Asistente Jurídico Inteligente
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LUIS ALONSO RICO PUERTA
Magistrado Ponente
STC1441-2017
Radicación n° 27001-22-08-000-2016-00186-01
(Aprobado en sesión de ocho de febrero de dos mil diecisiete)
Decide la Corte la impugnación formulada frente a la sentencia proferida por la Sala Única del Tribunal Superior del Distrito Judicial de Quibdó el 29 de noviembre de 2016, dentro de la acción de tutela promovida por Arcesio Palacios Palacios contra la Nación Ministerio de Defensa Nacional.
ANTECEDENTES
1. El solicitante reclama en su nombre, la protección del derecho fundamental de petición, presuntamente vulnerado por la autoridad accionada, en razón a que no ha dado respuesta de fondo a la solicitud de expedición de copia del expediente prestacional relacionado a la historia laboral 121533, bajo el argumento de que en dicha información no figura ese documento.
2. Como sustento de su reclamo señala, en síntesis, que estuvo vinculado a las fuerzas militares de Colombia hasta el 23 de agosto de 1976, cuando fue dado de baja mediante Resolución No. 22 de esa fecha.
Sostiene que radicó solicitudes de 9 de junio y 30 de agosto de 2016, ante el Archivo General del Ministerio de Defensa Nacional, para que le entregara copia del expediente prestacional que aparece a su nombre, pero que si bien obtuvo respuesta, esta no satisfizo su necesidad, pues se limitó a comunicarle que dicho documento no fue enviado a esa dependencia o que no «figura».
Alega que esa contestación «le genera incertidumbre respecto al paradero de [su] expediente prestacional» y desdice del cumplimiento del deber de custodia de la autoridad responsable de conservarlo.
3. Pretende en consecuencia, que se ordene a la accionada atender efectivamente lo peticionado (fl. 1 a 5, cdno 1).
RESPUESTA DEL ACCIONADO Y VINCULADOS
1. El Ministerio de Defensa se opuso al amparo, tras manifestar en lo esencial, que en relación con los requerimiento que le fueron formulados «dio respuesta de fondo clara y precisa indicando que verificada la historia laboral No. 121533 que reposa en esta unidad NO le figura expediente prestacional». Agregó que su misión «es la de custodiar y conservar la documentación que fue allegada por la Fuerzas Militares hasta el año 2000» (fl. 28 ibídem).
LA SENTENCIA IMPUGNADA
LA IMPUGNACIÓN
La formuló el solicitante, para quien no es posible que exista una historia laboral «la cual inclusive tiene número de asignación No. 121533, pero en cuyo contenido NO figura expediente prestacional», cuando cierto es que estuvo vinculado a las Fuerzas Militares hasta el 23 de agosto de 1976, por lo que «se debió general (sic) dicho expediente y no puede la entidad evadir su responsabilidad en la salvaguarda del mismo, simplemente con la explicación de que no se encuentra en el historial», pues a esta confío la guarda y cuidado de su información esperando que la conservara en correcto estado.
Arguye que posiblemente al momento de tramitar su derecho pensional la entidad encargada de reconocerlo, le pedirá los soportes que ahora reclama y no le bastara con su palabra ni le podrá decir «que no estoy obligado a lo imposible, tendría que aportar lo que se me solicita (…) so pena de rechazo de mi solicitud», de ahí que lo reclamado no sea un capricho sino «un derecho constitucional que evidentemente al ser vulnerado genera unas consecuencias que afectaran mis otros derecho constitucionales» (fls. 45 a 50, ídem).
CONSIDERACIONES
1. Recuérdese que el carácter de fundamental del derecho de petición se encuentra reconocido expresamente en el artículo 23 de la Carta Política y se traduce en la posibilidad de acudir a las autoridades, y excepcionalmente a los particulares, para obtener respuestas oportunas, completas y adecuadas, que guarden correspondencia con lo pretendido, y que se den a conocer al afectado en los precisos plazos que para el efecto establece la ley.
