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República de Colombia
Corte Suprema de Justicia
CORTE SUPREMA DE JUSTICIA
SALA DE CASACIÓN CIVIL
MARGARITA CABELLO BLANCO
Magistrada ponente
STC4509-2015
Radicación n.° 11001-22-03-000-2015-00422-01
(Aprobado en sesión de quince de abril de dos mil quince)
Bogotá, D. C., veinte (20) de abril de dos mil quince (2015).
Decídese la impugnación interpuesta contra la sentencia de 25 de febrero de 2015, mediante la cual la Sala Civil del Tribunal Superior del Distrito Judicial de Bogotá concedió la acción de tutela promovida por Jaime Hildebrando Vega Carrizales frente al Juzgado Sexto Civil del Circuito de esta urbe y la Dirección ejecutiva Seccional de Administración Judicial Bogotá-Cundinamarca.
ANTECEDENTES
1.- El reclamante insta la protección constitucional de sus derechos fundamentales al debido proceso y «acceso a la información», presuntamente vulnerados por las autoridades encartadas.
2.- Arguyó como sustento de su reclamo, en síntesis, lo siguiente:
2.2.- Transcurrido tal lapso, le «informaron en la oficina, que en la bodega no había paquetes del año 2003 (en ese año se archivó el proceso, con el paquete 24 del año 2003), por parte del juez [enjuiciado]», por lo que «volv[ió] a la secretaría del [despacho accionado], en donde les inform[ó] que en la bodega del archivo, no había reportes de archivos del año 2003».
2.3.- Ulteriormente, buscó «el proceso dentro de los reportes de archivo del juez, y en este aparecía archivado en el año 1999 con el paquete 162». Por tanto, el día 8 de septiembre del año próximo pasado nuevamente radicó «la solicitud de desarchive, ante la oficina de archivo judicial, con base en la información obtenida de los archivos encontrados en la secretaría» de marras, ante lo cual «volvieron a informar[l]e que debía esperar otros veinte días hábiles como mínimo».
2.4.- Empero, vencido el término, es decir, el 6 de octubre posterior, otra vez le manifestaron que «tampoco había registros de paquetes de archivo del año 1999 por parte del juez [acusado]».
3.- Pide, conforme a lo relatado, que se ordene el «desarchivo del proceso mencionado […] y la copia autenticada de la providencia judicial que [lo] dio por terminado».
4.- El presente asunto se admitió a trámite mediante determinación de 18 de febrero de 2015 (fl. 8, cdno. 1), y fue resuelto por providencia del día 25 del mismo mes y año (fls. 24 a 27, ídem).
LA RESPUESTA DE LOS ACCIONADOS
La célula judicial encartada expresó, en compendio, que «el proceso [en cuestión] se encuentra archivado desde el año 1999, paquet[e] 162», siendo que «[d]ebido a la data en que se archivó […] no aparece radicado en el programa de gestión judicial»; con todo, adujo que «ofici[ó] a la entidad correspondiente a fin de que proceda al desarchive del aludido expediente» (fls. 14 y 15, ídem). Sin embargo, posteriormente afirmó que «revisadas nuevamente las listas de archivo de procesos terminados y entregados al archivo central se constató que el proceso ejecutivo hipotecario Nº. 1994-4666 de Conavi contra Luis Anibal Esteban Triana, aparece registrado en el paquete 24 del año 2007» (fls. 22 y 23, ídem).
A su vez, la dirección ejecutiva accionada puso de presente, en suma, que en las dos oportunidades que se deprecó la búsqueda del expediente se realizó la «labor administrativa de búsqueda obteniendo […] resultado negativo en [su] ubicación física»; empero, «inici[ó] ardua búsqueda del proceso objeto del requerimiento en la base de datos Convida creada para referenciar los procesos que se han recibido de la jurisdicción civil, encontrando que [aquel] estaba ubicado en la caja 46 ingreso 33239 y que una vez se verific[ó] en la misma, se evidenci[ó] que […] fue desarchivado el 18 de octubre del 2000 por [un] empleado en su momento del juzgado [reprochado], sin que a la fecha se haya devuelto al Archivo Central para su custodia» (fl. 21, ídem).
