>\n
Nota, art\u00edculo 11: Ver art\u00edculo 2.8.2.10.2. del Decreto 1080 de 2015 por medio del cual se expide el Decreto Reglamentario \u00danico del Sector Cultura.<\/p>\n
T\u00cdTULO IV<\/p>\n
PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR LAS TRANSFERENCIAS DE DOCUMENTOS DE CONSERVACI\u00d3N PERMANENTE<\/p>\n
Art\u00edculo 12. Lineamientos generales. Para la transferencia secundaria de los documentos de archivo declarados de conservaci\u00f3n permanente tanto al Archivo General de la Naci\u00f3n como a los archivos generales territoriales, deber\u00e1n seguirse los siguientes lineamientos:<\/p>\n
1. Las transferencias de documentos de conservaci\u00f3n total o permanente se har\u00e1n como m\u00ednimo cada diez (10) a\u00f1os; podr\u00e1 establecerse una periodicidad menor previo acuerdo entre las entidades y el Archivo General de la Naci\u00f3n o el Archivo General Territorial, seg\u00fan el caso.<\/p>\n
2. La entidad que transfiere los documentos, deber\u00e1 presentar al Archivo General de la Naci\u00f3n o el Archivo General Territorial un plan de transferencias documentales de acuerdo con los procedimientos y regulaciones establecidas por el Archivo General de la Naci\u00f3n.<\/p>\n
3. La entidad que transfiere los documentos deber\u00e1 entregar un informe t\u00e9cnico detallando los procesos t\u00e9cnicos de valoraci\u00f3n y selecci\u00f3n aplicados a los documentos a transferir.<\/p>\n
4. Los documentos cuya transferencia se vaya a llevar a cabo, deber\u00e1n cumplir con criterios de organizaci\u00f3n archiv\u00edstica, siguiendo el principio de procedencia, orden original, descripci\u00f3n e integridad de los fondos. En todo caso, las transferencias se deben llevar a cabo con estricta aplicaci\u00f3n de las tablas de retenci\u00f3n documental por series documentales, y deben incluir tanto los expedientes f\u00edsicos, como electr\u00f3nicos e h\u00edbridos.<\/p>\n
5. Numeral corregido por el Decreto 2758 de 2013, art\u00edculo 3\u00ba. La transferencia de documentos debe incluir igualmente la entrega al Archivo General de la Naci\u00f3n o a los dem\u00e1s Archivos Generales mencionados en el presente decreto, de los siguientes elementos:<\/p>\n
a) Un inventario f\u00edsico y en medio electr\u00f3nico de las series documentales y de los expedientes a transferir;<\/p>\n
b)La base de datos con la descripci\u00f3n de los documentos a trasferir, la cual deber\u00e1 cumplir con la Norma Internacional para la Descripci\u00f3n Archiv\u00edstica (ISAD);<\/p>\n
c) Copia de los medios t\u00e9cnicos (Digitales, \u00f3pticos, microfilme, etc.), cuando este procedimiento se haya establecido en la respectiva TRD o TVD; dichos medios deber\u00e1n tener una descripci\u00f3n de su contenido. El Archivo General de la Naci\u00f3n reglamentar\u00e1 los aspectos t\u00e9cnicos correspondientes a este literal.<\/p>\n
Texto inicial del numeral 5. \u201cLa transferencia de documentos debe incluir igualmente la entrega al Archivo General de la Naci\u00f3n o a los dem\u00e1s Archivos Generales mencionados en el presente decreto, de los siguientes elementos:<\/p>\n
a) Un inventario f\u00edsico y en medio electr\u00f3nico de las series documentales y de los expedientes a transferir;<\/p>\n
b) La base de datos con la descripci\u00f3n de los documentos a trasferir, la cual deber\u00e1 cumplir con la Norma Internacional para la Descripci\u00f3n Archiv\u00edstica (ISAD);<\/p>\n
c) Copia de los medios t\u00e9cnicos (Digitales, \u00f3pticos, microfilme, etc.), cuando este procedimiento se haya establecido en la respectiva TRD o TVD; dichos medios deber\u00e1n tener una descripci\u00f3n de su contenido;<\/p>\n
d) El Archivo General de la Naci\u00f3n reglamentar\u00e1 los aspectos t\u00e9cnicos correspondientes a este literal.\u201d.<\/p>\n
