DECRETO 1287 DE 2020 \u00a0 \u00a0\u00a0<\/p>\n
(septiembre \u00a024) \u00a0 \u00a0<\/p>\n
D.O. 51.447, setiembre 24 de 2020 \u00a0 \u00a0<\/p>\n
por \u00a0el cual se reglamenta el Decreto \u00a0Legislativo 491 del 28 de marzo de 2020, en lo relacionado con la seguridad \u00a0de los documentos firmados durante el trabajo en casa, en el marco de la \u00a0Emergencia Sanitaria. \u00a0 \u00a0<\/p>\n
El Presidente de la \u00a0Rep\u00fablica de Colombia, en uso de sus atribuciones constitucionales, en \u00a0particular de las conferidas por el numeral 11 del art\u00edculo 189 Constituci\u00f3n \u00a0Pol\u00edtica, y en desarrollo del Decreto \u00a0Legislativo 491 del 28 de marzo de 2020, y \u00a0 \u00a0<\/p>\n
CONSIDERANDO: \u00a0 \u00a0<\/p>\n
Que, en el marco de la \u00a0Emergencia Econ\u00f3mica, Social y Ecol\u00f3gica declarada mediante Decreto \u00a0Legislativo 637 de 2020, se expidi\u00f3 el Decreto \u00a0Legislativo 491 de 4020, con el objeto de garantizar que durante la \u00a0emergencia sanitaria las autoridades cumplan con la finalidad de proteger y \u00a0garantizar los derechos y libertades de las personas, la primac\u00eda de los \u00a0intereses generales, la sujeci\u00f3n de las autoridades a la Constituci\u00f3n y dem\u00e1s \u00a0preceptos del ordenamiento jur\u00eddico, el cumplimiento de los fines y principios \u00a0estatales, el funcionamiento eficiente y democr\u00e1tico de la administraci\u00f3n y la \u00a0observancia de los deberes del Estado y de los particulares. \u00a0 \u00a0<\/p>\n
Que el art\u00edculo 3\u00b0 del \u00a0mencionado Decreto \u00a0legislativo 491 del 28 de marzo de 2020, estableci\u00f3 que para evitar el \u00a0contacto entre las personas, propiciar el distanciamiento social y hasta tanto \u00a0permanezca vigente la Emergencia Sanitaria declarada por el Ministerio de Salud \u00a0y Protecci\u00f3n Social, las autoridades a que se refiere el art\u00edculo 1\u00b0 del citado \u00a0decreto velar\u00e1n por prestar los servicios a su cargo mediante la modalidad de \u00a0trabajo en casa, utilizando las tecnolog\u00edas de la informaci\u00f3n y las \u00a0comunicaciones, en virtud de lo cual dar\u00e1n a conocer en su p\u00e1gina web los \u00a0canales oficiales de comunicaci\u00f3n e informaci\u00f3n mediante los cuales prestar\u00e1n \u00a0su servicio, as\u00ed como los mecanismos tecnol\u00f3gicos que emplear\u00e1n para el \u00a0registro y respuesta de las peticiones. \u00a0 \u00a0<\/p>\n
Que en armon\u00eda con la \u00a0prestaci\u00f3n de servicios mediante el uso de medios tecnol\u00f3gicos y en el marco \u00a0del trabajo en casa, el Decreto \u00a0legislativo 491 de 2020 habilit\u00f3 a las entidades p\u00fablicas para suscribir \u00a0v\u00e1lidamente los actos, providencias y decisiones que se adopten mediante firma \u00a0aut\u00f3grafa mec\u00e1nica, digitalizadas o escaneadas, seg\u00fan la disponibilidad de \u00a0dichos medios. Para ello, estableci\u00f3 que cada autoridad deber\u00e1 hacerse \u00a0responsable de adoptar las medidas internas necesarias para garantizar la \u00a0seguridad de los documentos. \u00a0 \u00a0<\/p>\n
