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STC10659-2023
LUIS ALONSO RICO PUERTA
Magistrado Ponente
STC10659-2023
Radicación n° 11001-22-10-000-2023-01034-01
(Aprobado en sesión de veintisiete de septiembre de dos mil veintitrés)
Bogotá, D.C., veintisiete (27) de septiembre de dos mil veintitrés (2023).
Decide la Corte la impugnación formulada frente a la sentencia proferida por la Sala de Familia del Tribunal Superior del Distrito Judicial de Bogotá el 31 de agosto de 2023, dentro de la acción de tutela promovida por Juan Carlos Sánchez Fúquene contra el Juzgado Veinte de Familia de esta ciudad y la Oficina de Archivo Central de la Dirección Ejecutiva Seccional de Administración Judicial -DESAJ- de Bogotá, Cundinamarca y Amazonas.
ANTECEDENTES
1. Actuando a través de apoderada judicial, el solicitante reclama la protección de los derechos fundamentales al debido proceso, petición, igualdad, dignidad humana y acceso a la administración de justicia, presuntamente vulnerados por las autoridades convocadas.
2. En síntesis, expuso que ante el Juzgado Veinte de Familia de Bogotá se adelantó en su contra «proceso de aumento de cuota alimentaria con radicado No. 2006-1383», en razón del cual se dispuso el embargo «del 20%» del salario devengado en la Armada Nacional, según orden impartida por ese estrado mediante «oficio No. 1918 de fecha 12 de septiembre de 2008».
Que previa cancelación del respectivo arancel, «el día 22 de julio de 2022, se solicita virtualmente el desarchive del proceso [y] el 19 de septiembre de 2022, se radica memorial solicitando se [le] exonere de alimentos», habida cuenta que su hija Karen Johanna Sánchez Castellanos, quien pese a ser mayor de edad y ser «profesional en psicología egresada de la Corporación Universitaria Minuto de Dios», sigue fungiendo como alimentaria.
Que con auto del «14 de febrero de 2023», el juzgado le indicó que para «proceder con lo solicitado», allegara «copia de [la] sentencia», empero, esta no se encuentra en su poder, razón por la que «el 11 de julio de 2023 (…) allego oficio No. 707 de fecha 03 de marzo de 2020, en el cual se exonera de alimentos dentro del proceso [seguido] respecto de su hijo mayor Carlos Julio Sánchez Castellanos, [donde] persiste la cuota alimentaria a favor de Karen Johanna, [la cual es descontada] hoy [por la] Caja de Retiro de las Fuerzas Militares».
Que en comunicación electrónica recibida del estrado accionado «el día 24 de julio de 2023», se aprecia informe en el sentido de que «en visita realizada a las instalaciones del archivo imprenta en el paquete referido no se encuentra el expediente físico. En indagación realizada con el personal de Archivo Central manifiestan que fue desarchivado para ser escaneado, pero de los procesos que fueron devueltos de dicho escaneo, no se encuentra el suyo. Se comparte el presente correo con el Archivo Central para pedir la colaboración de compartir a través de la plataforma Visor el expediente: 2006-01383; demandante: Hilda Cristina Castellanos Robles; demandado: Juan Carlos Sánchez Fúquene; paquete de archivo: 235: año: 2012».
Que «está seriamente perjudicado a nivel económico y financiero, pues ya hace más de un año culminó la obligación alimentaria que él tenía respecto de su hija Karen Johanna Sánchez Castellanos, pues tal como se infirió ella ya es profesional en Psicología, también es mayor de 25 años y (…) ya se encuentra laborando».
3. Pretende, se ordene «el respectivo desarchive del proceso [de] aumento de cuota alimentaria [rad. 2006-01383], o informe[n] el estado del mismo ya que este no se encuentra ni físico ni electrónico y se requiere para que [el juzgado], decrete el levantamiento de la medida cautelar de embargo [que lo afecta] como pensionado de la Armada Nacional a través de la Caja de Retiro de las Fuerzas Militares».
RESPUESTA DE ACCIONADO
El Juez Veinte de Familia de Bogotá, informó que «el 20 de septiembre de 2022», el hoy accionante promovió «demanda de exoneración de cuota de alimentos» en relación con su hija Karen Johanna Sánchez, «y como el juzgado no contaba con el expediente, mediante auto del 4 de octubre de 2022 se advirtió que para poder resolver sobre la admisión de la demanda, era necesario contar con la sentencia respectiva dictada por este despacho, a través de la cual, según el demandante, se estableció o modificó la cuota alimentaria».