6. Numeral corregido por el Decreto 2758 de 2013, art\u00edculo 3\u00ba. La documentaci\u00f3n solo podr\u00e1 ser transferida y se incorporar\u00e1 al acervo documental del Archivo General de la Naci\u00f3n, del Archivo General Territorial o del Archivo General de los organismos de las ramas Legislativa, Judicial y los \u00f3rganos aut\u00f3nomos y de control, cuando sobre la misma se verifiquen adem\u00e1s de lo se\u00f1alado en los literales (a), (b) y (c) del numeral 5) del presente art\u00edculo, las etapas de valoraci\u00f3n, selecci\u00f3n y organizaci\u00f3n archiv\u00edsticas.<\/p>\n
Texto inicial del numeral 6. \u201cLa documentaci\u00f3n solo podr\u00e1 ser transferida y se incorporar\u00e1 al acervo documental del Archivo General de la Naci\u00f3n, del Archivo General Territorial o del Archivo General de los organismos de las Ramas Legislativa, Judicial y los \u00f3rganos aut\u00f3nomos y de control, cuando sobre la misma se verifiquen adem\u00e1s de lo se\u00f1alado en los literales c), d) y e) del presente art\u00edculo, las etapas de valoraci\u00f3n, selecci\u00f3n y organizaci\u00f3n archiv\u00edsticas.\u201d.<\/p>\n
7. Como constancia de la transferencia se levantar\u00e1 un acta firmada por las entidades intervinientes y se adjuntar\u00e1 el inventario detallado, de conformidad con las normas expedidas por el Archivo General de la Naci\u00f3n.<\/p>\n
Par\u00e1grafo. Restricciones para la transferencia de documentos en medios electr\u00f3nicos, no se podr\u00e1n transferir al Archivo General de la Naci\u00f3n ni a los archivos generales territoriales, medios t\u00e9cnicos de almacenamiento que contengan documentos e informaci\u00f3n electr\u00f3nica cuya disponibilidad y consulta a largo plazo no pueda ser garantizada; previamente la entidad p\u00fablica deber\u00e1 migrar dicha informaci\u00f3n a un formato que cumpla con est\u00e1ndares de preservaci\u00f3n digital, avalado por el Archivo General de la Naci\u00f3n.<\/p>\n
Nota, art\u00edculo 12: Ver art\u00edculo 2.8.2.11.1. del Decreto 1080 de 2015 por medio del cual se expide el Decreto Reglamentario \u00danico del Sector Cultura.<\/p>\n
T\u00cdTULO V<\/p>\n
CONTRATACI\u00d3N DEL SERVICIO DE CUSTODIA DE DOCUMENTOS DE ARCHIVO POR PARTE DE ENTIDADES P\u00daBLICAS Y PRIVADAS QUE CUMPLEN FUNCIONES P\u00daBLICAS<\/p>\n
Art\u00edculo 13. Prohibici\u00f3n para contratar la custodia de documentos de conservaci\u00f3n permanente. Las entidades p\u00fablicas no podr\u00e1n contratar con empresas privadas, la custodia de documentos de conservaci\u00f3n permanente, sobre los cuales exista la obligaci\u00f3n de transferirlos al Archivo General de la Naci\u00f3n o a los archivos generales territoriales; tampoco podr\u00e1n contratar con firmas privadas o terceros la custodia o administraci\u00f3n de documentos declarados como Bienes de Inter\u00e9s Cultural (BIC). (Nota: Ver art\u00edculo 2.8.2.12.1. del Decreto 1080 de 2015 por medio del cual se expide el Decreto Reglamentario \u00danico del Sector Cultura.).<\/p>\n
Art\u00edculo 14. Contrataci\u00f3n de la custodia de documentos de conservaci\u00f3n temporal. Solo se podr\u00e1 contratar la custodia de documentos de archivo de conservaci\u00f3n temporal, de acuerdo con lo establecido en la tabla de retenci\u00f3n documental; en este caso, las entidades p\u00fablicas en los diferentes niveles, deber\u00e1n exigir a los contratistas, y as\u00ed deber\u00e1 quedar consignado en los contratos que se suscriban, el cumplimiento de las normas expedidas por el Archivo General de la Naci\u00f3n, en lo referente a:<\/p>\n
a) Caracter\u00edsticas de las edificaciones en las cuales se albergar\u00e1n los documentos;<\/p>\n
b) Idoneidad del personal asignado para la atenci\u00f3n de los servicios contratados;<\/p>\n
c) Organizaci\u00f3n de los documentos por series documentales, siguiendo el principio de procedencia, orden original e integridad de los fondos;<\/p>\n
d) Aplicaci\u00f3n de la Tabla de Retenci\u00f3n Documental;<\/p>\n
e) Utilizaci\u00f3n de sistemas de informaci\u00f3n archiv\u00edsticos que cumplan con las normas internacionales de descripci\u00f3n archiv\u00edstica adoptadas por el Consejo Internacional de Archivos (CIA);<\/p>\n
f) Caracter\u00edsticas de los materiales y contenedores utilizados para almacenamiento de los documentos;<\/p>\n
