DECRETO 106 DE 2015 \u00a0 \u00a0\u00a0<\/p>\n
(enero 21) \u00a0 \u00a0<\/p>\n
D.O. \u00a049.401, enero 21 de 2015 \u00a0 \u00a0<\/p>\n
por el cual se \u00a0reglamenta el T\u00edtulo VIII de la Ley 594 de 2000 en \u00a0materia de inspecci\u00f3n, vigilancia y control a los archivos de las entidades del \u00a0Estado y a los documentos de car\u00e1cter privado declarados de inter\u00e9s cultural; y \u00a0se dictan otras disposiciones. \u00a0 \u00a0<\/p>\n
Nota: Ver Decreto 1080 de 2015 \u00a0por medio del cual se expide el Decreto Reglamentario \u00danico del Sector Cultura. \u00a0 \u00a0<\/p>\n
El Presidente de la Rep\u00fablica de Colombia, en \u00a0ejercicio de las facultades constitucionales y en particular, las previstas en \u00a0el art\u00edculo 189, numeral 11 de la Constituci\u00f3n \u00a0Pol\u00edtica, el art\u00edculo 2\u00b0 de la Ley 80 de 1989 y el \u00a0T\u00edtulo VIII de la Ley 594 de 2000, y \u00a0 \u00a0<\/p>\n
CONSIDERANDO: \u00a0 \u00a0<\/p>\n
Que el art\u00edculo 8\u00b0 de la Constituci\u00f3n Pol\u00edtica \u00a0establece: \u201cEs obligaci\u00f3n del Estado y de las personas proteger las riquezas \u00a0culturales y naturales de la Naci\u00f3n\u201d. \u00a0 \u00a0<\/p>\n
Que de acuerdo con lo establecido en el \u00a0art\u00edculo 2\u00b0, literal d) de la Ley 80 de 1989, el \u00a0Archivo General de la Naci\u00f3n tendr\u00e1 las siguientes funciones: (…) d) \u00a0Formular, orientar, coordinar y controlar la pol\u00edtica nacional de archivos, \u00a0acorde con el Plan Nacional de Desarrollo y los aspectos econ\u00f3micos, sociales, \u00a0culturales, cient\u00edficos y tecnol\u00f3gicos de los archivos que hagan parte del \u00a0Sistema Nacional de Archivos. \u00a0 \u00a0<\/p>\n
Que la Ley 594 de 2000 en el \u00a0litera f) del art\u00edculo 5\u00b0, se\u00f1ala que el Archivo General de la Naci\u00f3n es la \u00a0entidad encargada de orientar y coordinar el Sistema Nacional de Archivos. \u00a0 \u00a0<\/p>\n
Que el art\u00edculo 14 de la Ley 594 de 2000, \u00a0establece que la documentaci\u00f3n de la administraci\u00f3n p\u00fablica es producto y \u00a0propiedad del Estado y este ejercer\u00e1 el pleno control de sus recursos \u00a0informativos. \u00a0 \u00a0<\/p>\n
Que el T\u00edtulo VIII de la Ley 594 de 2000, \u00a0establece las facultades de Control y Vigilancia que tiene el Archivo General \u00a0de la Naci\u00f3n para ordenar los correctivos tendientes a la protecci\u00f3n de los \u00a0documentos de inter\u00e9s cultural as\u00ed como la facultad de prevenir y sancionar el \u00a0incumplimiento de lo se\u00f1alado en la ley. \u00a0 \u00a0<\/p>\n
Que el art\u00edculo 32 de la Ley 594 de 2000, \u00a0autoriza al Archivo General de la Naci\u00f3n a realizar visitas de inspecci\u00f3n a los \u00a0archivos de las entidades del Estado, con el fin de verificar el cumplimiento \u00a0de lo dispuesto en dicha Ley y sus normas reglamentarias. \u00a0 \u00a0<\/p>\n
Que el art\u00edculo 33 de la Ley 594 de 2000, \u00a0faculta al Estado, a trav\u00e9s del Archivo General de la Naci\u00f3n como \u00f3rgano \u00a0competente, para ejercer el control y vigilancia sobre los documentos \u00a0declarados de inter\u00e9s cultural cuyos propietarios, tenedores o poseedores sean \u00a0personas naturales o jur\u00eddicas de car\u00e1cter privado. \u00a0 \u00a0<\/p>\n
Que el art\u00edculo 35 de la Ley 594 de 2000, \u00a0autoriza al Gobierno Nacional, a trav\u00e9s del Archivo General de la Naci\u00f3n y las \u00a0entidades territoriales a trav\u00e9s de sus respectivos Consejos de Archivos, para \u00a0prevenir y sancionar el incumplimiento de lo se\u00f1alado en la Ley General de \u00a0Archivos y sus normas reglamentarias. \u00a0 \u00a0<\/p>\n
Que el art\u00edculo 15 de la Ley 397 de 1997, \u00a0modificado por el art\u00edculo 10 de la Ley 1185 de 2008, en \u00a0concordancia con el art\u00edculo 212 del Decreto ley 019 de \u00a02012, faculta al Archivo General de la Naci\u00f3n para sancionar a las personas \u00a0que vulneren el deber constitucional de proteger el patrimonio cultural de la \u00a0Naci\u00f3n, dentro del cual se encuentran los bienes de inter\u00e9s cultural \u00a0archiv\u00edstico. \u00a0 \u00a0<\/p>\n
Que el numeral 7 del art\u00edculo 9\u00b0 del Decreto 2126 de 2012, \u00a0establece que es funci\u00f3n de la Subdirecci\u00f3n del Sistema Nacional de Archivos, \u00a0ejercer la inspecci\u00f3n, vigilancia y control de la funci\u00f3n archiv\u00edstica en el \u00a0pa\u00eds. \u00a0 \u00a0<\/p>\n
Que se hace necesario establecer el procedimiento para el \u00a0ejercicio de las funciones de inspecci\u00f3n, vigilancia y control, y la imposici\u00f3n \u00a0de sanciones por el incumplimiento a la normatividad archiv\u00edstica. \u00a0 \u00a0<\/p>\n
Que el art\u00edculo 47 de la Ley 1437 de 2011, \u00a0establece que los procedimientos administrativos de car\u00e1cter sancionatorio no \u00a0regulados por leyes especiales o el C\u00f3digo \u00danico Disciplinario, se sujetar\u00e1n a \u00a0las disposiciones se\u00f1aladas en esta norma. \u00a0 \u00a0<\/p>\n
Que en los art\u00edculos 98, 99 y 100 de la Ley 1437 de 2011, se \u00a0establece el procedimiento de cobro coactivo por sanciones que impongan las \u00a0entidades p\u00fablicas de que trata el par\u00e1grafo del art\u00edculo 104 de la citada \u00a0disposici\u00f3n legal. \u00a0 \u00a0<\/p>\n
Que el Conpes 167 de \u00a02013 fij\u00f3 como una de las estrategias centrales de la pol\u00edtica \u00a0anticorrupci\u00f3n del pa\u00eds la promoci\u00f3n de la transparencia y la ampliaci\u00f3n del \u00a0derecho de todos los ciudadanos al acceso a la informaci\u00f3n p\u00fablica. \u00a0 \u00a0<\/p>\n
Que la Ley 1712 de 2014, \u00a0\u201cpor medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a \u00a0la Informaci\u00f3n P\u00fablica Nacional y se dictan otras disposiciones\u201d, establece en \u00a0su art\u00edculo 4\u00b0 que \u201cEn ejercicio del derecho fundamental de acceso a la \u00a0informaci\u00f3n, toda persona puede conocer sobre la existencia y acceder a la \u00a0informaci\u00f3n p\u00fablica en posesi\u00f3n o bajo control de los sujetos obligados\u201d, lo \u00a0cual requiere que las entidades cumplan a plenitud la Ley General de Archivos y \u00a0sus normas complementarias. \u00a0 \u00a0<\/p>\n
Que en m\u00e9rito de lo expuesto, \u00a0 \u00a0<\/p>\n
DECRETA: \u00a0 \u00a0<\/p>\n
CAP\u00cdTULO I \u00a0 \u00a0<\/p>\n
\u00c1mbito de competencia, principios, disposiciones generales \u00a0y definiciones fundamentales \u00a0 \u00a0<\/p>\n
Art\u00edculo 1\u00b0. \u00c1mbito de competencia. Corresponde al Archivo \u00a0General de la Naci\u00f3n, ejercer las facultades de inspecci\u00f3n, vigilancia y \u00a0control a los archivos de las entidades del Estado, as\u00ed como sobre los \u00a0documentos declarados de inter\u00e9s cultural cuyos propietarios, tenedores o \u00a0poseedores sean personas naturales o jur\u00eddicas de car\u00e1cter privado; y los dem\u00e1s \u00a0organismos regulados por las Ley 594 de 2000 y la Ley 397 de 1997 \u00a0modificada por la Ley 1185 de 2008, \u00a0atendiendo la forma y t\u00e9rminos se\u00f1alados en la Parte Primera del C\u00f3digo de \u00a0Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo (CPACA) Ley 1437 de 2011, en concordancia \u00a0por el art\u00edculo 212 del Decreto ley 019 de \u00a02012. \u00a0 \u00a0<\/p>\n
