LEY 596 DE 2000

 

LEY 596 DE 2000

(julio 14)

Diario Oficial No 44.090, de 18 de julio de 2000

por medio de la cual se aprueba el "Convenio de Reconocimiento Mutuo de Certificados de Estudios, Títulos y Grados Académicos de Educación Superior entre el Gobierno  de la República de Colombia y el Gobierno de los Estados Unidos Mexicanos", suscrito en la ciudad de México, el siete (7) de diciembre de mil novecientos noventa y ocho (1998).

*Resumen de Notas de Vigencia*

NOTAS DE VIGENCIA:

1. Ley declarada EXEQUIBLE por la Corte Constitucional mediante Sentencia C-202-01 de 21 de febrero de 2000, Magistrado Ponente Dr. Alvaro Tafur Galvis.

 

EL CONGRESO DE COLOMBIA

Visto el texto del "Convenio de Reconocimiento Mutuo de Certificados de Estudios, Títulos y Grados Académicos de Educación Superior entre el Gobierno de la República de Colombia y el Gobierno de los Estados Unidos Mexicanos", suscrito en la ciudad de México, el siete (7) de diciembre de mil novecientos noventa y ocho (1998), que a la letra dice:

(Para ser transcrito: Se adjunta fotocopia del texto íntegro del Instrumento Internacional mencionado, debidamente autenticado por el Jefe de la Oficina Jurídica del Ministerio de Relaciones Exteriores).

 

CONVENIO DE RECONOCIMIENTO MUTUO DE CERTIFICADOS DE ESTUDIOS, TÍTULOS Y GRADOS ACADÉMICOS DE EDUCACIÓN SUPERIOR ENTRE EL GOBIERNO DE LA REPUBLICA DE COLOMBIA Y EL GOBIERNO DE LOS ESTADOS UNIDOS MEXICANOS

El Gobierno de la República de Colombia y el Gobierno de los Estados Unidos Mexicanos, en adelante denominados las "PARTES";

Animados por el deseo de que sus pueblos continúen estrechando sus relaciones mediante el establecimiento de acciones de colaboración en las áreas de la educación, la cultura y la ciencia;

Reconociendo la importancia del Acuerdo de Libre Comercio entre la República de Colombia, los Estados Unidos Mexicanos y la República de Venezuela, así como los compromisos que emanan del mismo, especialmente los contenidos en los artículos 10-02 y su Anexo 1 y 10-04, referente a los servicios profesionales y al otorgamiento de licencias y certificados:

Reafirmando los principios enunciados en el Convenio Regional de Convalidación de Estudios, Títulos y Diplomas de Educación Superior en América Latina y el Caribe (Coredial), suscrito en la ciudad de México, el 19 de julio de 1974, del que ambos Estados son Parte;

Tomando en consideración lo establecido en el artículo IV del Convenio de Intercambio Cultural y Educativo entre el Gobierno de la República de Colombia y el Gobierno de los Estados Unidos Mexicanos, suscrito en la ciudad de México, el 8 de junio de 1979;

Reconociendo que la cooperación educativa entre las Partes ha rendido frutos satisfactorios para ambas, motivándolas a reafirmar su voluntad de continuar e intensificar dicha cooperación, con los recursos financieros disponibles;

Han convenido lo siguiente:

 

ARTICULO I. Las Partes reconocerán y concederán validez a los certificados de estudios, títulos y grados académicos de educación superior, reconocidos oficialmente por los sistemas educativos de cada Parte, por medio de sus respectivos organismos oficiales. Para el caso de la República de Colombia, el Instituto Colombiano para el Fomento de la Educación Superior, Icfes, y en el caso de los Estados Unidos Mexicanos, la Secretaría de Educación Pública y las autoridades educativas estatales.

 

ARTICULO II. Para los efectos de este Convenio se entenderá por reconocimiento la validez oficial otorgada por cada una de las Partes a los estudios realizados en las instituciones de educación superior reconocidas en el Sistema Educativo Nacional de la Otra, acreditados por certificados de estudios, títulos o grados académicos.

 

ARTICULO III. Los estudios parciales de nivel superior realizados en una de la Partes, serán reconocidos con igual validez en la Otra, con el único efecto de continuar con los mismos.

 

ARTICULO IV. Ambas Partes promoverán, por medio de sus instituciones competentes, el otorgamiento del derecho al ejercicio de la profesión a quienes acrediten títulos reconocidos en la Otra, con la obligación de cumplir con las demás condiciones, que para el ejercicio de la respectiva profesión, exigen las normas internas y las instituciones competentes para cada una de las Partes.

Si para el ejercicio de la respectiva profesión en la República de Colombia o para la obtención del título en los Estados Unidos Mexicanos es requisito indispensable la prestación del servicio social obligatorio, éste deberá realizarse de conformidad con las normas internas aplicables en el territorio de cada una de las Partes.

 

ARTICULO V. Con el fin de dar cumplimiento al objetivo del presente Convenio, las Partes se informarán mutuamente, por la vía diplomática, sobre cualquier cambio en sus sistemas educativos, en especial sobre el otorgamiento de certificados, títulos, o grados académicos en educación superior.

 

ARTICULO VI. Las Partes constituirán, de considerarlo necesario, una Comisión Bilateral Técnica que tendrá a su cargo la elaboración de una tabla de equivalencias y reconocimientos, la cual se reunirá con la periodicidad que las Partes consideren conveniente. La Comisión Bilateral deberá informar a la Comisión Mixta establecida en el Convenio de Intercambio Cultural y Educativo del 8 de junio de 1979, los avances obtenidos en la aplicación del presente Convenio.

Dicha Comisión se reunirá dentro de los noventa (90) días siguientes a la fecha de la entrada en vigor del presente Convenio.

 

ARTICULO VII. Las Partes tomarán las medidas correspondientes en sus sistemas educativos, con el fin de promover y garantizar el cumplimiento del presente Convenio.

 

ARTICULO VIII. El presente Convenio entrará en vigor a partir de la fecha en que ambas Partes se notifiquen, por la vía diplomática, el cumplimiento de los requisitos exigidos por su legislación nacional.

 

ARTICULO IX. El presente Convenio tendrá una duración de diez (10) años, prorrogables automáticamente por períodos de igual duración.

El presente convenio podrá ser modificado por mutuo consentimiento, previa solicitud de una de las dos Partes. Las modificaciones entrarán en vigor en la fecha en que las Partes se notifiquen, por la vía diplomática, el cumplimiento de los requisitos exigidos por su legislación nacional.

 

ARTICULO X. Cualquiera de las Partes podrá dar por terminado el presente Convenio, mediante notificación escrita dirigida a la otra Parte, por la vía diplomática, caso en el cual el Convenio cesará sus efectos doce (12) meses después de la fecha en que la notificación sea recibida.

Suscrito en la ciudad de México, el siete de diciembre de mil novecientos noventa y ocho, en dos ejemplares originales, en idioma español, siendo ambos textos igualmente auténticos.

Por el Gobierno de la República de Colombia,

 

GUILLERMO FERNÁNDEZ DE SOTO,

Ministro de Relaciones Exteriores.

 

Por el Gobierno de los Estados Unidos Mexicanos,

 

ROSARIO GREEN,

Secretaria de Relaciones Exteriores.

 

El suscrito Jefe de la Oficina Jurídica del Ministerio de Relaciones Exteriores,

 

HACE CONSTAR:

Que la presente reproducción es fiel fotocopia tomada del texto original del "Convenio de Reconocimiento Mutuo de Certificados de Estudios, Títulos y Grados Académicos de Educación Superior entre el Gobierno de la República de Colombia y el Gobierno de los Estados Unidos Mexicanos", suscrito en la ciudad de México, el siete (7) de diciembre de 1998, documento que reposa en los archivos de la Oficina Jurídica de este Ministerio.

Dada en Santa Fe de Bogotá, D. C., el trece (13) de julio del año mil novecientos noventa y nueve (1999).

 

El Jefe Oficina Jurídica,

HÉCTOR ADOLFO SINTURA VARELA.

 

RAMA EJECUTIVA DEL PODER PUBLICO

 

PRESIDENCIA DE LA REPUBLICA

Santa Fe de Bogotá, D. C., 9 de julio de 1999.

 

APROBADO. Sométase a la consideración del honorable Congreso Nacional para los efectos constitucionales.

 

(Fdo.) ANDRÉS PASTRANA ARANGO

 

El Ministro de Relaciones Exteriores,

(Fdo.) GUILLERMO FERNÁNDEZ DE SOTO.

 

 

DECRETA:

ARTÍCULO 1o. Apruébase el "Convenio de Reconocimiento Mutuo

de Certificados de Estudios, Títulos y Grados Académicos de Educación Superior entre el Gobierno de la República de Colombia y el Gobierno de los Estados Unidos Mexicanos", suscrito en la ciudad de México, el siete (7) de diciembre de mil novecientos noventa y ocho (1998).