Que al analizar la \u00a0exequibilidad del mencionado Decreto legislativo, en especial lo concerniente a \u00a0la habilitaci\u00f3n del trabajo en casa y los mecanismos para suscribir v\u00e1lidamente \u00a0los actos, providencias y decisiones, la Sala Plena de la Corte Constitucional \u00a0en Sentencia C-242 del 9 de julio de 2020, se\u00f1al\u00f3 lo siguiente: \u00a0 \u00a0<\/p>\n
\u201c[… ] con el \u00a0prop\u00f3sito de superar dicha afectaci\u00f3n al desarrollo normal de las actividades \u00a0de las autoridades, en los art\u00edculos controlados del Decreto 491 de 2020, \u00a0se implementan un conjunto de \u201cmedidas de urgencia\u201d orientadas a: i) Modificar \u00a0temporalmente el paradigma de presencialidad de la prestaci\u00f3n de los servicios \u00a0a cargo de las autoridades, mediante la habilitaci\u00f3n del uso de las tecnolog\u00edas \u00a0de la informaci\u00f3n y de las comunicaciones para: (a) el desarrollo de las \u00a0funciones de los servidores y contratistas del Estado, a trav\u00e9s de la autorizaci\u00f3n \u00a0de trabajo en casa y el uso de firmas electr\u00f3nicas. \u00a0 \u00a0<\/p>\n
[…] \u00a0 \u00a0<\/p>\n
6.31. Igualmente, esta \u00a0Corporaci\u00f3n considera que las anteriores medidas atienden al juicio de \u00a0necesidad f\u00e1ctica, porque adem\u00e1s de estar dirigidas a superar la afectaci\u00f3n al \u00a0desarrollo normal de las actividades de las autoridades con ocasi\u00f3n de la \u00a0imposibilidad de adelantarlas de forma presencial por el riesgo sanitario que \u00a0ello puede implicar, son id\u00f3neas para el efecto, toda vez que: (i) Las medidas \u00a0que habilitan la utilizaci\u00f3n de las tecnolog\u00edas de la informaci\u00f3n y las \u00a0comunicaciones en el sector p\u00fablico permiten que ciertas actuaciones se surtan \u00a0a distancia sin mayores complejidades y, con ello, evitan la presencia de los \u00a0usuarios y los funcionarios en las sedes de las entidades. […] (iii) Las \u00a0medidas que simplifican o suprimen temporalmente ciertas exigencias de la \u00a0administraci\u00f3n impiden que los usuarios se vean perjudicados de forma excesiva \u00a0por la imposibilidad de las autoridades de prestar sus servicios con \u00a0normalidad\u201d. \u00a0 \u00a0<\/p>\n
Que al analizar si el \u00a0art\u00edculo 3\u00b0 del Decreto 491 de 2020 \u00a0cumpl\u00eda con el juicio de no contradicci\u00f3n espec\u00edfica, la Sala Plena de la Corte \u00a0Constitucional concluy\u00f3 que la habilitaci\u00f3n del trabajo en casa \u201c[…] es una \u00a0medida necesaria, puesto que ante el riesgo sanitario generado por la expansi\u00f3n \u00a0de coronavirus COVID-19 en el pa\u00eds, el desempe\u00f1o de las funciones por parte de \u00a0los servidores y contratistas del Estado de forma presencial, como se ven\u00eda \u00a0realizando en las sedes de las entidades, resulta peligroso desde una \u00a0perspectiva de salud p\u00fablica, porque se podr\u00edan propiciar m\u00faltiples puntos de \u00a0contagio\u201d. \u00a0 \u00a0<\/p>\n