Par\u00e1grafo 1\u00b0. El Gobierno Nacional a trav\u00e9s del Archivo \u00a0General de la Naci\u00f3n y las autoridades territoriales, a trav\u00e9s de sus \u00a0respectivos Consejos de Archivos, tendr\u00e1n a prevenci\u00f3n facultades dirigidas a \u00a0prevenir y sancionar el incumplimiento de las normas se\u00f1aladas en el presente \u00a0art\u00edculo. \u00a0 \u00a0<\/p>\n
Los Consejos de Archivos a que se refiere el presente decreto, \u00a0comprende tanto los Consejos Departamentales de Archivos como los Consejos \u00a0Distritales de Archivos. \u00a0 \u00a0<\/p>\n
Par\u00e1grafo 2\u00b0. El Archivo General de la Naci\u00f3n podr\u00e1 \u00a0realizar visitas de inspecci\u00f3n, vigilancia y control a las instituciones \u00a0p\u00fablicas y a las personas naturales y jur\u00eddicas con las cuales las entidades \u00a0oficiales contraten los servicios de custodia, organizaci\u00f3n, reprograf\u00eda y \u00a0conservaci\u00f3n de documentos de archivo. \u00a0 \u00a0<\/p>\n
Nota, art\u00edculo 1\u00ba: Ver art\u00edculo 2.8.8.1.1. del Decreto 1080 de 2015 \u00a0por medio del cual se expide el Decreto Reglamentario \u00danico del Sector Cultura. \u00a0 \u00a0<\/p>\n
Art\u00edculo 2\u00b0. Objeto \u00a0de las facultades de inspecci\u00f3n, vigilancia y control. Las facultades \u00a0otorgadas en el presente decreto al Archivo General de la Naci\u00f3n y a los \u00a0Consejos de Archivos, tienen por objeto lograr el cumplimiento, de forma \u00a0preventiva y correctiva de la Ley General de Archivos y dem\u00e1s normatividad \u00a0expedida para su desarrollo. (Nota: Ver art\u00edculo 2.8.8.1.2. del Decreto 1080 de 2015 \u00a0por medio del cual se expide el Decreto Reglamentario \u00danico del Sector \u00a0Cultura.). \u00a0 \u00a0<\/p>\n
Art\u00edculo 3\u00b0. Titularidad \u00a0de la facultad inspecci\u00f3n, vigilancia y control del Archivo General de la \u00a0Naci\u00f3n. El Archivo General de la Naci\u00f3n verificar\u00e1 la pol\u00edtica nacional \u00a0de archivos mediante el ejercicio de las funciones de inspecci\u00f3n, vigilancia y \u00a0control otorgadas en virtud de la Ley 594 de 2000, la Ley 397 de 1997 \u00a0modificada por la Ley 1185 de 2008, en \u00a0concordancia con el art\u00edculo 212 del Decreto ley 019 de \u00a02012. \u00a0 \u00a0<\/p>\n
As\u00ed mismo adelantar\u00e1 en cualquier momento visitas de \u00a0inspecci\u00f3n a los archivos de las entidades del Estado y en caso de advertir \u00a0alguna situaci\u00f3n irregular, requerir\u00e1 a la respectiva entidad para que adelante \u00a0los correctivos a que haya lugar o correr\u00e1 traslado a la autoridad competente. \u00a0 \u00a0<\/p>\n
Nota, art\u00edculo 3\u00ba: Ver art\u00edculo \u00a02.8.8.1.3. del Decreto 1080 de 2015 \u00a0por medio del cual se expide el Decreto Reglamentario \u00danico del Sector Cultura. \u00a0 \u00a0<\/p>\n
Art\u00edculo 4\u00b0. Funciones \u00a0y facultades de los Consejos de Archivos. Son funciones y facultades de \u00a0los Consejos de Archivos, de conformidad con lo establecido en el presente decreto, \u00a0las siguientes: \u00a0 \u00a0<\/p>\n
1. Ordenar la suspensi\u00f3n de las pr\u00e1cticas que amenacen o \u00a0vulneren la integridad de los archivos de las entidades de su jurisdicci\u00f3n. \u00a0 \u00a0<\/p>\n
2. Informar al Archivo General de la Naci\u00f3n el \u00a0incumplimiento de la normatividad archiv\u00edstica y dem\u00e1s irregularidades de las \u00a0que tenga conocimiento en raz\u00f3n de su competencia. \u00a0 \u00a0<\/p>\n
Par\u00e1grafo. El Archivo General de la Naci\u00f3n har\u00e1 \u00a0seguimiento al debido cumplimiento de las funciones que deben desarrollar los \u00a0Consejos de Archivos y correr\u00e1 trasladado a los organismos competentes, cuando \u00a0a su juicio existan faltas que deban ser investigadas por estos. \u00a0 \u00a0<\/p>\n
Nota, art\u00edculo 4\u00ba: Ver art\u00edculo \u00a02.8.8.1.4. del Decreto 1080 de 2015 \u00a0por medio del cual se expide el Decreto Reglamentario \u00danico del Sector Cultura. \u00a0 \u00a0<\/p>\n
Art\u00edculo 5\u00b0. Definiciones. \u00a0Para efectos del presente decreto, se entiende por: \u00a0 \u00a0<\/p>\n
Inspecci\u00f3n: Facultad para verificar el \u00a0cumplimiento de la Ley General de Archivos y dem\u00e1s normatividad archiv\u00edstica \u00a0expedida para su desarrollo. \u00a0 \u00a0<\/p>\n
Vigilancia: Facultad para hacer seguimiento a \u00a0las instrucciones impartidas en el Plan de Mejoramiento Archiv\u00edstico (PMA), con \u00a0el fin de dar cumplimiento a la Ley General de Archivos y dem\u00e1s normatividad \u00a0archiv\u00edstica expedida para su desarrollo. \u00a0 \u00a0<\/p>\n
Control: Facultad para tomar las acciones y \u00a0correctivos necesarios o impartir las \u00f3rdenes a que haya lugar, con el fin de \u00a0dar cumplimiento a la Ley General de Archivos y dem\u00e1s normatividad archiv\u00edstica \u00a0expedida para su desarrollo. \u00a0 \u00a0<\/p>\n
Acta de visita de inspecci\u00f3n, \u00a0vigilancia o control: Documento \u00a0en el que se registran las actividades realizadas durante la visita de \u00a0inspecci\u00f3n, vigilancia o control y se consignan los hallazgos detectados, se \u00a0establecen los compromisos, se emiten las \u00f3rdenes necesarias para que se \u00a0suspendan las pr\u00e1cticas que amenacen o vulneren la integridad de los archivos \u00a0p\u00fablicos y\/o de los archivos de las entidades privadas que cumplen funciones \u00a0p\u00fablicas y\/o a los documentos declarados de inter\u00e9s cultural cuyos propietarios, \u00a0tenedores o poseedores sean personas naturales o jur\u00eddicas de car\u00e1cter privado. \u00a0 \u00a0<\/p>\n
Visita de oficio: Diligencia oficial de inspecci\u00f3n, \u00a0vigilancia y\/o control, realizada por peligro inminente de supresi\u00f3n, \u00a0destrucci\u00f3n, ocultamiento, deterioro o p\u00e9rdida, urgencia manifiesta, cuando \u00a0alteraciones del orden p\u00fablico o desastres naturales u otros, pongan en riesgo \u00a0los archivos p\u00fablicos y\/o de los archivos de las entidades privadas que cumplen \u00a0funciones p\u00fablicas y\/o a los documentos declarados de inter\u00e9s cultural cuyos \u00a0propietarios, tenedores o poseedores sean personas naturales o jur\u00eddicas de \u00a0car\u00e1cter privado. \u00a0 \u00a0<\/p>\n
Visita a solicitud de parte: Diligencia oficial de inspecci\u00f3n, \u00a0vigilancia o control, solicitada o requerida por ciudadanos, servidores \u00a0p\u00fablicos, las propias entidades o los entes de vigilancia y control, a trav\u00e9s \u00a0de denuncias, comunicaciones verbales o escritas, dirigidas al Archivo General \u00a0de la Naci\u00f3n. \u00a0 \u00a0<\/p>\n
Visita especial: Diligencia oficial de inspecci\u00f3n, \u00a0vigilancia y\/o control, practicada de oficio o a solicitud de parte, \u00a0espec\u00edficamente sobre uno de los procesos de archivo de un sujeto de control. \u00a0 \u00a0<\/p>\n
Visita integral: Diligencia oficial de inspecci\u00f3n, \u00a0vigilancia y\/o control practicada a la totalidad de los procesos de archivo de \u00a0los sujetos de control. \u00a0 \u00a0<\/p>\n
Evaluaci\u00f3n de la funci\u00f3n \u00a0archiv\u00edstica: Conjunto \u00a0de acciones adelantadas sobre los archivos de las entidades sujetas a control, \u00a0para determinar el nivel de cumplimiento de la Ley 594 de 2000, sus \u00a0normas reglamentarias y proponer las acciones de mejora que sean necesarias. \u00a0 \u00a0<\/p>\n