 

ARTÍCULO 2o. De conformidad con lo dispuesto en el artículo 1o. De la Ley 7a. de 1944, el "Convenio de Reconocimiento Mutuo de Certificados de Estudios, Títulos y Grados Académicos de Educación Superior entre el Gobierno de la República de Colombia y el Gobierno de los Estados Unidos Mexicanos", suscrito en la ciudad de México, el siete (7) de diciembre de mil novecientos noventa y ocho (1998), obligará al país a partir de la fecha en que se perfeccione el vínculo internacional respecto del mismo.

 

ARTÍCULO 3o. La presente ley rige a partir de la fecha de su publicación.

 

El Presidente del honorable Senado de la República,

MIGUEL PINEDO VIDAL.

 

El Secretario General del honorable Senado de la República,

MANUEL ENRÍQUEZ ROSERO.

 

La Presidenta de la honorable Cámara de Representantes,

NANCY PATRICIA GUTIÉRREZ CASTAÑEDA.

 

El Secretario General de la honorable Cámara de Representantes,

GUSTAVO BUSTAMANTE MORATTO.

 

REPUBLICA DE COLOMBIA – GOBIERNO NACIONAL

 

COMUNÍQUESE Y PUBLÍQUESE.

Ejecútese previa revisión de la Corte Constitucional, conforme al artículo 241-10 de la Constitución Política.

 

Dada en Santa Fe de Bogotá, D. C., a 14 de julio de 2000.

 

ANDRÉS PASTRANA ARANGO

 

La Viceministra de América y Soberanía Territorial, encargada de las funciones

del Despacho del Ministro de Relaciones Exteriores,

CLEMENCIA FORERO UCRÓS.

 

El Ministro de Educación Nacional,

GERMÁN ALBERTO BULA ESCOBAR.

LEY 594 DE 2000

 

LEY 594 DE 2000

(julio 14 DE 2000)

Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones.

*Notas de Vigencia*

Esta Ley fue anteriormente publicada en el Diario Oficial No. 44084, de 14 de julio de 2000.

 

*CONCORDANCIAS*

 

LEY 1409 DE 2010

EL CONGRESO DE COLOMBIA

DECRETA:

 

TITULO I.

OBJETO, ÁMBITO DE APLICACIÓN, DEFINICIONES FUNDAMENTALES Y PRINCIPIOS GENERALES

ARTICULO 1o. OBJETO. La presente ley tiene por objeto establecer las reglas y principios generales que regulan la función archivística del Estado.

ARTICULO 2o. ÁMBITO DE APLICACIÓN. La presente ley comprende a la administración pública en sus diferentes niveles, las entidades privadas que cumplen funciones públicas y los demás organismos regulados por la presente ley.

ARTICULO 3o. DEFINICIONES. Para los efectos de esta ley se definen los siguientes conceptos, así:

Archivo. Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia.

También se puede entender como la institución que está al servicio de la gestión administrativa, la información, la investigación y la cultura.

Archivo público. Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y aquellos que se deriven de la prestación de un servicio público por entidades privadas.

Archivo privado de interés público. Aquel que por su valor para la historia, la investigación, la ciencia o la cultura es de interés público y declarado como tal por el legislador.

Archivo total. Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su ciclo vital.

Documento de archivo. Registro de información producida o recibida por una entidad pública o privada en razón de sus actividades o funciones.

Función archivística. Actividades relacionadas con la totalidad del quehacer archivístico, que comprende desde la elaboración del documento hasta su eliminación o conservación permanente.

Gestión documental. Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación.

Patrimonio documental. Conjunto de documentos conservados por su valor histórico o cultural.

Soporte documental. Medios en los cuales se contiene la información, según los materiales empleados. Además de los archivos en papel existente los archivos audiovisuales, fotográficos, fílmicos, informáticos, orales y sonoros.

Tabla de retención documental. Listado de series con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.

Documento original. Es la fuente primaria de información con todos los rasgos y características que permiten garantizar su autenticidad e integridad.

ARTICULO 4o. PRINCIPIOS GENERALES. Los principios generales que rigen la función archivística son los siguientes:

a) Fines de los archivos. El objetivo esencial de los archivos es el de disponer de la documentación organizada, en tal forma que la información institucional sea recuperable para uso de la administración en el servicio al ciudadano y como fuente de la historia;

Por lo mismo, los archivos harán suyos los fines esenciales del Estado, en particular los de servir a la comunidad y garantizar la efectividad de los principios, derechos y deberes consagrados en la Constitución y los de facilitar la participación de la comunidad y el control del ciudadano en las decisiones que los afecten, en los términos previstos por la ley;

b) Importancia de los archivos. Los archivos son importantes para la administración y la cultura, porque los documentos que los conforman son imprescindibles para la toma de decisiones basadas en antecedentes. Pasada su vigencia, estos documentos son potencialmente parte del patrimonio cultural y de la identidad nacional;

c) Institucionalidad e instrumentalidad. Los documentos institucionalizan las decisiones administrativas y los archivos constituyen una herramienta indispensable para la gestión administrativa, económica, política y cultural del Estado y la administración de justicia; son testimonio de los hechos y de las obras; documentan las personas, los derechos y las instituciones. Como centros de información institucional contribuyen a la eficacia, eficiencia y secuencia de las entidades y agencias del Estado en el servicio al ciudadano;

d) Responsabilidad. Los servidores públicos son responsables de la organización, conservación, uso y manejo de los documentos.

Los particulares son responsables ante las autoridades por el uso de los mismos.

e) Dirección y coordinación de la función archivística. El Archivo General de la Nación es la entidad del Estado encargada de orientar y coordinar la función archivística para coadyuvar a la eficiencia de la gestión del Estado y salvaguardar el patrimonio documental como parte integral de la riqueza cultural de la Nación, cuya protección es obligación del Estado, según lo dispone el título I de los principios fundamentales de la Constitución Política;

f) Administración y acceso. Es una obligación del Estado la administración de los archivos públicos y un derecho de los ciudadanos el acceso a los mismos, salvo las excepciones que establezca la ley;

g) Racionalidad. Los archivos actúan como elementos fundamentales de la racionalidad de la administración pública y como agentes dinamizadores de la acción estatal. Así mismo, constituyen el referente natural de los procesos informativos de aquélla;

h) Modernización. El Estado propugnará por el fortalecimiento de la infraestructura y la organización de sus sistemas de información, estableciendo programas eficientes y actualizados de administración de documentos y archivos;

i) Función de los archivos. Los archivos en un Estado de Derecho cumplen una función probatoria, garantizadora y perpetuadora;

j) Manejo y aprovechamiento de los archivos. El manejo y aprovechamiento de los recursos informativos de archivo responden a la naturaleza de la administración pública y a los fines del Estado y de la sociedad, siendo contraria cualquier otra práctica sustitutiva;

k) Interpretación. Las disposiciones de la presente ley y sus derechos reglamentarios se interpretarán de conformidad con la Constitución Política y los tratados o convenios internacionales que sobre la materia celebre el Estado colombiano.

 

TITULO II.

SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS ÓRGANOS ASESORES, COORDINADORES Y EJECUTORES

ARTICULO 5o. EL SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS.

a) Es un conjunto de instituciones archivísticas articuladas entre sí, que posibilitan la homogenización y normalización de los procesos archivísticos, promueven el desarrollo de estos centros de información, la salvaguarda del patrimonio documental y el acceso de los ciudadanos a la información y a los documentos;

b) Integran el Sistema Nacional de Archivos: el Archivo General de la Nación, los archivos de las entidades del Estado en sus diferentes niveles de la organización administrativa, territorial y por servicios.

Los archivos privados podrán hacer parte del Sistema Nacional de Archivo. Las entidades del Sistema actuarán de conformidad con las políticas y planes generales que para el efecto adopte el Ministerio de la Cultura;

c) El Sistema Nacional de Archivos se desarrollará bajo los principios de unidad normativa, descentralización administrativa y operativa, coordinación, concurrencia y subsidiariedad;

d) El Sistema Nacional de Archivos buscará esencialmente la modernización y homogenización metodológica de la función archivística y propiciará la cooperación e integración de los archivos. Así mismo, promoverá la sensibilidad de la administración pública y de los ciudadanos en general acerca de la importancia de los archivos activos, como centros de información esenciales para la misma, y de los históricos, como partes fundamentales de la memoria colectiva;

e) Los proyectos y programas archivísticos de las instituciones que conformen el Sistema Nacional de Archivos se acordarán, ejecutarán y regularán siguiendo los principios de participación, cooperación, descentralización y autonomía;

f) El Archivo General de la Nación orientará y coordinará el Sistema Nacional de Archivos.