Que respecto del \u00a0art\u00edculo 11 del referido Decreto legislativo, en relaci\u00f3n a las firmas de los \u00a0actos, providencias y decisiones, la misma Sentencia C-242 del 9 de julio de \u00a02020, se\u00f1al\u00f3 que la autorizaci\u00f3n para el uso de firmas mec\u00e1nicas, digitalizadas \u00a0y escaneadas es una medida temporal que permite la consecuci\u00f3n de un fin \u00a0superior de la sociedad, como el adecuado funcionamiento de la administraci\u00f3n, \u00a0que la misma tiene concordancia con la habilitaci\u00f3n del trabajo en casa, por \u00a0cuanto permite que los servidores no tengan que desplazarse en forma presencial \u00a0a las entidades, en los siguientes t\u00e9rminos: . \u00a0 \u00a0<\/p>\n
\u201c[…] 6.246. \u00a0Asimismo, dicha medida es adecuada para cumplir el mencionado objetivo, puesto \u00a0que habilita el uso de firmas aut\u00f3grafas mec\u00e1nicas, digitalizadas y escaneadas \u00a0v\u00e1lidamente para suscribir los documentos que expiden las autoridades, lo cual \u00a0permite que no requieran acudir de forma presencial a las entidades a \u00a0suscribirlos, sino que tal actuaci\u00f3n se realice de forma remota en concordancia \u00a0con la autorizaci\u00f3n de trabajo en casa de los funcionarios del Estado. \u00a0 \u00a0<\/p>\n
6.247. Igualmente, es \u00a0una medida necesaria, ya que, si bien est\u00e1 permitido el uso de firmas digitales \u00a0y electr\u00f3nicas, lo cierto es que su utilizaci\u00f3n est\u00e1 restringida por la \u00a0mediaci\u00f3n de una entidad de certificaci\u00f3n y unas exigencias t\u00e9cnicas de \u00a0seguridad espec\u00edficas, cuya satisfacci\u00f3n se torna compleja en medio de las \u00a0restricciones implementadas para enfrentar la pandemia. \u00a0 \u00a0<\/p>\n
6.248. Por lo dem\u00e1s, \u00a0si bien el uso de firmas aut\u00f3grafas mec\u00e1nicas, digitalizadas y escaneadas en el \u00a0sector p\u00fablico podr\u00eda llegar a facilitar el surgimiento de escenarios de \u00a0fraude, en tanto que no implican el grado de seguridad que se exige, por \u00a0ejemplo, en la utilizaci\u00f3n de la firma digital, lo cierto es que la medida es \u00a0proporcional, ya que se trata de una autorizaci\u00f3n temporal para permitir la \u00a0consecuci\u00f3n de un fin superior para la sociedad, como el adecuado \u00a0funcionamiento de la administraci\u00f3n, y, en todo caso, est\u00e1 supeditada a la \u00a0responsabilidad respectiva de cada autoridad, quien debe \u201cadoptar las medidas \u00a0internas necesarias para garantizar la seguridad de los documentos que se firmen\u201d. \u00a0 \u00a0<\/p>\n
Que conforme a lo \u00a0establecido en el Decreto \u00a01168 del 25 de agosto de 2020, actualmente el pa\u00eds se mantiene en una fase \u00a0de aislamiento, el cual se caracteriza por ser selectivo y con distanciamiento \u00a0individual responsable; por esta raz\u00f3n, el art\u00edculo 8\u00b0 del precitado decreto \u00a0se\u00f1ala que las entidades del sector p\u00fablico y privado procurar\u00e1n que las \u00a0actividades que no requieran ser ejercidas de manera presencial, se desarrollen \u00a0por sus servidores, empleados y contratistas, mediante la modalidad del trabajo \u00a0en casa, durante el tiempo que se mantenga vigente la emergencia sanitaria por \u00a0causa de la pandemia del nuevo coronavirus COVID-19. \u00a0 \u00a0<\/p>\n