LA SENTENCIA IMPUGNADA
El tribunal a quo otorgó el amparo rogado brindando salvaguardia al derecho fundamental «de petición» y, en consecuencia, ordenó «a la Dirección Ejecutiva Seccional de Administración Judicial Bogotá, Oficina de Archivo Central, a través de su jefe, para que en el término de cuarenta y ocho (48) horas emita respuesta completa, congruente y de fondo sobre la solicitud radicada por el [querellante] el 8 de septiembre de 2014».
Ello, en sinopsis, dado que «demostrado se encuentra que el [peticionario], efectivamente elevó solicitud de desarchive del proceso 1994-58209 del Juzgado 6 Civil del Circuito el día 15 de julio de 2014, en la oficina de archivo suministrando como datos que el mismo se encontraba en el paquete 24 del año 2003, y pasado el término de búsqueda se le respondió que en la bodega no hay paquete del año 2003. Nuevamente el 8 de septiembre de 2014 eleva a la oficina de archivo nueva petición, indicando que el proceso se encuentra en el paquete 162 del año 1999, frente a la cual le contestan con el formato módulo de archivo central estados de solicitudes y desarchives “EN M2 NO HAY PAQ AÑO 1999 DEL JDO 6 CTO SE VERIFICA EN SIGLO XXI Y NO REGISTRA”, lo que aunado al silencio de la Oficina de Archivo Central, permite colegir que en verdad no se ha emitido respuesta completa, congruente y de fondo sobre lo requerido, siendo a esa oficina a quien corresponde emitir pronunciamiento, pues véase como, de un lado, el señor Vega no ha elevado petición ante el Juzgado 6o Civil del Circuito de Bogotá y, de otro, según el control que se lleva en el juzgado el expediente de interés del solicitante sí fue entregado al Archivo Central en el año 1999, encontrándose en el paquete 162. Y si bien fue luego desarchivado como lo anotó el Director Ejecutivo Seccional, también lo es que posteriormente fue entregado como lo indica el Juzgado, en el paquete 24 de 2007».
Por tanto, aseveró, «[a]nte este escenario, es a la Oficina de Archivo Central a quien corresponde responder la petición del [tutelista], como que dentro de las funciones que le fue asignada a esa dependencia están las de: “1. Organizar, custodiar y conservar el archivo de los procesos terminados, de los Juzgados. 2. Garantizar el derecho a la información mediante la prestación de los servicios de certificaciones, consulta, reprografía y desglose de documentos, previo cumplimiento de las condiciones fijadas en la ley” (Acuerdo 1213 de 2001, Sala Administrativa del Consejo Superior de la Judicatura); pues es claro que la falta de coordinación y de un sistema de control de archivos eficiente, no es carga que deba soportar el usuario» (fls. 24 a 27, ídem).
LA IMPUGNACIÓN
La interpuso la dirección ejecutiva acusada a fin de que se revóque la providencia de marras, esgrimiendo a tal fin, fundamentalmente, que «[l]a entrega de procesos se realiza de manera ordenada en carpetas y medio magnético; los procesos son entregados para su custodia en forma consecutiva por número de paquete el cual es asignado por el juzgado», acaeciendo que la célula judicial acusada «ha informado 2 números de paquetes diferentes uno es el 162 de 1999, y otro es el 24 de 2007, en ambos el Archivo Central le ha contestado al usuario que en estos paquetes no está relacionado como tampoco físicamente el proceso solicitado», resultando que «el número y año de paquete aportado por el juzgado [recriminado] no es el correcto, concluyendo así, que el despacho [aludido] no tiene claro en qué paquete fue enviado el proceso para su archivo definitivo, ocasionando congestión y errores no voluntarios a esta dependencia».