 

ARTICULO 6o. DE LOS PLANES Y PROGRAMAS. Las entidades integrantes del Sistema Nacional de Archivos, de acuerdo con sus funciones, llevarán a cabo los procesos de planeación y programación y desarrollarán acciones de asistencia técnica, ejecución, control, seguimiento y coordinación, así:

a) La planeación y programación la formularán las instituciones archivísticas de acuerdo con el Plan Nacional de Desarrollo y los planes sectoriales del respectivo ministerio y de las entidades territoriales;

b) La asistencia técnica estará a cargo del Archivo General de la Nación, los consejos territoriales de archivos, los comités técnicos, las entidades de formación de recurso humano, las asociaciones y las entidades públicas y privadas que presten este servicio;

c) La ejecución, seguimiento y control de los planes y programas de desarrollo serán responsabilidad de los archivos del orden nacional, territorial y de las entidades descentralizadas directas e indirectas del Estado;

d) La coordinación corresponde al Archivo General de la Nación, de conformidad con lo dispuesto en la presente ley y sus normas reglamentarias.

TITULO III.

CATEGORIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS PÚBLICOS

ARTICULO 7o. ARCHIVOS DESDE EL PUNTO DE VISTA DE SU JURISDICCIÓN Y COMPETENCIA. Los archivos, desde el punto de vista de su jurisdicción y competencia, se clasifican en:

a) Archivo General de la Nación;

b) Archivo General del Departamento;

c) Archivo General del Municipio;

d) Archivo General del Distrito.

PARÁGRAFO. El Archivo General de la nación tendrá las funciones señaladas en la Ley 80 de 1989, en el Decreto 1777 de 1990 y las incorporadas en la presente ley.

ARTICULO 8o. ARCHIVOS TERRITORIALES. Los archivos, desde el punto de vista territorial, se clasifican en:

a) Archivos de entidades del orden nacional;

b) Archivos de entidades del orden departamental;

c) Archivos de entidades del orden distrital;

d) Archivos de entidades del orden metropolitano;

e) Archivos de entidades del orden municipal;

f) Archivos de entidades del orden local;

g) Archivos de las nuevas entidades territoriales que se creen por ley;

h) Archivos de los territorios indígenas, que se crearán cuando la ley los desarrolle.

ARTICULO 9o. LOS ARCHIVOS SEGÚN LA ORGANIZACIÓN DEL ESTADO. a) Archivos de la Rama Ejecutiva; b) Archivos de la Rama Legislativa; c) Archivos de la Rama Judicial; d) Archivos de los Órganos de Control; e) Archivos de los Organismos Autónomos.

ARTICULO 10. OBLIGATORIEDAD DE LA CREACIÓN DE ARCHIVOS. La creación de los archivos contemplados en los artículos 8o. y 9o. de la presente ley, así como los archivos de los organismos de control y de los organismos autónomos será de carácter obligatorio.

TITULO IV.

ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS

ARTICULO 11. OBLIGATORIEDAD DE LA CONFORMACIÓN DE LOS ARCHIVOS PÚBLICOS. El Estado está obligado a la creación, organización, preservación y control de los archivos, teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y la normatividad archivística.

ARTICULO 12. RESPONSABILIDAD. La administración pública será responsable de la gestión de documentos y de la administración de sus archivos. ARTICULO 13. INSTALACIONES PARA LOS ARCHIVOS. La administración pública deberá garantizar los espacios y las instalaciones necesarias para el correcto funcionamiento de sus archivos. En los casos de construcción de edificios públicos, adecuación de espacios, adquisición o arriendo, deberán tenerse en cuenta las especificaciones técnicas existentes sobre áreas de archivos.

ARTICULO 14. PROPIEDAD, MANEJO Y APROVECHAMIENTO DE LOS ARCHIVOS PÚBLICOS. La documentación de la administración pública es producto y propiedad del Estado, y éste ejercerá el pleno control de sus recursos informativos. Los archivos públicos, por ser un bien de uso público, no son susceptibles de enajenación.

PARÁGRAFO 1o. La administración pública podrá contratar con personas naturales o jurídicas los servicios de custodia, organización, reprografía y conservación de documentos de archivo.

PARÁGRAFO 2o. Se podrá contratar la administración de archivos históricos con instituciones de reconocida solvencia académica e idoneidad.

PARÁGRAFO 3o. El Archivo General de la Nación establecerá los requisitos y condiciones que deberán cumplir las personas naturales o jurídicas que presten servicios de depósito, custodia, organización, reprografía y conservación de documentos de archivo o administración de archivos históricos.

 

ARTICULO 15. RESPONSABILIDAD ESPECIAL Y OBLIGACIONES DE LOS SERVIDORES PÚBLICOS. Los servidores públicos, al desvincularse de las funciones titulares, entregarán los documentos y archivos a su cargo debidamente inventariados, conforme a las normas y procedimientos que establezca el Archivo General de la Nación, sin que ello implique exoneración de la responsabilidad a que haya lugar en caso de irregularidades.

ARTICULO 16. OBLIGACIONES DE LOS FUNCIONARIOS A CUYO CARGO ESTÉN LOS ARCHIVOS DE LAS ENTIDADES PÚBLICAS. Los secretarios generales o los funcionarios administrativos de igual o superior jerarquía, pertenecientes a las entidades públicas, a cuyo carga estén los archivos públicos, tendrán la obligación de velar por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información de los documentos de archivo y serán responsables de su organización y conservación, así como de la prestación de los servicios archivísticos.

ARTICULO 17. RESPONSABILIDAD GENERAL DE LOS FUNCIONARIOS DE ARCHIVO. Los funcionarios de archivo trabajarán sujetos a los más rigurosos principios de la ética profesional, a lo dispuesto en la Constitución Política de Colombia, especialmente en lo previsto en su artículo 15, a las leyes y disposiciones que regulen su labor. Actuarán siempre guiados por los valores de una sociedad democrática que les confíe la misión de organizar, conservar y poner al servicio de la comunidad la documentación de la administración del Estado y aquélla que forme parte del patrimonio documental de la Nación.

ARTICULO 18. CAPACITACIÓN PARA LOS FUNCIONARIOS DE ARCHIVO. Las entidades tienen la obligación de capacitar y actualizar a los funcionarios de archivo, en programas y áreas relacionadas con su labor.

PARÁGRAFO. El Archivo General de la Nación propiciará y apoyará programas de formación profesional y de especialización en archivística, así como programas de capacitación formal y no formal, desarrollados por instituciones educativas.

ARTICULO 19. SOPORTE DOCUMENTAL. Las entidades del Estado podrán incorporar tecnologías de avanzada en la administración y conservación de su archivos, empleando cualquier medio técnico, electrónico, informático, óptico o telemático, siempre y cuando cumplan con los siguientes requisitos:

a) Organización archivística de los documentos;

b) Realización de estudios técnicos para la adecuada decisión, teniendo en cuenta aspectos como la conservación física, las condiciones ambientales y operacionales, la seguridad, perdurabilidad y reproducción de la información contenida en estos soportes, así como el funcionamiento razonable del sistema.

PARÁGRAFO 1o. Los documentos reproducidos por los citados medios gozarán de la validez y eficacia del documento original, siempre que se cumplan los requisitos exigidos por la leyes procesales y se garantice la autenticidad, integridad e inalterabilidad de la información.

PARÁGRAFO 2o. Los documentos originales que posean valores históricos no podrán ser destruidos, aun cuando hayan sido reproducidos y/o almacenados mediante cualquier medio.

ARTICULO 20. SUPRESIÓN, FUSIÓN O PRIVATIZACIÓN DE ENTIDADES PÚBLICAS. Las entidades públicas que se suprimen o fusionen deberán entregar sus archivos a las entidades que asuman sus funciones o al ministerio o entidad a la cual hayan estado adscritas o vinculadas.

PARÁGRAFO. Las entidades públicas que se privaticen deberán transferir su documentación histórica al ministerio o entidad territorial a la cual hayan estado adscritas o vinculadas.

TITULO V.

GESTIÓN DE DOCUMENTOS

ARTICULO 21. PROGRAMAS DE GESTIÓN DOCUMENTAL. Las entidades públicas deberán elaborar programas de gestión de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán observarse los principios y procesos archivísticos.

PARÁGRAFO. Los documentos emitidos por los citados medios gozarán de la validez y eficacia de un documento original, siempre que quede garantizada su autenticidad, su integridad y el cumplimiento de los requisitos exigidos por las leyes procesales.

ARTICULO 22. PROCESOS ARCHIVÍSTICOS. La gestión de documentación dentro del concepto de archivo total, comprende procesos tales como la producción o recepción, la distribución, la consulta, la organización, la recuperación y la disposición final de los documentos.

ARTICULO 23. FORMACIÓN DE ARCHIVOS. Teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos, los archivos se clasifican en:

a) Archivo de gestión. Comprende toda la documentación que es sometida a continua utilización y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten. Su circulación o trámite se realiza para dar respuesta o solución a los asuntos iniciados;

b) Archivo central. En el que se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en general.

c) Archivo histórico. Es aquel al que se transfieren desde el archivo central los documentos de archivo de conservación permanente.

ARTICULO 24. OBLIGATORIEDAD DE LAS TABLAS DE RETENCIÓN. Será obligatorio para las entidades del Estado elaborar y adoptar las respectivas tablas de retención documental.