Que el Ministerio de \u00a0Salud y Protecci\u00f3n Social, mediante Resoluci\u00f3n 1462 del 25 de agosto de 2020, \u00a0prorrog\u00f3 la emergencia sanitaria en todo el territorio nacional hasta el 30 de \u00a0noviembre de 2020. \u00a0 \u00a0<\/p>\n
Que, en el marco de lo \u00a0expuesto, aproximadamente el 70% del total de los servidores p\u00fablicos contin\u00faa \u00a0prestando sus servicios a trav\u00e9s de la modalidad de trabajo en casa. \u00a0 \u00a0<\/p>\n
Que teniendo en cuenta \u00a0que el trabajo en casa debe continuar siendo priorizado por las entidades \u00a0p\u00fablicas durante la emergencia sanitaria, asegurando en todo momento la \u00a0prestaci\u00f3n de los servicios a su cargo, se hace necesario reglamentar los \u00a0elementos y caracter\u00edsticas de seguridad de la informaci\u00f3n de los documentos, \u00a0actos, providencias y decisiones que se adopten mediante firma aut\u00f3grafa \u00a0mec\u00e1nica, digitalizadas o escaneadas. \u00a0 \u00a0<\/p>\n
Que se requiere \u00a0regular las medidas de seguridad de manera prioritaria, por lo que sin afectar \u00a0el n\u00facleo esencial del principio de publicidad y el cumplimiento del deber de \u00a0informaci\u00f3n al p\u00fablico, de que trata el numeral 8 del art\u00edculo 8\u00b0 de la Ley 1437 de 2011, \u00a0C\u00f3digo de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, y el \u00a0art\u00edculo 2.1.2.1.14 del Decreto 1081 de 2015, \u00a0modificado por el Decreto 270 de 2017, \u00a0resulta necesario limitar la publicaci\u00f3n para comentarios a un t\u00e9rmino de diez \u00a0(10) d\u00edas calendario. \u00a0 \u00a0<\/p>\n
Que, en m\u00e9rito de lo \u00a0expuesto, \u00a0 \u00a0<\/p>\n
DECRETA: \u00a0 \u00a0<\/p>\n
Art\u00edculo 1\u00b0. Objeto. El \u00a0presente decreto tiene por objeto regular los elementos y caracter\u00edsticas de \u00a0seguridad de los documentos, actos, providencias y decisiones que se adopten \u00a0mediante firma aut\u00f3grafa mec\u00e1nica, digitalizada o escaneada. \u00a0 \u00a0<\/p>\n
Art\u00edculo 2\u00b0. Firma de \u00a0los documentos expedidos durante el trabajo en casa. Durante la emergencia \u00a0sanitaria y siempre que los servidores p\u00fablicos y contratistas est\u00e9n prestando \u00a0sus servicios desde la casa, en el marco del art\u00edculo 11 del Decreto \u00a0Legislativo 491 de 2020, se podr\u00e1n suscribir v\u00e1lidamente los actos, \u00a0providencias y decisiones que se adopten mediante firma aut\u00f3grafa mec\u00e1nica, \u00a0digitalizadas o escaneadas, siguiendo las directrices dadas por el Archivo \u00a0General de la Naci\u00f3n y las que se imparten en el presente decreto. \u00a0 \u00a0<\/p>\n
Art\u00edculo 3\u00b0. Directrices \u00a0para la firma aut\u00f3grafa mec\u00e1nica, digitalizada o escaneada. Adem\u00e1s de las \u00a0directrices dadas por el Archivo General de la Naci\u00f3n, los servidores p\u00fablicos \u00a0y contratistas que vayan a expedir documentos, actos, providencias y decisiones \u00a0haciendo uso de la firma aut\u00f3grafa mec\u00e1nica, digitalizada o escaneada, deber\u00e1n: \u00a0 \u00a0<\/p>\n
