DECRETO 29 DE 2015 \u00a0 \u00a0\u00a0<\/p>\n
(enero 14) \u00a0 \u00a0<\/p>\n
D.O. 49.394, enero 14 de 2015 \u00a0 \u00a0<\/p>\n
por medio del cual \u00a0se reglamenta el proceso de entrega y\/o transferencia de los archivos p\u00fablicos \u00a0de las entidades que se suprimen, fusionen, privaticen o liquiden; se \u00a0desarrolla el art\u00edculo 20 de la Ley 594 de 2000 y el \u00a0art\u00edculo 39 del Decreto ley 254 de \u00a02000 y se dictan otras disposiciones. \u00a0 \u00a0<\/p>\n
Nota: Ver Decreto 1080 de 2015 \u00a0por medio del cual se expide el Decreto Reglamentario \u00danico del Sector Cultura. \u00a0 \u00a0<\/p>\n
El Presidente de la Rep\u00fablica, en uso de las \u00a0facultades que le confieren la Constituci\u00f3n y la ley en especial las conferidas \u00a0en el numeral 11 del art\u00edculo 189 de la Constituci\u00f3n Pol\u00edtica de \u00a0Colombia, y \u00a0 \u00a0<\/p>\n
CONSIDERANDO: \u00a0 \u00a0<\/p>\n
Que el art\u00edculo 20 de la Ley 594 de 2000 \u00a0establece que: \u201cLas entidades p\u00fablicas \u00a0que se supriman o fusionen deber\u00e1n entregar sus archivos a las entidades que \u00a0asuman sus funciones o al ministerio o entidad a la cual hayan estado adscritas \u00a0o vinculadas\u201d; \u00a0 \u00a0<\/p>\n
Que as\u00ed mismo, el par\u00e1grafo \u00fanico del art\u00edculo \u00a020 de la Ley 594 de 2000 se\u00f1ala \u00a0que \u201cLas entidades p\u00fablicas que se \u00a0privaticen deber\u00e1n transferir su documentaci\u00f3n hist\u00f3rica al ministerio o \u00a0entidad territorial a la cual hayan estado adscritas o vinculadas\u201d; \u00a0 \u00a0<\/p>\n
Que el art\u00edculo 1\u00b0 del Decreto ley 254 de \u00a02000, modificado por el art\u00edculo 1\u00b0 de la Ley 1105 de 2006, \u00a0establece como \u00e1mbito de aplicaci\u00f3n las entidades p\u00fablicas de la Rama Ejecutiva \u00a0del Orden Nacional, la liquidaci\u00f3n de las Sociedades P\u00fablicas, las Sociedades \u00a0de Econom\u00eda Mixta en las que el Estado posea el noventa por ciento (90%) o m\u00e1s \u00a0de su capital social y las Empresas Sociales del Estado, as\u00ed como las entidades \u00a0territoriales y sus descentralizadas; \u00a0 \u00a0<\/p>\n
Que el art\u00edculo 6\u00b0 de la Ley 1105 de 2006 \u00a0modific\u00f3 el art\u00edculo 6\u00b0 del Decreto ley 254 de \u00a02000 y en su par\u00e1grafo 2\u00b0 establece que \u201cEl liquidador designado deber\u00e1 presentar dentro de un t\u00e9rmino m\u00e1ximo de \u00a03 meses contados a partir de su posesi\u00f3n un informe sobre el estado en que \u00a0recibe la entidad suprimida o disuelta, especialmente sobre las condiciones de \u00a0la contabilidad general, los documentos que conforman el archivo y la relaci\u00f3n \u00a0y estado de los bienes\u201d; \u00a0 \u00a0<\/p>\n
Que el literal g) del art\u00edculo 2\u00b0 del Decreto ley 254 de \u00a02000 \u201cpor el cual se expide \u00a0el r\u00e9gimen para la liquidaci\u00f3n de las entidades p\u00fablicas del orden nacional, \u00a0estableci\u00f3 como parte de las acciones inmediatas al momento de inicio del \u00a0proceso liquidatorio: \u201cLa adopci\u00f3n \u00a0inmediata de las medidas necesarias para asegurar la conservaci\u00f3n y fidelidad \u00a0de todos los archivos de la entidad y, en particular, de aquellos que puedan \u00a0influir en la determinaci\u00f3n de obligaciones de la misma\u201d; \u00a0 \u00a0<\/p>\n
Que el art\u00edculo 25 del Decreto ley 254 de \u00a02000, modificado por el art\u00edculo 13 de la Ley 1105 de 2006, \u00a0establece que: \u201cEl liquidador de la \u00a0entidad deber\u00e1 presentar al Ministerio de Justicia, dentro de los tres (3) \u00a0meses despu\u00e9s de su posesi\u00f3n, un inventario de todos los procesos judiciales y \u00a0dem\u00e1s reclamaciones en las cuales sea parte la entidad, el cual deber\u00e1 contener \u00a0la informaci\u00f3n que establezca el Ministerio de Justicia\u201d, en \u00a0concordancia con lo establecido en los art\u00edculos 23 y 25 del Decreto n\u00famero \u00a04085 de 2011; \u00a0 \u00a0<\/p>\n
Que el art\u00edculo 36 del Decreto ley 254 de \u00a02000 indica, entre otros, que el acta final de liquidaci\u00f3n de una entidad, \u00a0debe contener: \u201c(\u2026) como m\u00ednimo los \u00a0siguientes asuntos: (…): f) Manejo y conservaci\u00f3n de los archivos y memoria \u00a0institucional\u201d; \u00a0 \u00a0<\/p>\n
Que el art\u00edculo 39 del Decreto ley 254 \u00a0del 2000 precept\u00faa: \u201cArchivos. Los \u00a0archivos de la entidad en liquidaci\u00f3n se conservar\u00e1n conforme a lo dispuesto \u00a0por el Archivo General de la Naci\u00f3n\u201d; \u00a0 \u00a0<\/p>\n
Que el inciso 2\u00b0 del art\u00edculo 39 del Decreto ley 254 de \u00a02000, precept\u00faa: \u201cSer\u00e1 \u00a0responsabilidad del liquidador constituir, con recursos de la entidad, el fondo \u00a0requerido para atender los gastos de conservaci\u00f3n, guarda y depuraci\u00f3n de los \u00a0archivos. La destinaci\u00f3n de recursos de la liquidaci\u00f3n para estos efectos, se \u00a0har\u00e1 con prioridad sobre cualquier otro gasto o pago a cargo de la masa de la \u00a0entidad en liquidaci\u00f3n\u201d; \u00a0 \u00a0<\/p>\n
Que el art\u00edculo 9\u00b0 del Decreto n\u00famero \u00a01515 de 2013 establece que \u201clos \u00a0organismos del orden nacional, departamental, distrital o municipal que por \u00a0cualquier raz\u00f3n se supriman, dividan, liquiden o fusionen deber\u00e1n entregar sus \u00a0archivos y documentos hist\u00f3ricos al Archivo General de la Naci\u00f3n o los archivos \u00a0generales territoriales de su jurisdicci\u00f3n\u201d; \u00a0 \u00a0<\/p>\n
Que el art\u00edculo 1\u00b0 de la Ley 1712 de 2014, \u00a0establece como objeto: \u201c(\u2026) regular el \u00a0derecho de acceso a la informaci\u00f3n p\u00fablica, los procedimientos para el \u00a0ejercicio y garant\u00eda del derecho y las excepciones a la publicidad de la \u00a0informaci\u00f3n\u201d; \u00a0 \u00a0<\/p>\n
Que la adecuada organizaci\u00f3n, administraci\u00f3n, \u00a0conservaci\u00f3n, transferencia y\/o entrega de los archivos de las entidades \u00a0p\u00fablicas en proceso de privatizaci\u00f3n, liquidaci\u00f3n, supresi\u00f3n y\/o fusi\u00f3n, es uno \u00a0de los aspectos que mayores recursos demanda, por lo cual requiere de un \u00a0adecuado proceso de planeaci\u00f3n con el fin facilitar su desarrollo, evitando \u00a0incurrir en costos innecesarios o en la inversi\u00f3n de tiempo y recursos que \u00a0prolonguen los mencionados procesos; \u00a0 \u00a0<\/p>\n