ARTICULO 25. DE LOS DOCUMENTOS CONTABLES, NOTARIALES Y OTROS. El Ministerio de la Cultura, a través del Archivo General de la Nación y el del sector correspondiente, de conformidad con las normas aplicables, reglamentarán lo relacionado con los tiempos de retención documental, organización y conservación de las historias clínicas, historias laborales, documentos contables y documentos notariales. Así mismo, se reglamentará lo atinente a los documentos producidos por las entidades privadas que presten servicios públicos.

ARTICULO 26. INVENTARIO DOCUMENTAL. Es obligación de las entidades de la Administración Pública elaborar inventarios de los documentos que produzcan en ejercicio de sus funciones, de manera que se asegure el control de los documentos en sus diferentes fases.

TITULO VI.

ACCESO Y CONSULTA DE LOS DOCUMENTOS

ARTICULO 27. ACCESO Y CONSULTA DE LOS DOCUMENTOS. Todas las personas tienen derecho a consultar los documentos de archivos públicos y a que se les expida copia de los mismos, siempre que dichos documentos no tengan carácter reservado conforme a la Constitución o a la ley.

Las autoridades responsables de los archivos públicos y privados garantizarán el derecho a la intimidad personal y familiar, honra y buen nombre de las personas y demás derechos consagrados en la Constitución y las leyes.

ARTICULO 28. MODIFICACIÓN DE LA LEY 57 DE 1985. Modifícase el inciso 2o. del artículo 13 de la Ley 57 de 1985, el cual quedará así: "La reserva legal sobre cualquier documento cesará a los treinta años de su expedición. Cumplidos éstos, el documento por este solo hecho no adquiere el carácter histórico y podrá ser consultado por cualquier ciudadano, y la autoridad que esté en su posesión adquiere la obligación de expedir a quien lo demande copias o fotocopias del mismo".

ARTICULO 29. RESTRICCIONES POR RAZONES DE CONSERVACIÓN. Cuando los documentos históricos presenten deterioro físico manifiesto tal que su estado de conservación impida su acceso directo, las instituciones suministrarán la información contenida en estos mediante un sistema de reproducción que no afecte la conservación del documento, certificando su autenticidad cuando fuere del caso.

TITULO VII.

SALIDA DE DOCUMENTOS

ARTICULO 30. DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS. Sólo por motivos legales las entidades del Estado podrán autorizar la salida temporal de los documentos de archivo.

ARTICULO 31. DOCUMENTOS HISTÓRICOS. En los archivos públicos de carácter histórico se podrá autorizar de manera excepcional la salida temporal de los documentos que conservan y en tal evento el jefe del archivo deberá tomar todas las medidas que garanticen la integridad, la seguridad, la conservación o el reintegro de los mismos. Procederá dicha autorización en los siguientes términos:

a) Motivos legales;

b) Procesos técnicos;

c) Exposiciones culturales.

PARÁGRAFO. Sólo el Archivo General de la Nación autorizará, por motivos legales, procesos técnicos especiales o para exposiciones culturales, la salida temporal de documentos de un archivo fuera del territorio nacional.

TITULO VIII.

CONTROL Y VIGILANCIA

ARTICULO 32. VISITAS DE INSPECCIÓN. El Archivo General de la Nación podrá, de oficio o a solicitud de parte, adelantar en cualquier momento visitas de inspección a los archivos de las entidades del Estado con el fin de verificar el cumplimiento de lo dispuesto en la presente ley y sus normas reglamentarias. Advertida alguna situación irregular, requerirá a la respectiva entidad para que adelante los correctivos a que haya lugar o dará traslado, según el caso, a los órganos competentes con el fin de establecer las responsabilidades administrativas y ordenar las medidas pertinentes.

ARTICULO 33. ÓRGANO COMPETENTE. El Estado, a través del Archivo General de la Nación, ejercerá control y vigilancia sobre los documentos declarados de interés cultural cuyos propietarios, tenedores o poseedores sean personas naturales o jurídicas de carácter privado.

ARTICULO 34. NORMALIZACIÓN. En desarrollo de lo dispuesto en el artículo 8o. de la Constitución Política, el Archivo General de la Nación fijará los criterios y normas técnicas y jurídicas para hacer efectiva la creación, organización, transferencia, conservación y servicios de los archivos públicos, teniendo en cuenta lo establecido en esta ley y sus disposiciones.

ARTICULO 35. PREVENCIÓN Y SANCIÓN. El Gobierno Nacional, a través del Archivo General de la Nación, y las entidades territoriales, a través de sus respectivos Consejos de Archivos, tendrán a prevención facultades dirigidas a prevenir y sancionar el incumplimiento de lo señalado en la presente ley y sus normas reglamentarias, así:

a) Emitir las órdenes necesarias para que se suspendan de inmediato las prácticas que amenacen o vulneren la integridad de los archivos públicos y se adopten las correspondientes medidas preventivas y correctivas.

Cuando no se encuentre prevista norma especial, el incumplimiento de las órdenes impartidas conforme al presente literal será sancionado por la autoridad que las profiera, con multas semanales sucesivas a favor del tesoro nacional, departamental, distrital o municipal, según el caso, de hasta veinte (20) salarios mínimos legales mensuales, impuestas por el tiempo que persista el incumplimiento;

b) Las faltas contra el patrimonio documental serán tenidas como faltas gravísimas cuando fueren realizadas por servidores públicos, de conformidad con el artículo 25 de la Ley 200 de 1995;

c) Si la falta constituye hecho punible por la destrucción o daño del patrimonio documental o por su explotación ilegal, de conformidad con lo establecido en los artículos 218 a 226, 349, 370, 371 y 372 del Código Penal, es obligación instaurar la respectiva denuncia y, si hubiere flagrancia, poner inmediatamente el retenido a órdenes de la autoridad de policía más cercana, sin perjuicio de las sanciones patrimoniales previstas;

d) Cuando se exporten o se sustraigan ilegalmente documentos y archivos históricos públicos, éstos serán decomisados y puestos a órdenes del Ministerio de la Cultura. El Estado realizará todos los esfuerzos tendientes a repatriar los documentos y archivos que hayan sido extraídos ilegalmente del territorio colombiano.

TITULO IX.

ARCHIVOS PRIVADOS

ARTICULO 36. ARCHIVO PRIVADO. Conjunto de documentos pertenecientes a personas naturales o jurídicas de derecho privado y aquellos que se deriven de la prestación de sus servicios.

 

ARTICULO 37. ASISTENCIA A LOS ARCHIVOS PRIVADOS. El Estado estimulará la organización, conservación y consulta de los archivos históricos privados de interés económico, social, técnico, científico y cultural. En consecuencia, el Archivo General de la Nación brindará especial protección y asistencia a los archivos de las instituciones y centros de investigación y enseñanza científica y técnica, empresariales y del mundo del trabajo, de las iglesias, las asociaciones y los partidos políticos, así como a los archivos familiares y de personalidades destacadas en el campo del arte, la ciencia, la literatura y la política.

 

ARTICULO 38. REGISTRO DE ARCHIVOS. Las personas naturales o jurídicas propietarias, poseedoras o tenedoras de documentos o archivos de cierta significación histórica, deberán inscribirlos en el registro que para tal efecto abrirá el Archivo General de la Nación. Los propietarios, poseedores o tenedores de los archivos privados declarados de interés cultural, continuarán con la propiedad, posesión o tenencia de los mismos y deberán facilitar las copias que el Archivo General de la Nación solicite.

 

ARTICULO 39. DECLARACIÓN DE INTERÉS CULTURAL DE DOCUMENTOS PRIVADOS. La Junta Directiva del Archivo General de la Nación, sin perjuicio del derecho de propiedad y siguiendo el procedimiento que se establezca para el efecto, podrá declarar de interés cultural los documentos privados de carácter histórico. Estos formará parte del patrimonio documental colombiano y en consecuencia serán de libre acceso.

 

ARTICULO 40. RÉGIMEN DE ESTÍMULOS. El Gobierno Nacional establecerá y reglamentará un régimen de estímulos no tributarios para los archivos privados declarados de interés cultural, tales como: premios anuales, asistencia técnica, divulgación y pasantías.

 

ARTICULO 41. PROHIBICIONES. Se prohíbe a los organismos privados y a las personas naturales o jurídicas propietarias, poseedoras o tenedoras de documentos declarados de interés cultural:

a) Trasladarlos fuera del territorio nacional, sin la previa autorización del Archivo General de la Nación. Esta falta dará lugar a la imposición de una multa de cien salarios mínimos legales mensuales vigentes.

Los documentos y archivos históricos privados declarados de interés cultural, objeto de la exportación o sustracción ilegal, serán decomisados y puestos a orden del Ministerio de la Cultura. El Estado realizará todos los esfuerzos tendientes a repatriar los documentos y archivos que hayan sido extraídos ilegalmente del territorio colombiano;

b) Transferir -a título oneroso o gratuito- la propiedad, posesión o tenencia de documentos históricos, sin previa información al Archivo General de la Nación. Esta falta dará lugar a la imposición de una multa de cincuenta salarios mínimos legales mensuales vigentes.