Que «de acuerdo al informe de secretaría no ha sido posible obtener el proceso, pese a las visitas realizadas al Archivo Central por parte de un empleado del juzgado, debido a que el proceso 2006-01383 no aparece en el paquete respectivo y, en la referencia se evidencia que fue retirado por parte de personal adscrito al archivo y fue remitido desde el año 2022 a Puerta del Sol para su correspondiente escaneo, sin que haya sido compartido el proceso a este estrado judicial; este pedimento se realizó el 25 de mayo de 2023 y el 10 de agosto de 2023, sin respuesta alguna por parte de la oficina de archivo. Finalmente, por auto del 24 de agosto de 2023 nuevamente se solicitó al archivo Central la colaboración con la búsqueda del proceso de la referencia [2006-01383], sin que hubiera emitido respuesta alguna».
SENTENCIA DE PRIMER GRADO
Denegó el amparo al advertir que la abogada que formuló la querella, «no se acreditó, que Juan Carlos Sánchez Fúquene, estuviere en incapacidad física o mental para actuar por sí mismo, [y que este] no ha otorgado poder especial para incoar la presente acción constitucional, lo cual se requiere acorde a [los pertinentes precedentes jurisprudenciales citados previamente]».
IMPUGNACIÓN
La interpuso el actor para reiterar los fundamentos fácticos y pretensiones de la demanda tutelar y allegó el mandato echado de menos por el tribunal.
CONSIDERACIONES
1. Problema jurídico.
Corresponde a la Corte establecer si el Juzgado Veinte de Familia de Bogotá, conculcó las prerrogativas fundamentales invocadas por el reclamante, porque no ha definido la ubicación y desarchive del expediente contentivo del pleito alimentario n° 2006-01383, ni ha tramitado la solicitud de exoneración de alimentos por él formulada.
2. De la ausencia de acreditación del derecho de postulación – aclaración previa.
Si bien el tribunal a-quo estimó desestimó el resguardo por «la falta de legitimación en la causa» por activa de quien suscribió la querella en representación del señor Sánchez Fúquene -demandado en el litigio ordinario censurado-, la Sala advierte que tal irregularidad se subsanó durante el trámite de la impugnación del fallo, toda vez que se acreditó que el accionante confirió poder especial para adelantar esta acción a la abogada Myriam Chávez de Alarcón.
3. De la procedencia de la acción de tutela
La jurisprudencia constitucional ha decantado con suficiencia los presupuestos generales de procedibilidad que deben confluir y verificarse a la hora de establecer la viabilidad de la intervención del juez de tutela, ellos son:
«(i) …que la cuestión discutida resulte de evidente relevancia constitucional y que, como en cualquier acción de tutela, esté acreditada la vulneración de un derecho fundamental, requisito sine qua non de esta acción de tutela que, en estos casos, exige una carga especial al actor; (ii) que la persona afectada haya agotado todos los medios ordinarios y extraordinarios de defensa judicial a su alcance y haya alegado, en sede judicial ordinaria, y siempre que ello fuera posible, la cuestión iusfundamental que alega en sede de tutela; (iii) que se cumpla el requisito de la inmediatez, es decir, que la tutela se hubiere interpuesto en un término razonable y proporcionado a partir del hecho que originó la vulneración; (iv) en el caso de irregularidades procesales, se requiere que éstas tengan un efecto decisivo en la decisión de fondo que se impugna; y (v) que no se trate de sentencias de tutela» (CC C-590/05 y SU-813/07).
Conforme a lo anterior, es imprescindible que en el examen previo se constate la presencia de tales requisitos, principalmente, que el supuesto de hecho planteado desvele una situación en la que se hallen ciertamente comprometidos derechos fundamentales, pues para la procedencia de este este excepcional mecanismo se requiere: «el cumplimiento de algunos requisitos, siendo uno de ellos y quizás el primero y más elemental, la existencia cierta del agravio, lesión o puesta en peligro de la prerrogativa constitucional invocada que demande la inmediata intervención del juez de tutela en orden a hacerla cesar, motivo por el cual la solicitud de amparo debe contener un mínimo de demostración en cuanto a la vulneración que afecta los derechos que se quieren proteger, pues si no son objeto de ataque o coacción, carece de sentido hablar de la necesidad de la salvaguarda» (CSJ STC5337-2018, 26 abr., rad. 00023-01, citada entre otras en STC3751-2023, 21 abr., rad. 00359-01). Se resalta.