Plan de Mejoramiento \u00a0Archiv\u00edstico (PMA): Documento \u00a0mediante el cual se establece las acciones de mejora, a partir de los hallazgos \u00a0y compromisos se\u00f1alados en el Acta de Visita de Inspecci\u00f3n. Incluye los plazos \u00a0de ejecuci\u00f3n, productos, personas y \u00e1reas responsables y el grado de avance \u00a0esperado. \u00a0 \u00a0<\/p>\n
Furag: Formulario \u00danico de Reporte de \u00a0Avances de la Gesti\u00f3n. Herramienta en l\u00ednea de reporte de avances de la \u00a0gesti\u00f3n, como insumo para el monitoreo, evaluaci\u00f3n y control de los resultados \u00a0institucionales y sectoriales. \u00a0 \u00a0<\/p>\n
Nota, art\u00edculo 5\u00ba: Ver art\u00edculo \u00a02.8.8.1.5. del Decreto 1080 de 2015 \u00a0por medio del cual se expide el Decreto Reglamentario \u00danico del Sector Cultura. \u00a0 \u00a0<\/p>\n
Art\u00edculo 6\u00b0. Principios \u00a0orientadores. Para el desarrollo de las actuaciones previstas en el \u00a0presente decreto, se observar\u00e1n los principios propios de la funci\u00f3n \u00a0administrativa: debido proceso, de la buena fe, igualdad, moralidad, celeridad, \u00a0imparcialidad, eficacia, participaci\u00f3n, publicidad, responsabilidad, \u00a0coordinaci\u00f3n, transparencia y econom\u00eda, de conformidad con lo establecido en el \u00a0C\u00f3digo de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, a la \u00a0luz de lo consagrado en la Constituci\u00f3n Pol\u00edtica, los principios generales \u00a0estipulados en el art\u00edculo 4\u00b0 de la Ley 594 de 2000 y en \u00a0las dem\u00e1s leyes especiales sobre la materia. (Nota: Ver art\u00edculo \u00a02.8.8.1.6. del Decreto 1080 de 2015 \u00a0por medio del cual se expide el Decreto Reglamentario \u00danico del Sector \u00a0Cultura.). \u00a0 \u00a0<\/p>\n
Art\u00edculo 7\u00b0. Legalidad. \u00a0Las Entidades y personas enunciadas en el art\u00edculo 1\u00b0 del presente decreto \u00a0ser\u00e1n objeto de las actuaciones administrativas de naturaleza sancionatoria, \u00a0por el incumplimiento total o parcial en forma dolosa, grav\u00edsima o gravemente \u00a0culposa, por acci\u00f3n u omisi\u00f3n, a lo ordenado en la Ley 594 de 2000, lo \u00a0dispuesto en la Ley 397 de 1997, \u00a0modificada por la Ley 1185 de 2008, en \u00a0concordancia con el art\u00edculo 212 del Decreto ley 019 de \u00a02012 y dem\u00e1s normas vigentes al momento de su incumplimiento. (Nota: Ver art\u00edculo 2.8.8.1.7. del Decreto 1080 de 2015 \u00a0por medio del cual se expide el Decreto Reglamentario \u00danico del Sector \u00a0Cultura.). \u00a0 \u00a0<\/p>\n
Art\u00edculo 8\u00b0. Culpabilidad. \u00a0En el incumplimiento de la normatividad archiv\u00edstica queda proscrita toda forma \u00a0de responsabilidad objetiva. Este s\u00f3lo ser\u00e1 sancionable a t\u00edtulo de dolo o \u00a0culpa grave y\/o culpa grav\u00edsima. (Nota: Ver art\u00edculo 2.8.8.1.8. del Decreto 1080 de 2015 \u00a0por medio del cual se expide el Decreto Reglamentario \u00danico del Sector \u00a0Cultura.). \u00a0 \u00a0<\/p>\n
Art\u00edculo 9\u00b0. Acci\u00f3n \u00a0y omisi\u00f3n. El incumplimiento de la normatividad archiv\u00edstica se \u00a0materializa por omisi\u00f3n en el acatamiento de los deberes propios del cargo o \u00a0funci\u00f3n, o con ocasi\u00f3n de ellos, y\/o por extralimitaci\u00f3n de sus funciones y\/o \u00a0deberes u obligaciones. (Nota: Ver art\u00edculo 2.8.8.1.9. del Decreto 1080 de 2015 \u00a0por medio del cual se expide el Decreto Reglamentario \u00danico del Sector \u00a0Cultura.). \u00a0 \u00a0<\/p>\n
Art\u00edculo 10. Sistemas \u00a0de planeaci\u00f3n e instrumentos para el seguimiento de la funci\u00f3n archiv\u00edstica. \u00a0Los sistemas, instrumentos y herramientas de organizaci\u00f3n del sistema de \u00a0trabajo para el cumplimiento de la inspecci\u00f3n, vigilancia y control a los que \u00a0se refiere este decreto ser\u00e1n definidos por el Archivo General de la Naci\u00f3n. \u00a0 \u00a0<\/p>\n
Par\u00e1grafo. Los Consejos de Archivos, seguir\u00e1n las directrices \u00a0que se\u00f1ale el Archivo General de la Naci\u00f3n en esta materia. \u00a0 \u00a0<\/p>\n
Nota, art\u00edculo 10: Ver art\u00edculo \u00a02.8.8.1.10. del Decreto 1080 de 2015 \u00a0por medio del cual se expide el Decreto Reglamentario \u00danico del Sector Cultura. \u00a0 \u00a0<\/p>\n
CAP\u00cdTULO II \u00a0 \u00a0<\/p>\n
Mecanismos, competencia y \u00a0alcances \u00a0 \u00a0<\/p>\n
Art\u00edculo 11. Mecanismos \u00a0t\u00e9cnicos de inspecci\u00f3n, vigilancia y control para la funci\u00f3n archiv\u00edstica. El \u00a0Archivo General de la Naci\u00f3n ejercer\u00e1 sus funciones a trav\u00e9s de los siguientes \u00a0mecanismos: \u00a0 \u00a0<\/p>\n
a) Visitas presenciales; \u00a0 \u00a0<\/p>\n
b) Visitas virtuales, mediante el uso de tecnolog\u00edas de la \u00a0informaci\u00f3n; \u00a0 \u00a0<\/p>\n
c) Oficios, solicitando informaci\u00f3n sobre las gestiones \u00a0adelantadas; \u00a0 \u00a0<\/p>\n
d) Formatos, manuales o en l\u00ednea, establecidos por las \u00a0autoridades competentes y, \u00a0 \u00a0<\/p>\n
e) Otros mecanismos para verificar el cumplimiento de la \u00a0funci\u00f3n archiv\u00edstica. \u00a0 \u00a0<\/p>\n
Nota, art\u00edculo 11: Ver art\u00edculo \u00a02.8.8.2.1. del Decreto 1080 de 2015 \u00a0por medio del cual se expide el Decreto Reglamentario \u00danico del Sector Cultura. \u00a0 \u00a0<\/p>\n
Art\u00edculo 12. Autoridades \u00a0competentes. El Archivo General de la Naci\u00f3n adelantar\u00e1 en todo el \u00a0territorio nacional las visitas de inspecci\u00f3n de que trata el art\u00edculo 32 de la \u00a0Ley 594 de 2000 y \u00a0podr\u00e1 imponer multas cuando fuere procedente, e informar\u00e1 a las autoridades \u00a0competentes para coordinar las actuaciones en cumplimiento de los fines del \u00a0Estado. (Nota: Ver art\u00edculo 2.8.8.2.2. del Decreto 1080 de 2015 \u00a0por medio del cual se expide el Decreto Reglamentario \u00danico del Sector \u00a0Cultura.). \u00a0 \u00a0<\/p>\n
CAP\u00cdTULO III \u00a0 \u00a0<\/p>\n
Procedimiento de inspecci\u00f3n \u00a0 \u00a0<\/p>\n
Art\u00edculo 13. Visita \u00a0de inspecci\u00f3n. La funci\u00f3n de inspecci\u00f3n ser\u00e1 realizada de oficio o a \u00a0solicitud de parte por el Archivo General de la Naci\u00f3n, en cuyo desarrollo \u00a0podr\u00e1 solicitar y verificar informaci\u00f3n y\/o realizar visitas a las dependencias \u00a0e instalaciones donde se encuentran los documentos y archivos en cualquier \u00a0soporte, con el fin de verificar el cumplimiento de lo dispuesto en la Ley \u00a0General de Archivos -Ley 594 de 2000-, la Ley 397 de 1997 \u00a0modificada por la Ley 1185 de 2008, en \u00a0concordancia con lo dispuesto en el art\u00edculo 212 del Decreto ley 019 de \u00a02012 y las normas que las modifiquen. (Nota: Ver art\u00edculo \u00a02.8.8.3.1. del Decreto 1080 de 2015 \u00a0por medio del cual se expide el Decreto Reglamentario \u00danico del Sector \u00a0Cultura.). \u00a0 \u00a0<\/p>\n
Art\u00edculo 14. Procedimiento \u00a0de la visita de inspecci\u00f3n. El Archivo General de la Naci\u00f3n establecer\u00e1 \u00a0el procedimiento para las visitas de inspecci\u00f3n que deba ser adoptado, y en el \u00a0cual se contemplar\u00e1n como m\u00ednimo: \u00a0 \u00a0<\/p>\n
a) Comunicaci\u00f3n a la entidad o persona objeto de la visita \u00a0(exceptuando aquellas que se realicen por denuncias recibidas). \u00a0 \u00a0<\/p>\n
b) Metodolog\u00eda para la realizaci\u00f3n de la visita. \u00a0 \u00a0<\/p>\n
c) Desarrollo de la visita. \u00a0 \u00a0<\/p>\n
d) Sitios, procesos o \u00e1reas sobre los cuales se realizar\u00e1 \u00a0la visita de inspecci\u00f3n. \u00a0 \u00a0<\/p>\n