PARÁGRAFO. El desconocimiento de estas prohibiciones dará lugar a la investigación correspondiente y a la imposición de las sanciones establecidas en la ley.

 

ARTICULO 42. OBLIGATORIEDAD DE LA CLÁUSULA CONTRACTUAL. Cuando las entidades públicas celebren contratos con personas naturales o jurídicas, nacionales o extranjeras, para desarrollar proyectos de investigación cultural, científica, técnica o industrial, incluirán en los contratos una cláusula donde se establezca la obligación de aquéllas de entregar copias de los archivos producidos en desarrollo de dichos proyectos, siempre y cuando no contraríen las normas sobre propiedad intelectual y no se vulneren los derechos otorgados a dichas personas por el artículo 15 de la Constitución Política.

PARÁGRAFO. Las personas jurídicas internacionales con sedes o filiales en Colombia, en relación con sus documentos de archivo, se regularán por las convenciones internacionales y los contratos suscritos. En todo caso, el Archivo General de la Nación podrá recibir los documentos y archivos que deseen transferir.

*CONCORDANCIA*

ARTICULO 43. PROTOCOLOS NOTARIALES. Los protocolos notariales pertenecen a la Nación. Los que tengan más de treinta años deberán ser transferidos por la correspondiente notaría al Archivo General Notarial del respectivo círculo. Para tal efecto el Gobierno Nacional, con asesoría del Archivo General de la Nación, tomará las medidas pertinentes.

 

TITULO X.

DONACIÓN, ADQUISICIÓN Y EXPROPIACIÓN

ARTICULO 44. DONACIONES. El Archivo General de la Nación y los archivos históricos públicos podrán recibir donaciones, depósitos y legados de documentos históricos.

ARTICULO 45. ADQUISICIÓN Y/O EXPROPIACIÓN. Los archivos privados de carácter histórico declarados de interés público, podrán ser adquiridos por la Nación cuando el propietario los ofreciere en venta.

Declárase de interés público o de interés social, para efectos de la expropiación por vía administrativa a la que se refiere la Constitución Política, la adquisición de archivos privados de carácter histórico-cultural que se encuentren en peligro de destrucción, desaparición, deterioro o pérdida.

TITULO XI.

CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS

ARTICULO 46.CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS. Los archivos de la Administración Pública deberán implementar un sistema integrado de conservación en cada una de las fases del ciclo vital de los documentos.

ARTICULO 47.CALIDAD DE LOS SOPORTES. Los documentos de archivo, sean originales o copias, deberán elaborarse en soportes de comprobada durabilidad y calidad, de acuerdo con las normas nacionales o internacionales que para el efecto sean acogidas por el Archivo General de la Nación.

PARÁGRAFO. Los documentos de archivo de conservación permanente podrán ser copiados en nuevos soportes. En tal caso, deberá preverse un programa de transferencia de información para garantizar la preservación y conservación de la misma.

ARTICULO 48. CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS EN NUEVOS SOPORTES. El Archivo General de la Nación dará pautas y normas técnicas generales sobre conservación de archivos, incluyendo lo relativo a los documentos en nuevos soportes.

ARTICULO 49. REPRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS. El parágrafo del artículo 2o. de la Ley 80 de 1989 quedará así: "En ningún caso los documentos de carácter histórico podrán ser destruidos, aunque hayan sido reproducidos por cualquier medio".

TITULO XII.

ESTÍMULOS A LA SALVAGUARDA, DIFUSIÓN O INCREMENTO DEL PATRIMONIO DOCUMENTAL DE LA NACIÓN

ARTICULO 50. ESTÍMULOS. El Gobierno Nacional establecerá premios y estímulos no tributarios para las personas o instituciones que con sus acciones y trabajos técnicos, culturales o científicos contribuyan a la salvaguarda, difusión o incremento del patrimonio documental del país, así como a los autores de estudios históricos significativos para la historiografía nacional elaborados con base en fuentes primarias. Tales premios y estímulos podrán consistir en: becas, concursos, publicaciones, pasantías, capacitación y distinciones honoríficas.

TITULO XIII.

DISPOSICIONES FINALES

ARTICULO 51. APOYO DE LOS ORGANISMOS DE CONTROL. La Procuraduría General de la Nación y la Contraloría General de la República prestarán todo el apoyo en lo de su competencia al Archivo General de la Nación, para el cumplimiento de lo preceptuado en esta ley.

ARTICULO 52. VIGENCIAS Y DEROGATORIAS. Esta ley rige a partir de la fecha de su publicación y deroga en lo pertinente todas las disposiciones que le sean contrarias.

El Presidente del honorable Senado de la República,

MIGUEL PINEDO VIDAL.

 

El Secretario General del honorable Senado de la República,

MANUEL ENRÍQUEZ ROSERO.

 

La Presidenta de la honorable Cámara de Representantes,

NANCY PATRICIA GUTIÉRREZ CASTAÑEDA.

 

El Secretario General de la honorable Cámara de Representantes,

GUSTAVO BUSTAMANTE MORATTO.

 

REPUBLICA DE COLOMBIA – GOBIERNO NACIONAL

 

PUBLÍQUESE Y EJECÚTESE.

Dada en Santa Fe de Bogotá, D. C., a 14 de julio de 2000.

 

ANDRÉS PASTRANA ARANGO

 

El Ministro de Hacienda y Crédito Público,

JUAN CAMILO RESTREPO SALAZAR.

 

El Ministro de Cultura,

JUAN LUÍS MEJÍA ARANGO.

LEY 593 DE 2000

 

LEY 593 DE 2000

(julio 14)

Diario Oficial No 44.084, de 14 de julio de 2000

 

Por medio de la cual se aprueba el "Convenio entre el Gobierno de la República de Colombia y el Gobierno de la República de Cuba sobre asistencia jurídica mutua en materia penal",firmado en la ciudad de La Habana, el trece (13) de marzo de mil novecientos noventa y ocho (1998).

*Resumen de Notas de Vigencia*

NOTAS DE VIGENCIA:

2. Convenio promulgado por el Decreto 346 de 2002, publicado en el Diario Oficial No 44.734, de 9 de marzo de 2002

1. Ley declarada EXEQUIBLE por la Corte Constitucional mediante Sentencia C-280-01 de 14 de marzo de 2001, Magistrado Ponente Dr. Marco Gerardo Monroy Cabra.

 

EL CONGRESO DE COLOMBIA

 

Visto el texto del "Convenio entre el Gobierno de la República de Colombia y el Gobierno de la República de Cuba sobre asistencia jurídica mutua en materia penal", firmado en la ciudad de La Habana, el trece (13) de marzo de mil novecientos noventa y ocho (1998).

 

(Para ser transcrito: se adjunta fotocopia del texto íntegro del instrumento internacional mencionado, debidamente autenticado por el Jefe de la Oficina Jurídica del Ministerio de Relaciones Exteriores).

 

"Convenio entre el Gobierno de la República de Colombia y el Gobierno de la República de Cuba sobre asistencia jurídica mutua en materia penal"

 

Los Gobiernos de la República de Colombia y de la República de Cuba, en adelante "Las Partes":

 

CONSCIENTES de la necesidad de fortalecer los mecanismos de cooperación judicial y asistencia legal mutua, para evitar el incremento de las actividades delictivas;

 

ANIMADOS por el propósito de intensificar la asistencia legal y la cooperación en materia penal;

 

DESEOSOS de mejorar la efectividad de sus acciones conjuntas de prevención, control y represión del delito en todas sus formas, a través de la cooperación y asistencia jurídica mutuas con miras a ejecutar programas específicos en materia penal;

 

CONSIDERANDO la necesidad de establecer mecanismos eficaces de asistencia judicial, especialmente el intercambio de pruebas e información y el decomiso de bienes, con lo cual se pueda contribuir en las investigaciones y procesos penales que se adelanten contra las actividades de las organizaciones criminales;

 

EN OBSERVANCIA de las normas constitucionales y legales de los respectivos Estados, así como el respeto a los principios del Derecho Internacional,

 

ACUERDAN:

 

 

ARTÍCULO I. OBJETO Y ALCANCE DEL CONVENIO.

 

1. Las Partes, de conformidad con lo dispuesto en el presente Convenio y con estricto cumplimiento de sus respectivos ordenamientos jurídicos, se comprometen a prestarse asistencia legal y judicial recíproca en materia penal.

 

Dicha asistencia tendrá por objeto la prevención, investigación, persecución de delitos o cualquiera otra actuación en el ámbito penal, que se derive de hechos que están dentro de la competencia o jurisdicción de la Parte Requirente al momento en que la asistencia sea solicitada, y en relación con procedimientos conexos de cualquiera otra índole, relativos a las conductas criminales mencionadas.

 

2. Este Convenio no faculta a las Autoridades de una de las Partes a emprender, en jurisdicción territorial de la otra, el ejercicio y desempeño de las funciones cuya jurisdicción o competencia estén exclusivamente reservadas a Autoridades de la otra Parte por sus leyes o reglamentos nacionales.