Que la organizaci\u00f3n, administraci\u00f3n, custodia, \u00a0conservaci\u00f3n, transferencia y\/o entrega de archivos producto de los procesos \u00a0se\u00f1alados, debe cumplir con lo establecido en la Ley General de Archivos y en \u00a0sus normas reglamentarias, garantizando la adecuada protecci\u00f3n de los \u00a0documentos, de forma que se garanticen los derechos de los ciudadanos y se \u00a0protejan los intereses del Estado; \u00a0 \u00a0<\/p>\n
Que en m\u00e9rito de lo expuesto, \u00a0 \u00a0<\/p>\n
DECRETA: \u00a0 \u00a0<\/p>\n
CAP\u00cdTULO I \u00a0 \u00a0<\/p>\n
Objeto, \u00e1mbito de aplicaci\u00f3n y definiciones \u00a0 \u00a0<\/p>\n
Art\u00edculo 1\u00b0. Objeto. Reglamentar el art\u00edculo 20 de \u00a0la Ley 594 de 2000, y el \u00a0componente de Gesti\u00f3n Documental del Decreto ley 254 de \u00a02000 en lo relacionado con el proceso de transferencia y\/o entrega, \u00a0organizaci\u00f3n, administraci\u00f3n, evaluaci\u00f3n y eliminaci\u00f3n de documentos y archivos \u00a0de las entidades p\u00fablicas que se liquiden, fusionen, supriman o privaticen o \u00a0algunas de cuyas funciones se trasladen a otras entidades, a fin de proteger el \u00a0patrimonio documental del Estado, facilitar el funcionamiento de las entidades \u00a0que asuman sus funciones y garantizar los derechos de los ciudadanos. (Nota: Ver art\u00edculo 2.8.7.1.1. del Decreto 1080 de 2015 \u00a0por medio del cual se expide el Decreto Reglamentario \u00danico del Sector \u00a0Cultura.). \u00a0 \u00a0<\/p>\n
Art\u00edculo 2\u00b0. \u00c1mbito de \u00a0aplicaci\u00f3n. El presente decreto aplica a todas las entidades p\u00fablicas del orden \u00a0nacional o territorial y sus descentralizadas, las entidades p\u00fablicas, las \u00a0Sociedades P\u00fablicas, las Sociedades de Econom\u00eda Mixta en las que el Estado \u00a0posea el noventa por ciento (90%) o m\u00e1s de su capital social y las Empresas \u00a0Sociales del Estado, as\u00ed como a los organismos aut\u00f3nomos cuya liquidaci\u00f3n, \u00a0fusi\u00f3n, supresi\u00f3n o privatizaci\u00f3n haya sido ordenada por el Gobierno nacional, \u00a0por los Entes territoriales o por decisi\u00f3n judicial. (Nota: Ver art\u00edculo 2.8.7.1.2. del Decreto 1080 de 2015 \u00a0por medio del cual se expide el Decreto Reglamentario \u00danico del Sector \u00a0Cultura.). \u00a0 \u00a0<\/p>\n
Art\u00edculo 3\u00b0. Definiciones. Para efectos de la aplicaci\u00f3n de este Decreto se \u00a0definen los siguientes t\u00e9rminos: \u00a0 \u00a0<\/p>\n
a) Diagn\u00f3stico \u00a0de archivos: procedimiento de observaci\u00f3n, levantamiento de informaci\u00f3n \u00a0y an\u00e1lisis, mediante el cual se establece el estado de los archivos y se \u00a0determina la aplicaci\u00f3n de los procesos archiv\u00edsticos necesarios; \u00a0 \u00a0<\/p>\n
b) Depuraci\u00f3n \u00a0de archivos: operaci\u00f3n realizada en la fase de organizaci\u00f3n de archivos, \u00a0por la cual se retiran aquellos documentos, duplicados, copias ilegibles, entre \u00a0otros, que no tienen valores primarios ni secundarios, para proceder a su \u00a0posterior eliminaci\u00f3n; \u00a0 \u00a0<\/p>\n
c) Inventario \u00a0en su estado natural: descripci\u00f3n de las unidades documentales que \u00a0integran un archivo o un fondo acumulado, levantados en el estado en que se \u00a0encuentran las series y documentos de cada oficina o de toda la entidad; \u00a0 \u00a0<\/p>\n
d) Tabla \u00a0de retenci\u00f3n documental: listado de series, con sus correspondientes \u00a0tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada \u00a0etapa del ciclo vital de los documentos; \u00a0 \u00a0<\/p>\n
e) Tabla \u00a0de valoraci\u00f3n documental: listado de asuntos o series documentales a los \u00a0cuales se asigna un tiempo de permanencia en el archivo central, as\u00ed como su \u00a0disposici\u00f3n final; \u00a0 \u00a0<\/p>\n
f) Organizaci\u00f3n \u00a0documental: proceso archiv\u00edstico orientado a la clasificaci\u00f3n, la \u00a0ordenaci\u00f3n y la descripci\u00f3n de los documentos de archivo de una instituci\u00f3n; \u00a0 \u00a0<\/p>\n
g) Valoraci\u00f3n \u00a0documental: labor intelectual por la cual se determinan los valores \u00a0primarios y secundarios de los documentos con el fin de establecer su \u00a0permanencia en las diferentes fases del ciclo vital. \u00a0 \u00a0<\/p>\n
Nota, art\u00edculo 3\u00ba: Ver art\u00edculo 2.8.7.1.3. del Decreto 1080 de 2015 \u00a0por medio del cual se expide el Decreto Reglamentario \u00danico del Sector Cultura. \u00a0 \u00a0<\/p>\n
Art\u00edculo 4\u00b0. Asignaci\u00f3n de recursos para la intervenci\u00f3n de los archivos. \u00a0Ser\u00e1 responsabilidad del liquidador en las entidades p\u00fablicas en proceso de \u00a0liquidaci\u00f3n, fusi\u00f3n, supresi\u00f3n, privatizaci\u00f3n o algunas de cuyas funciones se \u00a0trasladen a otras entidades, constituir con sus recursos el fondo para atender \u00a0los gastos de organizaci\u00f3n, conservaci\u00f3n, consulta y entrega de los \u00a0correspondientes archivos. \u00a0 \u00a0<\/p>\n
Par\u00e1grafo 1\u00b0. Ser\u00e1 responsabilidad de la \u00a0entidad que entrega, constituir con sus recursos el fondo requerido para \u00a0atender los gastos de diagn\u00f3stico, inventario, organizaci\u00f3n de las series \u00a0documentales, dep\u00f3sito y selecci\u00f3n, de acuerdo con el plan de trabajo \u00a0archiv\u00edstico aprobado entre las partes. \u00a0 \u00a0<\/p>\n
Par\u00e1grafo 2\u00b0. La entidad que reciba los \u00a0archivos deber\u00e1 atender con sus propios recursos, los gastos de organizaci\u00f3n e \u00a0identificaci\u00f3n de expedientes, conservaci\u00f3n, custodia, administraci\u00f3n y \u00a0consulta de los archivos recibidos y la ejecuci\u00f3n de los procesos archiv\u00edsticos \u00a0necesarios, de acuerdo con su programa de archivo y de gesti\u00f3n documental. \u00a0 \u00a0<\/p>\n
Para efectos de lo consagrado en los \u00a0par\u00e1grafos 1\u00b0 y 2\u00b0 de este art\u00edculo, el presente decreto no constituye t\u00edtulo \u00a0de gasto. \u00a0 \u00a0<\/p>\n
Nota, art\u00edculo 4\u00ba: Ver art\u00edculo 2.8.7.1.4. del Decreto 1080 de 2015 \u00a0por medio del cual se expide el Decreto Reglamentario \u00danico del Sector Cultura. \u00a0 \u00a0<\/p>\n
CAP\u00cdTULO II \u00a0 \u00a0<\/p>\n
De la organizaci\u00f3n, \u00a0entrega y\/o transferencia y recibo de documentos y archivos \u00a0 \u00a0<\/p>\n
Art\u00edculo 5\u00b0. Comit\u00e9 T\u00e9cnico para la entrega y\/o transferencia y recibo de archivos. \u00a0Para formalizar la entrega y\/o transferencia y recibo de archivos, se \u00a0conformar\u00e1 un Comit\u00e9 T\u00e9cnico integrado por funcionarios del nivel directivo de \u00a0las entidades involucradas en este proceso, as\u00ed como de los entes cabeza de \u00a0sector al cual pertenezcan las mismas, cuya responsabilidad es acordar los \u00a0aspectos espec\u00edficos de la entrega y recepci\u00f3n de los archivos. \u00a0 \u00a0<\/p>\n