Por ende, afirma lo resuelto por el tribunal a quo «no se ajusta las funciones del Archivo Central de organizar, custodiar y conservar el archivo de los procesos terminados otorgadas mediante el Acuerdo 1213 de 2001, por cuanto para que e[s]a dependencia cumpla a cabalidad dicha misión, debe contar con el apoyo de los diferentes despachos judiciales en el sentido de suministrar la verdadera información en donde fue archivado el proceso» (fls. 29 y 30, ídem).
CONSIDERACIONES
1.- La Corte reiteradamente ha expuesto que el derecho fundamental de petición:
[N]o sólo implica la potestad de elevar peticiones respetuosas a las autoridades; envuelve además la necesidad de que se brinde una respuesta adecuada y oportuna -que no formal ni necesariamente favorable- dentro del marco de imparcialidad, eficacia y publicidad que caracteriza al Estado Social de Derecho…’ El derecho de petición supone para el Estado la obligación positiva de resolver con prontitud y de manera congruente acerca de la solicitud elevada, lo que no implica que ese pronunciamiento tenga que ser favorable, pues como bien se sabe la garantía constitucional mencionada tiende a asegurar respuestas oportunas y apropiadas en relación con aquello que de las autoridades se pide, no a obtener de estas últimas una resolución que indefectiblemente acceda a las pretensiones del solicitante” (Ver, entre otras, CSJ STC, 14 dic. 2010, rad., 00956-01; 14 oct. 2011, rad., 01176-01; y, 15 nov. 2012, rad., 00784-01; 22 ago. 2014, rad., 00101-01).
Igualmente, precisó en CSJ STC, 22 ene. 2010, rad., 2009-00233-01, que «el derecho a que se alude se contrae también a que la petición se tramite, resuelva oportunamente y a que la respuesta se dé a conocer al interesado».
2.- Observada la censura planteada, resulta evidente que el peticionario se duele que a la fecha no le haya sido atendida positivamente la petición de «desarchivo» del proceso ejecutivo hipotecario de Conavi contra Luis Anibal Esteban Triana a fin de «sacar copia aut[é]ntica de la providencia judicial que dio por terminado el proceso por pago de la obligación».
3.- Como acreditaciones obran las siguientes actuaciones atañederas con el preciso motivo de reclamación.
3.1.- Solicitud efectuada el 14 de julio de 2014 en el formato correspondiente, dirigida a la dirección ejecutiva acusada a fin de lograr el «desarchive» del «ejecutivo hipotecario» número «1994-58202», adelantado en el juzgado encartado por «Conavi» versus «Luis Anibal Esteban Triana», señalándose que está ubicado en el «paquete o caja 24 de 2003» (fl. 1, cdno. 1).
3.2.- Pedimento realizado en el «formato» respectivo el 8 de septiembre de 2014, formulado ante aquella entidad recriminada en pro del «desarchive» del «proceso ejecutivo hipotecario» radicado «1994-58202» promovido ante el despacho accionado por «Conavi» contra «Luis Anibal Esteban Triana», manifestándose que se halla en el «paquete o caja 162 de 1999» (fl. 2, ídem).
3.3.- Formato «módulo de archivo central estado de solicitudes y desarchives», en el que se puso de presente que «en m2 no hay paq año 1999 del jdo 6 cto se verifica en siglo xxi y no registra» (fl. 3, ídem).
3.4.- Documento en el que se deja ver que el proceso «hipotecario» de «Corporación Conavi» frente a «Luis Anibal Esteban Triana y otra» está en el «paquete 162/99» (fl. 20, ídem).
3.5.- Lista de archivo del despacho querellado en que se relaciona que el «proceso 1994-4666, hipotecario [de] Banco Conavi [contra] Luis Anobal [sic] Esteban Triana» está ubicado en el «paquete 24 de 2007/terminados» (fl. 23, ídem).
4.- Relativamente a la solicitud de desarchivo de expedientes, la Corte Constitucional, en Sentencia T-425 de 17 de mayo de 2011, señaló:
[…] De lo anterior se derivan dos consecuencias. En primer lugar, el término para resolver la solicitud con que contaban las autoridades jurisdiccionales era de quince (15) días hábiles y, en caso de no ser posible una satisfacción clara, precisa, de fondo y congruente, surgiría la obligación de indicar la razón de esto, así como el tiempo requerido para responder la petición. En segundo lugar, al tratarse de una solicitud relativa al desarchivo de un expediente, la satisfacción de la misma solo se concretaría con la materialización de tal acto -salvo que por alguna circunstancia esto fuera imposible -.