g) Cumplimiento de condiciones de preservaci\u00f3n y conservaci\u00f3n de los documentos f\u00edsicos y electr\u00f3nicos que custodien.<\/p>\n
Par\u00e1grafo. Las entidades p\u00fablicas que contraten servicios de custodia de documentos de archivo, deber\u00e1n incluir en los estudios previos, en los pliegos de condiciones y en los contratos suscritos con terceros para la prestaci\u00f3n del servicio respectivo, lo se\u00f1alado en el presente art\u00edculo.<\/p>\n
Nota, art\u00edculo 14: Ver art\u00edculo 2.8.2.12.2. del Decreto 1080 de 2015 por medio del cual se expide el Decreto Reglamentario \u00danico del Sector Cultura.<\/p>\n
Art\u00edculo 15. Vigilancia y Control sobre los servicios de administraci\u00f3n y custodia de documentos de archivo. El Archivo General de la Naci\u00f3n podr\u00e1 realizar, en cualquier momento, visitas de inspecci\u00f3n a las empresas que presten servicios de administraci\u00f3n y custodia documental, cuando estas hayan sido contratadas por entidades p\u00fablicas; as\u00ed mismo, es obligaci\u00f3n de las entidades p\u00fablicas informar al Archivo General de la Naci\u00f3n y a los archivos generales territoriales, los contratos de custodia y administraci\u00f3n de archivos que suscriban o hayan suscrito con entidades privadas y particulares. (Nota: Ver art\u00edculo 2.8.2.12.3. del Decreto 1080 de 2015 por medio del cual se expide el Decreto Reglamentario \u00danico del Sector Cultura.).<\/p>\n
T\u00cdTULO VI<\/p>\n
DISPOSICIONES FINALES<\/p>\n
Art\u00edculo 16. Publicaci\u00f3n de las transferencias en la p\u00e1gina web. Las entidades deber\u00e1n publicar en su p\u00e1gina web la informaci\u00f3n de las transferencias secundarias realizadas al Archivo General de la Naci\u00f3n, a los archivos generales territoriales o a los archivos hist\u00f3ricos institucionales, con el fin de que la ciudadan\u00eda tenga conocimiento de los documentos que ya no est\u00e1n en poder de la entidad productora. (Nota: Ver art\u00edculo 2.8.10.14. del Decreto 1080 de 2015 por medio del cual se expide el Decreto Reglamentario \u00danico del Sector Cultura.).<\/p>\n
Art\u00edculo 17. Autorizaci\u00f3n para enajenar o decomisar archivos y documentos p\u00fablicos de valor hist\u00f3rico. El Archivo General de la Naci\u00f3n podr\u00e1 enajenar o decomisar los archivos y documentos de car\u00e1cter hist\u00f3rico-cultural que se encuentren en poder de los departamentos, distritos o municipios, cuando sus condiciones de administraci\u00f3n y conservaci\u00f3n los expongan a destrucci\u00f3n, desaparici\u00f3n, deterioro o p\u00e9rdida de los mismos. De igual forma podr\u00e1 ordenar su inmediato traslado al Archivo General de la Naci\u00f3n, para lo cual se deber\u00e1n cumplir integralmente las disposiciones del presente decreto, sin detrimento de las medidas disciplinarias, legales o penales a que haya lugar contra los custodios legales de dicho patrimonio documental, por el incumplimiento de la normatividad archiv\u00edstica. (Nota: Ver art\u00edculo 2.8.10.15. del Decreto 1080 de 2015 por medio del cual se expide el Decreto Reglamentario \u00danico del Sector Cultura.).<\/p>\n
Art\u00edculo 18. Uso de tecnolog\u00edas de la informaci\u00f3n en los procesos de transferencias documentales. Las entidades p\u00fablicas podr\u00e1n utilizar tecnolog\u00edas de la informaci\u00f3n para el cumplimiento de las normas establecidas en el presente decreto, incluyendo el uso de sistemas automatizados de descripci\u00f3n archiv\u00edstica que faciliten la consulta de documentos, y la interoperabilidad con otros sistemas descriptivos y de informaci\u00f3n tanto internos como externos. (Nota: Ver art\u00edculo 2.8.10.16. del Decreto 1080 de 2015 por medio del cual se expide el Decreto Reglamentario \u00danico del Sector Cultura.).<\/p>\n
Art\u00edculo 19. Transferencia de documentos y archivos electr\u00f3nicos. El Archivo General de la Naci\u00f3n establecer\u00e1 los est\u00e1ndares para la transferencia de documentos electr\u00f3nicos de archivo, de forma que se asegure su integridad, autenticidad, preservaci\u00f3n y consulta a largo plazo. (Nota: Ver art\u00edculo 2.8.10.17. del Decreto 1080 de 2015 por medio del cual se expide el Decreto Reglamentario \u00danico del Sector Cultura.).<\/p>\n