Cuando no exista un organismo cabeza de \u00a0sector, se invitar\u00e1 a participar en dicho Comit\u00e9 T\u00e9cnico con voz y voto, al \u00a0Secretario T\u00e9cnico del Consejo Territorial de Archivos, si se trata de \u00a0entidades del orden territorial, o al Subdirector del Sistema Nacional de \u00a0Archivos, si se trata de entidades del orden nacional, cuya funci\u00f3n se limita a \u00a0asesorar al Gobierno Nacional para que este determine la entidad que deba \u00a0recibir los archivos. \u00a0 \u00a0<\/p>\n
Nota, art\u00edculo 5\u00ba: Ver art\u00edculo 2.8.7.2.1. del Decreto 1080 de 2015 \u00a0por medio del cual se expide el Decreto Reglamentario \u00danico del Sector Cultura. \u00a0 \u00a0<\/p>\n
Art\u00edculo 6\u00b0. Protecci\u00f3n de los documentos. Para \u00a0efectos de la organizaci\u00f3n, seguridad y debida conservaci\u00f3n de los archivos, \u00a0los responsables de las entidades sometidas a cualquiera de los procesos \u00a0definidos en el art\u00edculo 1\u00b0 de este decreto tomar\u00e1n las medidas pertinentes, de \u00a0acuerdo con las instrucciones que conjuntamente impartan el Ministerio o ente \u00a0territorial al cual pertenezca la entidad y el Archivo General de la Naci\u00f3n. (Nota: Ver art\u00edculo 2.8.7.2.2. del Decreto 1080 de 2015 \u00a0por medio del cual se expide el Decreto Reglamentario \u00danico del Sector \u00a0Cultura.). \u00a0 \u00a0<\/p>\n
Art\u00edculo 7\u00b0. Diagn\u00f3stico Integral de Archivos. Los \u00a0responsables de adelantar los procesos de liquidaci\u00f3n, fusi\u00f3n, supresi\u00f3n, \u00a0privatizaci\u00f3n, o algunas de cuyas funciones se trasladen a otras entidades, \u00a0durante los tres (3) primeros meses de iniciado el proceso, deber\u00e1n adelantar \u00a0un diagn\u00f3stico integral de los archivos, y con los datos obtenidos deber\u00e1n \u00a0elaborar un informe sobre el estado en que se encuentran al momento de iniciar \u00a0el proceso. (Nota: Ver art\u00edculo 2.8.7.2.3. del Decreto 1080 de 2015 \u00a0por medio del cual se expide el Decreto Reglamentario \u00danico del Sector \u00a0Cultura.). \u00a0 \u00a0<\/p>\n
Art\u00edculo 8\u00b0. Actividades previas al proceso de entrega y\/o transferencia. Las \u00a0entidades p\u00fablicas de que trata el art\u00edculo primero del presente decreto \u00a0deber\u00e1n adelantar las siguientes actividades previas al proceso de entrega y\/o \u00a0transferencia: \u00a0 \u00a0<\/p>\n
1. Realizar un diagn\u00f3stico integral del \u00a0estado de los archivos, indicado anteriormente, en el que se se\u00f1ale como \u00a0m\u00ednimo, fechas extremas, volumen en metros lineales y cantidad de unidades de \u00a0conservaci\u00f3n, tipos de soportes, estado de organizaci\u00f3n, herramientas de \u00a0consulta, conservaci\u00f3n, normas que inciden en su conservaci\u00f3n y se acopien \u00a0todos los instrumentos de clasificaci\u00f3n y descripci\u00f3n del fondo documental \u00a0tales como: inventarios documentales, inventarios de documentos que previamente \u00a0se hayan eliminado, \u00edndices, cuadros de clasificaci\u00f3n, tablas de retenci\u00f3n \u00a0documental y tablas de valoraci\u00f3n. \u00a0 \u00a0<\/p>\n
2. Con base en los datos obtenidos durante el diagn\u00f3stico, se \u00a0debe elaborar un Plan de Trabajo Archiv\u00edstico Integral, previendo los recursos \u00a0necesarios para atender los gastos de entrega, organizaci\u00f3n, conservaci\u00f3n, \u00a0dep\u00f3sito, migraci\u00f3n a nuevas tecnolog\u00edas de documentos hist\u00f3ricos, y depuraci\u00f3n \u00a0de los archivos. \u00a0 \u00a0<\/p>\n
3. Identificar, de acuerdo con las Tablas de Retenci\u00f3n \u00a0Documental, o a trav\u00e9s de la elaboraci\u00f3n de un Inventario en su estado natural, \u00a0las series o asuntos que ser\u00e1n objeto de la transferencia. \u00a0 \u00a0<\/p>\n
4. Acordar previamente con la entidad que debe recibir los \u00a0documentos, el procedimiento de entrega y\/o transferencia y recibo respectivo. \u00a0 \u00a0<\/p>\n
5. Seleccionar los documentos que requieren medidas \u00a0especiales para su protecci\u00f3n (documentos confidenciales, actos \u00a0administrativos, procesos judiciales, etc.), de conformidad con lo reglamentado \u00a0en la Ley 1712 de 2014. \u00a0 \u00a0<\/p>\n
6. Llevar a cabo los procesos de desinfecci\u00f3n documental \u00a0para evitar riesgos laborales, contaminaci\u00f3n o deterioro de los documentos que \u00a0ser\u00e1n objeto de entrega. \u00a0 \u00a0<\/p>\n
Par\u00e1grafo. Previo al proceso de entrega y\/o transferencia, \u00a0el Archivo General de la Naci\u00f3n o los Archivos Generales Territoriales, seg\u00fan \u00a0el caso, analizar\u00e1n con las entidades responsables de la liquidaci\u00f3n, \u00a0supresi\u00f3n, fusi\u00f3n, privatizaci\u00f3n, o algunas de cuyas funciones se trasladen a \u00a0otras entidades, la forma como se llevar\u00e1 a cabo el mismo, conforme a lo \u00a0establecido en el presente decreto y dem\u00e1s normas expedidas por el AGN. \u00a0 \u00a0<\/p>\n
Nota, art\u00edculo 8\u00ba: Ver art\u00edculo 2.8.7.2.4. del Decreto 1080 de 2015 \u00a0por medio del cual se expide el Decreto Reglamentario \u00danico del Sector Cultura. \u00a0 \u00a0<\/p>\n
Art\u00edculo 9\u00b0. Directrices \u00a0para la entrega y\/o transferencia de documentos y archivos. El Archivo \u00a0General de la Naci\u00f3n podr\u00e1 establecer directrices especiales al proceso de \u00a0entrega y\/o transferencia de los documentos y archivos, previo an\u00e1lisis, entre \u00a0otros, del volumen de documentos a entregar y\/o transferir, y de las \u00a0implicaciones econ\u00f3micas, las cuales deber\u00e1n ser informadas a las entidades \u00a0involucradas, para su an\u00e1lisis e implementaci\u00f3n. \u00a0 \u00a0<\/p>\n
Par\u00e1grafo 1\u00b0. La entrega y\/o transferencia as\u00ed como la \u00a0recepci\u00f3n de los documentos y archivos se har\u00e1 en unidades de conservaci\u00f3n \u00a0debidamente almacenados; as\u00ed mismo se suscribir\u00e1 un acta por los funcionarios \u00a0de las entidades involucradas, indicando el lugar y fecha en que se realiza, \u00a0as\u00ed como el nombre y cargo de quienes participan en ella. \u00a0 \u00a0<\/p>\n
Par\u00e1grafo 2\u00b0. Los documentos podr\u00e1n mantenerse en las \u00a0unidades de conservaci\u00f3n que ten\u00edan durante la etapa activa del expediente y en \u00a0el orden original establecido durante la fase de gesti\u00f3n o tramitaci\u00f3n, si \u00a0dichas unidades a\u00fan son aptas para la protecci\u00f3n y almacenamiento de los \u00a0documentos. \u00a0 \u00a0<\/p>\n
Nota, art\u00edculo 9\u00ba: Ver art\u00edculo 2.8.7.2.5. del Decreto 1080 de 2015 \u00a0por medio del cual se expide el Decreto Reglamentario \u00danico del Sector Cultura. \u00a0 \u00a0<\/p>\n