e) Ejecuci\u00f3n o desarrollo de la visita. \u00a0 \u00a0<\/p>\n
f) Presentaci\u00f3n de los resultados de la visita. \u00a0 \u00a0<\/p>\n
g) Plan de Mejoramiento Archiv\u00edstico (cuando sea \u00a0procedente). \u00a0 \u00a0<\/p>\n
h) M\u00e9todos de seguimiento a los compromisos adquiridos por \u00a0la entidad visitada. \u00a0 \u00a0<\/p>\n
Nota, art\u00edculo 14: Ver art\u00edculo \u00a02.8.8.3.2. del Decreto 1080 de 2015 \u00a0por medio del cual se expide el Decreto Reglamentario \u00danico del Sector Cultura. \u00a0 \u00a0<\/p>\n
Art\u00edculo 15. Desarrollo \u00a0de la visita de inspecci\u00f3n. Llegada la fecha, hora y lugar establecidos \u00a0para la pr\u00e1ctica de la visita, se proceder\u00e1 a inspeccionar las instalaciones \u00a0donde funcionan o se conservan los archivos p\u00fablicos y\/o el patrimonio \u00a0documental y se solicitar\u00e1n los documentos pertinentes determinando aspectos \u00a0legales, log\u00edsticos, y la implementaci\u00f3n y aplicaci\u00f3n de la normatividad \u00a0archiv\u00edstica. (Nota: Ver art\u00edculo 2.8.8.3.3. del Decreto 1080 de 2015 \u00a0por medio del cual se expide el Decreto Reglamentario \u00danico del Sector \u00a0Cultura.). \u00a0 \u00a0<\/p>\n
Art\u00edculo 16. Suspensi\u00f3n \u00a0y reanudaci\u00f3n de la visita de inspecci\u00f3n. Toda visita podr\u00e1 ser \u00a0suspendida y se reanudar\u00e1 en un lapso no mayor a treinta (30) d\u00edas h\u00e1biles, \u00a0cuando se considere pertinente o por motivos de fuerza mayor y\/o caso fortuito. \u00a0(Nota: Ver art\u00edculo 2.8.8.3.4. del Decreto 1080 de 2015 \u00a0por medio del cual se expide el Decreto Reglamentario \u00danico del Sector \u00a0Cultura.). \u00a0 \u00a0<\/p>\n
Art\u00edculo 17. Plan \u00a0de Mejoramiento Archiv\u00edstico. Una vez recibido el informe de la visita \u00a0por parte del sujeto inspeccionado, este deber\u00e1 responder y soportar las \u00a0observaciones efectuadas en un t\u00e9rmino de diez (10) d\u00edas h\u00e1biles prorrogables \u00a0hasta por otro tanto, cuando razonadamente existan circunstancias que impidan \u00a0la entrega de la informaci\u00f3n dentro del plazo inicial. \u00a0 \u00a0<\/p>\n
En caso de renuencia se dar\u00e1 traslado a la autoridad \u00a0disciplinaria correspondiente para lo de su competencia, de conformidad con lo \u00a0establecido por el art\u00edculo 32 de la Ley 594 de 2000. \u00a0 \u00a0<\/p>\n
Nota, art\u00edculo 17: Ver art\u00edculo \u00a02.8.8.3.5. del Decreto 1080 de 2015 \u00a0por medio del cual se expide el Decreto Reglamentario \u00danico del Sector Cultura. \u00a0 \u00a0<\/p>\n
Art\u00edculo 18. Seguimiento \u00a0y verificaci\u00f3n. A partir del momento de la entrega del Acta definitiva \u00a0de la visita de inspecci\u00f3n, la entidad visitada dispondr\u00e1 de quince (15) d\u00edas \u00a0h\u00e1biles para presentar su propuesta de Plan de Mejoramiento Archiv\u00edstico (PMA) \u00a0y su metodolog\u00eda de implementaci\u00f3n, t\u00e9rmino que podr\u00e1 prorrogarse hasta por \u00a0(15) d\u00edas h\u00e1biles adicionales, por una sola vez. El PMA deber\u00e1 ser aprobado por \u00a0el Comit\u00e9 Institucional de Desarrollo Administrativo o el Comit\u00e9 Interno de \u00a0Archivo de la Entidad que lo formula. \u00a0 \u00a0<\/p>\n
Par\u00e1grafo 1\u00b0. El Archivo General de la Naci\u00f3n, tendr\u00e1 a su \u00a0cargo el seguimiento a las nuevas acciones acordadas en el Plan de Mejoramiento \u00a0Archiv\u00edstico (PMA), con el prop\u00f3sito de evaluar los compromisos adquiridos por \u00a0la entidad. \u00a0 \u00a0<\/p>\n
Par\u00e1grafo 2\u00b0. La Oficina de Control Interno de la entidad \u00a0inspeccionada deber\u00e1 realizar seguimiento y reportar trimestralmente al Archivo \u00a0General de la Naci\u00f3n los avances del cumplimiento del PMA. \u00a0 \u00a0<\/p>\n
Nota, art\u00edculo 18: Ver art\u00edculo \u00a02.8.8.3.6. del Decreto 1080 de 2015 \u00a0por medio del cual se expide el Decreto Reglamentario \u00danico del Sector Cultura. \u00a0 \u00a0<\/p>\n
CAP\u00cdTULO IV \u00a0 \u00a0<\/p>\n
Procedimiento de vigilancia \u00a0 \u00a0<\/p>\n
Art\u00edculo 19. Visita \u00a0de vigilancia. Consiste en el seguimiento y evaluaci\u00f3n a las actividades \u00a0que fueron incluidas en el Plan de Mejoramiento Archiv\u00edstico (PMA) presentado \u00a0por las entidades que han sido objeto de visita de inspecci\u00f3n. (Nota: Ver art\u00edculo 2.8.8.4.1. del Decreto 1080 de 2015 \u00a0por medio del cual se expide el Decreto Reglamentario \u00danico del Sector \u00a0Cultura.). \u00a0 \u00a0<\/p>\n
Art\u00edculo 20. Procedimiento \u00a0de la visita de vigilancia. El Archivo General de la Naci\u00f3n establecer\u00e1 \u00a0el procedimiento para las visitas de vigilancia que deba ser adoptado y en el \u00a0cual se contemplar\u00e1n como m\u00ednimo: \u00a0 \u00a0<\/p>\n
a) Comunicaci\u00f3n a la entidad objeto de la visita (exceptuando \u00a0aquellas que se realicen por denuncias recibidas). \u00a0 \u00a0<\/p>\n
b) Metodolog\u00eda para el desarrollo de la visita. \u00a0 \u00a0<\/p>\n
c) Desarrollo de la visita. \u00a0 \u00a0<\/p>\n
d) Sitios, procesos o \u00e1reas objeto de la visita de \u00a0vigilancia. \u00a0 \u00a0<\/p>\n
e) Presentaci\u00f3n de los resultados de la visita. \u00a0 \u00a0<\/p>\n
f) Acciones correctivas para cumplir el PMA. \u00a0 \u00a0<\/p>\n
g) M\u00e9todos de seguimiento a los compromisos adquiridos por \u00a0la entidad visitada. \u00a0 \u00a0<\/p>\n
Nota, art\u00edculo 20: Ver art\u00edculo \u00a02.8.8.4.2. del Decreto 1080 de 2015 \u00a0por medio del cual se expide el Decreto Reglamentario \u00danico del Sector Cultura. \u00a0 \u00a0<\/p>\n
Art\u00edculo 21. Desarrollo \u00a0de la visita de vigilancia. Llegada la fecha, hora y lugar establecido \u00a0para el desarrollo de la visita, se proceder\u00e1 a verificar el cumplimiento de \u00a0cada uno de los compromisos adquiridos durante la visita de inspecci\u00f3n, los \u00a0avances del Plan de Mejoramiento Archiv\u00edstico (PMA) y dem\u00e1s aspectos relevantes \u00a0en relaci\u00f3n con el cumplimiento de la normatividad archiv\u00edstica. (Nota: Ver art\u00edculo 2.8.8.4.3. del Decreto 1080 de 2015 \u00a0por medio del cual se expide el Decreto Reglamentario \u00danico del Sector \u00a0Cultura.). \u00a0 \u00a0<\/p>\n
Art\u00edculo 22. Suspensi\u00f3n \u00a0y reanudaci\u00f3n de la visita de vigilancia. Toda visita podr\u00e1 ser \u00a0suspendida y retomada en un lapso no mayor a treinta (30) d\u00edas h\u00e1biles, cuando \u00a0se considere pertinente o en los casos de fuerza mayor o caso fortuito. (Nota: Ver art\u00edculo 2.8.8.4.4. del Decreto 1080 de 2015 \u00a0por medio del cual se expide el Decreto Reglamentario \u00danico del Sector \u00a0Cultura.). \u00a0 \u00a0<\/p>\n
Art\u00edculo 23. Entrega \u00a0de la informaci\u00f3n solicitada en desarrollo de la visita de vigilancia. \u00a0Finalizada la visita de vigilancia y recibido el informe preliminar \u00a0correspondiente, la entidad deber\u00e1 responder y soportar las observaciones a \u00a0dicho informe en un t\u00e9rmino de diez (10) d\u00edas h\u00e1biles prorrogables hasta por \u00a0otro tanto, cuando razonadamente existan circunstancias que impidan la entrega \u00a0de la informaci\u00f3n dentro del plazo inicial. \u00a0 \u00a0<\/p>\n
En caso de renuencia se dar\u00e1 traslado a la autoridad \u00a0correspondiente para lo de su competencia, de conformidad con lo establecido \u00a0por el art\u00edculo 32 de la Ley 594 de 2000. \u00a0 \u00a0<\/p>\n