 

3. Para los fines del presente Convenio se entenderá por "materia penal" las investigaciones o acciones procesales relativas a cualquier delito previsto en la legislación interna de cada una de las Partes.

 

4. La asistencia prevista en este Acuerdo comprenderá, entre otros, los siguientes actos:

 

a) Práctica de pruebas y diligencias o actuaciones judiciales requeridas y remisión al Estado Requirente;

 

b) Recepción de testimonios y declaraciones de personas;

 

c) Notificación a testigos y peritos a fin de que rindan declaración o dictamen;

 

d) Permitir la comparecencia de personas al territorio de la Parte Requirente para rendir testimonio o dictamen;

 

e) Identificación y localización de las personas que se requieran para los fines de la cooperación solicitada;

 

f) Notificación de providencias judiciales;

 

g) Ejecución de órdenes judiciales que versen sobre las medidas provisionales y cautelares y el decomiso de los bienes, producto o instrumentos del delito;

 

h) Efectuar inspecciones al lugar de los hechos o incautaciones;

 

i) Identificar o detectar el producto, los bienes, los instrumentos u otros elementos con fines probatorios;

 

j) Siempre que no contravenga lo dispuesto en su derecho interno, facilitar el ingreso y la presencia en el territorio del Estado Requerido de autoridades competentes de la Parte Requirente a fin de que asistan y participen en la práctica de las actuaciones solicitadas. Los funcionarios del Estado Requirente actuarán conforme a la autorización de las autoridades competentes de la Parte Requerida;

 

k) Cualquier otra forma de asistencia o cooperación, siempre que hubiere acuerdo entre el Estado Requirente y el Estado Requerido y de conformidad con el derecho interno de la Parte Requerida.

 

ARTÍCULO II. DENEGACIÓN O DIFERIMIENTO DE ASISTENCIA.

 

1. La asistencia podrá ser denegada si, en la opinión de la Parte Requerida:

 

a) El cumplimiento de lo solicitado pudiere menoscabar su soberanía, su seguridad, su orden público u otros intereses fundamentales;

 

b) La solicitud de asistencia sea contraria a su ordenamiento jurídico o no se ajusta a las disposiciones de este Convenio;

 

c) La solicitud de asistencia se refiera a un delito respecto del cual la persona haya sido exonerada de responsabilidad penal o ésta se haya extinguido por cualquier causa legal definitivamente, o habiendo sido condenado, se hubiere extinguido la pena;

 

d) La investigación haya sido iniciada con el objeto de procesar o discriminar en cualquier forma a una persona o grupo de personas por razones de raza, sexo, condición social,    nacionalidad, religión o ideología;

 

e) Cuando a juicio de la Parte Requerida, la solicitud de asistencia no se refiera a un delito común.

 

2. La asistencia podrá ser diferida por la Parte Requerida sobre la base de que la concesión de la misma, en forma inmediata, pueda interferir una investigación o procedimiento que se lleve a cabo.

 

3. Antes de rehusar, conceder o diferir la asistencia solicitada, la Parte Requerida considerará si ésta podrá ser otorgada sujeta a aquellas condiciones que juzgue necesario. Si la Parte Requirente acepta la asistencia sujeta a estas condiciones, deberá cumplir con las mismas.

 

4. La Parte Requerida informará a la brevedad posible, mediante escrito motivado a la Parte Requirente, las razones de la denegación en su totalidad o en parte, de la asistencia. De igual manera se procederá cuando se estime conveniente condicionar la ejecución de la asistencia.

 

ARTÍCULO III. LIMITACIONES EN EL USO DEL PRESENTE ACUERDO. Este Acuerdo no se aplicará a:

 

a) La detención de personas a fin de que sean extraditadas, ni a las solicitudes de extradición;

 

b) La transferencia o traslado de personas condenadas con el objeto de que cumplan sentencia penal;

 

c) La asistencia a particulares o a terceros Estados.

 

ARTÍCULO IV. PRESUPUESTO DE LA COOPERACIÓN.

 

1. La Cooperación se prestará aún cuando el hecho por el que se procede en la Parte Requirente no sea considerado como delito por la ley de la Parte Requerida.

 

2. Cuando la solicitud de asistencia se refiera a las siguientes medidas: inspecciones e incautaciones, incluidos los registros domiciliarios y allanamientos e interceptación de telecomunicaciones, la asistencia se prestará solamente si el hecho que origina la solicitud fuera punible conforme a la ley de la Parte Requerida.

 

3. En todo cado, para la ejecución de las órdenes judiciales que versen sobre la aplicación de medidas provisionales o el decomiso de bienes, la Cooperación se prestará cuando el hecho que la origine sea sancionable penalmente según la legislación de ambas Partes.

 

ARTÍCULO V. UTILIZACIÓN Y DEVOLUCIÓN DE OBJETOS Y DOCUMENTOS.

 

1. La parte Requerida, según le sea posible de acuerdo con su legislación interna, al atender una solicitud de asistencia judicial podrá facilitar los objetos o documentos que cumplan finalidades probatorias en investigaciones o procedimientos que se adelanten o presenten ante la Parte Requirente.

 

2. En caso de que se envíen objetos o documentos con fines probatorios en ejecución de una solicitud de asistencia judicial, éstos deberán ser devueltos una vez cumplida su finalidad por la Autoridad Competente de la Parte Requirente, a menos que la Parte Requerida renuncie a ellos.

 

ARTÍCULO VI. INSTRUMENTOS Y PRODUCTOS DEL DELITO.

 

1. Las Autoridades Competentes de la Parte Requerida, previa solicitud de asistencia judicial, iniciarán las averiguaciones pertinentes para determinar si dentro de su jurisdicción se encuentra cualquier instrumento o producto del delito y notificarán los resultados a la Parte Requirente. La Parte Requirente, al hacer la solicitud de asistencia judicial, fundamentará la presunción de que los instrumentos o productos del delito están localizados en la jurisdicción de la Parte Requerida.

 

2. Cuando en cumplimiento del párrafo 1o. se encuentran los productos o instrumentos del delito objeto de la solicitud de asistencia judicial, la Parte Requerida, a pedido de la Parte Requirente, tomará las medidas permitidas por sus leyes para evitar cualquier transacción, transferencia o enajenación de los mismos, mientras esté pendiente una decisión definitiva sobre dichos instrumentos o productos.

 

ARTÍCULO VII. MEDIDAS PROVISIONALES O CAUTELARES.

 

1. Sin perjuicio de lo dispuesto en el numeral 1 del ARTÍCULO I y de acuerdo con las previsiones del presente ARTÍCULO, la Autoridad Competente de una de las Partes podrá solicitar a la otra que obtenga una orden con el propósito de embargar preventivamente, secuestrar (ocupar) o incautar bienes para asegurar que estos estén disponibles para la ejecución de una orden de decomiso.

 

2. Un requerimiento efectuado en virtud de este ARTÍCULO deberá incluir:

 

a) Una copia de la orden de embargo preventivo, secuestro (ocupación) o incautación;

 

b) Un resumen de los hechos, incluyendo una descripción del delito, dónde y cuándo se cometió y una referencia a las disposiciones legales pertinentes;

 

c) Si fuera posible, una descripción de los bienes, su valor comercial, respecto de los cuales se pretende se efectúe la medida provisional o cautelar, o que se considera están disponibles para el embargo preventivo, secuestro (ocupación) o la incautación y la relación de éstos con la persona contra la que se inició o se iniciará un proceso penal;

 

d) Una declaración de la suma que se pretende embargar, secuestrar (ocupar) o incautar y de los fundamentos del cálculo de la misma;

 

e) La estimación del tiempo que transcurrirá antes de que el caso sea transmitido a juicio y del tiempo que pasará hasta que se dicte la decisión judicial definitiva.

 

3. La autoridad competente de la Parte Requiriente informará a la autoridad competente de la Parte Requerida de cualquier modificación en el plazo a que se hace referencia en el literal e) del párrafo anterior y al hacerlo, indicará la etapa de procedimiento que se hubiere alcanzado.

 

4. Las autoridades competentes de cada una de las Partes informarán con prontitud sobre el ejercicio de cualquier recurso o de una decisión adoptada respecto del embargo, secuestro (ocupación) o incautación solicitada o adoptada.

 

5. La autoridad competente de la Parte Requerida podrá imponer un término que limite la duración de la medida solicitada, la cual será notificada con prontitud a la autoridad competente de la Parte Requirente, explicando su motivación.

 

6. Cualquier requerimiento deberá ser ejecutado únicamente conforme a la legislación interna de la Parte Requerida.

 

ARTÍCULO VIII. EJECUCIÓN DE ÓRDENES DE DECOMISO.