Art\u00edculo 10. Aplicaci\u00f3n \u00a0de tablas de retenci\u00f3n y valoraci\u00f3n documental. El Comit\u00e9 de Desarrollo \u00a0Administrativo en las entidades del orden nacional y el Comit\u00e9 Interno de \u00a0Archivo en las entidades del orden territorial, de acuerdo con sus tablas de \u00a0retenci\u00f3n documental o tablas de valoraci\u00f3n documental, determinar\u00e1n aquellos \u00a0documentos que habiendo cumplido su tiempo de conservaci\u00f3n, podr\u00e1n ser \u00a0eliminados, previa elaboraci\u00f3n de un listado de ellos, el cual ser\u00e1 sometido a \u00a0consideraci\u00f3n y aprobaci\u00f3n del Comit\u00e9 Evaluador de Documentos del Archivo \u00a0General de la Naci\u00f3n. \u00a0 \u00a0<\/p>\n
Par\u00e1grafo 1\u00b0. Para los documentos cuyo plazo de retenci\u00f3n \u00a0no est\u00e9 registrado en tablas de retenci\u00f3n documental o tablas de valoraci\u00f3n \u00a0documental se deber\u00e1 adelantar un proceso de valoraci\u00f3n antes de efectuar la \u00a0transferencia al AGN o a los Archivos Generales Territoriales, para lo cual se \u00a0debe establecer el volumen documental, estado de conservaci\u00f3n y periodo al que \u00a0corresponde (fechas extremas). \u00a0 \u00a0<\/p>\n
Par\u00e1grafo 2\u00b0. Como resultado de la valoraci\u00f3n documental \u00a0se presentar\u00e1 al Comit\u00e9 Evaluador de Documentos del Archivo General de la Naci\u00f3n, \u00a0las solicitudes de eliminaci\u00f3n acompa\u00f1adas del respectivo inventario y \u00a0justificaci\u00f3n, para que dicha instancia dictamine sobre la eliminaci\u00f3n. \u00a0 \u00a0<\/p>\n
Par\u00e1grafo 3\u00b0. Los listados de eliminaci\u00f3n y las actas \u00a0har\u00e1n parte integral de los archivos entregados durante el proceso de \u00a0liquidaci\u00f3n, supresi\u00f3n, fusi\u00f3n o privatizaci\u00f3n y ser\u00e1n conservados \u00a0permanentemente. \u00a0 \u00a0<\/p>\n
Nota, art\u00edculo 10: Ver art\u00edculo 2.8.7.2.6. del Decreto 1080 de 2015 \u00a0por medio del cual se expide el Decreto Reglamentario \u00danico del Sector Cultura. \u00a0 \u00a0<\/p>\n
Art\u00edculo 11. Requisitos \u00a0de la entrega y\/o transferencia. Los documentos y archivos estar\u00e1n \u00a0debidamente inventariados, agrupados por series documentales o asuntos, de \u00a0conformidad con las normas establecidas por el Archivo General de la Naci\u00f3n. \u00a0 \u00a0<\/p>\n
Par\u00e1grafo 1\u00b0. No se adelantar\u00e1n procesos de intervenci\u00f3n \u00a0interna de expedientes (organizaci\u00f3n, foliaci\u00f3n, elaboraci\u00f3n de la hoja de \u00a0control, selecci\u00f3n y depuraci\u00f3n), salvo que dichas actividades sean aprobadas \u00a0por el Comit\u00e9 T\u00e9cnico creado para la entrega y\/o transferencia, as\u00ed como la \u00a0recepci\u00f3n, previo an\u00e1lisis de las implicaciones econ\u00f3micas y de tiempo que \u00a0demande la intervenci\u00f3n de los expedientes. \u00a0 \u00a0<\/p>\n
Par\u00e1grafo 2\u00b0. En los procesos de privatizaci\u00f3n, los \u00a0documentos y archivos se transferir\u00e1n al organismo cabeza de sector o al \u00a0ministerio o entidad territorial a la cual hayan estado adscritas o vinculadas, \u00a0para su conservaci\u00f3n, administraci\u00f3n, acceso y consulta. \u00a0 \u00a0<\/p>\n
Par\u00e1grafo 3\u00b0. Los documentos hist\u00f3ricos de que trata el \u00a0art\u00edculo 9\u00b0 del Decreto n\u00famero \u00a01515 de 2013, ser\u00e1n transferidos al Archivo General de la Naci\u00f3n o a los \u00a0Archivos Generales Territoriales, seg\u00fan el caso. \u00a0 \u00a0<\/p>\n
Par\u00e1grafo 4\u00b0. En los casos necesarios, el Comit\u00e9 T\u00e9cnico \u00a0de que trata el art\u00edculo 5\u00b0 del presente decreto, establecer\u00e1 los mecanismos \u00a0para que diversas entidades competentes puedan acceder a la consulta de una \u00a0misma serie o asunto, a fin de no interferir en la gesti\u00f3n administrativa y la \u00a0oportuna atenci\u00f3n a los ciudadanos. \u00a0 \u00a0<\/p>\n
Nota, art\u00edculo 11: Ver art\u00edculo 2.8.7.2.7. del Decreto 1080 de 2015 \u00a0por medio del cual se expide el Decreto Reglamentario \u00danico del Sector Cultura. \u00a0 \u00a0<\/p>\n
Art\u00edculo 12. Inventario \u00a0documental para entrega y\/o transferencia de archivos. La entrega y\/o \u00a0transferencia de los archivos se deber\u00e1 hacer mediante inventarios documentales \u00a0elaborados por cada dependencia (siguiendo la estructura org\u00e1nico-funcional), \u00a0de conformidad con las normas del presente Decreto y las instrucciones que para \u00a0cada caso establezca el Archivo General de la Naci\u00f3n. \u00a0 \u00a0<\/p>\n
Par\u00e1grafo 1\u00b0. En los inventarios documentales deber\u00e1n \u00a0identificarse los datos m\u00ednimos para la recuperaci\u00f3n y ubicaci\u00f3n de la \u00a0informaci\u00f3n, tales como: nombre de la oficina productora, serie o asunto, \u00a0fechas extremas (identificando m\u00ednimo el a\u00f1o), unidad de conservaci\u00f3n \u00a0(identificar n\u00famero caja y n\u00famero de carpetas y cantidad de carpetas por caja) \u00a0y soporte. \u00a0 \u00a0<\/p>\n
Par\u00e1grafo 2\u00b0. Los expedientes de archivo de conservaci\u00f3n \u00a0permanente se entregar\u00e1n y recibir\u00e1n mediante inventario documental, adoptando \u00a0el Formato \u00danico de Inventario Documental (FUID), el cual se entregar\u00e1 en \u00a0formato f\u00edsico y electr\u00f3nico. \u00a0 \u00a0<\/p>\n
Nota, art\u00edculo 12: Ver art\u00edculo 2.8.7.2.8. del Decreto 1080 de 2015 \u00a0por medio del cual se expide el Decreto Reglamentario \u00danico del Sector Cultura. \u00a0 \u00a0<\/p>\n
Art\u00edculo 13. Obligaciones de los servidores p\u00fablicos de \u00a0manejo y confianza, responsables de los archivos de la entidad. Los \u00a0servidores p\u00fablicos que desempe\u00f1en empleos o cargos de manejo y confianza y los \u00a0responsables de los archivos de la entidad, deber\u00e1n rendir las correspondientes \u00a0cuentas fiscales e inventarios y efectuar la entrega y\/o transferencia de los \u00a0bienes y archivos a su cargo, conforme a las normas y procedimientos \u00a0establecidos por la Contralor\u00eda General de la Rep\u00fablica, la Contadur\u00eda General \u00a0de la Naci\u00f3n y el Archivo General de la Naci\u00f3n, sin que ello constituya causal \u00a0eximente de la responsabilidad fiscal, disciplinaria y\/o penal a que hubiere \u00a0lugar, en caso de irregularidades. Los delegados responsables de las entidades \u00a0se\u00f1aladas en el art\u00edculo 2\u00b0 de este decreto, deber\u00e1n informar de manera \u00a0inmediata a las autoridades competentes el incumplimiento de esta obligaci\u00f3n. (Nota: Ver art\u00edculo 2.8.7.2.9. del Decreto 1080 de 2015 \u00a0por medio del cual se expide el Decreto Reglamentario \u00danico del Sector \u00a0Cultura.). \u00a0 \u00a0<\/p>\n