3. Del caso concreto
Bajo las anteriores premisas, revisados los argumentos de la demanda y confrontados con las piezas procesales allegadas, la Corte revocará el fallo denegatorio del auxilio y en su lugar lo concederá, porque al no haber ubicado el expediente correspondiente al litigio n° 2006-01383 (el cual se hallaba archivado), o en su defecto brindar una solución jurídica pronta y efectiva para tramitar la exoneración de alimentos y eventual levantamiento del embargo que grava su asignación de retiro, el Juzgado Veinte de Familia transgredió las prerrogativas invocadas por el demandante.
3.1. Lo anterior, porque de la información recopilada en esta acción, se establece:
3.1.1. Que mediante fallo proferido el «13 de agosto de 2008», el Juzgado Veinte de Familia de Bogotá tasó la cuota alimentaria a cargo del aquí accionante y a favor de Karen Johanna Sánchez, en ese entonces menor de edad y por tanto representada legalmente por su progenitora Hilda Cristina Castellanos Robles, y que en el año «2012» el expediente contentivo de dicho juicio -radicado con n° 2006-01383-, pasó del archivo provisional del despacho al Archivo Central de la DEAJ, situándose en el «paquete 235».
3.1.2. Que en «septiembre de 2022», a través de apoderada judicial el señor Sánchez Fúquene presentó «demanda declarativa de exoneración de alimentos», frente a la cual el convocado, con auto del 4 de octubre de 2022 dispuso que «previo a disponer lo pertinente sobre la admisión de la presente demanda, y con la finalidad de contar con la sentencia respectiva dictada por este despacho a través de la cual se estableció la cuota alimentaria (…), por secretaría, proceda al desarchive del proceso de la referencia, cumplido lo anterior, escanee el mismo y súbalo al One Drive del juzgado».
3.1.3. Que según resolución No. DESAJBOR22-6741 expedida por el Director Ejecutivo Seccional de Administración Judicial Bogotá, Cundinamarca y Amazonas el 1° de diciembre de 2022, se dispuso el «cierre temporal del archivo central (…) de expedientes judiciales de las especialidades civil, laboral, familia, penal y de la jurisdicción disciplinaria de Bogotá, por el término de noventa (90) días desde el 5 de diciembre de 2022», advirtiendo que «solamente se atenderá el desarchivo de expedientes que sean requeridos por autoridades judiciales en acciones de tutela en los que haya concedido medidas provisionales u otras actuaciones en las cuales se esté decidiendo sobre la libertad de personas».
3.1.4. Que con memorial fechado «enero [de] 2023», la mandataria judicial del demandante, reiteró al juzgado la petición de que «ordene a quien corresponda oficiar a la Caja de Retiro de las Fuerzas Militares – Armada Nacional, la exoneración de la obligación alimentaria toda vez que actualmente [el señor Sánchez Fúquene] es pensionado del Ministerio de Defensa», y que por consiguiente se le informe a dicho pagador que «no se requiere continuar con dicho descuento sobre su mesa pensional».
3.1.5. Que, en respuesta a dicho pedimento, el 14 de febrero de 2023 el accionado insistió en la necesidad de obtener el desarchive del expediente, y «requiere a la apoderada del demandante para que si cuenta con las copias de la sentencia y del expediente inicial a través del cual se fijó la cuota alimentaria (…), las allegue al despacho para darle trámite a la solicitud de exoneración mientras es posible el desarchive del proceso».
3.1.6. Que en atención a que el actor promovió «reforma de la demanda» para incluir como pretensión «se suspenda en su totalidad el pago de la cuota alimentaria de alimentos del 20% y de todo lo que recibe actualmente la señorita Karen Johanna», y allegar constancia del envío de dicha formulación a la demandada, con proveído del 7 de marzo de 2023 el despacho encartado le recordó que «aún no se ha dado trámite a la solicitud de exoneración de cuota alimentaria, [y], en consecuencia, debe estarse a lo dispuesto en providencia del 14 de febrero de 2022, así mismo, [que] en asuntos como el de la referencia es inadmisible la [pretendida] reforma».
3.1.7. Que mediante memorial radicado el 11 de julio de 2023, la representante judicial del interesado aportó «oficio No. 0707 de fecha 03 de marzo de 2020 [dirigido a la Caja de Retiro de las Fuerzas Militares], en el cual se exonera [al acá quejoso] de [proporcionar] alimentos [a su hijo] Carlos Julio Sánchez Castellanos», según actuación surtida dentro del mismo expediente.