 

1. En el caso de que el requerimiento de asistencia se refiera a una orden o resolución en la que se disponga el decomiso, la autoridad competente de la Parte Requerida podrá, de conformidad con su Derecho interno, sin perjuicio de lo previsto en el ARTÍCULO I:

 

a) Ejecutar la orden o resolución en la que se disponga el decomiso, emitida por una autoridad competente de la Parte Requirente relativa a los instrumentos o productos del delito; o

 

b) Obtener una orden o resolución de decomiso, conforme a su legislación interna.

 

2. Sin perjuicio de lo establecido en el ARTÍCULO XIII del presente Acuerdo, para los efectos del presente ARTÍCULO, deberá incluirse lo siguiente:

 

a) Una copia de la orden o resolución de decomiso, debidamente certificada por quien corresponda en cada Parte;

 

b) Información sobre las pruebas que sustenten la base sobre la cual se dictó la orden o resolución en la que se dispuso el decomiso;

 

c) Información que indique que la sentencia se encuentra debidamente ejecutoriada;

 

d) Cuando corresponda, la identificación de los bienes disponibles para la ejecución o los bienes respecto de los cuales se solicita la asistencia judicial, declarando la relación existente entre esos bienes y la persona contra la cual se expidió la orden de decomiso;

 

e) Cuando sea procedente y se conozca, la información acerca de la existencia de derechos o intereses legítimos de terceras personas sobre los bienes objeto del requerimiento;

 

f) Cualquier otra información que pueda ayudar a los fines de la ejecución de la solicitud de asistencia judicial.

 

3. Cuando la legislación interna de la Parte Requerida no permita ejecutar una solicitud en su totalidad, ésta podrá darle cumplimiento en la medida en que fuere posible y lo comunicará a través de la Autoridad Central.

 

4. La Autoridad Competente de la Parte Requerida podrá solicitar información o pruebas adicionales con el fin de llevar a cabo el requerimiento.

 

5. La orden o resolución de decomiso se ejecutará de acuerdo con la legislación interna de la Parte Requerida.

 

6. En cumplimiento de este ARTÍCULO, en cada caso las Partes podrán acordar la manera de compartir el valor de los bienes obtenidos como resultado de la ejecución del requerimiento y teniendo en cuenta la cantidad de información y cooperación suministrada por ellas, de acuerdo con su legislación interna.

 

Para dar cumplimiento a este párrafo, las Partes podrán celebrar Acuerdos Complementarios.

 

ARTÍCULO IX. COMPARECENCIA DE PERSONAS EN EL ESTADO REQUERIDO.

 

1. Por solicitud de la Parte Requirente, cualquier persona que se encuentre en el territorio de la Parte Requerida podrá ser notificada o citada a rendir testimonio, informe o para el cumplimiento de cualquier otra actuación judicial ante la autoridad competente de la Parte Requerida, de conformidad con el ordenamiento jurídico de la misma.

 

2. Si la persona no responde a la notificación o citación, la Parte Requerida podrá aplicar las medidas coercitivas y sancionatorias previstas en su legislación interna.

 

3. La Parte Requerida enviará a la Parte Requirente información certificada de lo realizado en virtud de la ejecución de dichas solicitudes.

 

4. La Parte Requerida, a petición de la Parte Requirente, deberá informar del tiempo y lugar de ejecución de la solicitud de asistencia.

 

5. Si la persona citada o notificada para comparecer o rendir informe o proporcionar documentos en el Estado Requerido invocara inmunidad, incapacidad o privilegios bajo las leyes del Estado Requirente, dichas circunstancias serán dadas a conocer al Estado Requirente a fin de que resuelva lo pertinente.

 

ARTÍCULO X. COMPARECENCIA DE PERSONAS EN EL ESTADO REQUIRENTE.

 

1. Cuando la Parte Requirente solicite la competencia de una persona en su territorio para rendir testimonio, informe o cualquier otra actuación judicial, la Parte Requerida citará y notificará a la persona a comparecer en forma voluntaria ante la Parte Requirente y sin utilizar medidas conminatorias o coercitivas.

 

2. El Estado al que se traslade la persona, cuando haya aceptado cooperar con el requerimiento de asistencia, velará por su seguridad personal.

 

3. En desarrollo del presente Convenio, a las personas que rindan declaraciones en procesos que se adelanten en el territorio de la Parte Requirente se les brindará la protección necesaria, de conformidad con el ordenamiento interno de cada Estado.

 

ARTÍCULO XI. DISPONIBILIDAD DE PERSONAS DETENIDAS, PARA PRESTAR DECLARACIÓN O AUXILIAR EN INVESTIGACIONES EN TERRITORIO DE LA PARTE REQUIRENTE.

 

1. A solicitud de la Parte Requirente, una persona detenida en la Parte Requerida, podrá ser transferida temporalmente de esta última para auxiliar en investigaciones o procedimientos, siempre que la persona acepte dicho traslado por escrito y no hayan bases excepcionales para rehusar la solicitud.

 

2. Cuando de conformidad con el derecho de la Parte Requerida se necesite que la persona transferida se mantenga detenida, la Parte Requirente deberá mantener a dicha persona bajo esta condición y deberá devolverla una vez haya cumplido el objeto de la solicitud o en cualquier momento previo que haya estipulado la Parte Requerida.

 

3. Cuando la sentencia impuesta expire o cuando la Parte Requerida informe a la Parte Requirente que ya no es necesario mantener detenida a la persona transferida, esa persona será puesta en libertad y tratada como tal en la Parte Requirente.

 

4. En el evento en que existan circunstancias que impidan el traslado de un detenido, las Partes, de común acuerdo, podrán hacer uso de "videoconferencias", correo electrónico o de cualquier otro medio que permita la recepción de la prueba.

 

ARTÍCULO XII. GARANTÍA.

 

1. Un testigo o experto, presente en la Parte Requirente en respuesta a una solicitud de comparecencia de esa persona, no será procesado, detenido o sujeto a cualquier otra restricción de libertad personal en esa Parte por cualquier acto u omisión previo a la partida de esa persona de la Parte Requerida, ni tampoco estará obligada esa persona a dar declaración en cualquier otro procedimiento diferente al que se refiere la solicitud.

 

2. La disposición a que se refiere el párrafo anterior dejará de aplicarse si una persona, estando en libertad para abandonar la Parte Requirente, no lo ha hecho en un período de quince días después de que oficialmente se haya notificado que ya no se requiere su presencia, o si habiendo partido haya regresado voluntariamente.

 

ARTÍCULO XIII. CONTENIDO DE LA SOLICITUD.

 

1. En todos los casos la solicitud de asistencia deberá ser formulada por escrito; bajo circunstancias de carácter urgente o el caso en que sea permitido por la Parte Requerida, las solicitudes podrán hacerse por una transmisión por fax o por cualquier otro medio electrónico, pero deberán ser formalizadas con la mayor brevedad posible y contendrán al menos la siguiente información:

 

a) El nombre de la autoridad competente que lleve a cabo las investigaciones o procedimientos, a los que se refiere la solicitud y la autoridad que interesa;

 

b) El propósito por el que se formula la solicitud, la naturaleza de la asistencia interesada y el asunto sobre el cual debe versar la declaración en su caso;

 

c) Cuando sea posible, la identidad, nacionalidad y localización de la persona o personas que estén sujetas a la investigación o procedimiento judicial;

 

d) Una descripción de presuntos actos u omisiones que constituyan el delito, una declaración sobre el derecho y jurisdicción relevantes, exceptuando los casos de solicitudes para notificación de documentos;

 

e) Detalle y fundamento de cualquier procedimiento particular que la Parte Requirente desea que se siga;

 

f) El término dentro del cual la Parte Requirente desea que la solicitud sea cumplida.

 

2. Las solicitudes de asistencia deberán incluir, adicionalmente:

 

a) En el caso de solicitudes para notificación o citación de personas para la práctica de pruebas, se indicará el nombre, dirección y la relación que dicha persona guarda con el proceso o la investigación;

 

b) Cuando se trate de declaraciones o testimonios, los hechos específicos sobre los cuales basarán la declaración serán descritos, además de cualquiera otra información adicional disponible que facilite la ubicación del testigo;

 

c) Cuando se trate de la presentación de personas detenidas, los nombres de los agentes que tendrán la custodia durante el traslado, el nombre de la institución a la que pertenecen, el sitio al cual deberá ser trasladado el detenido y la fecha de su regreso;

 

d) En el caso de préstamo de elementos de prueba, la persona o tipo de personas que tendrán la custodia de dichos elementos, el sitio al que deberán ser trasladados y la fecha en la que deberán ser devueltos;

 

e) En el caso de solicitud de peritaje, el tipo del mismo, las razones de su realización y la identidad del o de los peritos o expertos;

 

f) Detalle de cualquier acción especial que la Parte Requirente interese que se ejecuten y las razones para ello;

 

g) Cualquier requisito de confidencialidad.

 

3. Para la ejecución de la solicitud, deberá proporcionarse información adicional si la Parte Requerida lo juzga necesario.

 

ARTÍCULO XIV. AUTORIDADES CENTRALES.