Art\u00edculo 14. De \u00a0los archivos generados durante los procesos de liquidaci\u00f3n, supresi\u00f3n, fusi\u00f3n o \u00a0privatizaci\u00f3n. Ser\u00e1 responsabilidad del Apoderado conformar los archivos \u00a0de estos procesos, quien deber\u00e1 adoptar las medidas necesarias para asegurar la \u00a0conservaci\u00f3n y fidelidad de todos los archivos de la entidad, y en particular, \u00a0de aquellos que puedan influir en la determinaci\u00f3n de obligaciones a cargo de \u00a0la misma; para ello el Apoderado podr\u00e1 constituir con los recursos de la \u00a0entidad, el fondo requerido para atender los gastos de organizaci\u00f3n, \u00a0conservaci\u00f3n, dep\u00f3sito y depuraci\u00f3n de los archivos. \u00a0 \u00a0<\/p>\n
Al finalizar el proceso de supresi\u00f3n, fusi\u00f3n, \u00a0privatizaci\u00f3n, liquidaci\u00f3n o traslado de algunas funciones a otras entidades, \u00a0los archivos conformados como resultado de estos procesos, pasar\u00e1n al \u00a0Ministerio al cual corresponda la entidad o a las dem\u00e1s entidades competentes, \u00a0quienes los deber\u00e1n conservar de acuerdo con las normas de archivo vigentes. \u00a0 \u00a0<\/p>\n
Par\u00e1grafo 1\u00b0. En el caso de entidades que se fusionen, se \u00a0deber\u00e1 analizar detenidamente cu\u00e1les series documentales deben ser entregadas \u00a0de acuerdo con las funciones que hayan sido asumidas por la otra entidad, y que \u00a0sean necesarias para desarrollar dichas funciones. \u00a0 \u00a0<\/p>\n
Par\u00e1grafo 2\u00b0. Si la entidad que se fusiona, liquida o \u00a0suprime es un Ministerio, un Departamento Administrativo o un Organismo \u00a0Aut\u00f3nomo, los archivos de que trata el presente art\u00edculo ser\u00e1n remitidos \u00a0mediante transferencia secundaria, al Archivo General de la Naci\u00f3n y se \u00a0conservar\u00e1n junto con los documentos hist\u00f3ricos del respectivo fondo. \u00a0 \u00a0<\/p>\n
Par\u00e1grafo 3\u00b0. Si la entidad que se fusiona, liquida o \u00a0suprime es un organismo del nivel territorial, y no existe una entidad cabeza \u00a0de sector que pueda recibir los archivos de la liquidaci\u00f3n, estos deber\u00e1n ser \u00a0transferidos al Archivo General Territorial correspondiente y se conservar\u00e1n \u00a0permanentemente. \u00a0 \u00a0<\/p>\n
Nota, art\u00edculo 14: Ver art\u00edculo 2.8.7.2.10. del Decreto 1080 de 2015 \u00a0por medio del cual se expide el Decreto Reglamentario \u00danico del Sector Cultura. \u00a0 \u00a0<\/p>\n
Art\u00edculo 15. Conformaci\u00f3n y conservaci\u00f3n del expediente \u00a0del proceso. Se deber\u00e1 conformar un expediente con los originales de los \u00a0actos administrativos emitidos, actas de los comit\u00e9s que se constituyan, \u00a0cronograma del proceso, informes de rendici\u00f3n de cuentas, informes de procesos \u00a0jur\u00eddicos, informe de cartera, Informe de gesti\u00f3n, informe de entrega y\/o \u00a0transferencia de archivos, c\u00e1lculo actuarial, presupuesto, estados financieros, \u00a0inventarios de bienes muebles e inmuebles, contratos, avisos de prensa en \u00a0relaci\u00f3n con el proceso y dem\u00e1s documentos fundamentales que registren el \u00a0proceso, para ser conservado permanentemente y reproducido en un medio que facilite \u00a0su conservaci\u00f3n y consulta por parte de las autoridades y ciudadanos. (Nota: Ver art\u00edculo 2.8.7.2.11. del Decreto 1080 de 2015 \u00a0por medio del cual se expide el Decreto Reglamentario \u00danico del Sector \u00a0Cultura.). \u00a0 \u00a0<\/p>\n
CAP\u00cdTULO III \u00a0 \u00a0<\/p>\n
Del Plan de Trabajo Archiv\u00edstico \u00a0Integral \u00a0 \u00a0<\/p>\n
Art\u00edculo 16. Cumplimiento de normas archiv\u00edsticas. \u00a0El plan de trabajo archiv\u00edstico integral, resultado del diagn\u00f3stico elaborado \u00a0por la entidad, deber\u00e1 adoptar las normas establecidas por el Archivo General \u00a0de la Naci\u00f3n, que sean aplicables, de acuerdo con la naturaleza jur\u00eddica de la \u00a0entidad, la complejidad del trabajo archiv\u00edstico, las implicaciones econ\u00f3micas \u00a0y el tiempo fijado para llevar a cabo el proceso de liquidaci\u00f3n, fusi\u00f3n, \u00a0supresi\u00f3n, traslado de algunas funciones o privatizaci\u00f3n. (Nota: Ver art\u00edculo 2.8.7.3.1. del Decreto 1080 de 2015 \u00a0por medio del cual se expide el Decreto Reglamentario \u00danico del Sector \u00a0Cultura.). \u00a0 \u00a0<\/p>\n
Art\u00edculo 17. Elaboraci\u00f3n \u00a0del plan de trabajo archiv\u00edstico integral. El plan de trabajo \u00a0archiv\u00edstico integral ser\u00e1 elaborado teniendo en cuenta la estructura \u00a0org\u00e1nico-funcional de las entidades de que trata el art\u00edculo 2\u00b0 del presente decreto \u00a0que se liquiden, fusionen, trasladen algunas funciones a otras entidades o se \u00a0privaticen, casos en los cuales los procesos archiv\u00edsticos de clasificaci\u00f3n, \u00a0ordenaci\u00f3n y descripci\u00f3n, se llevar\u00e1n a cabo teniendo en cuenta el siguiente \u00a0procedimiento: \u00a0 \u00a0<\/p>\n
1. Inventario \u00a0documental. Se elaborar\u00e1 el inventario del fondo documental, el cual \u00a0deber\u00e1 hacerse de conformidad con el art\u00edculo 12 del presente decreto en \u00a0formato electr\u00f3nico que facilite su incorporaci\u00f3n a una base de datos acorde \u00a0con las normas de descripci\u00f3n archiv\u00edsticas. \u00a0 \u00a0<\/p>\n
2. Valoraci\u00f3n \u00a0documental. Se deber\u00e1 adelantar un proceso de valoraci\u00f3n de sus fondos \u00a0acumulados antes de efectuar la transferencia, previo a lo cual se levantar\u00e1n \u00a0las diferentes estructuras org\u00e1nicas seg\u00fan los periodos que resulten de la \u00a0historia institucional, para facilitar la organizaci\u00f3n de los archivos. \u00a0 \u00a0<\/p>\n
3. Eliminaci\u00f3n de \u00a0documentos. Como resultado del proceso de valoraci\u00f3n documental, se \u00a0deber\u00e1 aprobar por el Comit\u00e9 Institucional de Desarrollo Administrativo o el \u00a0Comit\u00e9 Interno de Archivo de la respectiva Entidad, la eliminaci\u00f3n de los \u00a0documentos de conformidad con las normas expedidas por el Archivo General de la \u00a0Naci\u00f3n y las tablas de retenci\u00f3n y\/o valoraci\u00f3n documental. \u00a0 \u00a0<\/p>\n
4. Entrega y\/o \u00a0transferencia y recepci\u00f3n. Los documentos y archivos se entregar\u00e1n, \u00a0recepcionar\u00e1n y\/o transferir\u00e1n debidamente organizados y almacenados en \u00a0unidades de conservaci\u00f3n apropiadas; asimismo se suscribir\u00e1 un acta por los \u00a0funcionarios de las entidades involucradas, indicando el lugar y fecha en que \u00a0se realiza, as\u00ed como el nombre y cargo de quienes participan en ella. \u00a0 \u00a0<\/p>\n