1. Velar por la \u00a0integridad, autenticidad y disponibilidad de la informaci\u00f3n de los documentos \u00a0expedidos en el marco de sus funciones y competencias, haciendo uso de \u00a0mecanismos tecnol\u00f3gicos para blindarlos jur\u00eddica y t\u00e9cnicamente en medios \u00a0electr\u00f3nicos. \u00a0 \u00a0<\/p>\n
2. Comunicar los \u00a0actos, providencias y decisiones que se adopten mediante firma aut\u00f3grafa \u00a0mec\u00e1nica, digitalizada o escaneada, a trav\u00e9s de medios electr\u00f3nicos, \u00f3pticos o \u00a0similares, como el correo electr\u00f3nico, sedes electr\u00f3nicas, ventanillas \u00fanicas o \u00a0alg\u00fan mecanismo que permita distribuir o comunicar la informaci\u00f3n de forma \u00a0oficial. \u00a0 \u00a0<\/p>\n
3. Aplicar los \u00a0procedimientos indicados por el Archivo General de la Naci\u00f3n para la \u00a0organizaci\u00f3n, conservaci\u00f3n e incorporaci\u00f3n al expediente respectivo los \u00a0documentos de archivo producidos y gestionados durante el trabajo en casa. \u00a0 \u00a0<\/p>\n
4. \u00a0Garantizar la organizaci\u00f3n, conservaci\u00f3n e incorporaci\u00f3n al expediente de los \u00a0documentos originados, recibidos, tramitados y firmados durante el trabajo en \u00a0casa, en el marco de la emergencia sanitaria, para lo cual deber\u00e1n validar si \u00a0es necesario imprimir y tomar firmas manuscritas. \u00a0 \u00a0<\/p>\n
5. \u00a0Incluir los documentos de archivo producidos y gestionados durante el trabajo \u00a0en casa a los expedientes, de acuerdo con su clasificaci\u00f3n seg\u00fan la respectiva \u00a0Tabla de Retenci\u00f3n Documenta (TRD), actualizando la hoja de control y \u00a0diligenciando el Inventario Documental (FUID); los documentos electr\u00f3nicos de \u00a0archivo que cumplen con las caracter\u00edsticas establecidas, deber\u00e1n incluirse en \u00a0el Sistema de Gesti\u00f3n de documentos electr\u00f3nicos de archivo, actualizando el \u00a0\u00edndice electr\u00f3nico. Lo anterior deber\u00e1 hacerse una vez se supere la emergencia \u00a0sanitaria y se reactive el trabajo del servidor o contratista en las oficinas. \u00a0 \u00a0<\/p>\n
Art\u00edculo \u00a04\u00b0. Vigencia El presente decreto entra en vigencia a partir de la fecha de su \u00a0publicaci\u00f3n. \u00a0 \u00a0<\/p>\n
Publ\u00edquese \u00a0y c\u00famplase. \u00a0 \u00a0<\/p>\n
Dado en \u00a0Bogot\u00e1, D. C., 24 de septiembre de 2020. \u00a0 \u00a0<\/p>\n
Iv\u00e1n \u00a0Duque M\u00e1rquez \u00a0 \u00a0<\/p>\n
El \u00a0Viceministro de Pol\u00edtica Criminal y Justicia Restaurativa encargado de las \u00a0funciones del despacho del Ministro de Justicia y del Derecho, \u00a0 \u00a0<\/p>\n
Javier \u00a0Augusto Sarmiento Olarte. \u00a0 \u00a0<\/p>\n
El \u00a0Director del Departamento Administrativo de la Presidencia de la Rep\u00fablica, \u00a0 \u00a0<\/p>\n
Diego \u00a0Molano Aponte. \u00a0 \u00a0<\/p>\n
El \u00a0Director del Departamento Administrativo de la Funci\u00f3n P\u00fablica, \u00a0 \u00a0<\/p>\n
Fernando Antonio \u00a0Grillo Rubiano. \u00a0 \u00a0<\/p>\n
\u00a0 \u00a0 \u00a0 \u00a0 \u00a0 \u00a0 \u00a0 \u00a0<\/p>\n
<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"
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