4.1.- La Sala Administrativa del Consejo Superior de la Judicatura emitió el Acuerdo Nº. 1213 de 13 de junio de 2001, «[p]or el cual se derogan los Acuerdos 992 de 2000 y 1159 de 2001, y se crean las Secciones de Archivo Central en los Tribunales y Juzgados con sede en Bogotá», disponiendo en su artículo 4º que «[l]as funciones de las Secciones de Archivo de los Tribunales y Juzgados con sede en Bogotá, de que trata el artículo 1º, serán las siguientes: 1. Organizar, custodiar y conservar el archivo de los procesos terminados, de los Juzgados. 2. Garantizar el derecho a la información mediante la prestación de los servicios de certificaciones, consulta, reprografía y desglose de documentos, previo cumplimiento de las condiciones fijadas en la ley. 3. Velar por la seguridad necesaria para garantizar la preservación, consulta y custodia de los documentos y elementos de proceso, bajo su responsabilidad».
Conforme a esa regulación, resulta claro que dentro de las gestiones propias de la entidad impugnante está la de encargarse de todas aquellas gestiones que lleva aparejada la actividad de archivo y desarchivo de los expedientes de esta ciudad, amén de brindar la información que por tal circunstancia se requiera por parte de los despachos judiciales y ciudadanos.
4.2.- Pese al tiempo transcurrido desde la formulación de la última solicitud elevada por el peticionario (8 de septiembre de 2014) a la fecha de la presentación de la tutela, lo cierto es que aún no se ha dado ninguna respuesta o solución a la deprecación que origina el presente trámite constitucional, dejando al tutelante en la incertidumbre en torno a la ubicación del proceso que necesita para que se le pueda expedir la copia auténtica requerida, que por supuesto está pendiente.
Tal desidia fue ratificada en el curso de este trámite, en donde el juzgado encartado, de un lado, señaló que el expediente en cuestión se halla en el correspondiente archivo, pero aduciendo la existencia, para especificar dónde, de dos paquetes distintos, correspondientes a años diferentes, lo que no termina de clarificar el asunto, máxime cuando en punto del último dato obra reparo expresado en la impugnación. Y, de otro, el Director Ejecutivo Seccional de Administración Judicial contestó que «el proceso solicitado no está físicamente» amén que tampoco obra «registro alguno» del mismo, a la par de señalar en la impugnación, grosso modo, que la función de desarchive recae principalmente en los juzgados respectivos, sugiriendo incluso tramitaciones adicionales.
Esa conjunta postura desplegada, como se ve, lo único que provoca es dilatar la salida al problema planteado, por lo que ante la prolongada demora en que se ha incurrido para ofrecer un verdadero alivio al asunto sin causa razonable, de inmediato surge que el amparo otorgado deba mantenerse, no prosperando entonces la impugnación formulada.
Esta Corporación, al pronunciarse en un asunto de semejante naturaleza relevó, en CSJ STC, 25 sep. 2014, rad. 01401-01, que:
Lo cierto es que, en cuanto concierne al ente administrativo, solamente con ocasión de este auxilio, transcurrido un año desde que el promotor inició las gestiones, le respondió a este y al Despacho encartado que no le fue posible encontrar el litigio y que precisa información adicional.
Por su parte, el estrado judicial, el 20 de febrero de 2013, seis meses después de que el accionante solicitó su ayuda para ubicar el pleito y también por el apremio de la demanda de tutela, emitió un auto de “cúmplase” requiriendo que el ‘Archivo Montevideo’ lo busque y se lo envíe; sin embargo, no le ha hecho ningún seguimiento al asunto no resuelto, al punto que ninguna decisión adoptó una vez recibió la comunicación del archivo de 16 de abril postrero.