Nota, art\u00edculo 17: Ver art\u00edculo 2.8.7.3.2. del Decreto 1080 de 2015 \u00a0por medio del cual se expide el Decreto Reglamentario \u00danico del Sector Cultura. \u00a0 \u00a0<\/p>\n
Art\u00edculo 18. Aprobaci\u00f3n del plan de trabajo archiv\u00edstico \u00a0integral. El plan de trabajo archiv\u00edstico integral deber\u00e1 ser aprobado \u00a0por el Comit\u00e9 de Desarrollo Administrativo o el Comit\u00e9 Interno de Archivo de \u00a0las entidades involucradas, de forma que se garantice la adecuada entrega y \u00a0recibo de los documentos y archivos, sin afectar los derechos de los \u00a0ciudadanos. (Nota: Ver art\u00edculo 2.8.7.3.3. del Decreto 1080 de 2015 \u00a0por medio del cual se expide el Decreto Reglamentario \u00danico del Sector \u00a0Cultura.). \u00a0 \u00a0<\/p>\n
Art\u00edculo 19. Respeto al Principio de Procedencia y Orden \u00a0Original. Para el proceso de organizaci\u00f3n y entrega de las series \u00a0documentales y expedientes, se aplicar\u00e1 el respeto al principio de procedencia \u00a0y orden original establecido por el Archivo General de la Naci\u00f3n. (Nota: Ver art\u00edculo 2.8.7.3.4. del Decreto 1080 de 2015 \u00a0por medio del cual se expide el Decreto Reglamentario \u00danico del Sector \u00a0Cultura.). \u00a0 \u00a0<\/p>\n
Art\u00edculo 20. Hoja de Control. Si los expedientes \u00a0no cuentan con la respectiva hoja de control, no ser\u00e1 obligatorio su \u00a0diligenciamiento; as\u00ed mismo, la entidad que entrega deber\u00e1 respetar el orden \u00a0natural de los expedientes, salvo que exista evidencia de que dicho orden no \u00a0corresponde con la tramitaci\u00f3n de los documentos durante su etapa activa y sea \u00a0necesaria su intervenci\u00f3n para facilitar su consulta o para adelantar procesos \u00a0de microfilmaci\u00f3n o digitalizaci\u00f3n, previa aprobaci\u00f3n del Comit\u00e9 T\u00e9cnico creado \u00a0seg\u00fan el art\u00edculo 5\u00b0 del presente decreto. (Nota: Ver art\u00edculo \u00a02.8.7.3.5. del Decreto 1080 de 2015 \u00a0por medio del cual se expide el Decreto Reglamentario \u00danico del Sector \u00a0Cultura.). \u00a0 \u00a0<\/p>\n
Art\u00edculo 21. Identificaci\u00f3n de unidades de conservaci\u00f3n. \u00a0Las unidades de conservaci\u00f3n se identificar\u00e1n exteriormente mediante etiquetas \u00a0de c\u00f3digos de barras o cualquier otro dispositivo que facilite el proceso de \u00a0entrega y\/o transferencia, as\u00ed como el recibo de manera eficiente, aprovechando \u00a0las ventajas de las tecnolog\u00edas de la informaci\u00f3n. (Nota: Ver art\u00edculo \u00a02.8.7.3.6. del Decreto 1080 de 2015 \u00a0por medio del cual se expide el Decreto Reglamentario \u00danico del Sector \u00a0Cultura.). \u00a0 \u00a0<\/p>\n
Art\u00edculo 22. Caracter\u00edsticas de las unidades de conservaci\u00f3n. \u00a0Solamente se utilizar\u00e1n unidades de conservaci\u00f3n fabricadas en material \u00a0desacidificado, cuando los documentos tengan valor hist\u00f3rico. En los dem\u00e1s \u00a0casos, y cuando sea posible y se encuentren en buen estado, se utilizar\u00e1n las \u00a0mismas unidades de conservaci\u00f3n (cajas y carpetas) de la entidad que hace \u00a0entrega y\/o transferencia de los archivos, para evitar incurrir en costos \u00a0innecesarios. (Nota: Ver art\u00edculo 2.8.7.3.7. del Decreto 1080 de 2015 \u00a0por medio del cual se expide el Decreto Reglamentario \u00danico del Sector \u00a0Cultura.). \u00a0 \u00a0<\/p>\n
CAP\u00cdTULO IV \u00a0 \u00a0<\/p>\n
Entrega de expedientes de \u00a0procesos judiciales y reclamaciones de car\u00e1cter laboral, contractual y \u00a0pensional \u00a0 \u00a0<\/p>\n
Art\u00edculo 23. Expedientes \u00a0de procesos judiciales y reclamaciones de car\u00e1cter laboral y contractual objeto \u00a0de liquidaci\u00f3n. De conformidad con el par\u00e1grafo 1\u00b0 del art\u00edculo 25 del Decreto ley 254 de \u00a02000, reglamentado por el Decreto n\u00famero \u00a0414 de 2001, modificado por el art\u00edculo 13 de la Ley 1105 de 2006, \u00a0modificado por el art\u00edculo 236 de la Ley 1450 de 2011, \u00a0para los expedientes de todos los procesos judiciales y dem\u00e1s reclamaciones de \u00a0car\u00e1cter laboral y contractual, el liquidador de la entidad deber\u00e1 presentar al \u00a0Ministerio del Interior y al Ministerio de Justicia en el t\u00e9rmino establecido \u00a0en el art\u00edculo modificatorio, un inventario con los procedimientos establecidos \u00a0en este decreto, conjuntamente con una base de datos que permita la \u00a0identificaci\u00f3n y recuperaci\u00f3n adecuada para la consulta. Lo anterior, en \u00a0concordancia con lo establecido en los art\u00edculos 23 y 25 del Decreto n\u00famero \u00a04085 de 2011. \u00a0 \u00a0<\/p>\n
Par\u00e1grafo. En los casos que no sea procedente la \u00a0constituci\u00f3n de un patrimonio aut\u00f3nomo de remanentes deber\u00e1n ser entregados \u00a0estos expedientes, al Ministerio o Departamento Administrativo o ente \u00a0territorial al cual se encontraba adscrita o vinculada la entidad objeto de \u00a0liquidaci\u00f3n, tal como lo refiere el par\u00e1grafo 1\u00b0 del art\u00edculo modificatorio. \u00a0 \u00a0<\/p>\n
Nota, art\u00edculo 23: Ver art\u00edculo 2.8.7.4.1. del Decreto 1080 de 2015 \u00a0por medio del cual se expide el Decreto Reglamentario \u00danico del Sector Cultura. \u00a0 \u00a0<\/p>\n
Art\u00edculo 24. De \u00a0los documentos e informaci\u00f3n pensional. De conformidad con el art\u00edculo \u00a011 del Decreto ley 254 de \u00a02000, cuando una entidad que tenga a su cargo el reconocimiento y pago de pensiones, \u00a0entre en un proceso de liquidaci\u00f3n, deber\u00e1 entregar a la entidad que se \u00a0determine en el Acto Administrativo que ordene dicho proceso, el conjunto de \u00a0todos los archivos f\u00edsicos y electr\u00f3nicos que hayan sido fundamento para la \u00a0elaboraci\u00f3n del c\u00e1lculo actuarial, necesarios para la generaci\u00f3n de las n\u00f3minas \u00a0de pensionados y definir la procedencia de derechos pensionales. \u00a0 \u00a0<\/p>\n
Par\u00e1grafo. Para dar cumplimiento al proceso de \u00a0liquidaci\u00f3n, supresi\u00f3n, fusi\u00f3n, o privatizaci\u00f3n, se entender\u00e1 que la entrega \u00a0y\/o transferencia de los documentos y los archivos deber\u00e1 hacerse de \u00a0conformidad con el presente decreto y con los procedimientos establecidos por \u00a0el Archivo General de la Naci\u00f3n. \u00a0 \u00a0<\/p>\n
Nota, art\u00edculo 24: Ver art\u00edculo 2.8.7.4.2. del Decreto 1080 de 2015 \u00a0por medio del cual se expide el Decreto Reglamentario \u00danico del Sector Cultura. \u00a0 \u00a0<\/p>\n
CAP\u00cdTULO V \u00a0 \u00a0<\/p>\n