Nota, art\u00edculo 23: Ver art\u00edculo \u00a02.8.8.4.5. del Decreto 1080 de 2015 \u00a0por medio del cual se expide el Decreto Reglamentario \u00danico del Sector Cultura. \u00a0 \u00a0<\/p>\n
Art\u00edculo 24. Seguimiento \u00a0y verificaci\u00f3n. Quien practique la visita de vigilancia, tendr\u00e1 a su \u00a0cargo el seguimiento a las nuevas acciones acordadas para dar cumplimiento al \u00a0Plan de Mejoramiento Archiv\u00edstico (PMA), con el prop\u00f3sito de evaluar que los \u00a0compromisos adquiridos por la Entidad se han cumplido adecuadamente. \u00a0 \u00a0<\/p>\n
Par\u00e1grafo 1\u00b0. A partir del momento de entrega del acta \u00a0definitiva de la visita de vigilancia, la Entidad dispondr\u00e1 de quince (15) d\u00edas \u00a0h\u00e1biles para presentar su propuesta de ajuste al Plan de Mejoramiento \u00a0Archiv\u00edstico (PMA) y su metodolog\u00eda de implementaci\u00f3n. \u00a0 \u00a0<\/p>\n
Par\u00e1grafo 2\u00b0. La Oficina de Control Interno de la entidad \u00a0vigilada, deber\u00e1 realizar seguimiento y reportar semestralmente al Archivo \u00a0General de la Naci\u00f3n, los avances del cumplimiento de las nuevas actividades \u00a0programadas en el (PMA) y de los compromisos adquiridos. \u00a0 \u00a0<\/p>\n
Nota, art\u00edculo 24: Ver art\u00edculo \u00a02.8.8.4.6. del Decreto 1080 de 2015 \u00a0por medio del cual se expide el Decreto Reglamentario \u00danico del Sector Cultura. \u00a0 \u00a0<\/p>\n
CAP\u00cdTULO V \u00a0 \u00a0<\/p>\n
Procedimiento de control \u00a0 \u00a0<\/p>\n
Art\u00edculo 25. Visitas \u00a0de control. Consiste en la facultad que le otorga la Ley al Archivo \u00a0General de la Naci\u00f3n para prevenir el incumplimiento de lo se\u00f1alado en la Ley 594 de 2000, la Ley 397 de 1997 \u00a0modificada por la Ley 1185 de 2008, en \u00a0concordancia con el art\u00edculo 212 del Decreto ley 019 de \u00a02012 y adopten las correspondientes medidas preventivas y correctivas del \u00a0caso. \u00a0 \u00a0<\/p>\n
El Archivo General de la Naci\u00f3n y las entidades \u00a0territoriales, a trav\u00e9s de los respectivos Consejos de Archivos, podr\u00e1n imponer \u00a0multas a favor del erario a quienes no han dado cumplimiento del Plan de \u00a0Mejoramiento Archiv\u00edstico (PMA) o han incumplido la Ley General de Archivos y\/o \u00a0cualquier normatividad archiv\u00edstica u orden impartida por autoridad competente \u00a0en esta materia. \u00a0 \u00a0<\/p>\n
Las multas se graduar\u00e1n de acuerdo con la gravedad de la \u00a0falta cometida, sin perjuicio de las sanciones que puedan imponer otras \u00a0autoridades en el ejercicio de sus competencias. \u00a0 \u00a0<\/p>\n
Nota, art\u00edculo 25: Ver art\u00edculo \u00a02.8.8.5.1. del Decreto 1080 de 2015 \u00a0por medio del cual se expide el Decreto Reglamentario \u00danico del Sector Cultura. \u00a0 \u00a0<\/p>\n
Art\u00edculo 26. Procedimiento \u00a0de la visita de control. El Archivo General de la Naci\u00f3n establecer\u00e1 el \u00a0procedimiento para las visitas de control que deber\u00e1 ser adoptado y en el cual \u00a0se contemplar\u00e1n como m\u00ednimo los siguientes aspectos: \u00a0 \u00a0<\/p>\n
a) Comunicaci\u00f3n a la entidad objeto de la visita \u00a0(exceptuando aquellas que se realicen por denuncias recibidas). \u00a0 \u00a0<\/p>\n
b) Metodolog\u00eda para llevar a cabo la visita. \u00a0 \u00a0<\/p>\n
c) Desarrollo de la visita de control. \u00a0 \u00a0<\/p>\n
d) Sitios, procesos o \u00e1reas a realizar la visita de \u00a0control. \u00a0 \u00a0<\/p>\n
e) Presentaci\u00f3n de los resultados de la visita. \u00a0 \u00a0<\/p>\n
Nota, art\u00edculo 26: Ver art\u00edculo \u00a02.8.8.5.2. del Decreto 1080 de 2015 \u00a0por medio del cual se expide el Decreto Reglamentario \u00danico del Sector Cultura. \u00a0 \u00a0<\/p>\n
Art\u00edculo 27. Desarrollo \u00a0de la visita de control. Llegada la fecha, hora y lugar de la visita, se \u00a0proceder\u00e1 al estudio de la situaci\u00f3n y comprobada la pr\u00e1ctica u omisi\u00f3n irregular \u00a0que se presenta, se emitir\u00e1n las \u00f3rdenes respectivas para que se suspendan las \u00a0pr\u00e1cticas que amenacen o vulneren la integridad de los archivos p\u00fablicos y\/o de \u00a0los archivos de las entidades privadas que cumplen funciones p\u00fablicas y\/o a los \u00a0documentos declarados de inter\u00e9s cultural cuyos propietarios, tenedores o \u00a0poseedores sean personas naturales o jur\u00eddicas de car\u00e1cter privado y se adopten \u00a0las correspondientes medidas preventivas y correctivas. (Nota: Ver art\u00edculo 2.8.8.5.3. del Decreto 1080 de 2015 \u00a0por medio del cual se expide el Decreto Reglamentario \u00danico del Sector \u00a0Cultura.). \u00a0 \u00a0<\/p>\n
Art\u00edculo 28. Suspensi\u00f3n \u00a0y reanudaci\u00f3n de la visita de control. Toda visita de control podr\u00e1 ser \u00a0suspendida y retomada en un lapso no mayor a quince (15) d\u00edas h\u00e1biles, cuando se \u00a0considere conveniente, o por fuerza mayor o caso fortuito, o para que la \u00a0entidad sujeta a control implemente y ponga en pr\u00e1ctica las medidas correctivas \u00a0tendientes a que hubiere lugar. (Nota: Ver art\u00edculo 2.8.8.5.4. del Decreto 1080 de 2015 \u00a0por medio del cual se expide el Decreto Reglamentario \u00danico del Sector \u00a0Cultura.). \u00a0 \u00a0<\/p>\n
Art\u00edculo 29. Solicitud \u00a0de informaci\u00f3n producto de las facultades de control. La entidad sujeto \u00a0de la visita de control tendr\u00e1 diez (10) d\u00edas h\u00e1biles para responder el informe \u00a0de dicha diligencia, prorrogables hasta por otro tanto, cuando razonadamente \u00a0existan circunstancias que impidan la entrega de la informaci\u00f3n dentro del \u00a0plazo inicial y demuestre que ha tomado las medidas correctivas ordenadas. \u00a0 \u00a0<\/p>\n
En caso de renuencia se dar\u00e1 traslado a la autoridad \u00a0correspondiente para lo de su competencia, de conformidad con lo establecido \u00a0por el art\u00edculo 51 de la Ley 594 de 2000. \u00a0 \u00a0<\/p>\n
Nota, art\u00edculo 29: Ver art\u00edculo \u00a02.8.8.5.5. del Decreto 1080 de 2015 \u00a0por medio del cual se expide el Decreto Reglamentario \u00danico del Sector Cultura. \u00a0 \u00a0<\/p>\n
Art\u00edculo 30. Seguimiento \u00a0y verificaci\u00f3n. El Archivo General de la Naci\u00f3n tendr\u00e1 a su cargo el \u00a0seguimiento y verificaci\u00f3n del cumplimiento de las \u00f3rdenes impartidas de tal \u00a0forma que se garantice el cumplimiento de la Ley General de Archivos – Ley 594 de 2000, la Ley 397 de 1997 \u00a0modificada por la Ley 1185 de 2008, en \u00a0concordancia con lo dispuesto en el art\u00edculo 212 del Decreto ley 019 de \u00a02012 y sus normas reglamentarias. \u00a0 \u00a0<\/p>\n
Par\u00e1grafo 1\u00b0. A partir de la entrega del acta de la visita de \u00a0control que se realizar\u00e1 al momento del cierre de la correspondiente \u00a0diligencia, la Entidad controlada dispondr\u00e1 de cuarenta y cinco (45) d\u00edas \u00a0h\u00e1biles, para tomar las medidas correctivas pertinentes e informar la \u00a0metodolog\u00eda de implementaci\u00f3n. \u00a0 \u00a0<\/p>\n
Par\u00e1grafo 2\u00b0. La Oficina de Control Interno de la entidad \u00a0deber\u00e1 realizar seguimiento y reportar trimestralmente los avances de \u00a0cumplimiento de las actividades presentadas en el Plan de Mejoramiento \u00a0Archiv\u00edstico (PMA). \u00a0 \u00a0<\/p>\n