2. En el asunto en estudio, el actor considera que sus prerrogativas fundamentales fueron desconocida por el Archivo General del Ministerio de Defensa, al omitir entregar la copia de su «expediente prestacional». Por su parte, la referida autoridad, sostiene que no ha expedido el documento accionante, debido a que en su base de datos respecto de él, no figura esa particular información, sin desplegar ningún trámite o actuación distinta a la revisión de sus archivos ni remitir la solicitud a la entidad que lo tenga.
3. Realizado el anterior planteamiento, para entrar en materia y determinar si en efecto se produjo la vulneración alegada por el solicitante, sea lo primero delimitar el concepto de «expediente prestacional» al que alude tanto en la demanda como en las peticiones que dieron lugar a esta, pues dicha noción carece de definición en la presente actuación y aquel no la precisa, desconociéndose entonces cuales son los registro que espera encontrar al interior de tal compendio.
Para lograr un acercamiento a lo perseguido por el tutelante, basta detenerse en lo argüido en el escrito de impugnación, donde su mayor preocupación es la de ver afectado el derecho a la pensión por no tener como acreditar su vinculación al Ejercito Nacional y demás cuestiones relacionadas con dicho servicio, de manera tal que puede deducirse que lo reclamado son los datos relacionados con su historia laboral, la cual según la encartada si tiene bajo el radicado 121533.
Ahora dicha información según lo ha concluido la Corte Constitucional, está conformada por: «tiempo de servicio, salario devengado, cotizaciones al sistema de seguridad social, vacaciones disfrutadas, cesantías, ascensos, licencias, entre otros factores, los cuales son conditio sine qua non para acceder al reconocimiento de las prestaciones sociales del trabajador» (CC T-198 de 2015).
4. Delimitado el objeto del requerimiento se advierte que la respuesta dada por el accionado, se queda escaza frente a lo pretendido, en la medida en que se circunscribió a comunicar que el documento «no figuraba», sin realizar más gestión que revisar su propio archivo, cuando según el reglamento que lo orienta tiene como objetivo principal «la salvaguarda de los documentos que en forma inmediata o a futuro se constituyen en prueba de las correctas actuaciones tanto de las Fuerzas como de sus integrantes por lo tanto» busca «que los documentos necesarios, se conserven por el tiempo correcto y requerido»
Conforme a lo dicho el Archivo del Ministerio de Defensa como encargado de custodiar los documentos y bases de datos relacionadas con los miembros de la Fuerza Pública, tiene la obligación de garantizar su conservación y en caso de pérdida o destrucción le corresponde asumir una conducta activa en el trámite de la ubicación, recuperación o reconstrucción, sin que le esté dado imponer cargas a los ciudadanos, quienes se encuentran en desventaja frente a la administración para probar la existencia de éstos.
Al respecto ha precisado la Corte Constitucional:
«cuando un documento o información se encuentra bajo la custodia y responsabilidad de la administración y por circunstancias adversas desaparece, dificultándose su acceso, es deber de quien lo custodia ordenar su inmediata reconstrucción, ya que de no ser así se afectaría directamente el derecho fundamental al debido proceso administrativo, lo que pone en riesgo otros derechos fundamentales de los usuarios del sistema administrativo y judicial» (CC T-198 de 2015).
5. Por otra parte comoquiera que lo pretendido por el actor es conocer los datos laborales que respecto de él debió haber recogido el Archivo General del Ministerio de Defensa Nacional, cuando estuvo adscrito a las filas castrenses, es evidente que la negativa de la accionada a suministrarlos también involucra otro parámetro Constitucional, como lo es el habeas data, en la medida en que el objeto concreto que a través de este se protege se relaciona con el poder de control que el titular de la información tiene para administrarla así como con la facultad del involucrado de acceder a esta.
Sobre el particular ha precisado la Corte Construccional, que:
«El derecho al habeas data entendido como la facultad que tienen los individuos de conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas. Así mismo, estipula la obligación de respetar la libertad y demás garantías constitucionales en el ejercicio de las actividades de recolección, tratamiento y circulación de datos.