En una tutela con supuestos similares, la Sala dijo que “[l]a solicitud presentada en tal sentido por el demandante constitucional no recibió repuesta de fondo por parte del titular del despacho, perspectiva desde la cual se imponía tutelar el derecho consagrado en el artículo 23 de la Carta Política, como en efecto lo hizo el Tribunal, que conminó al funcionario judicial accionado ‘para que, en el término de dos días, y luego de efectuar las averiguaciones que el asunto demande, dé respuesta frontal y de fondo a la petición radicada el 7 de octubre de 2010 por el señor Rocha Alvarado, ya en forma positiva, procediendo al desarchivo del expediente de marras, ora en sentido adverso, caso en el cual expondrá oportunamente los motivos de esa decisión’. (…) Sin perjuicio de lo anterior, en el evento de que el Juez llegare a comprobar de modo irrefutable la pérdida del expediente, el accionante aún dispone de mecanismos para la defensa de sus intereses pues, como lo destacó el Tribunal, es posible iniciar su reconstrucción (…)’ (fallo del 2 de febrero de 2011, exp. 2010-01269-01).
A este respecto, se pondera que López López aportó a la ‘Oficina de Archivo’ copia de la planilla y el acta conforme a las cuales el Juzgado habría dejado el pleito bajo su custodia. En consecuencia, no es admisible que la contestación sea que debe constatar la información nuevamente, máxime que no hay razón para entender que tenga otra; además, la depositaria vio la posibilidad averiguar directamente con el Juzgado, pero se excusa en que no pudo contactarse telefónicamente (CSJ. STC. 15. May. 2013. Rad. 242-02).
4.3.- No obstante lo anterior, ha de señalarse que la orden de tutela impartida debe extenderse al juzgado accionado, comoquiera que este tiene que intervenir activamente tanto en la ubicación y búsqueda del expediente, incluso haciendo uso de los poderes disciplinarios que le confirió el legislador, como también en la expedición de las copias auténticas requeridas que, en últimas, es el propósito perseguido por el quejoso.
Claro, concerniente con el otorgamiento de las mismas, esta Sala tuvo ocasión de exponer que:
[D]e conformidad con el artículo 254 del Código de Procedimiento Civil, “Las copias tendrán el mismo valor probatorio del original,…, 1o. Cuando hayan sido autorizadas por notario, director de oficina administrativa o de policía, o secretario de oficina judicial, previa orden del juez, donde se encuentre el original o una copia autenticada”, norma que guarda concordancia con el numeral 7º del artículo 115 del mismo estatuto, a cuyo tenor, “Las copias auténticas requerirán auto que las ordene y la firma del secretario” (se subraya).
Se trata, entonces, de un acto mixto o, si se quiere, de naturaleza compleja, habida cuenta que la autenticación de la copia de un documento que obre en un expediente judicial, reclama la participación del Juez, en orden a posibilitar –mediante providencia previa- que la copia sea expedida con tal carácter, así como del secretario del respectivo Juzgado, quien cumple la función de “extender la diligencia de autenticación directamente o utilizando un sello”, precisando “que el contenido del documento corresponde exactamente al que tuvo a la vista”, según lo establece el artículo 35 del Decreto 2148 de 1983, tras lo cual procederá a suscribirla con firma autógrafa, que es en lo que consiste la autorización propiamente dicha.