Nota, art\u00edculo 30: Ver art\u00edculo \u00a02.8.8.5.6. del Decreto 1080 de 2015 \u00a0por medio del cual se expide el Decreto Reglamentario \u00danico del Sector Cultura. \u00a0 \u00a0<\/p>\n
CAP\u00cdTULO VI \u00a0 \u00a0<\/p>\n
Medidas comunes a los \u00a0procedimientos de inspecci\u00f3n, vigilancia y control \u00a0 \u00a0<\/p>\n
Art\u00edculo 31. Instalaciones \u00a0f\u00edsicas de los archivos. El Archivo General de la Naci\u00f3n podr\u00e1 ordenar \u00a0que se lleven a cabo las actividades necesarias para adecuar las instalaciones \u00a0f\u00edsicas de los archivos de las entidades del Estado, as\u00ed como sobre los \u00a0documentos declarados de inter\u00e9s cultural cuyos propietarios, tenedores o \u00a0poseedores sean personas naturales o jur\u00eddicas de car\u00e1cter privado. (Nota: Ver art\u00edculo 2.8.8.6.1. del Decreto 1080 de 2015 \u00a0por medio del cual se expide el Decreto Reglamentario \u00danico del Sector \u00a0Cultura.). \u00a0 \u00a0<\/p>\n
Art\u00edculo 32. Uso \u00a0de medios t\u00e9cnicos. En las visitas de inspecci\u00f3n, vigilancia y control \u00a0de que trata el presente decreto, se podr\u00e1 utilizar cualquier medio t\u00e9cnico \u00a0disponible para dejar evidencia de lo ocurrido, del estado de la informaci\u00f3n, \u00a0los sistemas de informaci\u00f3n, los archivos e instalaciones visitadas. (Nota: Ver art\u00edculo 2.8.8.6.2. del Decreto 1080 de 2015 \u00a0por medio del cual se expide el Decreto Reglamentario \u00danico del Sector \u00a0Cultura.). \u00a0 \u00a0<\/p>\n
CAP\u00cdTULO VII \u00a0 \u00a0<\/p>\n
Medidas cautelares \u00a0 \u00a0<\/p>\n
Art\u00edculo 33. Medidas \u00a0cautelares. Para proteger el patrimonio documental del Estado y los \u00a0documentos y archivos p\u00fablicos, as\u00ed como para suspender de inmediato las \u00a0pr\u00e1cticas que amenacen o vulneren la integridad de los mismos y se adopten las \u00a0correspondientes medidas preventivas y correctivas pertinentes, el Archivo \u00a0General de la Naci\u00f3n en cualquier momento podr\u00e1: \u00a0 \u00a0<\/p>\n
a) Ordenar que de forma inmediata se tomen las medidas \u00a0para que cesen las actividades u omisiones que puedan causar da\u00f1o, que lo hayan \u00a0causado o lo contin\u00faen ocasionando. \u00a0 \u00a0<\/p>\n
b) Ordenar que se ejecuten los actos necesarios, cuando la \u00a0conducta potencialmente perjudicial o da\u00f1ina sea consecuencia de la omisi\u00f3n del \u00a0responsable de los documentos. \u00a0 \u00a0<\/p>\n
c) Ordenar la aprehensi\u00f3n de los archivos y documentos \u00a0p\u00fablicos que conforman el patrimonio documental del Estado, que se encuentren \u00a0en riesgo a causa de factores que amenacen o vulneren su integridad. Para tal \u00a0efecto, se comunicar\u00e1 al Secretario General o Representante Legal de la \u00a0correspondiente Entidad, las \u00f3rdenes impartidas por el Archivo General de la \u00a0Naci\u00f3n. De lo descrito en este literal, se comunicar\u00e1 de inmediato a las \u00a0Entidades se\u00f1aladas en los art\u00edculos 35 y 51 de la Ley General de Archivos. \u00a0 \u00a0<\/p>\n
Par\u00e1grafo 1\u00b0. Las medidas cautelares podr\u00e1n ordenarse, \u00a0mediante acto administrativo, desde el mismo momento en que las entidades \u00a0tengan conocimiento de las pr\u00e1cticas que amenacen, vulneren o pongan en riesgo \u00a0la preservaci\u00f3n del patrimonio documental del Estado. \u00a0 \u00a0<\/p>\n
Par\u00e1grafo 2\u00b0. Las medidas cautelares no suspender\u00e1n las \u00a0actuaciones que se adelanten por el Archivo General de la Naci\u00f3n. \u00a0 \u00a0<\/p>\n
Nota, art\u00edculo 33: Ver art\u00edculo \u00a02.8.8.7.1. del Decreto 1080 de 2015 \u00a0por medio del cual se expide el Decreto Reglamentario \u00danico del Sector Cultura. \u00a0 \u00a0<\/p>\n
CAP\u00cdTULO VIII \u00a0 \u00a0<\/p>\n
Inspecci\u00f3n, vigilancia y control \u00a0a las personas naturales, jur\u00eddicas de derecho p\u00fablico y\/o privado o entidades \u00a0que prestan servicios archiv\u00edsticos \u00a0 \u00a0<\/p>\n
Art\u00edculo 34. Inspecci\u00f3n, \u00a0vigilancia y\/o control a las personas naturales, jur\u00eddicas de derecho p\u00fablico \u00a0y\/o privado o entidades que prestan servicios archiv\u00edsticos. El Archivo \u00a0General de la Naci\u00f3n, podr\u00e1 en cualquier momento, realizar visitas de inspecci\u00f3n, \u00a0vigilancia y\/o control a las personas naturales, jur\u00eddicas de derecho p\u00fablico \u00a0y\/o privado o entidades que prestan, entre otros los siguientes servicios \u00a0archiv\u00edsticos, cuando estas hayan sido contratadas por entidades p\u00fablicas o \u00a0particulares que ejerzan funciones p\u00fablicas: \u00a0 \u00a0<\/p>\n
a) Administraci\u00f3n y custodia de archivos. \u00a0 \u00a0<\/p>\n
b) Microfilmaci\u00f3n y digitalizaci\u00f3n de documentos. \u00a0 \u00a0<\/p>\n
c) Elaboraci\u00f3n y aplicaci\u00f3n de Tablas de Retenci\u00f3n y \u00a0Valoraci\u00f3n Documental. \u00a0 \u00a0<\/p>\n
d) Organizaci\u00f3n de archivos. \u00a0 \u00a0<\/p>\n
e) Elaboraci\u00f3n e implementaci\u00f3n de programas de gesti\u00f3n \u00a0documental f\u00edsica y electr\u00f3nica. \u00a0 \u00a0<\/p>\n
f) Procesos de preservaci\u00f3n a largo plazo. \u00a0 \u00a0<\/p>\n
g) Conservaci\u00f3n y restauraci\u00f3n de documentos, y \u00a0 \u00a0<\/p>\n
h) Otras actividades o procesos archiv\u00edsticos cuyo \u00a0desarrollo est\u00e9 regulado por normas expedidas por el Gobierno Nacional. \u00a0 \u00a0<\/p>\n
En el desarrollo de estas diligencias se podr\u00e1 utilizar \u00a0cualquier medio t\u00e9cnico disponible, para dejar evidencia de lo ocurrido, del \u00a0estado de la informaci\u00f3n, los sistemas de informaci\u00f3n, los archivos, \u00a0instalaciones visitadas y dem\u00e1s aspectos evaluados en la respectiva visita. \u00a0 \u00a0<\/p>\n
Par\u00e1grafo. Es obligaci\u00f3n de las entidades p\u00fablicas y de \u00a0las entidades privadas que cumplen funciones p\u00fablicas informar de manera \u00a0inmediata al Archivo General de la Naci\u00f3n, los contratos que suscriban para la \u00a0prestaci\u00f3n de los servicios archiv\u00edsticos descritos en el presente art\u00edculo. \u00a0 \u00a0<\/p>\n
Nota, art\u00edculo 34: Ver art\u00edculo \u00a02.8.8.8.1. del Decreto 1080 de 2015 \u00a0por medio del cual se expide el Decreto Reglamentario \u00danico del Sector Cultura. \u00a0 \u00a0<\/p>\n
Art\u00edculo 35. Oportunidad \u00a0de las acciones de inspecci\u00f3n, vigilancia y\/o control. La inspecci\u00f3n, \u00a0vigilancia y\/o control sobre las personas naturales, jur\u00eddicas de derecho \u00a0p\u00fablico y\/o privado o entidades que prestan servicios en los diferentes \u00a0procesos de la funci\u00f3n archiv\u00edstica, se deber\u00e1 realizar de manera inmediata \u00a0cuando sea requerida por solicitud o denuncias de terceros o de manera \u00a0oficiosa. (Nota: Ver art\u00edculo 2.8.8.8.2. del Decreto 1080 de 2015 \u00a0por medio del cual se expide el Decreto Reglamentario \u00danico del Sector \u00a0Cultura.). \u00a0 \u00a0<\/p>\n
Art\u00edculo 36. De \u00a0las instalaciones y servicios de custodia, conservaci\u00f3n y almacenamiento de \u00a0archivos f\u00edsicos y electr\u00f3nicos. Las personas naturales, jur\u00eddicas de \u00a0derecho p\u00fablico y\/o privado o entidades que prestan servicios de custodia, \u00a0conservaci\u00f3n y almacenamiento a entidades del Estado o a entidades privadas que \u00a0cumplen funciones p\u00fablicas, independientemente del soporte de los documentos, \u00a0deben cumplir las normas expedidas por el Archivo General de la Naci\u00f3n. \u00a0 \u00a0<\/p>\n