Entrega y\/o transferencia y \u00a0recibo de documentos y archivos electr\u00f3nicos \u00a0 \u00a0<\/p>\n
Art\u00edculo 25. Directrices \u00a0para la entrega y\/o transferencias y recibo de informaci\u00f3n, documentos y archivos \u00a0electr\u00f3nicos. Para la entrega y\/o transferencia y recibo de informaci\u00f3n, \u00a0documentos y archivos electr\u00f3nicos o almacenados en medios magn\u00e9ticos, \u00a0dispositivos electr\u00f3nicos, unidades en estado s\u00f3lido o cualquier otro \u00a0dispositivo similar, se deber\u00e1n seguir las siguientes instrucciones: \u00a0 \u00a0<\/p>\n
a) Determinar el estado de conservaci\u00f3n de las unidades de \u00a0almacenamiento; \u00a0 \u00a0<\/p>\n
b) Determinar el volumen de los documentos en informaci\u00f3n \u00a0(en GB o TB); \u00a0 \u00a0<\/p>\n
c) Organizar la informaci\u00f3n electr\u00f3nica siguiendo una \u00a0estructura de archivos que facilite su transferencia, consulta y \u00a0administraci\u00f3n; \u00a0 \u00a0<\/p>\n
d) Identificar exteriormente las unidades con el nombre de \u00a0la informaci\u00f3n, las fechas extremas y las caracter\u00edsticas del formato, para \u00a0facilitar su lectura o interpretaci\u00f3n. \u00a0 \u00a0<\/p>\n
Nota, art\u00edculo 25: Ver art\u00edculo 2.8.7.5.1. del Decreto 1080 de 2015 \u00a0por medio del cual se expide el Decreto Reglamentario \u00danico del Sector Cultura. \u00a0 \u00a0<\/p>\n
Art\u00edculo 26. Descripci\u00f3n \u00a0t\u00e9cnica de los medios electr\u00f3nicos. Se acompa\u00f1ar\u00e1 al medio electr\u00f3nico \u00a0de almacenamiento, un documento t\u00e9cnico en el cual se describan las \u00a0caracter\u00edsticas de la informaci\u00f3n electr\u00f3nica entregada, as\u00ed: \u00a0 \u00a0<\/p>\n
a) El sistema operativo requerido para leer la \u00a0informaci\u00f3n; \u00a0 \u00a0<\/p>\n
b) El formato en el cual se est\u00e1 entregando la \u00a0informaci\u00f3n; \u00a0 \u00a0<\/p>\n
c) La estructura de los directorios; \u00a0 \u00a0<\/p>\n
d) Las tablas utilizadas para interpretar la informaci\u00f3n; \u00a0 \u00a0<\/p>\n
e) Las caracter\u00edsticas de las firmas digitales empleadas \u00a0en la gesti\u00f3n de los documentos electr\u00f3nicos. \u00a0 \u00a0<\/p>\n
Par\u00e1grafo. A los documentos o informaci\u00f3n que se encuentre \u00a0encriptada o cifrada, se les deber\u00e1 retirar la protecci\u00f3n antes de su entrega \u00a0y\/o transferencia a la entidad responsable de recibirlos. De ser documentos \u00a0sujetos a reserva legal o clasificados, se mantendr\u00e1 la misma conforme lo \u00a0establecido en la Ley 1712 de 2014 y \u00a0las normas especiales que regulen este aspecto. \u00a0 \u00a0<\/p>\n
Nota, art\u00edculo 26: Ver art\u00edculo 2.8.7.5.2. del Decreto 1080 de 2015 \u00a0por medio del cual se expide el Decreto Reglamentario \u00danico del Sector Cultura. \u00a0 \u00a0<\/p>\n
Art\u00edculo 27. Medios electr\u00f3nicos con documentos \u00a0digitalizados. Los medios electr\u00f3nicos que contienen documentos \u00a0digitalizados se entregar\u00e1n mediante inventario, debidamente identificados \u00a0exteriormente y siguiendo lo se\u00f1alado en art\u00edculo 26 del presente decreto. (Nota: Ver art\u00edculo 2.8.7.5.3. del Decreto 1080 de 2015 \u00a0por medio del cual se expide el Decreto Reglamentario \u00danico del Sector Cultura.). \u00a0 \u00a0<\/p>\n
CAP\u00cdTULO VI \u00a0 \u00a0<\/p>\n
Disposiciones finales \u00a0 \u00a0<\/p>\n
Art\u00edculo 28. Cotejo \u00a0de los documentos recibidos. En todo caso, previo a la suscripci\u00f3n del \u00a0acta, se cotejar\u00e1 la documentaci\u00f3n y los archivos contra los inventarios, por \u00a0quienes intervienen en este proceso; dicho inventario formar\u00e1 parte integral \u00a0del acta, la cual se conservar\u00e1 de manera permanente en los archivos de la \u00a0entidad que recibe los documentos. \u00a0 \u00a0<\/p>\n
Par\u00e1grafo. La entidad que recibe, deber\u00e1 contar con la \u00a0infraestructura que garantice la organizaci\u00f3n y la conservaci\u00f3n de la \u00a0documentaci\u00f3n recibida, adem\u00e1s del personal especializado que atienda los \u00a0servicios de administraci\u00f3n y consulta. El Archivo General de la Naci\u00f3n \u00a0prestar\u00e1 el apoyo que se requiera para el adecuado proceso de entrega y\/o \u00a0transferencia de los archivos, cuando se presenten situaciones en las cuales la \u00a0entidad receptora no est\u00e9 preparada para recibirlos. \u00a0 \u00a0<\/p>\n
Nota, art\u00edculo 28: Ver art\u00edculo \u00a02.8.10.6. del Decreto 1080 de 2015 \u00a0por medio del cual se expide el Decreto Reglamentario \u00danico del Sector Cultura. \u00a0 \u00a0<\/p>\n
Art\u00edculo 29. Acceso \u00a0a los documentos. Las entidades p\u00fablicas que reciban documentos o \u00a0archivos de entidades que se hayan liquidado, fusionado, suprimido, privatizado \u00a0o algunas de cuyas funciones se trasladen a otras entidades, pondr\u00e1n a disposici\u00f3n \u00a0de los usuarios la documentaci\u00f3n recibida si la misma no est\u00e1 sujeta a reserva \u00a0legal o se encuentra clasificada, de conformidad con lo establecido en la Ley 1712 de 2014 y el \u00a0art\u00edculo 27 de la Ley General de Archivos, o restringida en los t\u00e9rminos del \u00a0Art\u00edculo 29 ib\u00eddem. \u00a0 \u00a0<\/p>\n
Par\u00e1grafo. En los sistemas de descripci\u00f3n archiv\u00edstica se \u00a0dejar\u00e1 un inventario documental que d\u00e9 cuenta del proceso de entrega y\/o \u00a0transferencia e incorporaci\u00f3n de dichos documentos y archivos al fondo \u00a0documental de la entidad que recibe. \u00a0 \u00a0<\/p>\n
Nota, art\u00edculo 29: Ver art\u00edculo \u00a02.8.10.7. del Decreto 1080 de 2015 \u00a0por medio del cual se expide el Decreto Reglamentario \u00danico del Sector Cultura. \u00a0 \u00a0<\/p>\n
Art\u00edculo 30. Difusi\u00f3n \u00a0y divulgaci\u00f3n. Las entidades de que trata el art\u00edculo 2\u00b0 del presente decreto \u00a0y las entidades receptoras de los archivos, as\u00ed como el organismo cabeza de \u00a0sector, dar\u00e1 amplia difusi\u00f3n en su p\u00e1gina Web de la Historia Institucional, del \u00a0inventario y del acta de entrega y recibo de los documentos y archivos, para \u00a0facilitar la consulta de la informaci\u00f3n producida por las entidades que se \u00a0liquiden, fusionen, privaticen, supriman o algunas de cuyas funciones se \u00a0trasladen a otras entidades. (Nota: Ver art\u00edculo 2.8.10.8. del Decreto 1080 de 2015 \u00a0por medio del cual se expide el Decreto Reglamentario \u00danico del Sector \u00a0Cultura.). \u00a0 \u00a0<\/p>\n