Establecidas, pues, las condiciones bajo las cuales debe producirse este tipo de prueba, para que ella tenga mérito probatorio, se requiere que exista constancia de que los dos actos se verificaron, esto es, tanto el relativo a la orden del Juez, como el concerniente a la autorización del Secretario, dada la estrecha y acerada vinculación que existe entre uno y otro. En tal sentido, la sóla presencia del último, ayuna de toda referencia a la señalada actuación judicial, no permite otorgarle a una copia la calidad de autenticada, puesto que, en tal supuesto no hay forma de verificar si, efectivamente y como al unísono lo disponen los citados artículos 115 (num 7º) y 254 (num. 1º), la reproducción de esas copias fue ordenada por el respectivo Juez, quedando sin demostración no sólo la existencia de la supraindicada providencia, sino aún el hecho mismo de que ella hubiera sido expedida con anterioridad al momento en que el secretario procediera a acometer la comentada labor de autenticación, todo lo cual lleva a concluir que, en la hipótesis así planteada, de conformidad con el artículo 174 de la misma codificación, no habrá lugar a apreciar como prueba las copias en esta forma autenticadas, máxime cuando, acorde con el propio artículo 115, numeral 5º, frente al único evento en que el secretario puede prescindir de la mencionada orden judicial, es decir, entratándose de la expedición de copias simples, éstas “no tendrán valor probatorio de ninguna clase” (en CSJ SC, 22 abr. 2002, rad. 6636; citada en CSJ SC, 9 nov. 2010, rad. 2002-00364-01).
4.4.- Por supuesto, se ordenará a la dirección seccional y al juzgado accionado que coordinadamente realicen las averiguaciones que sean necesarias a fin de dar la íntegra respuesta que precisa el tutelante, informando de manera definitiva y cierta si el expediente continúa bajo su custodia o se extravió, con el fin de que este pueda, si llegare a ser del caso, promover las actuaciones pertinentes en pro de una contingente reconstrucción.
En una tutela de similares connotaciones, la Corte adujo:
La solicitud presentada en tal sentido por el demandante constitucional no recibió repuesta de fondo por parte del titular del despacho, perspectiva desde la cual se imponía tutelar el derecho consagrado en el artículo 23 de la Carta Política, como en efecto lo hizo el Tribunal, que conminó al funcionario judicial accionado ‘para que, en el término de dos días, y luego de efectuar las averiguaciones que el asunto demande, dé respuesta frontal y de fondo a la petición radicada el 7 de octubre de 2010 por el señor Rocha Alvarado, ya en forma positiva, procediendo al desarchivo del expediente de marras, ora en sentido adverso, caso en el cual expondrá oportunamente los motivos de esa decisión’. (…) Sin perjuicio de lo anterior, en el evento de que el Juez llegare a comprobar de modo irrefutable la pérdida del expediente, el accionante aún dispone de mecanismos para la defensa de sus intereses pues, como lo destacó el Tribunal, es posible iniciar su reconstrucción (CSJ STC, 2 feb. 2011, rad. 2010-01269-01; reiterada en CSJ STC, 23 may. 2013, rad. 00242-02).
5.- Según lo discurrido, se modificará la determinación materia de impugnación.
DECISIÓN
En mérito de lo expuesto, la Corte Suprema de Justicia, en Sala de Casación Civil, administrando justicia en nombre de la República y por autoridad de la ley, MODIFICA la sentencia de fecha, contenido y procedencia puntualizados en la motivación que antecede, en los siguientes términos:
PRIMERO: Ordenar a la Dirección Ejecutiva Seccional de Administración Judicial de Bogotá, Oficina de Archivo Central, que conjuntamente con el Juzgado Sexto Civil del Circuito de esta urbe, en el término de cuarenta y ocho (48) horas computadas a partir de noticiárseles esta determinación, emitan respuesta completa congruente y de fondo sobre la solicitud radicada el día 8 de septiembre de 2014 por Jaime Hildebrando Vega Carrizales, esto es, ya en forma positiva, procediendo al desarchivo del expediente de marras, ya en sentido adverso, caso en el cual expondrá oportunamente los motivos de esa decisión.
Remítasele copia de la presente sentencia a los accionados.
SEGUNDO: Comuníquese telegráficamente lo resuelto en esta providencia a los interesados y oportunamente envíese el expediente a la Corte Constitucional para su eventual revisión.
Notifíquese
LUIS ARMANDO TOLOSA VILLABONA
(Presidente de Sala)
MARGARITA CABELLO BLANCO
ÁLVARO FERNANDO GARCÍA RESTREPO
FERNANDO GIRALDO GUTIÉRREZ
ARIEL SALAZAR RAMÍREZ
JESÚS VALL DE RUTÉN RUIZ