Par\u00e1grafo. En consideraci\u00f3n a lo establecido en el \u00a0par\u00e1grafo 3\u00b0 del art\u00edculo 14 de la Ley 594 de 2000, las \u00a0personas naturales, jur\u00eddicas de derecho p\u00fablico y\/o privado o entidades que \u00a0presten servicios de custodia, conservaci\u00f3n y almacenamiento de archivos \u00a0f\u00edsicos y electr\u00f3nicos, a las Entidades descritas en el art\u00edculo 2\u00b0 de la Ley 594 de 2000, \u00a0deber\u00e1n solicitar anualmente al Archivo General de la Naci\u00f3n una certificaci\u00f3n \u00a0de cumplimiento de la normatividad archiv\u00edstica. \u00a0 \u00a0<\/p>\n
El Archivo General de la Naci\u00f3n reglamentar\u00e1 los \u00a0requisitos para la certificaci\u00f3n de que trata el par\u00e1grafo anterior. No \u00a0obstante, en cualquier momento el AGN podr\u00e1 verificar que se cumplan los \u00a0requisitos exigidos a estas y de comprobarse su inobservancia, podr\u00e1 imponer \u00a0las sanciones correspondientes o revocar\u00e1 dicha certificaci\u00f3n, seg\u00fan proceda. \u00a0 \u00a0<\/p>\n
Nota, art\u00edculo 36: Ver art\u00edculo \u00a02.8.8.8.3. del Decreto 1080 de 2015 \u00a0por medio del cual se expide el Decreto Reglamentario \u00danico del Sector Cultura. \u00a0 \u00a0<\/p>\n
Art\u00edculo 37. Del \u00a0proceso contractual. Las entidades p\u00fablicas y las privadas con funciones \u00a0p\u00fablicas que contraten cualquiera de los servicios archiv\u00edsticos se\u00f1alados en \u00a0el presente decreto, deber\u00e1n incluir en los estudios previos y exigir en los \u00a0respectivos contratos, el cumplimiento de la normatividad archiv\u00edstica \u00a0aplicable, de acuerdo con el tipo de servicio contratado. El incumplimiento de \u00a0lo dispuesto en el presente art\u00edculo dar\u00e1 lugar a las sanciones establecidas en \u00a0el art\u00edculo 35 de la Ley General de Archivos y dem\u00e1s normas que la reglamenten, \u00a0modifiquen o complementen. (Nota: Ver art\u00edculo 2.8.8.8.4. del Decreto 1080 de 2015 \u00a0por medio del cual se expide el Decreto Reglamentario \u00danico del Sector \u00a0Cultura.). \u00a0 \u00a0<\/p>\n
CAP\u00cdTULO IX \u00a0 \u00a0<\/p>\n
Documentos de archivo declarados \u00a0de inter\u00e9s cultural \u00a0 \u00a0<\/p>\n
Art\u00edculo 38. Inspecci\u00f3n, \u00a0vigilancia y\/o control sobre los documentos de archivo declarados de inter\u00e9s \u00a0cultural. El Archivo General de la Naci\u00f3n, ejercer\u00e1 la inspecci\u00f3n, \u00a0vigilancia y\/o control sobre los documentos declarados de inter\u00e9s cultural, \u00a0cuyos propietarios, tenedores o poseedores, sean personas naturales o jur\u00eddicas \u00a0de car\u00e1cter privado y los mismos formar\u00e1n parte del patrimonio cultural \u00a0colombiano. (Nota: Ver art\u00edculo 2.8.8.9.1. del Decreto 1080 de 2015 \u00a0por medio del cual se expide el Decreto Reglamentario \u00danico del Sector \u00a0Cultura.). \u00a0 \u00a0<\/p>\n
CAP\u00cdTULO X \u00a0 \u00a0<\/p>\n
Prevenci\u00f3n y sanci\u00f3n \u00a0 \u00a0<\/p>\n
Art\u00edculo 39. Autoridad \u00a0competente. El Archivo General de la Naci\u00f3n podr\u00e1 prevenir y sancionar \u00a0el incumplimiento de la Ley 594 de 2000, la Ley 397 de 1997 \u00a0modificada por la Ley 1185 de 2008, en \u00a0concordancia con el art\u00edculo 212 del Decreto ley 019 de \u00a02012 y dem\u00e1s normas reglamentarias. As\u00ed mismo, podr\u00e1 impartir las \u00f3rdenes a \u00a0que haya lugar para que se suspendan las pr\u00e1cticas que amenacen o vulneren la \u00a0integridad de los archivos p\u00fablicos y se adopten las correspondientes medidas \u00a0preventivas y correctivas de acuerdo con su competencia. \u00a0 \u00a0<\/p>\n
Par\u00e1grafo. El Gobierno Nacional reglamentar\u00e1 las \u00a0facultades de prevenci\u00f3n y sanci\u00f3n asignadas a los Consejos de Archivos, \u00a0establecidas en el art\u00edculo 35 de la Ley 594 de 2000. \u00a0 \u00a0<\/p>\n
Nota, art\u00edculo 39: Ver art\u00edculo \u00a02.8.8.10.1. del Decreto 1080 de 2015 \u00a0por medio del cual se expide el Decreto Reglamentario \u00danico del Sector Cultura. \u00a0 \u00a0<\/p>\n
Art\u00edculo 40. Sanciones. \u00a0El incumplimiento de la normatividad archiv\u00edstica dar\u00e1 lugar a la aplicaci\u00f3n de \u00a0las sanciones establecidas en el art\u00edculo 35 de la Ley 594 de 2000, las \u00a0disposiciones y principios de la actuaci\u00f3n administrativa, mediante el tr\u00e1mite \u00a0consagrado en la Parte Primera y dem\u00e1s normas pertinentes del C\u00f3digo de \u00a0Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo (CPACA) Ley 1437 de 2011, en \u00a0la forma y t\u00e9rminos establecidos por sus art\u00edculos 47 y siguientes. (Nota: Ver art\u00edculo 2.8.8.10.2. del Decreto 1080 de 2015 \u00a0por medio del cual se expide el Decreto Reglamentario \u00danico del Sector \u00a0Cultura.). \u00a0 \u00a0<\/p>\n
Art\u00edculo 41. Expedici\u00f3n \u00a0de actos administrativos. Corresponde al Director General del Archivo \u00a0General de la Naci\u00f3n, expedir los actos administrativos mediante los cuales se \u00a0ordenen las medidas cautelares y se impongan las multas y sanciones de que \u00a0trata la Ley General de Archivos, la Ley 397 de 1997, \u00a0modificada por la Ley 1185 de 2008, el \u00a0art\u00edculo 212 del Decreto ley 019 de \u00a02012 y el presente decreto. (Nota: Ver art\u00edculo 2.8.8.10.3. del \u00a0Decreto 1080 de 2015 \u00a0por medio del cual se expide el Decreto Reglamentario \u00danico del Sector \u00a0Cultura.). \u00a0 \u00a0<\/p>\n
CAP\u00cdTULO XI \u00a0 \u00a0<\/p>\n
Disposiciones finales \u00a0 \u00a0<\/p>\n
Art\u00edculo 42. Articulaci\u00f3n \u00a0con otras Entidades p\u00fablicas para la protecci\u00f3n de los archivos, documentos \u00a0p\u00fablicos y los documentos declarados de inter\u00e9s cultural del Estado. En \u00a0articulaci\u00f3n con las Superintendencias y Ministerios, en sus respectivos \u00a0sectores, el Archivo General de la Naci\u00f3n, podr\u00e1 coordinar visitas de \u00a0inspecci\u00f3n, vigilancia y\/o control a los archivos de las entidades bajo su \u00a0competencia de conformidad con lo establecido en la Ley General de Archivos y \u00a0dem\u00e1s normas concordantes. \u00a0 \u00a0<\/p>\n
Par\u00e1grafo 1\u00b0. El Archivo General de la Naci\u00f3n podr\u00e1 \u00a0conformar Comisiones Intersectoriales en los casos que considere pertinente, para \u00a0desarrollar de manera conjunta visitas de inspecci\u00f3n, vigilancia y\/o control. \u00a0 \u00a0<\/p>\n
Par\u00e1grafo 2\u00b0. Los Ministerios y Superintendencias podr\u00e1n \u00a0solicitar al Archivo General de la Naci\u00f3n, en lo de su competencia, informes \u00a0t\u00e9cnicos y\/o acompa\u00f1amiento para llevar a cabo visitas a entidades bajo su \u00a0vigilancia y control, cuando as\u00ed lo estimen pertinente, de conformidad con lo \u00a0establecido por el art\u00edculo 45 de la Ley 489 de 1998. \u00a0 \u00a0<\/p>\n
Nota, art\u00edculo 42: Ver art\u00edculo \u00a02.8.10.1. del Decreto 1080 de 2015 \u00a0por medio del cual se expide el Decreto Reglamentario \u00danico del Sector Cultura. \u00a0 \u00a0<\/p>\n