Art\u00edculo 31. Responsabilidad \u00a0de los Ministerios, las Superintendencias y los entes territoriales. Corresponde \u00a0a los Ministerios, las Superintendencias y los entes territoriales, adoptar las \u00a0medidas necesarias para vigilar el cumplimiento de lo se\u00f1alado en el presente decreto, \u00a0en las entidades bajo su jurisdicci\u00f3n y competencia. (Nota: Ver art\u00edculo 2.8.10.9. del Decreto 1080 de 2015 \u00a0por medio del cual se expide el Decreto Reglamentario \u00danico del Sector \u00a0Cultura.). \u00a0 \u00a0<\/p>\n
Art\u00edculo 32. Idoneidad \u00a0profesional. Para los procesos de direcci\u00f3n, dise\u00f1o del plan de trabajo \u00a0archiv\u00edstico integral, organizaci\u00f3n e intervenci\u00f3n de los archivos de la \u00a0liquidaci\u00f3n, supresi\u00f3n, fusi\u00f3n, privatizaci\u00f3n, de entidades p\u00fablicas o algunas \u00a0de cuyas funciones se trasladen a otras entidades, se deber\u00e1 contar personal \u00a0id\u00f3neo, entre otros, con profesionales en archiv\u00edstica, de acuerdo con lo \u00a0se\u00f1alado en la Ley 1409 de 2010. (Nota: Ver art\u00edculo 2.8.10.10. del Decreto 1080 de 2015 \u00a0por medio del cual se expide el Decreto Reglamentario \u00danico del Sector \u00a0Cultura.). \u00a0 \u00a0<\/p>\n
Art\u00edculo 33. Contrataci\u00f3n con terceros. El responsable del \u00a0proceso de liquidaci\u00f3n de entidades p\u00fablicas que se supriman, fusionen o \u00a0privaticen, podr\u00e1 contratar la prestaci\u00f3n de servicios de organizaci\u00f3n, \u00a0administraci\u00f3n y custodia con personas naturales, jur\u00eddicas de derecho p\u00fablico \u00a0y\/o privado o entidades que prestan servicios archiv\u00edsticos que acredite \u00a0experiencia y que cuente en su planta de personal, entre otros, con \u00a0profesionales con formaci\u00f3n acad\u00e9mica de acuerdo a lo preceptuado en la Ley 1409 de 2010. \u00a0 \u00a0<\/p>\n
Par\u00e1grafo. En los t\u00e9rminos de referencia o estudios \u00a0previos, as\u00ed como en los contratos suscritos con terceros para adelantar los \u00a0procesos archiv\u00edsticos se\u00f1alados en el presente decreto, se deber\u00e1 exigir el \u00a0cumplimiento de la Ley General de Archivos y las normas que le sean aplicables, \u00a0seg\u00fan el objeto del contrato y las obligaciones del contratista. \u00a0 \u00a0<\/p>\n
Nota, art\u00edculo 33: Ver art\u00edculo \u00a02.8.10.11. del Decreto 1080 de 2015 \u00a0por medio del cual se expide el Decreto Reglamentario \u00danico del Sector Cultura. \u00a0 \u00a0<\/p>\n
Art\u00edculo 34. Prohibici\u00f3n \u00a0para contratar la custodia de documentos de conservaci\u00f3n permanente o de \u00a0inter\u00e9s cultural. El Apoderado no podr\u00e1 contratar con personas \u00a0naturales, jur\u00eddicas de derecho p\u00fablico y\/o privado o entidades que prestan \u00a0servicios archiv\u00edsticos la custodia de documentos de conservaci\u00f3n permanente \u00a0sobre los cuales exista la obligaci\u00f3n de transferirlos y\/o entregarlos al \u00a0Archivo General de la Naci\u00f3n o a los Archivos Generales territoriales. Tampoco \u00a0podr\u00e1n contratar la custodia o administraci\u00f3n de documentos declarados de \u00a0inter\u00e9s cultural. (Nota: Ver art\u00edculo 2.8.10.12. del Decreto 1080 de 2015 \u00a0por medio del cual se expide el Decreto Reglamentario \u00danico del Sector \u00a0Cultura.). \u00a0 \u00a0<\/p>\n
Art\u00edculo 35. De \u00a0la entrega de archivos de procesos de escisi\u00f3n. Cuando se trate de \u00a0procesos de escisi\u00f3n de las entidades de que trata el art\u00edculo 2\u00b0 del presente decreto, \u00a0la autoridad competente que ordene dicho proceso, deber\u00e1 incluir en el acto \u00a0administrativo correspondiente, instrucciones expl\u00edcitas sobre la entrega y \u00a0recibo de los archivos, conforme las normas que le sean aplicables y previa \u00a0coordinaci\u00f3n con el Archivo General de la Naci\u00f3n. (Nota: Ver art\u00edculo \u00a02.8.10.13. del Decreto 1080 de 2015 \u00a0por medio del cual se expide el Decreto Reglamentario \u00danico del Sector \u00a0Cultura.). \u00a0 \u00a0<\/p>\n
Art\u00edculo 36. Vigencia \u00a0y derogatorias. El presente decreto rige a partir de su publicaci\u00f3n y \u00a0deroga expresamente el Acuerdo 041 de 2002 expedido por el Archivo General de \u00a0la Naci\u00f3n. \u00a0 \u00a0<\/p>\n
Publ\u00edquese y c\u00famplase. \u00a0 \u00a0<\/p>\n
Dado en Bogot\u00e1, D. C., a 14 de enero de 2015. \u00a0 \u00a0<\/p>\n
JUAN MANUEL SANTOS CALDER\u00d3N \u00a0 \u00a0<\/p>\n
La Ministra de Cultura, \u00a0 \u00a0<\/p>\n
Mariana Garc\u00e9s \u00a0C\u00f3rdoba. \u00a0 \u00a0<\/p>\n
\u00a0 \u00a0 \u00a0 \u00a0 \u00a0 \u00a0 \u00a0 \u00a0<\/p>\n
<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"
DECRETO 29 DE 2015 \u00a0 \u00a0\u00a0 (enero 14) \u00a0 \u00a0 D.O. 49.394, enero 14 de 2015 \u00a0 \u00a0 por medio del cual \u00a0se reglamenta el proceso de entrega y\/o transferencia de los archivos p\u00fablicos \u00a0de las entidades que se suprimen, fusionen, privaticen o liquiden; se \u00a0desarrolla el art\u00edculo 20 de la Ley 594 de 2000 […]<\/p>\n","protected":false},"author":1,"featured_media":0,"comment_status":"open","ping_status":"open","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"footnotes":""},"categories":[76],"tags":[],"class_list":["post-48393","post","type-post","status-publish","format-standard","hentry","category-decretos-2015"],"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/www.dmsjuridica.com\/buscador_20179478954\/legislacion\/decretos\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/48393","targetHints":{"allow":["GET"]}}],"collection":[{"href":"https:\/\/www.dmsjuridica.com\/buscador_20179478954\/legislacion\/decretos\/wp-json\/wp\/v2\/posts"}],"about":[{"href":"https:\/\/www.dmsjuridica.com\/buscador_20179478954\/legislacion\/decretos\/wp-json\/wp\/v2\/types\/post"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.dmsjuridica.com\/buscador_20179478954\/legislacion\/decretos\/wp-json\/wp\/v2\/users\/1"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.dmsjuridica.com\/buscador_20179478954\/legislacion\/decretos\/wp-json\/wp\/v2\/comments?post=48393"}],"version-history":[{"count":0,"href":"https:\/\/www.dmsjuridica.com\/buscador_20179478954\/legislacion\/decretos\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/48393\/revisions"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/www.dmsjuridica.com\/buscador_20179478954\/legislacion\/decretos\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=48393"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.dmsjuridica.com\/buscador_20179478954\/legislacion\/decretos\/wp-json\/wp\/v2\/categories?post=48393"},{"taxonomy":"post_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.dmsjuridica.com\/buscador_20179478954\/legislacion\/decretos\/wp-json\/wp\/v2\/tags?post=48393"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}