Efectivamente, el solicitante pone de presente con la comunicación antes citada, que dentro del proceso 2006-01383, originalmente incoado por Hilda Cristina Castellanos contra el acá querellante, el Juzgado Veinte de Familia profirió providencia el 20 de febrero de 2020, para «tener por exonerado al señor Juan Carlos Sánchez Fúquene (…), de la cuota alimentaria fijada en este despacho judicial mediante sentencia celebrada el día 13 de agosto de 2008 [notificada al pagador con oficio No. 1918 del 12 de septiembre de 2008], únicamente respecto a su hijo Carlos Julio Sánchez Castellanos. En consecuencia, se levanta la medida cautelar (…), y persiste la cuota alimentaria a favor de Karen Johanna Sánchez Castellanos, esto es, sigue el descuento de la mitad del porcentaje ordenado en la precitada audiencia (…)».
3.1.8. Que, en respuesta a lo anterior, con proveído del 18 de julio de 2023, el funcionario acusado ordena «estarse a lo dispuesto en providencias de fechas 14 de febrero de 2023 y 7 de marzo de 2023», por tanto, que el pretensor «allegue al despacho copia de la sentencia dictada por este despacho judicial a través de la cual se fijó cuota alimentaria a favor de la joven Karen Johanna Sánchez Castellanos de fecha 13 de agosto de 2008».
3.1.9. Que mediante pantallazo de mensaje de correo electrónico remitido por el juzgado a la empresa Visor Digitalización Azure el 25 de mayo de 2023, el despacho le solicita su colaboración para tener «acceso a la plataforma Visor en relación al proceso 11001311002020160138300 comoquiera que el expediente físico fue desarchivado de su parte y no se encuentra en el paquete correspondiente. Manifiesta el encargado que fue remitido a Puerta del Sol para su escáner desde el año 2022 pero a la fecha no ha sido compartido con este despacho (…)».
Finalmente, según pantallazo de otro mensaje de correo electrónico enviado al reclamante el 10 de agosto de 2023, compartido con el Archivo Central DESAJ Bogotá, el accionado informó que «en visita realizada a las instalaciones del Archivo Imprenta, en el paquete referido no se encuentra el expediente físico. En indagación realizada con el personal del Archivo Central manifiestan que fue desarchivado para ser escaneado, pero de los procesos que fueron devueltos de dicho escaneo, no se encuentra el suyo».
3.2. Entonces, pese a que el informe rendido por el juzgado no es completo y a que el otro convocado guardó silencio, de lo antes descrito se dilucida que a inicios de 2020, el expediente físico contentivo del pleito alimentario n° 2006-01383, salió de las instalaciones del Archivo Central a cargo de la Dirección Ejecutiva Seccional de Administración Judicial de Bogotá, Cundinamarca y Amazonas, sin que se registrara posterior ingreso al «paquete 235 [de] 2012», razón por la que, en primer lugar, dicha entidad administrativa no se muestra responsable de su actual ubicación y por ende habrá de disponerse su desvinculación del presente trámite tutelar.
Para ello, recuérdese que según lo señalado en el Acuerdo PCSJA17-10784 de 26 de septiembre de 2017, expedido por el Consejo Superior de la Judicatura, existen «tres instancias de conservación de documentos» (i) el Archivo de Gestión, el cual es responsabilidad de cada despacho, (ii) el Archivo Central encargado a la Dirección Ejecutiva de Administración Judicial y (iii) el Archivo Histórico.
El Archivo Central es la «unidad que administra, custodia y conserva los documentos contenidos en cualquier soporte, con valor administrativo, legal, permanente e histórico, que son transferidos por los administradores de los archivos de gestión (oficina productora) hasta que la documentación cumpla su tiempo de valoración»
Según el numeral 2° del artículo 13º del acto administrativo en mención, las Direcciones Ejecutivas de Administración Judicial (nacional o seccional) son responsables «respecto de los Archivos Centrales e Históricos, [de] administrar, organizar, preservar, controlar, custodiar y materializar las condiciones que permitan conservar los expedientes y documentos».
Así las cosas, en primer lugar, se infiere razonablemente que, al momento del extravío del expediente, este ya no se encontraba en el Archivo Central en razón a que debió ser desarchivado para que el 20 de febrero de 2020, el Juzgado Veinte de Familia de Bogotá emitiera el auto que resolvió exonerar parcialmente al allí demandado de los alimentos fijados para uno de sus hijos, consecuencialmente expidiera el «oficio N° 0707» del 3 de marzo de la misma anualidad. Por ende, la responsabilidad sobre la custodia del precitado expediente, recae en el estrado en mención y no en la Dirección Ejecutiva Seccional de Administración Judicial Bogotá, Cundinamarca y Amazonas.