Este derecho fundamental implica deberes de conservación documental a cargo de las entidades que custodian y administran la información contenida en archivos y bases de datos, necesaria para acceder al goce efectivo de otros derechos fundamentales. Así, los datos personales, la información laboral, información médica, información financiera y de otra índole contenida en archivos y bases de datos, son la fuente primaria para determinar el acceso o el alcance de ciertos derechos o el cumplimiento de los requisitos para el reconocimiento de derechos y prestaciones sociales» (CC T-058 de 2013).
A su vez la referida Corporación en la Sentencia C-274 de 2013, mediante la cual efectuó la revisión de constitucionalidad del proyecto de ley estatutaria que finalizó en la expedición con Ley 1712 de 2014, se pronunció en torno al deber de conservación documental a cargo de las entidades públicas:
«El derecho de acceso a documentos públicos impone al menos dos deberes correlativos a todas las autoridades estatales. En primer lugar, para garantizar el ejercicio de este derecho, las autoridades públicas tienen el deber de suministrar a quien lo solicite, información clara, completa, oportuna, cierta y actualizada, sobre su actividad. En segundo lugar, también es necesario que las autoridades públicas conserven y mantengan “la información sobre su actividad, ya que, de no hacerlo, se vulnera el derecho de las personas al acceso a la información pública y, en consecuencia, el derecho a que ejerzan un control sobre sus actuaciones» (Subrayado fuera del texto)
6. Con fundamento en la jurisprudencia constitucional expuesta y las pruebas que obran en el expediente que dan cuenta de que la historia laboral rasposa en las instalaciones de la entidad demanda bajo el No. 121533, como esta misma lo admitió, la Sala revocará la decisión impugnada, al advertir que a Arcesio Palacio Palacio le han sido vulnerados sus derechos fundamentales de habeas data, petición, debido proceso y al acceso a documentos públicos, lo cual, además, podría afectar otras garantías habida cuenta que podría necesitar de la información requerida para iniciar el trámite de su pensión.
En la medida en que la titular de la información relacionada con la adscripción del actor a las filas del Ejército, frente al requerimiento que varias veces ha hecho para acceder a esta, se ha limitado a decirle que «no le figura», sin que lo oriente sobre dónde la pueda hallar, además de que no ha desplegado una actitud diligente, para ubicarla o reconstruirla a pesar de tener la función de administrarla y conservarla. Tal conducta no lo exonera del deber funcional que sobre la materia le compete y no puede habilitarlo para trasladarle al demandante tal labor, quien no cuenta con las herramientas necesarias para ello. Cabe reiterar que es a la entidad a la que le corresponde suministrar la información pertinente sobre los datos del peticionario, en atención a que es aquella a la que le corresponde custodiar, conservar y reconstruir su archivo.
7. En consecuencia, se ordenará al Archivo General del Ministerio de Defensa Nacional, que inicie las labores necesarias para hallar el expediente laboral del actor, y en caso de no ser posible proceda a la reconstrucción
DECISIÓN
En mérito de lo expuesto, la Corte Suprema de Justicia, Sala de Casación Civil, administrando justicia en nombre de la República y por autoridad de la ley, REVOCA la sentencia impugnada, para conceder el amparo impetrado por Arcesio Palacios Palacios, en consecuencia ORDENA al Archivo General del Ministerio de Defensa, que en el término de cuarenta y ocho (48) horas posteriores a la notificación de la presente sentencia inicie las acciones pertinentes para ubicar el expediente donde reposa la información laboral de Arcesio Palacios Palacios, para lo que dispondrá de un término de veinte (20) días y en caso de que esto no sea posible, proceda a la reconstrucción de aquel, para lo que se le otorgaran treinta (30) días más siguientes al vencimiento de los primeros 20
LUIS ALONSO RICO PUERTA
Presidente de Sala
MARGARITA CABELLO BLANCO
ÁLVARO FERNANDO GARCÍA RESTREPO
AROLDO WILSON QUIROZ MONSALVO
ARIEL SALAZAR RAMÍREZ
LUIS ARMANDO TOLOSA VILLABONA
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