 

1. Los requerimientos de cooperación que en virtud del presente acuerdo se formulen así como sus respuestas, serán enviados y recibidos directamente a través de las Autoridades, Centrales, tal y como se indica en el presente enunciado:

 

– Por la República de Colombia, con relación a las solicitudes de asistencia enviadas a Colombia, la Autoridad Central será la Fiscalía General de la Nación; con relación a las solicitudes de asistencia judicial presentada por Colombia, la Autoridad Central será la Fiscalía General de la Nación o el Ministerio de Justicia y del Derecho.

 

– Por la República de Cuba, la Autoridad Central será el Ministerio de Justicia.

 

2. Sin perjuicio de lo. previsto en el numeral 1 del presente ARTÍCULO, las Autoridades Centrales podrán remitirse los requerimientos de cooperación, así como su respuesta, utilizando los canales diplomáticos.

 

ARTÍCULO XV. EJECUCIÓN DE SOLICITUDES.

 

1. Las solicitudes de asistencia serán ejecutadas con la mayor brevedad posible de conformidad con la legislación de la Parte Requerida y en tanto no esté prohibido por dicha legislación, en la manera solicitada por la Parte Requirente.

 

2. Si la Parte Requirente desea que los testigos o expertos declaren bajo juramento o protesta de decir la verdad, deberá expresamente indicarlo en la solicitud.

 

3. A menos que se requieran expresamente documentos originales, la entrega de copias certificadas de aquellos documentos será suficiente para cumplir con la solicitud.

 

ARTÍCULO XVI. LIMITACIONES EN EL USO DE INFORMACIÓN O PRUEBAS.

 

1. Toda información comunicada de cualquier forma en aplicación del presente convenio tendrá un carácter confidencial o reservado, según el derecho interno de la Parte que la proporciona.

 

2. La información obtenida deberá ser utilizada únicamente para los efectos del presente instrumento. En caso de que una de las Partes la requiera para otros fines, deberá contar previamente con la autorización por escrito de la Autoridad Central que la haya proporcionado y estará sometida a las restricciones impuestas por la misma.

 

3. Cuando resulte necesario, el Estado requerido podrá solicitar que la información o las pruebas suministradas se conserven en confidencialidad, de conformidad con las condiciones que especifique la Autoridad Central. Si la Parte Requirente no puede cumplir con tal solicitud, las Autoridades Centrales se consultarán para determinar las condiciones de confidencialidad que mutuamente resulten convenientes.

 

ARTÍCULO XVII. LEGALIZACIÓN. Los documentos remitidos por las Autoridades Centrales de ambos Estados, para efectos de la ejecución del presente convenio, no requerirán ninguna otra certificación, autenticación o legalización, a menos que la legislación nacional contemple disposiciones en contrario y sin perjuicio de lo establecido en el presente convenio sobre el particular.

 

ARTÍCULO XVIII. COSTOS.

 

1. La Parte Requerida cubrirá el costo de la ejecución de solicitud de asistencia, mientras que la Parte Requirente deberá cubrir:

 

a) Los gastos asociados al traslado de cualquier persona hacia y desde la Parte Requirente por su propia solicitud, y cualquier costo o gasto pagadero a esa persona mientras se encuentre en territorio de dicha Parte;

 

b) Los costos y honorarios de expertos, sean de la Parte Requerida o de la Parte Requirente;

 

2. Si se hiciere evidente que la ejecución de la solicitud requiere costos de naturaleza extraordinaria, las Partes se consultarán para determinar los términos y condiciones en que se dará cumplimiento al requerimiento, así como la manera en que se sufragarán los gastos.

 

ARTÍCULO XIX. CONSULTAS Y SOLUCIÓN DE CONTROVERSIAS.

 

1. Cualquier duda o inquietud que surja de una solicitud, será resuelta por consulta entre las Autoridades Centrales.

 

2. Cualquier controversia que surja entre las Partes relacionada con la interpretación o aplicación de este acuerdo será resuelta por consulta entre las artes por vía diplomática.

 

ARTÍCULO XX. RESPONSABILIDAD.

 

1. La responsabilidad por daños que pudieren emerger de los actos de sus autoridades en la ejecución de este acuerdo, se regulará por la ley interna de cada Parte.

 

2. Ninguna de las Partes, será responsable por los daños que puedan surgir de actos de las autoridades de la otra Parte en la formulación o en la ejecución de una solicitud conforme a este acuerdo.

 

ARTÍCULO XXI. ENTRADA EN VIGOR Y TERMINACIÓN.

 

1. El presente convenio entrará en vigor treinta (30) días después de la fecha de la última notificación en que una de las Partes le comunique a la otra por la vía diplomática, el cumplimiento de los procedimientos constitucionales y legales correspondientes.

 

2. Este convenio se aplicará a cualquier solicitud presentada después de su entrada en vigor, incluso si los actos u omisiones relevantes ocurrieron antes de esa fecha.

 

3. El presente convenio podrá ser denunciado por cualquiera de los Estados Partes mediante notificación escrita por vía diplomática, la cual surtirá sus efectos ciento ochenta (180) días después de recibida por la otra Parte. Las solicitudes de asistencia realizadas durante este término serán atendidas por la Parte Requerida.

 

EN FE DE LO CUAL, los abajo firmantes, debidamente autorizados por sus respectivos gobiernos, suscriben el presente convenio.

 

Hecho en la ciudad de La Habana, República de Cuba, a los trece (13) días del mes de marzo de mil novecientos noventa y ocho (1998), en dos ejemplares originales, en idioma español, siendo ambos textos igualmente auténticos.

 

Por el Gobierno de la República de Colombia,

La Ministra de Justicia y del Derecho,

ALMABEATRIZ RENGIFO LÓPEZ.

Por el Gobierno de la República de Cuba,

El Ministro de Justicia,

ROBERTO DÍAZ SOTOLONGO.

El suscrito Jefe de la Oficina Jurídica del Ministerio de Relaciones Exteriores

HACE CONSTAR:

 

Que la presente reproducción es fiel fotocopia tomada del texto original del Convenio entre el Gobierno de la República de Colombia y el Gobierno de la República de Cuba sobre Asistencia Jurídica mutua en materia penal, firmado en la ciudad de La Habana, el trece (13) de marzo de mil novecientos noventa y ocho (1998) documento que reposa en los archivos de la Oficina Jurídica de este Ministerio.

 

Dada en Santa Fe de Bogotá, D. C, a los dieciséis (16) días del mes de junio de mil novecientos noventa y ocho (1998).

 

El Jefe Oficina Jurídica,

HÉCTOR ADOLFO SINTURA VARELA.

RAMA EJECUTIVA DEL PODER PUBLICO

PRESIDENCIA DE LA REPUBLICA

Santa Fe de Bogotá, D. C., 1o. de julio de 1998

Aprobado. Sométase a la consideración del honorable Congreso Nacional para los efectos constitucionales.

(Fdo.) ERNESTO SAMPER PIZANO

El Ministro de Relaciones Exteriores,

(Fdo.) CAMILO REYES RODRÍGUEZ.

 

DECRETA:

 

 

ARTÍCULO PRIMERO. Apruébase el Convenio entre el Gobierno de la República de Colombia y el Gobierno de la República de Cuba sobre Asistencia Jurídica mutua en materia penal, firmado en la ciudad de La Habana, el trece (13) de marzo de mil novecientos noventa y ocho (1998).

 

ARTÍCULO SEGUNDO. De conformidad con lo dispuesto en el ARTÍCULO 1o. de la Ley 71 de 1944, el Convenio entre el Gobierno de la República de Colombia y el Gobierno de la República de Cuba sobre Asistencia Jurídica mutua en materia penal, firmado en la ciudad de La Habana, el trece (13) de marzo de mil novecientos noventa y ocho (1998), que por el ARTÍCULO primero de esta ley se aprueba, obligará al Estado colombiano a partir de la fecha en que se perfeccione el vínculo internacional respecto del mismo.

 

ARTÍCULO TERCERO. La presente ley rige a partir de la fecha de su publicación.

 

El Presidente del honorable Senado de la República,

MIGUEL PINEDO VIDAL.

El Secretario General del honorable Senado de la República,

MANUEL ENRÍQUEZ ROSERO.

La Presidenta de la honorable Cámara de Representantes,

NANCY PATRICIA GUTIÉRREZ CASTAÑEDA.

El Secretario General de la honorable Cámara de Representantes,

GUSTAVO BUSTAMANTE MORATTO.

REPUBLICA DE COLOMBIA – GOBIERNO NACIONAL

COMUNÍQUESE Y PUBLÍQUESE.

Ejecútese previa revisión de la Corte Constitucional, conforme al ARTÍCULO 241-10 de la Constitución Política.

Dada en Santa Fe de Bogotá, D. C., a 14 de julio de 2000.

ANDRES PASTRANA ARANGO

La Viceministra de América y Soberanía Territorial,

Encargada de las funciones del Despacho del Ministro de Relaciones Exteriores,

CLEMENCIA FORERO UCRÓS.

 

El Ministro de Justicia y del Derecho,

RÓMULO GONZÁLEZ TRUJILLO.