Art\u00edculo 43. Documentos \u00a0de las actuaciones de inspecci\u00f3n, vigilancia y\/o control. Los documentos \u00a0generados en las visitas de inspecci\u00f3n, vigilancia y\/o control, deber\u00e1n ser \u00a0suscritos por todos los participantes y en ellos se describir\u00e1 en detalle los \u00a0procedimientos realizados, los hallazgos detectados y en general, todo aspecto \u00a0que permita determinar el real estado de los archivos y de los procesos \u00a0archiv\u00edsticos examinados. Estos documentos servir\u00e1n como soporte para la toma \u00a0de decisiones y ser\u00e1n entregados, cuando sea el caso, en fotocopia con nota de \u00a0autenticidad a las autoridades administrativas, a los organismos de control o a \u00a0las autoridades judiciales, seg\u00fan proceda. (Nota: Ver art\u00edculo \u00a02.8.10.2. del Decreto 1080 de 2015 \u00a0por medio del cual se expide el Decreto Reglamentario \u00danico del Sector \u00a0Cultura.). \u00a0 \u00a0<\/p>\n
Art\u00edculo 44. Requisitos \u00a0para iniciar la visita. Para dar inicio a la visita de inspecci\u00f3n, \u00a0vigilancia o control ser\u00e1 necesaria la presencia, m\u00ednimo de los siguientes \u00a0funcionarios: \u00a0 \u00a0<\/p>\n
a) El funcionario de nivel directivo o su delegado al cual \u00a0se encuentre adscrito el archivo de la entidad. \u00a0 \u00a0<\/p>\n
b) El funcionario responsable del Archivo de la Entidad o \u00a0quien haga sus veces. \u00a0 \u00a0<\/p>\n
c) El funcionario encargado del \u00e1rea sobre la cual se har\u00e1 \u00a0la visita, cuando sea del caso. \u00a0 \u00a0<\/p>\n
Par\u00e1grafo. Si no se encuentran presentes los funcionarios \u00a0anteriormente se\u00f1alados, se suspender\u00e1 la visita dejando constancia de este \u00a0hecho en el acta correspondiente, orden\u00e1ndose programar nueva visita y en caso \u00a0de renuencia, esta ser\u00e1 tenida como entorpecimiento al \u00a0cumplimiento de las funciones de inspecci\u00f3n, vigilancia y\/o control y se \u00a0correr\u00e1 traslado a los \u00f3rganos competentes. \u00a0 \u00a0<\/p>\n
Nota, art\u00edculo 44: Ver art\u00edculo \u00a02.8.10.3. del Decreto 1080 de 2015 \u00a0por medio del cual se expide el Decreto Reglamentario \u00danico del Sector Cultura. \u00a0 \u00a0<\/p>\n
Art\u00edculo 45. Deber de colaboraci\u00f3n. Las entidades p\u00fablicas y\/o privadas que \u00a0cumplen funciones p\u00fablicas, las personas naturales, jur\u00eddicas de derecho \u00a0p\u00fablico y\/o privado y las entidades que prestan servicios archiv\u00edsticos, objeto \u00a0de inspecci\u00f3n, vigilancia y\/o control, deber\u00e1n colaborar para el buen \u00a0desarrollo de las funciones de inspecci\u00f3n, vigilancia y\/o control y est\u00e1n \u00a0obligadas a facilitar el acceso a sus instalaciones donde se encuentran los \u00a0archivos y a suministrar la informaci\u00f3n y documentos que sean requeridos, para \u00a0evaluar el desempe\u00f1o de la entidad en cuanto al cumplimiento de la normatividad \u00a0archiv\u00edstica. (Nota: Ver art\u00edculo 2.8.10.4. del Decreto 1080 de 2015 \u00a0por medio del cual se expide el Decreto Reglamentario \u00danico del Sector \u00a0Cultura.). \u00a0 \u00a0<\/p>\n
Art\u00edculo 46. Da\u00f1o a los documentos p\u00fablicos, archivos o al patrimonio documental de \u00a0la Naci\u00f3n. De existir da\u00f1o, destrucci\u00f3n o explotaci\u00f3n ilegal del \u00a0Patrimonio Documental de la Naci\u00f3n, archivos o documentos p\u00fablicos, sin \u00a0perjuicio de imponer las sanciones patrimoniales a que haya lugar, el Archivo \u00a0General de la Naci\u00f3n y los Consejos de Archivos, seg\u00fan el caso, presentar\u00e1n la \u00a0correspondiente denuncia ante la autoridad competente y, si la falta constituye \u00a0hecho punible y hubiere flagrancia, se pondr\u00e1 inmediatamente en conocimiento de \u00a0la autoridad de polic\u00eda m\u00e1s cercana. Igualmente se dar\u00e1 aviso a las Entidades \u00a0mencionadas en los art\u00edculos 35 y 51 de la Ley General de Archivos, para lo de \u00a0su competencia. \u00a0 \u00a0<\/p>\n
Par\u00e1grafo. Las acciones de inspecci\u00f3n, \u00a0vigilancia y\/o control, comprenden la verificaci\u00f3n de la normatividad \u00a0archiv\u00edstica tanto sobre los archivos y documentos f\u00edsicos como electr\u00f3nicos y \u00a0los documentos de archivo registrados o almacenados en cualquier soporte. \u00a0 \u00a0<\/p>\n
Nota, art\u00edculo 46: Ver art\u00edculo \u00a02.8.10.5. del Decreto 1080 de 2015 \u00a0por medio del cual se expide el Decreto Reglamentario \u00danico del Sector Cultura. \u00a0 \u00a0<\/p>\n
Art\u00edculo 47. Reglamentaci\u00f3n. El Archivo General de la Naci\u00f3n, de acuerdo con \u00a0su competencia podr\u00e1 reglamentar el presente decreto. (Nota: Ver art\u00edculo 2.8.10.19. del Decreto 1080 de 2015 \u00a0por medio del cual se expide el Decreto Reglamentario \u00danico del Sector \u00a0Cultura.). \u00a0 \u00a0<\/p>\n
Art\u00edculo 48. Vigencia y derogatoria. El presente decreto rige a partir de su \u00a0publicaci\u00f3n y deroga los numerales 2, 11 y 13 del art\u00edculo 6\u00b0 del Decreto 2578 \u00a0del 2012. \u00a0 \u00a0<\/p>\n
Publ\u00edquese y c\u00famplase. \u00a0 \u00a0<\/p>\n
Dado en Bogot\u00e1, D. C., a 21 de enero de 2015. \u00a0 \u00a0<\/p>\n
JUAN MANUEL SANTOS CALDER\u00d3N \u00a0 \u00a0<\/p>\n
La Ministra de Cultura, \u00a0 \u00a0<\/p>\n
Mariana \u00a0Garc\u00e9s C\u00f3rdoba. \u00a0 \u00a0<\/p>\n
\u00a0 \u00a0 \u00a0 \u00a0 \u00a0 \u00a0 \u00a0 \u00a0<\/p>\n
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DECRETO 106 DE 2015 \u00a0 \u00a0\u00a0 (enero 21) \u00a0 \u00a0 D.O. \u00a049.401, enero 21 de 2015 \u00a0 \u00a0 por el cual se \u00a0reglamenta el T\u00edtulo VIII de la Ley 594 de 2000 en \u00a0materia de inspecci\u00f3n, vigilancia y control a los archivos de las entidades del \u00a0Estado y a los documentos de car\u00e1cter privado declarados […]<\/p>\n","protected":false},"author":1,"featured_media":0,"comment_status":"open","ping_status":"open","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"footnotes":""},"categories":[76],"tags":[],"class_list":["post-48423","post","type-post","status-publish","format-standard","hentry","category-decretos-2015"],"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/www.dmsjuridica.com\/buscador_20179478954\/legislacion\/decretos\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/48423","targetHints":{"allow":["GET"]}}],"collection":[{"href":"https:\/\/www.dmsjuridica.com\/buscador_20179478954\/legislacion\/decretos\/wp-json\/wp\/v2\/posts"}],"about":[{"href":"https:\/\/www.dmsjuridica.com\/buscador_20179478954\/legislacion\/decretos\/wp-json\/wp\/v2\/types\/post"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.dmsjuridica.com\/buscador_20179478954\/legislacion\/decretos\/wp-json\/wp\/v2\/users\/1"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.dmsjuridica.com\/buscador_20179478954\/legislacion\/decretos\/wp-json\/wp\/v2\/comments?post=48423"}],"version-history":[{"count":0,"href":"https:\/\/www.dmsjuridica.com\/buscador_20179478954\/legislacion\/decretos\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/48423\/revisions"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/www.dmsjuridica.com\/buscador_20179478954\/legislacion\/decretos\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=48423"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.dmsjuridica.com\/buscador_20179478954\/legislacion\/decretos\/wp-json\/wp\/v2\/categories?post=48423"},{"taxonomy":"post_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.dmsjuridica.com\/buscador_20179478954\/legislacion\/decretos\/wp-json\/wp\/v2\/tags?post=48423"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}