Art\u00edculo 20. Documentos sobre los cuales exista reserva legal. Las transferencias de documentos de conservaci\u00f3n permanente sobre los cuales exista reserva o restricciones de acceso, solo podr\u00e1 llevarse a cabo una vez haya cesado la reserva legal o la entidad a la que pertenecen los documentos, levante dicha reserva y autorice la consulta al p\u00fablico. (Nota: Ver art\u00edculo 2.8.10.18. del Decreto 1080 de 2015 por medio del cual se expide el Decreto Reglamentario \u00danico del Sector Cultura.).<\/p>\n
Art\u00edculo 21. Transitorio. Las entidades p\u00fablicas se\u00f1aladas en el presente decreto, tendr\u00e1n un plazo de doce (12) meses, contados a partir de su publicaci\u00f3n, para realizar la transferencia de los documentos de valor hist\u00f3rico, que tengan m\u00e1s de 30 a\u00f1os de antig\u00fcedad.<\/p>\n
Art\u00edculo 22. Sanciones. El incumplimiento de las disposiciones del presente decreto dar\u00e1 lugar a las acciones disciplinarias previstas por la ley, as\u00ed como a las sanciones de que trata el art\u00edculo 35 de la Ley 594 de 2000. (Nota: Ver art\u00edculo 2.8.10.19. del Decreto 1080 de 2015 por medio del cual se expide el Decreto Reglamentario \u00danico del Sector Cultura.).<\/p>\n
Art\u00edculo 23. Vigencia y derogatorias. El presente decreto rige a partir de la fecha de su publicaci\u00f3n y deroga en su totalidad los Decretos 1382 de 1995 y 998 de 1997, el Acuerdo 08 de 1995 expedido por el Archivo General de la Naci\u00f3n y dem\u00e1s normas que le sean contrarias.<\/p>\n
Publ\u00edquese y c\u00famplase.<\/p>\n
Dado en Bogot\u00e1, D. C., a 19 de julio de 2013.<\/p>\n
JUAN MANUEL SANTOS CALDER\u00d3N<\/p>\n
La Ministra de Cultura,<\/p>\n
Mariana Garc\u00e9s C\u00f3rdoba.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"
DECRETO 1515 DE 2013 (julio 19) D.O. 48.856, julio 9 de 2013 por el cual se reglamenta la Ley 80 de 1989 en lo concerniente a las transferencias secundarias y de documentos de valor hist\u00f3rico al Archivo General de la Naci\u00f3n, a los archivos generales de los entes territoriales, se derogan los Decretos 1382 de […]<\/p>\n","protected":false},"author":1,"featured_media":0,"comment_status":"open","ping_status":"open","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"footnotes":""},"categories":[71],"tags":[],"class_list":["post-45282","post","type-post","status-publish","format-standard","hentry","category-decretos-2013"],"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/www.dmsjuridica.com\/buscador_20179478954\/legislacion\/decretos\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/45282","targetHints":{"allow":["GET"]}}],"collection":[{"href":"https:\/\/www.dmsjuridica.com\/buscador_20179478954\/legislacion\/decretos\/wp-json\/wp\/v2\/posts"}],"about":[{"href":"https:\/\/www.dmsjuridica.com\/buscador_20179478954\/legislacion\/decretos\/wp-json\/wp\/v2\/types\/post"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.dmsjuridica.com\/buscador_20179478954\/legislacion\/decretos\/wp-json\/wp\/v2\/users\/1"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.dmsjuridica.com\/buscador_20179478954\/legislacion\/decretos\/wp-json\/wp\/v2\/comments?post=45282"}],"version-history":[{"count":0,"href":"https:\/\/www.dmsjuridica.com\/buscador_20179478954\/legislacion\/decretos\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/45282\/revisions"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/www.dmsjuridica.com\/buscador_20179478954\/legislacion\/decretos\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=45282"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.dmsjuridica.com\/buscador_20179478954\/legislacion\/decretos\/wp-json\/wp\/v2\/categories?post=45282"},{"taxonomy":"post_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.dmsjuridica.com\/buscador_20179478954\/legislacion\/decretos\/wp-json\/wp\/v2\/tags?post=45282"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}