3.3. En segundo lugar, de lo antes precisado también se colige que el extravío del expediente se produjo para la época en que, conforme a la normativa legal y reglamentaria expedida con ocasión de la pandemia, se estaba adelantando el trámite de escaneo de las foliaturas físicas para ingresarlos al sistema virtual, afirmación que coincide con los pantallazos de correos electrónicos ya aludidos, donde el juzgado le manifestó a la empresa «Visor Digitalización Azure», que el proceso «fue remitido a Puerta del Sol para su escáner desde el año 2022 pero a la fecha no ha sido compartido con este despacho (…)».
En esas condiciones, si el juzgado no mantenía un archivo de las copias de las providencias, en particular de las proferidas el 13 de agosto de 2008 y 20 de febrero de 2020, que en su orden corresponden al fallo donde se tasó la cuota alimentaria a favor de Carlos Julio y Karen Johanna Sánchez Castellanos, y al auto que dejó vigente la obligación del padre respecto de esta última, debió agotar todas las gestiones necesarias para hallar el expediente físico o digitalizado, y si al cabo de ello no obtenía resultado positivo, proceder oficiosamente a su reconstrucción.
Por cuanto ninguna de esas actividades se ha consolidado, se evidencia la conculcación de la garantía supralegal al debido proceso, así como la consagrada en el artículo 229 de la Carta Política, en la medida que el derecho de acceso a la justicia no solo comprende la posibilidad de los administrados de acudir ante los organismos jurisdiccionales para ventilar sus conflictos, sino también que sean efectivamente resueltos.
Lo anterior se torna más evidente porque, pese a no gestionar lo pertinente para remediar el extravío del expediente -presuntamente acaecido tras el trámite de escaneo-, el acusado no ha dado trámite a la exoneración de alimentos deprecada por el señor Sánchez Fúquene, siendo que para ello no se requiere elevar una demanda con las formalidades de rigor sino una simple solicitud para ser resuelta en audiencia previa convocatoria de los alimentarios para que ejerzan su derecho de defensa (ver CSJ STC5710-2017, 27 abr., rad. 00122-01; STC19138-2017, 17 nov., rad. 00704-01; STC10326-2018, 10 ago. 2018, rad. 00318-01; STC11756-2018, 12 sep. 2018, rad. 00379-01; STC13655-2021, 13 oct., rad. 00105-01, y STC4884-2023, 24 may., rad. 00075-01, entre otras).
4. Conclusión.
Por lo discurrido, se infirmará la resolución impugnada y en su lugar se otorgará la protección solicitada, ordenando al titular del despacho enjuiciado, que en el término perentorio de 20 días proceda a culminar las gestiones encaminadas a ubicar el expediente físico o digitalizado, y en caso de que esa labor resulte improductiva, iniciar de inmediato el procedimiento de reconstrucción, el cual habrá de definirse en un plazo máximo de 20 días más, luego de lo cual, si no lo ha hecho antes, califique la solicitud de exoneración de alimentos presentada por el acá accionante.
DECISIÓN
En mérito de lo expuesto, la Corte Suprema de Justicia, en Sala de Casación Civil, Agraria y Rural, administrando justicia en nombre de la República de Colombia y por autoridad de la ley,
RESUELVE:
PRIMERO: REVOCAR el fallo objeto de impugnación.
TERCERO: ORDENAR al titular del Juzgado Veinte de Familia de Bogotá, que, en el término perentorio de veinte (20) días, culmine las actividades encaminadas a ubicar el expediente físico o digitalizado que contiene el juicio de alimentos n° 2006-01383, y en caso de que este no aparezca, inicie de inmediato el procedimiento de reconstrucción, el cual habrá de definirse en un plazo máximo de veinte (20) días más, tras lo cual, si no lo hace hecho antes, imparta el correspondiente trámite a la solicitud de exoneración de alimentos con observancia en lo observado en precedencia.
CUARTO: COMUNICAR lo resuelto a las partes y al tribunal a-quo por medio expedito, y en oportunidad remítase el expediente a la Corte Constitucional para su eventual revisión.
MARTHA PATRICIA GUZMÁN ÁLVAREZ
Presidente de Sala
HILDA GONZÁLEZ NEIRA
AROLDO WILSON QUIROZ MONSALVO
LUIS ALONSO RICO PUERTA
OCTAVIO AUGUSTO TEJEIRO DUQUE
FRANCISCO TERNERA BARRIOS